6. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích đánh giá thực trạng vấn đề cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công
2.2.1. Cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo
Với đặc thù là doanh nghiệp bán sản phẩm phần mềm là một trong những sản phẩm khó mô tả và không có sản phẩm hiện hữu mà khách hàng phải là người trực tiếp
sử dụng và học hỏi thì mới có thể hiểu hết chức năng và công dụng mà sản phẩm mang lại. Đặc biệt trong thời kỳ đất nước ta đang bước vào thời kỳ công nghiệp hóa- hiện đại hóa thì phần mềm quản lý bán hàng lại ngày càng trở lên quan trọng. Bên cạnh những doanh nghiệp và các cửa hàng đã nhanh chóng bắt kịp xu hướng để ngày càng hoàn thiện và không ngừng học hỏi từ thế giới để nâng cao năng lực canh tranh thì còn rất nhiều các cửa hàng và doanh nghiệp vẫn còn rất bảo thủ và lạc hậu, để giải thích và thuyết phục họ tin dùng sản phẩm của công ty là một thử thách rất khó khăn và đang là vấn đề được rất nhiều các doanh nghiệp quan tâm và chú trọng. Bên cạnh đó thị trường hiện cạnh tranh ngày càng gay gắt thì Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo đòi hỏi phải không ngừng hoàn thiện và phát triển bản thân để nâng cao năng lực cạnh tranh không chỉ với các doah nghiệp trong nước mà còn với các doanh nghiệp nước ngoài. Đặc biệt là mô hình cơ cấu tổ chức của công ty.
BAN TRỢ LÝ KHỐI CN&PTSP KHỐI DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG KHỐI HỖ TRỢ KINH DOANH TT KỸ THUẬT SAPO PHÒNG DMS PHÒNG HẠ TẦNG IT HN&HCM PHÒNG CSKH PHÒNG THIẾT KẾ (HN&HCM) PHÒNG DỊCH VỤ (HN&HCM) PHÒNG TRIỂN KHAI HN&HCM PHÒNG TƯ VẪN &GIA HẠN HN&HCM PHÒNG TCKT (HN&HCM) PHÒNG HCNS (HN&HCM) PHÒNG ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN (HN&HCM)
KHỐI KINH DOANH
KINH DOANH KV TỈNH_24 KINH DOANH KV HCM KINH DOANH KV TỈNH_17 KINH DOANH KHU VỰC TP&CỤM TỈNH PHÒNG KD HN1 PHÒNG KD HN3 PHÒNG KD HN2 PHÒNG KD HN4 PHÒNG KD HCM1 PHÒNG KD HCM2 PHÒNG KD HCM3 PHÒNG KD HCM4 PHÒNG KD HCM5 ĐÀ NẴNG P.KD SAPO ENTERPRISE HN&HCM PHÒNG KD HN5 PHÒNG KD HN6 HUẾ QUẢNG NAM QUẢNG NGÃI BÌNH THUẬN CÁC TỈNH... P.KD DỰ ÁN F&B CÁC DỰ ÁN MỚI... BAN TỔNG GIÁM ĐỐC KINH DOANH KV HÀ NỘI PHÒNG KD HN7 PHÒNG PRC PHÒNG MARKETING PHÒNG
KIỂM SOÁT&CL
KHỐI TĂNG TRƯỞNG
MIỀN BẮC MIỀN NAM MIỀN TRUNG
TỔNG HỘI CÁC DỰ ÁN KINH DOANH DỰ ÁN SAPO EXPRESS DỰ ÁN MỚI (Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự)
Thông qua sơ đồ 2.1 và kết quả điều tra phỏng vấn thì mô hình tổ chức của Công ty Cổ phần Công Nghệ Sapo đang theo đuổi là mô hình tổ chức chứa năng. Lý do lựa chọn mô hình tổ chức chức chức năng được CEO Trần Trọng Tuyến chia sẻ:
“Công ty quyết định lựa chọn mô hình tổ chức chức năng bởi hiện tại công ty là một
trong những doanh nghiệp có quy mô và mô hình tương đối lớn trong lĩnh vực cung cấp phần mềm bán hàng. Công ty hiện tại đang có rất nhiều chi nhánh trải dài từ bắc vào nam, với rất nhiều các bộ phận và phòng ban khác nhau. Cùng với đặc thù của của sản phẩm là phần mềm quản lý bán hàng thì công việc đòi hỏi chuyên môn và kinh nghiệm riêng chính vì vậy công ty quyết định lựa chọn mô hình tổ chức chức năng nhằm phát huy tốt nhất hiệu quả của công việc và giúp việc kiểm soát trở nên dễ dàng hơn.”
- Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban trong Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo.
a)Ban giám đốc: Đưa ra mục tiêu, hướng phát triển và chiến lược của công ty. Quản trị, vận hành và quyết định mọi hoạt động trong Công ty. Trực tiếp tuyển dụng và đào tạo các vị trí quản lý trong Công ty. Thực hiện việc giám sát đánh giá kết quả hoàn thành công việc các phòng ban. Xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác với đối tác kinh doanh hoặc các nhà đầu tư.
b) Khối kinh doanh: Thực hiện triển khai các hoạt động giữ vững và ngày càng khẳng định được chất lượng, uy tín về dịch vụ của công ty. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ cung cấp ra thị trường các sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn đã đề ra nhằm đảm bảo uy tín của công ty trên thị trường. Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình kinh doanh của công ty. Đây là bộ phận quan trọng quyết định sự phát triển của công ty. Vì vậy phòng kinh doanh có nhiệm vụ nắm bắt thị trường hiện có và mở rộng thị trường kinh doanh.
c) Khối công nghệ: Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm. Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch toán, triển khai hoạt động kinh doanh. Phát triển công nghệ nằm trong chiến lược của công ty, từ đó đảm bảo sự thống nhất với mục tiêu kinh doanh mà chiến lược đề ra.
d) Khối tăng trưởng: Tham mưu giúp việc cho Ban Tổng Giám Đốc, đề xuất ý tưởng, kế hoạch trong lĩnh vực truyền thông ngoại bộ nhằm phát triển thương hiệu,
hình ảnh của công ty ra bên ngoài và truyền thông nội bộ, tăng cường sự thông suốt, minh bạch thông tin cũng như gắn kết của nhân viên. Thực hiện công tác đối ngoại phát triển đối tác.
e) Khối dịch vụ khách hàng: Xử lý toàn bộ thông tin của khách hàng về sản phẩm dịch vụ của Sapo, xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp cận và hiểu về sản phẩm dịch vụ hiện có của Sapo, xây dựng và ban hành các chính sách dịch vụ khách hàng.
g) Khối hỗ trợ kinh doanh: Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán- thống kê. Quản lý tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật, Điều lệ và quy chế tài chính của Công ty. Đáp ứng nhu cầu về tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo kế hoạch. Bảo toàn và phát triển vốn của Công ty và các cổ đông, thực hiện công tác báo cáo quản trị và phân tích tài.
Bảng 2.2: Kết quả đánh giá cơ cấu tổ chức cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghê Sapo.
STT Tiêu chí Đánh giá Tỷ lệ (%)
1 Đã nắm được mô hình cơ cấu tổ chức của công ty hay chưa
Có 60
Không chắc 26,7
Không 13,3
2 Số lượng nhân viên trong phòng ban đã phù hợp hay chưa
Thiếu nhân sự 53,3
Phù hợp 30
Thừa nhân sự 16,7 3 Công việc và vị trí hiện tại đã phù hợp với
năng lực và khả năng hay chưa Đã phù hợp
60 Chưa thực sự phù hợp 40 Chưa phù hợp 0 4 Có cần bổ sung thêm phòng ban, bộ phân
mới không
Có 53,33
Không 46,67 5 Giữa các phòng ban đã có sự phối hợp và
tương tác hiệu quả hay chưa Đã hợp lý
56,67 Chưa thực sự phù hợp 26,67 Chưa hợp lý 16,66
Thông qua bảng 2.2 ta rút ra được một số đặc điểm cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công Nghệ Sapo.
