6. Kết cấu đề tài
3.3. Các đề xuất và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công
3.3.1. Giải pháp đối với công ty
3.3.1.1. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty.
Dựa trên những hạn chế về cơ cấu tổ chức của công ty đã nêu ra ở phần 2.3.2 thì một số những giải pháp giúp góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo đó là:
- Chính vì có rất nhiều chi nhánh và trụ sở kinh doanh và trải dài từ bắc vào nam nên bộ máy cơ cấu tổ chức của của doanh nghiệp cần hoàn thiện theo hướng ngày càng tinh gọn, khoa học và chắt chẽ . Tránh tình trạng bộ máy cồng kềnh, không chặt chẽ, khoa học dẫn đến khăn trong việc vận hành và kiểm soát hoạt động của công ty. Công ty cũng câng thêm một số bộ phận như phòng rủi ra hay ban giảm sát để có thể giám sát và theo dõi hoạt động của công ty một cách sát sao nhất từ đó tìm ra cách khắc phục và giải pháp kịp thời và đúng đắn nhất.
- Hoạt động đi thị trường của công ty là một trong những phương thức kiếm dữ liệu khách hàng mới chưa được quan tâm và chú trọng. Chính vì vậy công ty cần có những giải pháp và khắc phục giúp hoạt động này đạt hiệu quả tốt hơn từ đó giúp tiết kiệm chi phí và tiền bạc cho công ty tránh tình trạng chồng chéo công việc như nhiều nhân viên Sapo cùng vào một cửa hàng hay khu vực cùng lúc gây ra khó chịu
cho khách. Ngoài ra hoạt động nhập thông tin khách hàng vào phần mềm DMS của hệ thống cần được quy định và phân quyền rõ ràng hơn tránh tình trạng trùng DMS hay tranh giành khách hàng trong trương hợp nhiều người cùng chăm sóc một khách hàng gây tốn kém về thời gian, công sức và tiền bạc của công ty và nhân viên.
- Hoàn thiện công tác tuyển dụng và đào tạo để có nguồn nhân lực phù hơp, hiệu quả và chất lượng nhất. Phục vụ cho mục tiêu và chiến lược dài hạn của công ty trong tương lai.
- Để có thể hoàn thiện bộ máy tổ chức và phân quyền một cách hiệu quả nhất thì Sapoers câng chú trọng và quan tâm đặc biệt hơn đến các nhân tố mới của công ty. Các tân binh và các thực tập sinh tại Sapo câng được đưa ra các lộ trình rõ ràng hơn về các công việc cụ thể và lộ trình về công danh trong tương lai để tiếp thêm năng lực và đam mê trong công việc. Kiến các tân binh Sapoers có thể trở thành các chiến binh xuất sắc trong tương lai giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc cho công ty. Từ đó giúp giữ chân và thu hút các nhân tài phục vục cho sự tồn tại và phát triển của công ty trong hiện tại và tương lai.
- Tái cơ cấu nhân viên trong công ty:
Trong quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cần chú ý đặc biệt đến quá trình xây dựng đội ngũ nhân sự, tái cơ cấu nhân viên trong công ty. Thực hiện tái cơ cấu nhân viên công ty phải được tiến hành dựa trên cơ sở một chiến lược nguồn nhân lực rõ ràng và phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty. Nhà tuyển dụng thay vì “săn đầu người” thì nên tập trung đào tạo nguồn nhân lực nội tại, xác định những bộ phận có nhân lực dư thừa hoặc không cần thiết, xem xét lại năng lực nhân viên để điều chuyển, huấn luyện trở thành nhân viên kinh doanh hay đưa vào bộ phận đang thiếu, đang cần, tuyển nhân sự phù hợp với công việc thay vì tuyển nhân sự có năng lực vượt trội, mô tả công việc thật cụ thể cho nhân viên và kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc thay vì chỉ kiểm soát đầu vào và đầu ra. Cần chú ý xây dựng lại đội ngũ, cách tổ chức nhân viên và tạo ra mối liên kết mật thiết giữa các nhân viên để họ sát cánh cùng nhau làm việc hiệu quả hơn vì mục tiêu chung của công ty. Phải làm cho nhân viên thấu hiểu và thông cảm và luôn tin tưởng gắn bó lâu dài với công ty.
Bên cạnh đó cũng nên xem xét lại việc sa thải, cắt giảm những nhân sự không còn phù hợp hay làm việc thiếu hiệu quả, không có tinh thần làm việc để giảm bớt gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp.
Như vậy, tái cơ cấu nhân viên không có nghĩa là buộc phải cắt giảm nhân sự, mà là phải đưa ra mô hình hoạt động tốt nhất, đúng người, đúng việc để giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn, thực thi được kế hoạch, chiến lược kinh doanh có hiệu quả nhất.
Đúng người, đúng việc: Trên cơ sở năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân trong công ty để bố trí sắp xếp nhằm làm gia tăng nâng suất lao động và động lực làm việc cho nhân viên.
