6. Kết cấu đề tài
2.3. Các kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần
phần Công nghệ Sapo.
2.3.1. Thành công.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo đã đạt được một số thành công nhất định trong công tác tổ chức và phân quyền để đạt được thành công và phát triển mạnh mẽ như ngày hôm nay như:
- Cơ cấu tổ chức của Sapo được sắp xếp từ vị trí cao nhất là chủ tịch của công ty Trần Trọng Tuyến, các ban giám đốc vùng, giám đốc khu vực, trưởng phòng, các nhân viên trong từng bộ phận… mỗi người được giao những những quyền hạn và trách nhiệm cụ thể và riêng biệt. Giúp xác lập được mối quan hệ về chức năng,quyền hạn và nghĩa vụ của các thành viên trong công ty.
- Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nhìn chung đã khá hoàn thiện với nhiều các phòng ban, các khối cụ thể rõ ràng để đảm nhiệm và quản lý từng khu vực địa điểm ở các quận huyện, các tỉnh khác nhau, trải dài từ bắc vào nam. Đảm báo đi đúng hướng, đúng mục tiêu và hạn chế các sai sót, các lỗi không đáng có.
- Cơ cấu của công ty hiện là một khối tổ chức khá rộng lớn với một khối tổng thể và được vận hành khá logic và khoa học từ bắc vào nam với nhiều các bộ phận chuyên biệt với nhiều các chức năng và vị trí khác nhau đảm bảo công việc được hoàn thành một cách nhanh chóng và tốt nhất.
- Công ty đã và đang làm rất tốt trong việc giao nhiệm vụ và quyền hạn cho các nhân viên ở các vị trí khác nhau. Các Sapoers mỗi người sẽ có những quyền hạn và trách nhiệm riêng giúp các Sapoers cảm thấy được tôn trọng, gắn bó hơn với công việc và công ty. Ở Sapo các Sapoers luôn được tôn trọng và đánh giá đúng năng lực. Các Sapoers được đánh giá và cân nhắc thăng tiến trong công việc không phụ thuộc vào việc đã gắn bó với công ty bao lâu hay bạn đã làm như thế nào,… Tất cả được đánh giá qua năng lực và thực lực của chính bản thân mình. Điều đó giúp thúc đẩy và tạo động lực cho các chiến binh Sapoers luôn không ngừng phấn đấu và nố lực để hoàn thiện và phát triển bản thân sao cho phù hợp với công việc và quyền hạn mà mình đang được giao phó. Từ đó hoạt động công ty cũng diễn ra suôn sẻ và tốt đẹp hơn.
- Sapo đã và đang làm rất tốt trong việc giao quyền hạn và trách nhiệm cho mỗi cá nhân khi các Sapoers sẽ là người trực tiếp đặt ra target ngày và sẽ là người điều chỉnh target ngày sao cho phù hợp và hoàn thành tốt nhất target chặng và tháng trong
từng thời ky, hoàn cảnh khác nhau. Từ đó giúp hoàn thành mục tiêu và chiến lược của công ty và phòng ban.
2.3.2. Hạn chế.
Mặc dù đã đạt được rất nhiều các thành công trong công tác tổ chức và phân quyền tại công ty. Nhưng để có thể hoàn thành mục tiêu vươn xa hơn ra thị trường thế giới thì công tác tổ chức và phân quyền tại công ty đang gặp phải một số vấn đề sau:
-Nhân viên vẫn còn chưa nắm chắc được mô hình cơ cấu tổ chức của công ty. Đây là vấn đề mà không chỉ riêng Sapo mà rất nhiều các doanh nghiệp khác đang gặp phải khi nhân viên không thật sự nắm rõ về mô hình cơ cấu tổ chức của công ty.
-Bới có quá nhiều trụ sở và chi nhánh khác nhau chính vì vậy cơ cấu tổ chức và phân quyền hiện tại khá cồng khềnh và khó kiểm soát, dễ xảy ra rủi ro và sai sót do thị trường quá rộng lớn. Công thị có thị trường rộng lớn và trải dài từ bắc vào nam nhưng hiện tại cơ cấu tổ chức của Sapo vẫn còn thiếu sót bộ phận chuyên về rủi ro cho công ty. Hiện tại bộ phận tổng hội và nhân sự đang đảm nhiệm công việc này tuy nhiên đây sẽ là yếu tố gây áp lực và rủi ra cho công ty do công việc không được hoàn thành một cách tốt nhất do không phải là chuyên môn của các phòng ban hay do phải đảm nhiêm quá nhiều công việc cùng một lúc. Chính vì vậy hiện tại muốn mở rông quy mô và thị trường ra thế giới Sapo cần không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền sao cho phù hợp với tình hình thị trường và chiến lược,mục tiêu của công ty từng thời kỳ khác nhau.
