- Các hoạt động khác
8 Văn thƣ/Cán bộ đƣợc phân công Sổ bàn giao công văn
2.2.5.2. Tổ chức việc bảo quản hồ sơ, tài liệu
Trong 2 năm gần đây các lãnh đạo văn phòng đã tham mƣu cho Bộ xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về bảo quản hồ sơ, tài liệu nhƣ: ban hành văn bản quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, thành lập hội đồng đánh giá giá trị văn bản, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản để tiêu huỷ nhằm duy trì tối đa diện tích giá tủ, phịng kho.
Tuy nhiên, trong thực tế các biện pháp nêu trên chƣa đƣợc thực hiện đầy đủ còn nhiều hạn chế. Ở nhiều Bộ một khối lƣợng khá lớn tài liệu vẫn cịn trong tình trạng bó gói, chƣa đƣợc chỉnh lý (chúng tôi đã đề cập ở phần chỉnh lý tài liệu tại mục 2.2.5.1.
Về tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ, các cơ quan cấp Bộ đã có những chuyển biến nhƣ sau:
- Phần lớn các các cơ quan đều lập phòng Lƣu trữ (xem mục 2.2.1.1). Một trong những nhiệm vụ của phòng Lƣu trữ là quản lý kho tài liệu. Thời gian qua, nhiều Bộ đã tích cực, chủ động sửa chữa, nâng cấp mua sắm thêm các phƣơng tiện, giá tủ, cặp hộp, máy hút bụi, máy hút ẩm... để bảo quản tài liệu.
- Diện tích kho tàng đã đƣợc cải thiện. Một số Bộ đã xây dựng kho lƣu trữ chuyên dụng nhƣ Bộ Quốc phịng có tới 9 kho Lƣu trữ chuyên dụng với tổng diện tích là 15.620m2 sử dụng trong đó có trên 17.000m giá tài liệu; Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ có 3 kho bảo quản tài liệu với tổng diện tích là 232m2; Bộ Cơng thƣơng có kho bảo quản tài liệu với diện tích 450m2; Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn với diện tích kho hiện có là 400m2; Bộ Ngoại giao có tổng diện tích kho là 200m2; Bộ Y tế với diện tích kho là 125m2; Bộ Giao thơng Vận tải có 3 kho lƣu trữ với diện tích gần 100m2; Bộ Xây dựng có 4 phịng diện tích khoảng 96m2; Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội có diện tích kho là 84m2; Bộ Văn hố Thể thao và Du lịch có tổng diện tích kho là 80m2.Tại kho lƣu trữ ở các cơ quan này đang bảo quản khối tài liệu thu về từ các đơn vị trong đó có cả tài liệu đã đƣợc chỉnh lý, đang chỉnh lý và chƣa chỉnh lý nhƣ chúng tôi đã nêu ở mục 2.2.5.1
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phịng cơ quan cấp Bộ
Tuy vậy, nhìn chung diện tích kho tàng bảo quản tài liệu của các lƣu trữ Bộ còn chật hẹp chƣa thể đáp ứng yêu cầu về bảo quản tài liệu nếu nhƣ các đơn vị trực thuộc Bộ giao nộp đầy đủ.