Cụ thể việc tái cơ cấu tổ chức nhân viên trong các phòng ban của công ty như sau:
• Phòng tài chính - kế toán: Hiện tại phòng tài chính kế toán của công ty bao gồm 5 thành viên, như vậy phòng còn thiếu một nhân viên kế toán phụ trách công việc hạch toán các khoản thu và chi của công ty. Do đó trong thời gian tới công ty nên tuyển dụng thêm một nhân viên kế toán để đảm nhận công việc này. Yêu cầu tuyển dụng cho vị trí này như sau:
- Tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành kế toán – kiểm toán. - Đã có kinh nghiệm làm kế toán ít nhất 2 năm.
- Biết tiếng anh giao tiếp và sử dụng thành thạo tin học văn phòng.
• Phòng hành chính – nhân sự: Theo kết quả điều tra phỏng vấn cho thấy phòng hành chính nhân sự gồm 4 thành viên gây nên tình trạng thừa lao động. Lượng công việc không nhiều chỉ cần 1 trưởng phòng và 2 nhân viên là đủ. Do vậy, công ty nên có quyết định điều chuyển nhân viên Vũ Tiến Hải sang phòng kinh doanh. Bởi vì đây là một nhân viên năng động, nhiệt tình trong công việc và anh có nhiều kỹ năng rất phù hợp trở thành nhân viên kinh doanh suất sắc.
• Phòng kỹ thuật: Hiện phòng có 21 người và phòng kỹ thuật chia làm 3 bộ phận: thiết kế, lập trình, test sản phẩm. Khối lượng công việc khá lớn nên số lượng nhân viên như vậy là phù hợp để phòng có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.
• Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh hiện tại của công ty gồm có 116 thành viên. Sau khi xem xét tái cơ cấu lại và một nhân viên của phòng hành chính nhân sự được thuyên chuyển sang thì thành viên của phòng là 121. Số lượng như vậy cũng là hợp lý so với tình hình kinh doanh của công ty hiện nay.
3.3.1.2. Giải pháp hoàn thiện việc phân quyền của công ty.
- Quá trình phân quyền cần được hoàn thiện và ró ràng hơn. Khi phân quyền nhiệm vụ sẽ được gắn với trách nhiệm rõ ràng và cụ thể. Đặc biệt nên có những phần thưởng và mức phạt hợp lý hơn để thúc đẩy và tạo động lực cho mọi người phấn đấu. Tránh tình trạng ỉ lại vào người khác và không chịu phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ chung của cả nhóm và công ty. Khi giao cho nhân viên quyền hạn đặt ra target cho ngày, chặng và tháng thì cần ấn định rõ về thời gian phải hoàn thành, trách nhiệm và nghĩa vụ phải hoàn thành của từng cá nhân. Trong một số trường hợp cần đặt ra các mức thưởng và phạt hợp lý để thúc đẩy và tạo động lực cho các cá nhân có thể hoàn thành tốt nhất nhiệ vụ được giao của mình
- Để công việc được hoàn thành một cách tốt nhất thì các nhà quản trị cấp cao cũng cần làm tốt trách nhiệm và nghĩa vụ của mình. Phải biết tận dụng tối đa quyền hạn được giao để có thể có những chính sách, phương hướng và tác nghiệm phù hợp nhất trong công việc. Trong môt số trường hợp cần phải biết cách tạo áp lực và phân rõ quyền hạn nhất định cho nhân viên, đặc biệt cần sử dụng những hình phạt nhất định với những trường hợp cố tình vi phạm quy tắc công ty như lấy cớ gặp khách hàng hay đi thị trường để làm việc riêng, hay không hoàn thành nghĩa vụ của mình trong nhiều tháng liên tiếp.
3.3.1.3. Một số giải pháp khắc phục.
a. Bồi dưỡng trình độ cán bộ nhân viên
Đối với một tổ chức thì công tác đào tạo, bồi dưỡng trình độ nhân viên luôn là một nhiệm vụ quan trọng quyết định đến sự sống còn của tổ chức. Ý thức được tầm quan trọng của công tác đào tạo, Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo luôn có những khóa bồi dưỡng, nâng cao kiến thức cho cán bộ nhân viên. Các hình thức đào tạo mà công ty có thể áp dụng:
- Đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ: Do nhu cầu cũng như tiêu chuẩn về lĩnh vực thiết kế luôn thay đổi theo thị hiếu của khách hàng và cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin. Vì vậy, công ty liên tục liên kết với các tổ chức để thực hiện những khóa bồi dưỡng các kỹ năng cần thiết cho cán bộ nhân viên.
- Luôn chú trọng nâng cao trình độ chuyên sâu cho những nhân viên có kinh nghiệm và đã gắn bó với công ty. Bên cạnh đó hướng dẫn và đào tạo công việc cho nhân viên mới hay những nhân viên còn yếu kém.
- Công ty ưu tiên thực hiện phương thức đào tạo tại chỗ để tiết kiệm chi phí cho công ty mà vẫn đạt được hiệu quả tối ưu.
Đồng thời, Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo luôn tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên của mình để họ có thể nắm vững kỹ năng và phát huy được năng lực sở trường của mình.