Theo kết quả điều tra khảo sát trực tiếp với 30 công nhân viên tại công ty bảng 2.2 thì hiện tại đa số cán bộ nhân viên trong công ty đều đã nắm và hiểu được mô hình tổ chức mà công ty đang hướng tới và theo đuổi. Với mục tiêu và chiến lược đặt ra của mình thì hiện tại số lượng nhân viên tai các phòng ban là chưa đủ có 53,3% trên tổng số 30 công nhân viên cho rằng hiện tại nhân sự trong công ty là thiếu và chưa đủ.Và hiện tại theo đánh giá của các thành viện trong công ty thì công việc và vị trí hiện tại của họ là phù hợp với năng lực và khả năng của mình. Giữa các phòng ban, tổ chức cũng đã có sự liên kết và phối hợp với nhau và để hoàn thành công việc một cách tối ưu nhất thì công ty vẫn cần bổ sng thêm một số phòng ban, bộ phận mới để giúp quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả hơn.
- Ưu nhược điểm và nhược điểm của mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo.
+ Ưu điểm: Tập chung quyền lực và quyền ra quyết định vào ban giám đốc, trách nhiệm và quyền hạn của ban giám đốc là cao nhất, do đó có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và kịp thời.
Mô hình này còn giúp phát huy được năng lực chuyên môn của các phòng ban cũng như sự chủ động tác nghiệp của các đơn vị trực thuộc trong công ty, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên trong công ty phát huy được năng lục cũng như sự sáng tạo trong công việc.
Ngoài ra việc phân công mô hình tổ chức theo chức năng cũng giúp công ty dễ dàng truy cứu trách nhiệm khi xảy ra những vấn đề phát sinh bởi công việc được phân công cụ thể ra theo chức năng nên khi xảy ra vấn đề ở chức năng nào thì dễ dàng hơn trong việc truy cứu và khắc phục các vấn đề trong tổ chức và hoạt động của công ty.
+ Nhược điểm: Với mô hình cơ cấu tổ chức này, lãnh đạo của công ty phải quyết định thường xuyên mối quan hệ giũa các phòng ban chức năng có chuyên môn và những giá trị giữa các phòng ban với nhau. Nhiệm vụ và quyền hạn giữa các phòng ban trong tổ chức và cán bộ nhân viên trong công ty chưa thực sự rõ ràng. Việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên rất khó khăn và phức tạp bởi khi phân theo mô hình tổ chức này các cán bộ công nhân viện sẽ chủ yếu tập
chung làm theo chuyên môn của mình chính vì vậy việc kết nối và liên kết với các phòng ban và công việc khác trở nên kém hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức này cũng không thực sự phù hợp với sự thay đổi không ngừng của môi trường bên ngoài bởi tính kém linh hoạt và nhạy bén của nó.
Quá trình truyền đạt thông tin giữa các phòng ban cũng chưa thực sự hiệu quả khi các thành viên trong công ty đến từ nhiều vùng miền, địa điểm khác nhau sẽ gây ra các mâu thuẫn về tôn giáo, văn hóa, tập quán hay ngôn ngữ, dẫn dến hiệu quả của quá trình giao tiếp và truyền đạt gặp không ít những khó khăn. Hơn nữa quá trình làm việc của công ty được thực hiện quá thông qua điện thoai., email, các trang xã hội,… sẽ làm cho việc giao tiếp giữa công ty và khách hàng không đạt được hiệu quả cao nhất.
=> Nhìn chung mô hình của Sapo hiện tại là phù hợp so với quy mô, nguồn lực và chiến lược tương lai của công ty trong những năm tới. Nhưng mô hình này cũng đòi hỏi Sapo phải luôn không gừng nỗ lực cố gắng và không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của mình để đạt được sự phối hợp và hiệu quả công việc một cách tốt nhất. Từ đó giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mục tiêu chiến lược và không ngừng phát triển trong tương lai.
