- Các phó Chánh văn phòng:
03 ĐH LT & QTVP 1 TC VTLT
2.2.3. Tổ chức soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác văn thƣ, lƣu trữ
trƣờng lớp đào tạo nào về chuyên môn nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ. Ngay cả việc tổ chức các lớp bồi dƣỡng, ngắn hạn cũng không đƣợc các Bộ tổ chức đều kỳ. Các lớp bồi dƣỡng này khơng chỉ dành cho cán bộ làm tại phịng (bộ phận) văn thƣ- lƣu trữ mà cịn cần cho tất cả các cán bộ cơng tác tại các đơn vị, bộ phận chun mơn khác có liên quan đến soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản đến lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan… Qua đây có thể đánh giá rằng các lãnh đạo văn phòng chƣa có sự quan tâm, đầu tƣ nhiều vào việc nâng cao chất lƣợng của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thƣ- lƣu trữ.
2.2.3. Tổ chức soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác văn thƣ, lƣu trữ công tác văn thƣ, lƣu trữ
Bên cạnh cơng tác tổ chức và sắp xếp, bố trí nhân sự thì việc tổ chức soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác văn thƣ- lƣu trữ là một trong những công việc quan trọng quyết định đến hiệu quả và chất lƣợng cơng tác của văn phịng cơ quan cấp Bộ. Trên cơ sở các văn bản quy định, chỉ đạo của Đảng và Nhà nƣớc, các Bộ đã ban hành các văn bản hƣớng dẫn cụ thể, nhằm đảm bảo cho việc thực hiện tại cơ quan Bộ và các đơn vị đƣợc thống nhất. Một số văn bản đƣợc ban hành bởi văn phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình đã đƣợc luật pháp quy định.
Thời gian qua,Văn phòng các Bộ đã ban hành và tham mƣu giúp Bộ soạn thảo và ban hành các loại văn bản về công tác văn thƣ - lƣu trữ sau:
- Chƣơng trình, kế hoạch cơng tác
- Văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn thực hiện các quy định của cấp trên - Quy chế làm việc, quy chế công tác văn thƣ - lƣu trữ
- Quy định về hƣớng dẫn lập và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan - Báo cáo sơ kết, tổng kết
- Quy chế quản lý văn bản đi đến
- Văn bản quy định, hƣớng dẫn về quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO Trên thực tế lãnh đạo các văn phịng khơng trực tiếp soạn thảo mà giao cho phịng Hành chính hoặc phòng Văn thƣ- Lƣu trữ, nhƣng trách nhiệm chủ yếu là xem xét, sửa chữa, bổ sung vào bản thảo trƣớc khi hoàn thiện văn bản trình lãnh đạo Bộ ký ban hành. Các lãnh đạo văn phịng nói chung đã ý thức đƣợc trách nhiệm của mình trƣớc Bộ trƣởng về việc đảm bảo chất lƣợng, nội dung, tính pháp lý, tính khả thi, kịp thời của các văn bản ban hành nói trên. Tuy nhiên trong vấn đề này mức độ thực hiện có sự khác nhau giữa các Bộ, có Bộ làm rất tốt hoặc tƣơng đối tốt nhƣ Bộ Tài chính, Bộ Cơng thƣơng, Bộ Nội vụ; có Bộ chƣa có sự đầu tƣ, quan tâm đúng mức trong việc xây dựng các văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn, nhƣ Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ Giao thông Vận tải...Các bảng thống kê dƣới đây phần nào giúp ngƣời đọc thấy đƣợc điều này.
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