Bên cạnh việc quan tâm đến trình độ của nhân viên, công ty cũng cần chú trọng đến lực lượng các cán bộ quản lý. Công ty phải đề ra một số tiêu chuẩn cho các cán bộ quản lý thông qua công tác đào tạo và tuyển dụng:
- Cán bộ quản lý phải có năng lực lãnh đạo và tổ chức điều này sẽ được theo rõi và chứng minh thông qua các cuộc thi các chỉ tiêu hàng tháng, hàng năm hay chính những cống hiến và đóng góp củ các nhà quản trị cấp cao đối với công ty.
- Phải có phẩm chất đạo đức tư cách cá nhân tốt, trung thực, uy tín.
- Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chuyên sâu về lĩnh vực mà mình phụ trách, đồng thời phải có nghiệp vụ quản lý, giao tiếp xã hội.
b. Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý
Công nghệ hiện đại sẽ giúp cho doanh nghiệp duy trì được việc kiểm soát cho tổ chức một cách dễ dàng hơn, hình thành hệ thống thông tin hiệu quả, giảm tải công việc cho nhà quản trị và nhân viên.
Công ty cần phải thực hiện quá trình chuyển giao công nghệ hiệu quả để có thể phát huy được vai trò và tác dụng trong thực tế. Đồng thời, đào tạo hướng dẫn cán bộ nhân viên để họ có thể tiếp cận và sử dụng tốt công nghệ mới, hiện đại.
c. Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên trong công ty.
Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên chính là một phương pháp hữu hiệu nhằm duy trì sự gắn kết giữa người lao động và công ty, nhằm giữ chân nhân viên tài giỏi hay huy động tối đa năng lực làm việc của nhân viên trong công ty. Đồng thời, nhằm thu hút những lao động giỏi, có năng lực trình độ về công ty của mình. Một số biện pháp mà Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo cần sử dụng:
- Tuyên dương, khen thưởng cho những cán bộ nhân viên có thành tích tốt để khích lệ nhân viên phát huy năng lực và hết lòng với công ty.
- Tạo điều kiện tuyển dụng đối với các con em trong ngành có kết quả học tập tốt.
- Tổ chức thăm hỏi, động viên những gia đình có hoàn cảnh khó khăn, giúp đỡ họ về vật chất tạo điều kiện cho họ hoàn thành tốt các mục tiêu của công ty.
d. Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên.
Việc xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, không gây áp lực nặng nề cho các nhân viên là nhu cầu tất yếu đặc biệt đối với công việc Sale trong lĩnh vực phần mềm quản lý bán hàng lại càng quan trọng. Làm việc trong môi trường thoải mái giúp nhân viên phát huy được hết khả năng của mình, tăng cường sự phối hợp trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của công ty. Để hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên trong công ty, tôi xin đề xuất một số giải pháp:
- Tạo động lực làm việc cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty. Giám đốc công ty cũng như các nhà quản trị cần tìm hiểu tâm lý của nhân viên của mình để gây thiện cảm cho họ, cho họ cảm thấy mình được làm việc trong một môi trường thân thiện và giàu tình cảm. Ở Sapo các Sapoers sẽ không bị bỏ lại một mình mà sẽ luôn được mọi người quan tâm và chia sẻ rất nhiều đặc biệt ở Sapo các Sapoers có thể gặp CEO Trần Trọng Tuyến bất cứ lúc nào phòng được thiết kế cửa kính và luôn mở để cac Sapoers có thể chia sẻ và gặp CEO băt cứ khi nào họ cảm thấy bế tắc, cần lời khuyên hay bất công trong công việc. Đây cũng chính là một nét văn hóa độc đáo ở Sapo.
- Tăng sự đoàn kết của toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty tạo cho họ có một niềm tin về sự phát triển của công ty trong tương lai giúp công ty phát triển và hoàn thiện thành một khối đoàn kết và vũng mạnh tạo nên một văn hóa Sapo chuẩn đây cũng là một trong những yếu tố giúp Sapo cạnh tranh vói các đối thủ khác trên thị trường hiện nay.
- Công ty cần tạo sự công bằng và không khí tích cực trong tổ chức. Đây cũng là việc hiện tại Sapo đang làm rất tốt bởi ở Sapo mọi thứ sẽ được đánh giá thông qua năng lực của bản thân chứ không phải thông qua kiến thức hay số năm gắn bó và ở lại với công ty từ đó tạo động lực và thúc đẩy mọi thành viên trong công ty phải luôn cố gắng và nỗ lực không ngừng.
- Tạo môi trường làm việc năng động, vui vẻ trong công ty: có thể tổ chức các buổi giao lưu văn nghệ, thể thao giữa các phòng ban trong công ty,… Công ty có rất nhiều các ngày lễ và hoạt động tổ chức vui chơi giải trí giúp các Sapoers giải tỏa được
áp lực công việc như: Xuân sum vầy - Tết sẻ chia, Sapo - Job Festival 2019, trung thu cho em, Trại huấn luyện binh đoàn trưởng Sapo,…