2.2.1.2. Tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp.
2.2.1.2.1.Số lượng, chất lượng lao động của Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo.
Bảng 2.3: Biến động về số lượng và chất lượng lao động tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo.
Đơn vị: Người
Trình độ Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Sau đại học 16 1.65 23 2,02 36 1,92 Đại học/ cao đẳng 121 12,5 161 14,12 253 13,51 Trung cấp/ trung cấp nghề 342 35,33 404 35,44 709 37,83 Lao động phổ thông 489 50,52 552 48,42 876 46,74 Tổng số lao động 968 100 1140 100 1874 100 (Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Kết quả khảo sát tổng số 30 người trong các phòng ban của công ty tại trụ sở 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội ta có sơ đồ.
(Nguồn: Điều tra thị trường)
Biểu đồ 2.1: Tình hình chất lượng lao động của Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo năm 2019.
Từ bảng số liệu bảng 2.3 và biểu đồ 2.1 ta thấy rằng lực lượng lao động của công ty chủ yếu có trình độ phổ thông. Ngoài ra, toàn bộ thành viên ban giám đốc, các trưởng phòng ban đều có trình độ đại học và trên đại học. Như vậy, xét về mặt trình độ lao động có thể thấy chất lượng lao động của công ty là tốt, có trình độ cao, thỏa mãn yêu cầu, đòi hỏi tính chuyên môn của công việc. Tỷ lệ lao động có trình độ đại học đang có xu hướng tăng và đang được chú trọng đây là lực lượng có chất lượng, có tiềm lực và là cơ sở để công ty có thể phát triển mạnh. Bên cạnh đó một bộ phận lao động có trình độ cao đẳng và trung cấp lực lượng này có ảnh hưởng nhất đinh đến quá trình hoạt động của công ty.
2.2.1.2.2. Cơ cấu lao động của doanh nghiệp.
Bảng 2.4: Cơ cấu lao động theo độ tuổi và giới tính của Công ty cổ phân đầu tư và phát triển xây dựng công nghiệp
Đơn vị: Người
Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số người Cơ cấu (%) Số người Cơ cấu (%)
Số người Cơ cấu (%) 2.Giới tính Nam 603 62,29 817 71,67 1049 55,98 Nữ 365 37,71 323 28,33 825 44,02 3.Độ tuổi Dưới 25 19 19,93 235 20,62 579 30,89 25- 35 649 67,05 742 65,08 1030 54,97 Trên 35 126 13,02 163 14,30 265 14,14 (Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
( Nguồn: Điều tra thị trường)
Biểu đồ 2.2: Cơ cấu lao động theo giới tính của Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo trong năm 2019.
( Nguồn: Điều tra thực tế)
Biểu đồ 2.3: Cơ cấu lao động theo độ tuổi của Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo trong năm 2019.
Qua bảng số liệu bảng 2.4, biểu đồ 2.2 và biểu đồ 2.3 ta thấy rằng tỷ lệ lao động năm của công ty luôn ở mức cao, điều này hoàn toàn phù hợp với đặc trưng của công việc Sale với điều kiện công việc, áp lực cao và phải di chuyển thường xuyên. Các lao động nữ của công ty chủ yếu làm việc tại văn phòng như phòng tổ chức hành chính hay phòng nhân sự.
Nhân lực của công ty chủ yếu là những người trẻ có độ tuổi từ 25-35 tuổi. Đây là lực lượng lao động chính của công ty với trình độ chuyên môn cao và sự nhiệt tình, năng động của tuổi trẻ giúp công ty đạt được các mục tiêu đã đề ra và ngày càng phát triển. Sapo cũng đang là được rất nhiều các bạn trẻ lựa chọn là nơi gắn bó và trải nghiệm bởi bề dày lịch sử và quy mô của công ty nên các bạn trẻ độ tuổi dưới 25 đang có xu hướng tăng đây sẽ là một trong những nhân tố quyết định đến sự phát triển và tồn tại của công ty.