6. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích đánh giá thực trạng vấn đề cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công
2.2.2. Phân quyền tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo
2.2.2.1. Đặc điểm và các yêu cầu phân quyền tại công ty.
Bảng 2.5: Kết quả đánh giá thực trạng phân quyền tại của Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo.
STT Tiêu chí Phương án Tỷ lệ(%)
1 Đã được giao quyền hạn và trách nhiệm gì trong công việc hay chưa?
Có 66,67 Không 33,33 2 Quyền hạn được giao đã đảm bảo cho quá trình
phân quyền chưa
Đã đảm bảo 93,3 Chưa đảm bảo 6,7 3 Quyền hạn và trách nhiệm được giao đã phù
hợp với năng lực và chức năng chưa
Đã phù hợp 80 Chưa phù hợp 20
(Nguồn: Điều tra thực tế).
=> Qua bảng kết quả đánh giá thực trạng phân quyền tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo bảng 2.5 ta rút ra được đặc điểm phân quyền của công ty:
- Đặc điểm phân quyền tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo.
Ở Sapo quyền hành trong quản trị phải được phân cho từng cấp, từng người tùy chức vị, địa vị, khả năng và kinh nghiệm thực tế. Ở đây độ tuổi làm việc và thời gian gắn bó không phải là yếu tố quan trọng quyết định đến việc thăng tiến và quyền hạn trong công việc ở đây năng lực và kết quả công việc sẽ là yếu tố quan trọng để đánh giá mỗi cá nhân tù đó sẽ được giao những quyền hạn và vị trí, vai trò khác nhau để giúp các Sapoers có thể phát huy tối đa năng lực làm việc cũng như khai thác tốt nhất được nguồn lực của công ty. Hiện nay ở công ty có rất nhiều những người trẻ tuổi đang nắm giữ các chức vụ cao trong công ty như trưởng phòng, trưởng nhóm. Người trẻ tuổi nhất hiện đang nhắm giữ vị trí trưởng phòng trong công ty hiện sinh năm 1998. Đây có thể nói là một trong những động lực để các Sapoers mới và nhiệt huyết có thể cố gắng, phấn đấu để phát triển bản thân và không ngừng hoàn thiện mình để có thể vươn xa hơn trong công việc.
- Yêu cầu phân quyền tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo.
+ Rộng rãi với cấp dưới: Sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định mình, không nên khắt khe quá với mình. Tuy nhiên sự rộng rãi này không được làm mất sự uy nghiêm của nhà quản trị. Sẵn sàng giao cho nhà quản trị cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra quyết định. Ở Sapo các Sapoers luôn được tôn trọng và tạo
mọi cơ hội để phát trển ở đây các Sapoers luôn được tôn trọng và lắng nghe, tạo cơ hội tối đa để thể hiện và phát triển bản thân. Nhân viên có thể trò chuyện trực tiếp với sếp ngay bất cứ lúc nào và luôn được sếp chỉ bảo và định hướng đúng đắn. Đã có rất nhiều trường hợp đã có ý định từ bỏ công việc nhưng sau khi tiếp xúc và gặp trực tiếp được xếp truyền lửa và đam mê họ đã được tiếp thêm rất nhiều năng lương và nhiệt huyết và trở thành một trong những tóp sale của công ty. Mỗi Sapoers ngoài ra còn được phân các quyền hạn nhất định thậm chí trong những trường hợp gấp khi tiếp xúc với khách hàng mỗi cá nhân các Sale có thể đưa ra quyết định và điều chỉnh phù hợp nhất sao cho phù hợp nhất với lợi ích của công ty. Điều này giúp các Sapoers cảm thấy mình được tôn trọng, lắng nghe và chứng tỏ được năng lực của bản thân.
+ Tin tưởng vào cấp dưới: Ở Sapo các Sapoers được tin tưởng tuyệt đối và luôn được hỗ trợ tốt nhất để hoàn thành một cách tốt nhất các công việc. Ở công ty các Sapoers sẽ không bị cấp trên áp KPI mỗi ngày mà KIP ngày là do mỗi cá nhân các Sapoers tự điều chỉnh và đặt ra sao cho phù hợp và tốt nhất. Mục tiêu ở mỗi ngày và mỗi chặng có thể thay đổi linh hoạt và phù hợp với từng thời điểm hay chương trình của công ty, sao cuối cùng cả nhóm có thể đạt được mục tiêu và chỉ tiêu chung của nhóm và công ty đặt ra.