-Cần hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức và giao nhiệm vụ cho các thành viên tránh trường hợp chồng chéo công việc, công việc được hoàn thành không đúng mục tiêu đặt ra. Cụ thể ở Sapo các công việc của các Sapoers rất dễ xảy ra trường hợp trồng chéo công việc gây lãng phí thời gian và công sức, ví dụ: Trong trường hợp nhập “Contact” khách hàng vào tài khoản DMS cá nhân vì cùng tìm nguồn nguồn khách hàng ở cùng các trang khác nhau như: shoppe, facebook, thị trường,… dẫn đến rất nhiều trường hợp DMS bị trùng hay nhiều người cùng lúc đề nhập một thông tin vào cùng một hệ thống dẫn đến tốn thời gian và công sức đặc biệt nếu contact này là do nguồn đi thị trường mà ra thì sẽ xảy ra trường hợp nhiều sale vào cùng một cửa hàng vừa gây mất thời gian, công sức mà còn làm khách hàng cảm thấy bực bội và khó chịu. Thực tế đã bắt gặp rất nhiều trường hợp khi trực tiếp được đi thực tế tại công ty. Hạn chế hơn nữa là trường hợp nhiều người cùng chăm sóc một khách hàng dẫn đến các cuộc gọi liên
tục tới khách hàng làm khách hàng thấy khó chịu bực bội, mất thời gian công sức của nhân viên. Hơn nữa khi nhiều người cùng chăm sóc một khách hàng thì khi ký được hợp đồng thì vấn đề giải quyết lợi nhuận và chốt hợp đồng rất phức tạp một số trường hợp gây mất đoàn kết nội bộ trong công ty.
-Vấn đề thứ ba mà Sapo cũng cần chú trọng và hoàn thiện hơn là vấn đề phân quyền và trách nhiệm rõ ràng và cụ thể cho từng thành viên. Bởi ở Sapo khi các cá nhân được giao cho rất nhiều các quyền hạn và trách nhiệm dựa trên nguyên tắc tự nguyên và chú trọng đến quyền hạn của mỗi cá nhân chính vì vậy cách thức này dễ gây ra tình trạng ỷ lại, phụ thuộc hay bị động của mỗi các cá nhân. Đặc biệt ở chính sách phạt và đặt chỉ tiêu cho các Sapoers chưa thực sự rõ ràng các Sapoers có thể không hoàn thành KPI trong hai tháng liên tiếp và có thể điều chỉnh KPI sao cho phù hợp với từng chặng và tháng. KPI đặt ra là cho cả phòng và mỗi cá nhân có thể tùy chỉnh sao cho cuối chặng cả phòng có thể hoàn thành mục tiêu chung dẫn đến trường hợp nhiều các cá nhân Sapoers sẽ phụ thuộc và không chịu phấn đấu nỗ lực mà chỉ ỷ lại phụ thuộc vò người khác trong khi nhiều cá nhân lại phải bị đặt trong vai trò gánh team dẫn đến áp lực và căng thẳng trong công việc hay cảm thấy bất công dẫn đến chán nản công việc. Từ đó dẫn đến hiệu quả công việc đạt được không cao chỉ ở mức đạt chỉ tiêu và phấn đấu vì mục tiêu cá nhân chứ không phải vì mục tiêu chung của cả công ty.
-Tại Sapo vấn đề sử dụng quyền hạn của các nhà quản trị còn chưa thực sự hiệu quả. Rất nhiều các trường hợp nhân viên chỉ lấy danh là đi thị trường, gặp khách nhưng thật ra là đi giải quyết các vấn đề cá nhân và việc riêng bởi bản chất công việc là phải thường xuyên gặp khách hàng nếu khách hàng yêu cầu hay bởi chính giá trị cốt lõi của công ty là khách hàng là trước tiên nên nhiều nhân viên đã lợi dụng giá trị này để trốn tránh tránh nhiệm dẫn đến hệu quả công việc không thực sự hiệu quả. Qua đó cho thấy các nhà quản trị chưa thực sự sử dụng hết quyền hạn và trách nhiệm của mình để gây áp lực hay đưa ra các giải pháp tốt nhất giúp nâng cáo hiệu quả công việc.
-Ở Sapo vấn đề bố trí nhiệm vụ và quyền hạn hay lộ trình công việc rõ ràng cho các tân binh hay các thực tập sinh vẫn chư thực sự rõ ràng dẫn đến trường hợp dễ gây ra cảm giác chán nản và áp lực hơn về công việc. Hiện tại các thực tập sinh tại Sapo hầu như là chưa được hướng dẫn cụ thể và chưa được đặt ra mục tiêu cụ thể cho lộ trình công danh của mình dẫn đến cảm giác chán nản và không muốn gắn bó với công
ty. Điều này gây tốn thời gian, công sức của cả công ty và các thực tập sinh tại công ty. Hay chính các tân binh của Sapoers trong thời gian đầu lộ trình và mục tiêu cho công việc cụ thể cho các Sapoers sẽ không rõ ràng đặc biệt là trong cách hướng dẫn và kèm cặp dãn đến trường hợp áp lực vào công việc và không muốn gắn bó với nghề. Đây cũng chính là lý do vì sao rất ít số lượng các tân binh quyết định gắn bó và cống hiến lâu dài cùng với công ty. Một phần là do áp lực công việc của ngành sale dịch vụ là khó khăn mặt khác là do đa số các Sapoers chưa xác định được con đường đi rõ ràng và cụ thể.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAPO
.