- Các hoạt động khác
1. Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng.
3.2. Các giải pháp
Trên cơ sở những ƣu, nhƣợc điểm, đã đƣợc nêu trên, để nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phịng cơ quan cấp Bộ chúng tơi xin đề xuất một số giải pháp dƣới đây:
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý cơng tác VT- LT của Lãnh đạo văn phịng cơ quan cấp Bộ
3.2.1. Các giải pháp đối với lãnh đạo văn phòng Bộ
3.2.1.1.Lãnh đạo văn phòng Bộ phải đƣợc trang bị những kiến thức cần thiết về công tác văn thƣ- lƣu trữ, tin học và quản lý
Việc trang bị những kiến thức cơ bản về công tác văn thƣ- lƣu trữ, tin học và quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo văn phịng có sự hiểu biết thấu đáo và cái nhìn đầy đủ, đúng đắn về vai trị của cơng tác này đối với hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Đề cao tinh thần trách nhiệm, vì tinh thần trách nhiệm gắn với năng lực từ đó họ mới làm tốt trách nhiệm của mình trong việc quản lý, chỉ đạo, điều hành. Những kiến thức cần đƣợc trang bị cụ thể nhƣ:
- Lý luận và phƣơng pháp về một số vấn đề cơ bản của công tác văn thƣ- lƣu trữ. Khơng thể địi hỏi lãnh đạo văn phịng Bộ nói chung có sự hiểu biết sâu sắc về tất cả các vấn đề chuyên môn nghiệp vụ của công tác văn thƣ- lƣu trữ (Tuy nhiên, nếu hiểu biết sâu thì càng tốt cho cơng việc), nhƣng theo chúng tôi muốn làm tốt cơng tác này,lãnh đạo văn phịng Bộ cần trang bị kiến thức lý luận và những phƣơng pháp về một số vấn đề cơ bản của công tác văn thƣ- lƣu trữ nhƣ: Kỹ thuật soạn thảo văn bản, phƣơng pháp lập hồ sơ, cách lựa chọn các văn bản, tài liệu đƣa vào hồ sơ, các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu...để phục vụ cho việc quản lý, điều hành của lãnh đạo văn phòng.
- Luật pháp về văn thƣ- lƣu trữ: Sự quản lý Nhà nƣớc và xã hội phải dựa trên cơ sở pháp luật. Công tác văn thƣ- lƣu trữ là những lĩnh vực thuộc sự quản lý thống nhất của Nhà nƣớc, cho nên cần có một hệ thống pháp luật để điều chỉnh. Hệ thống pháp luật hiện hành về văn thƣ- lƣu trữ gồm các văn bản chủ yếu nhƣ: Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thƣ, Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về cơng tác lƣu trữ, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110... lãnh đạo văn phòng Bộ phải nghiên cứu để nắm vững chủ trƣơng, chính sách và các quy định cụ thể của Nhà nƣớc về công tác văn thƣ- lƣu trữ đƣợc thể chế hóa thơng qua hệ thống văn bản này nhƣ về tổ chức văn thƣ- lƣu trữ ở các cấp, các thể loại văn bản, thể thức văn bản, quy trình thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật, chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan...
- Lãnh đạo văn phòng Bộ phải đƣợc trang bị kiến thức về tin học vì rằng kiến thức tin học giúp cho lãnh đạo có sự đổi mới trong việc tổ chức mơ hình
văn phịng truyền thống sang mơ hình văn phịng mở (hiện đại), giúp lãnh đạo thực hiện tốt chức năng của mình trong cơng tác văn thƣ- lƣu trữ. Nội dung của tin học bao gồm cách bố trí sắp xếp chỗ làm việc cho cán bộ làm công tác văn thƣ- lƣu trữ phù hợp với việc sử dụng các trang thiết bị nhƣ máy tính, máy in, máy scan, máy photocopy, mạng internet, các phần mềm ứng dụng trong soạn thảo văn bản, trình ký văn bản, quản lý văn bản, tài liệu, lập hồ sơ, chƣơng trình công tác... phục vụ cho việc quản lý, điều hành cơng việc mang lại hiệu quả, nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật của cơ quan
- Lãnh đạo văn phòng phải đƣợc trang bị những kiến thức cơ bản về văn thƣ- lƣu trữ phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Việc bồi dƣỡng, trang bị kiến có thể bằng nhiều cách khác nhau nhƣ: tham gia các khóa bồi dƣỡng ngắn hạn do Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, các cơ sở đào tạo hoặc Bộ tổ chức mời các chuyên gia về giảng dạy; tự bồi dƣỡng qua nghiên cứu các giáo trình, tập bài giảng về văn thƣ- lƣu trữ, các văn bản hƣớng dẫn của cơ quan quản lý VT-LT; qua thực tiễn công tác nhƣ tham gia soạn thảo văn bản, xét duyệt văn bản...; tham dự hội nghị tổng kết, sơ kết các công tác văn thƣ- lƣu trữ của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, qua những ƣu và nhƣợc điểm hội nghị đánh giá giúp lãnh đạo văn phòng đúc rút kinh nghiệm và trau dồi kiến thức. Các lãnh đạo văn phịng có rất nhiều thuận lợi trong việc tự học, tự nghiên cứu, vì rằng họ có nhiều kinh nghiệm thực tế và có trình độ, kiến thức cao. (từ cử nhân đến sau đại học).
