- Các hoạt động khác
43 tƣ liệu là sách, báo
2.2.6.2. Cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ
Thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tƣớng Chính phủ về tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ, tại các cơ quan cấp Bộ, đã bƣớc đầu quan tâm đầu tƣ kinh phí, diện tích kho lƣu trữ, các trang thiết bị bảo quản và khai thác tài liệu. Một số cơ quan nhƣ Bộ Quốc phịng, Bộ Tài chính, Bộ Cơng an, Bộ Nội vụ…, khi xây dựng trụ sở mới đều đã quan tâm đến việc dành diện tích cho kho lƣu trữ theo tiêu chuẩn đƣợc hƣớng dẫn tại Thông tƣ số 07/2007/TT- BNV, “diện tích kho lƣu trữ của nhiều cơ quan đƣợc mở rộng so với năm 2008, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn tài
liệu nhƣ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam (diện tích phịng đọc tăng 40 m2
, diện tích làm việc tăng 80 m2
, tổng số diện tích kho và phịng làm việc tăng 360m2 so với năm 2006); Đài Truyền hình Việt Nam (kho chuyên dụng 366,4m2
, kho
không chuyên dụng 226m2
và 2.072 m2 kho tạm); Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (400m2 kho và 60m2 làm việc); chấm dứt tình trạng Bộ khơng bố trí kho lƣu trữ ”[2;34]. Ngồi việc bố trí kho và diện tích kho thì các cơ quan cấp Bộ cũng đã chú ý đến các phƣơng tiện và trang thiết bị phục vụ công tác lƣu trữ. Trong mỗi một kho lƣu trữ đều có hệ thống phịng chống cháy nổ, chữa cháy tự động (ở Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ), quạt thơng gió, máy điều hồ nhiệt độ, máy hút bụi, đảm bảo các thông số yêu cầu của kho lƣu trữ, kho thƣờng xuyên đƣợc vệ sinh sạch sẽ và thực hiện chế độ kiểm tra chống mối mọt, tài liệu sau khi chỉnh lý đƣợc đƣa vào các cặp hộp theo tiêu chuẩn để trên giá, gián nhãn và đánh số hồ sơ ở bên ngoài gáy. Một số kho lƣu trữ đã lắp đặt hệ thống giá di động nhƣ Bộ Kế hoạch Đầu tƣ, Bộ Giao thơng Vận tải.
Có thể thấy rằng trong những năm gần đây cụ thể là từ năm 2007- đến đầu năm 2010 công tác văn thƣ- lƣu trữ tại các cơ quan cấp Bộ đã có những thay đổi nhƣ sự quan tâm và đầu tƣ cả về cơ sở vật chất lẫn nhân sự. Đa phần lãnh đạo văn phòng Bộ đã bƣớc đầu có những nhìn nhận về công tác văn thƣ- lƣu trữ khác hơn so với trƣớc đây. Bằng chứng là việc đầu tƣ về cơ sở vật chất, phƣơng tiện, phịng làm việc, diện tích kho tàng theo mơ hình văn phịng mở, chú trọng ứng dụng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà cụ thể là ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thƣ- lƣu trữ.
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ
Tuy nhiên cũng còn nhiều vấn đề cần quan tâm, chẳng hạn, lãnh đạo văn phịng cần có sự kiểm tra, đánh giá hiệu quả của cán bộ văn phòng trong việc sử dụng các phƣơng tiện, thiết bị.
2.2.7. Ứng dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác văn thƣ- lƣu trữ
Trƣớc sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin và sự bùng nổ thông tin tồn cầu, thơng tin len lỏi, thâm nhập tới “hang cùng ngỏ hẻm” của nền sản xuất hiện đại, của mọi mặt hoạt động trong đời sống xã hội, có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ, ảnh hƣởng sâu sắc và có tính quyết định đối với q trình phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia, mỗi ngành, mỗi lĩnh vực.
Thực hiện các chủ trƣơng của Đảng và Nhà nƣớc, Văn phòng các cơ quan cấp Bộ đã ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động văn phịng mà cụ thể là vào công tác văn thƣ- lƣu trữ nhƣ: soạn thảo văn bản, quy trình quản lý văn bản đi- đến, quy trình trình ký văn bản, quy trình lập hồ sơ hiện hành, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu lƣu trữ. quản lý văn bản, lập hồ sơ, khai thác hồ sơ điện tử…. Công tác soạn thảo văn bản, quản lý, cập nhật văn bản đi- đến đƣợc thực hiện 100% trên máy vi tính, khơng cịn tình trạng soạn thảo văn bản thủ công. Công tác đăng ký văn bản đƣợc thực hiện hồn tồn trên máy vi tính, hiện nay một số cơ quan đã xây dựng quy trình trình ký văn bản qua hệ thống mạng ( Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch), văn bản đến đƣợc gửi và nhận qua hệ thống mạng, nếu văn bản đến qua đƣờng bƣu điện thì cán bộ văn thƣ nhận và Scan văn bản rồi đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản, trình lãnh đạo Bộ hoặc Chánh văn phòng cho ý kiến chỉ đạo giải quyết. Sau khi văn bản giải quyết xong cá nhân nhận giải quyết văn bản sẽ lƣu lại và lập hồ sơ điện tử. Ở Bộ Khoa học và Công nghệ hiện khai thác và sử dụng mạng VP Net phục vụ cho việc tra tìm, theo dõi quy trình luân chuyển văn bản phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý của Bộ.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ cũng đã đƣợc các cơ quan cấp Bộ chú ý đến. Một số cơ quan đã xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu lƣu trữ, xây dựng đƣợc quy trình khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ nhƣ Bộ Công thƣơng, Bộ Khoa học và Công nghệ, Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam..., Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng đã xây dựng Thƣ viện điện tử quản lý hành chính
Nhà nƣớc về tài ngun và mơi trƣờng; Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ứng dụng phần mềm Lotus Notes vào công tác lƣu trữ.
Song song với việc ứng dụng công nghệ thông tin, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001- 2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính, cho đến cuối năm 2009 đã đƣợc các Bộ đã tiến hành xây dựng và áp dụng. Hiện nay một số cơ quan đã qua giai đoạn thử nghiệm và áp dụng rất tốt hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001- 2000 nhƣ Bộ Công thƣơng, Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội, Bộ Nội vụ, Bộ Ngoại giao, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Bộ Thơng tin và truyền thơng, Văn phịng Chính phủ, Bộ Khoa học và Cơng nghệ
Ngoài việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lƣợng TCVN ISO 9001- 2000, một số cơ quan nhƣ Bộ Thông tin và Truyền thông đã ứng dụng phần mềm e Ofice - Văn phòng điện tử vào trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan. Phần mềm này bao gồm các chức năng: