Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thƣ

Một phần của tài liệu (LUẬN VĂN THẠC SĨ) Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp bộ (Trang 68 - 70)

- Các hoạt động khác

43 tƣ liệu là sách, báo

2.2.6.1. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thƣ

Lãnh đạo bộ cũng nhƣ lãnh đạo văn phòng đã bƣớc đầu nhận thức đƣợc ý nghĩa và vai trị của cơng tác văn thƣ đối với hoạt động quản lý điều hành nói chung và cơng tác tham mƣu giúp việc của văn phịng nói riêng. Trong thời đại công nghệ thông tin, công việc gắn liền với các phƣơng tiện, trang thiết bị hiện đại cho nên các Bộ cũng đã có chú trọng đến cơ sở vật chất phục vụ công tác

Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ

văn thƣ nhằm nâng cao chất lƣợng cơng tác của cơ quan mình bằng những việc làm cụ thể nhƣ:

- Văn phòng đã tham mƣu cho lãnh đạo trong việc trang bị các phƣơng tiện làm việc.

- Lãnh đạo văn phòng đi tham quan, trao đổi, hợp tác với một số cơ quan trong và ngồi nƣớc về cách bố trí phịng làm việc, trang thiết bị phục vụ công tác này.

- Văn phòng căn cứ và đề xuất của phòng Hành chính, phịng Lƣu trữ, phịng tổng hợp... để trang bị cho phù hợp.

Nhìn chung hiện nay ở văn phòng các cơ quan cấp Bộ đã đƣợc trang bị đầy đủ các phƣơng tiện nhƣ máy tính, máy in, máy scan, máy photocopy, máy fax, điện thoại, hệ thống mạng internet, máy tiêu huỷ tài liệu, máy tạo độ ẩm, quạt thơng gió, máy điều hồ nhiệt độ, ... Các trang thiết bị này thƣờng xuyên đƣợc nâng cấp và thay thế để đáp ứng nhu cầu tiếp nhận và xử lý thông tin. Lãnh đạo văn phòng đã từng bƣớc tổ chức lao động khoa học nhƣ: tối ƣu hoá các mẫu thiết bị, mơi trƣờng, làm cho ngƣời làm văn phịng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt đƣợc hiệu năng công tác cao. Với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên văn phịng có thể ngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị Văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn thông...Môi trƣờng văn phòng đƣợc thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu sắc...thích hợp. Mặt bằng văn phòng đƣợc cải tiến từ những căn phịng khép kín với rất nhiều nhƣợc điểm sang mơ hình văn phịng mặt bằng mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 - 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc. Một số cơ quan Bộ khi chuyển về trụ sở làm việc mới nhƣ Bộ Công an, Bộ Nội vụ....đã biết sử dụng lợi thế về diện tích phịng làm việc mới (80m2) để thiết kế theo mơ hình văn phịng mở. Với cách bố trí này, sẽ tạo thuận lợi cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thơng tin của văn phịng đƣợc liên tục; lãnh đạo văn phịng có thể kiểm sốt cơng việc đƣợc dễ dàng; giảm kinh phí đầu tƣ xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho văn phịng...

Bên cạnh đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ phục vụ quản lý, tra tìm văn bản đi- đến, lập hồ sơ ở một số cơ quan bộ đã đƣợc

triển khai tốt và hiệu quả nhƣ Bộ Ngoại giao, Bộ Thông tin và Truyền thông, Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao.

Một phần của tài liệu (LUẬN VĂN THẠC SĨ) Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp bộ (Trang 68 - 70)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(105 trang)