- Lãnh đạo văn phòng phải đƣợc trang bị những kiến thức về Quản lý hành chính, Quản lý Nhà nƣớc qua các khóa dài hạn, ngắn hạn. Bởi lẽ khối kiến thức này giúp cho lãnh đạo văn phòng: phƣơng pháp tổ chức, điều hành cơng việc: cách tuyển chọn,sử dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự; cách ứng xử đối với cán bộ, nhân viên thuộc quyền quản lý của mình...
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc về công tác văn thƣ- lƣu trữ, Lãnh đạo Văn phòng phải tham mƣu cho lãnh đạo Bộ trong việc xây dựng các quy chế về soạn thảo văn bản, văn thƣ, lƣu trữ thuộc phạm vi thẩm quyền của cơ quan mình.
+ Thƣờng xuyên cập nhật văn bản của Nhà nƣớc quy định về công tác văn thƣ - lƣu trữ để mẫu hoá cho cơ quan.
+ Xây dựng các quy trình về giải quyết văn bản đi- đến trong cơ quan + Hƣớng dẫn và ban hành mẫu danh mục hồ sơ của cơ quan và các đơn vị
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ
+ Hƣớng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan của các đơn vị tổ chức thuộc bộ
+ Xây dựng các kế hoạch về công tác văn thƣ- lƣu trữ
+ Giải mật tài liệu đã hết giá trị mật để phục vụ khai thác sử dụng thông tin tài liệu lƣu trữ.
+ Xây dựng và ban hành quy trình thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ + Xây dựng và ban hành quy trình thủ tục sao in, chứng thực tài liệu tại cơ quan
+ Xây dựng các kế hoạch về phòng, kho, đảm bảo các trang thiết bị và điều kiện phục các cho việc bảo quản và khai thác giá trị của tài liệu nhằm phát huy giá trị của chúng vào hoạt động thực tiễn của cơ quan cũng nhƣ giá trị lịch sử của chúng.
- Tăng cƣờng tuyên truyền, phổ biến pháp luật về VT- LT cho các cán bộ công chức trong cơ quan.Tổ chức nhiều cuộc nói chuyện chuyên đề mời các chuyên gia giỏi nói về cơng tác văn thƣ- lƣu trữ để nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức cũng nhƣ lãnh đạo cơ quan và Lãnh đạo văn phịng về cơng tác này.
- Hàng năm lãnh đạo văn phòng Bộ phải tổng kết, đúc rút kinh nghiệm qua hoạt động thực tiễn quản lý.
- Lãnh đạo văn phòng phải dành nhiều thời gian, quan tâm chỉ đạo giám sát, chỉ đạo và động viên kịp thời các bộ phận thực thi công tác VT- LT.
- Trong quá trình thực thi nhiệm vụ tại cơ quan, Lãnh đạo văn phịng sớm rà sốt, phát hiện ra những vƣớng mắc, những bất cập trong các văn bản của Nhà nƣớc về công tác văn thƣ- lƣu trữ tham mƣu cho Bộ trƣởng ban hành các văn bản đề xuất lên cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung và sớm ban hành các văn bản hƣớng dẫn, chỉ đạo kịp thời.
- Tham mƣu cho Lãnh đạo Bộ trong việc tổ chức bộ máy làm công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan.
- Tham mƣu cho Lãnh đạo trong việc xây dựng các tiêu chí tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự có trình độ về chun mơn nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ vào các các chức danh của công tác văn thƣ và lƣu trữ.
- Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ sớm hoàn thiện mơ hình quản lý cơng tác văn thƣ- lƣu trữ cho cơ quan mình nhằm đơn giản hố thủ tục hành chính và làm cơ sở để áp dụng quy trình hệ thống quản lý chất lƣợng trong hoạt động văn thƣ, lƣu trữ của cơ quan để từ đó có những căn cứ để kiểm tra, đánh giá.
- Trong phạm vi thẩm quyền quản lý bộ máy văn thƣ - lƣu trữ của cơ quan, Lãnh đạo văn phịng phải xem những cơng tác này là công việc trọng yếu của cơ quan, quyết định đến hiệu quả hoạt động của toàn bộ cơ quan do vậy trong quá trình tuyển dụng phải cƣơng quyết chỉ tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự có chun mơn nghiệp vụ vào để thực thi cơng việc. Có nhƣ vậy thì hiệu quả của cơng tác văn thƣ- lƣu trữ mới đƣợc nâng cao.