+ Chấp nhận thất bại của cấp dưới: Ở Sapo các Sapoers luôn được khuyến khích và tạo điều kiện để trải nghiệm và học hỏi không ngừng. Ở đây các Sapoers có thể thất bại và không hoàn thành KPI do bản thân mình đặt ra. Thậm chí các Sapoers có thể thất bại và không đạt chỉ tiêu hai tháng liên tiếp nếu như không hoàn thành doanh số hay KPI do bản thân đặt ra. Những sau mỗi thất bại của bản thân các Sapoers cần hải rút ra được cho mình bài học và đặc biệt là vẫn phải giữ được ngọn lửa đam mê với nghề. Ở Sapoers các nhân viên sẽ không bị đuổi việc do không hoàn thành KPI đặt ra mà thường là do chính bản thân cá nhân các Sapoers tự xin thôi việc. Công ty cũng có rất nhiều các chính sách để kích lệ nhân viên như tháng đầu không dạt KPI sẽ phải viết bản cam kết và vẫn được nhân lương và thưởng của phòng như bình thường. Nếu hai tháng liên tiếp không đạt KPI hoặc doanh số thì sẽ bị giảm cấp bậc sao và lương. Còn nếu tiếp tục đến tháng thứ ba sẽ bị hạ xuống cộng tác viên như vậy các yêu càu đặt ra của công ty sẽ khuyến kích các nhân viên cố gắng không ngừng và giúp đào thải những nhân tố không tốt từ đó có được nguồn lực chất lượng nhất.
Hiện nay Sapo đã và đang làm vấn đề này rất tốt các mục tiêu và nhiệm vụ của từng Sapoers được cấp trên theo dõi rất tỉ mỉ và chi tiết thông qua báo cáo của trưởng phòng và trưởng nhóm cũng như kết quả làm việc của các Sapoers. Nếu phát hiện các hướng đi chưa đúng đắn hay sai lệch thì cấp trên hay thậm chí là CEO Trần Trọng Tuyến sẽ là người trực tiếp đến từng phòng ban để giải thích và định hướng hay có những điều chỉnh thông qua việc trao đổi riêng,…Để từ đó công việc được hoàn thành một cách hiệu quả và tối ưu nhất.
2.2.2.2. Hình thức phân quyền tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo.
Hiện nay ở Sapo hình thức phân quyền đang được sử dụng đó là phân quyền theo chức năng. Mỗi phòng ban trong công ty sẽ có phạm vi, quyền hạn tương ứng để thực hiện công việc, nhiệm vụ của mình. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban được thể hiện ở phần 2.2.1.
2.2.2.3. Quá trình phân quyền tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo.
Quá trình phân quyền tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo cũng tiến hành theo quy trình phân quyền chung. Tuy nhiên, công ty tiến hành theo quy trình phân quyền chưa thực sự khoa học và hợp lý. Cụ thể quá trình phân quyền tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo diễn ra theo các bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền.
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất đối với sự phát triển và tồn tại đối với mỗi công ty. Hiểu rõ được tầm quan trọng đó nên Sapo rất quan tâm và chú trọng đến vấn đề xác định mục tiêu phân quyền để đảm bảo thông ty được truyền đạt hiệu quả nhất, tiết kiệm thời gian, chi phí. Từ đó đảm bảo hiệu quả và chất lượng công việc của công ty.
Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ.
Ở Sapo nhiệm vụ được giao từ giám đốc trao cho các trưởng phòng quyền quản lý các nhân viên và toàn quyền giải quyết các nhiệm vụ trong phòng của mình. Cũng như các trưởng phòng lại trao quyền cho nhân viên của mình tiến hành giải quyết các nhiệm vụ. Nhiệm vụ được giao phải đảm bảo phù hợp và có khả năng hoàn thành tốt. Tuy nhiên hiện tại ở Sapo vấn đề giao nhiệm vụ cho các tân binh Sapoers và các thực tập sinh chưa thực sự rõ ràng và cụ thể. Đa phần các thực tập sinh và các tân binh Sapoers chưa được giao nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng. Đặc biệt các thực tập sinh tại Sapoers những người tiềm năng và sẽ là những nhân tố quan trọng trong tương lai đối
với sự phát triển và tồn tại của công ty lại chưa được thực sự quan tâm và chú trọng hiện tại các thực tập sinh tại Sapo chỉ được hướng dẫn khi mới vào công ty, các công việc còn lại về sau thì chưa thực sự được quan tâm và chú trọng.
Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ và chỉ rõ cho người đó thấy được trách nhiệm của mình.
Mỗi nhà quản trị sẽ được giao những quyền hạn và trách nhiệm nhất định. Quyền hạn sẽ được sử dụng trong phạm vị chức trách của mình và sẽ phải chịu trách nhiệm với hành vi và quyền hạn của mình để công việc đảm bảo được hoàn thành đúng hướng và mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên quá trình trao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ chưa thực thực rõ ràng khi còn những tình trạng như chồng chéo công việc hay những trường hợp quá tải công việc,…
Bước 4: Tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm. Hiện nay ở Sapo chưa có phòng quản trị rủi ro hay bộ phận giám sát cụ thể. Hiện nay chính các trưởng nhóm, trưởng phòng hay ban giám đốc sẽ là những người trực tiếp giám sát và kiểm tra, đánh giá công việc của nhân viên. Đây cũng là một trong những hạn chế còn tồn tại và khắc phục của công ty để đảm bảo công việc có thể đạt hiệu quả tốt nhất.