9. Kết cấu của Luận văn
1.3. Phỏng vấn đánh giá hoàn thành công việc
Phỏng vấn trong đánh giá hoàn thành công việc của nhân viên là phương pháp nhằm để thu thập thông tin, tiếp nhận phản hồi của thông tin của người được đánh giá về kết quả đánh giá, từ đó tổ chức đưa ra những điều chỉnh và bổ sung hợp lý để công tác đánh giá hoàn thành công việc trong tổ chức được hoàn thiện và hiệu quả.
Phỏng vấn đánh giá hoàn thành công việc ít được thực hiện tại các tổ chức ở Việt Nam, nếu có chỉ mang tính hình thức, bởi công đoạn này không chỉ mất chi phí về thời gian mà việc trực diện đối mặt để nhận xét người khác là một việc không đơn giản với sự “duy tình” của người Việt Nam. Trên thực tế, việc thực hiện phỏng vấn hướng tới một số mục đích quan trọng như sau:
- Là dịp để người lãnh đạo/quản lý (người đánh giá) thảo luận với nhân viên (người được đánh giá) của mình về kết quả thực hiện công việc.
- Phân tích và tìm ra các yếu tố ảnh hưởng tới kết quả thực hiện công việc. - Định hướng và thiết lập mục tiêu mới cho nhân viên.
- Cùng đưa ra các giải pháp để khắc phục khó khăn, hạn chế trong công việc kế tiếp mà nhân viên sẽ đảm nhiệm.
Phỏng vấn đánh giá là việc tương tác hai chiều giữa nhân viên và lãnh đạo của họ. Nhân viên luôn mong muốn được lắng nghe quan điểm, đánh giá của lãnh đạo về tình hình thực hiện công việc của mình, những yêu cầu của lãnh đạo với công việc mà họ đang thực hiện. Người lãnh đạo một mặt lắng nghe những phản hồi của nhân viên về kết quả đánh giá, mặt khác họ cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên nhằm kích thích, động viên nhân viên làm việc tốt hơn.
Phỏng vấn đánh giá là một công việc không hề đơn giản, sự hợp tác tích cực của người đánh giá và người được đánh giá là nhân tố quan trọng để tạo nên thành
công của buổi phỏng vấn. Để buổi phỏng vấn đạt được mục đích của người lãnh đạo, cần phải thực hiện trình tự như sau:
Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn
- Người đánh giá cần chuẩn bị về kế hoạch phỏng vấn, nội dung của buổi phỏng vấn, các mục tiêu công việc, các phương án dự phòng cho các phát sinh xảy ra theo trình tự nội dung thảo luận, thông tin liên quan đến tình hình thực hiện công việc của nhân viên: bản mô tả công việc, khối lượng và chất lượng hoàn thành công việc, mức độ tuân thủ…và những ý kiến phản hồi của nhân viên hoặc các ý kiến phản hồi của những nhân viên trong cùng nhóm, bộ phận (nếu có).
- Với nhân viên: Nhà lãnh đạo thông báo cho nhân viên biết trước về thời gian phỏng vấn cụ thể, phổ biến cho nhân viên biết sơ lược nội dung và yêu cầu của phỏng vấn đánh giá hoàn thành công việc để nhân viên chủ động chuẩn bị trước các câu hỏi hoặc các vấn đề cần thảo luận.
- Chuẩn bị địa điểm đánh giá: Buổi phỏng vấn nên được sắp xếp ở một địa điểm kín, để buổi phỏng vấn được trao đổi một cách cụ thể và thoải mái.
Bước 2: Tiến hành phỏng vấn đánh giá
Trình tự của buổi phỏng vấn được diễn ra như sau: - Đón tiếp và tạo không khí thoải mái cho nhân viên - Nhắc lại mục đích của buổi phỏng vấn đánh giá - Thông báo trình tự của buổi phỏng vấn
- Tiến hành phỏng vấn - Kết thúc phỏng vấn.
Nội dung của buổi phỏng vấn:
So sánh mức độ hoàn thành công việc với yêu cầu và mục tiêu được đặt ra đối với nhân viên: Nhân viên sẽ trình bày, đánh giá kết quả thực hiện công việc theo chỉ dẫn và hai bên sẽ trao đổi về kết quả này. Người lãnh đạo căn cứ vào đó để chỉ ra những việc nhân viên đã thực hiện tốt và những công việc nhân viên cần thực hiện tốt hơn.
Trước tiên, nhà lãnh đạo cần ghi nhận và biểu dương các thành tích của nhân viên, bao gồm những lĩnh vực công việc mà nhân viên đã thực hiện tốt. Ghi nhận những cố gắng và tiến bộ của nhân viên là một phần quan trọng trong buổi phỏng vấn và trong nghệ thuật quản lý nhân sự. Sau đó, nhà lãnh đạo mới chỉ ra những việc làm nhân viên cần phải cố gắng, chỉ ra những điểm hạn chế, yếu kém của nhân viên và thảo luận với họ nhằm tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn và đưa ra cách thức khắc phục cho nhân viên.
Trong quá trình phỏng vấn, nhà lãnh đạo hãy để cho nhân viên tự đánh giá về họ đồng thời đưa ra những câu hỏi nhằm khuyến khích nhân viên hợp tác và trình bày quan điểm của họ, nhà lãnh đạo tỏ ra luôn lắng nghe ý kiến của nhân viên để nhân viên cảm nhận được rằng nhà lãnh đạo đang quan tâm tới những gì họ nói. Thông qua đó, nhà lãnh đạo tìm hiểu được sâu sắc hơn nguyên nhân của những vấn đề tồn tại trong hoàn thành công việc của nhân viên, đồng thời, điều này cũng làm sáng tỏ những tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá hoàn thành công việc của tổ chức.
Thảo luận về hoàn thành công việc trong tương lai: Nhà lãnh đạo sẽ thông báo về các nội dung liên quan đến công việc của nhân viên đảm nhiệm trong thời gian tới theo kế hoạch hoạt động của tổ chức: sự thay đổi của môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức tác động đến hoàn thành công việc của nhân viên, chiến lược, mục tiêu chung của tổ chức trong thời gian tới. Nhân viên trình bày các mục tiêu, kế hoạch thực hiện công việc theo từng giai đoạn cụ thể, các phương án giải quyết công việc, các đề xuất được hỗ trợ để hoàn thành công việc theo yêu cầu. Căn cứ vào đó, nhà lãnh đạo sẽ trao đổi với nhân viên về tính quan trọng, tính khả thi và cách thức đo lường kết quả thực hiện và hướng dẫn nhân viên các cách thức để hoàn thành công việc theo kế hoạch.
Thảo luận về kế hoạch đào tạo và phát triển: Qua các nội dung đánh giá về việc hoàn thành công việc của nhân viên, nhà lãnh đạo nên định hướng nhân viên về lộ trình công danh, hướng phát triển nghề nghiệp đối với nhân viên thông qua việc xem xét những điểm mạnh của họ và hoàn thiện những điểm yếu còn tồn tại. Nhà lãnh đạo nên chỉ ra những chương trình đào tạo, huấn luyện, các phương pháp áp
dụng vào nhân viên để họ nâng cao được các kỹ năng trong công việc và đạt được sự thành công trong thời gian tới.
Kết thúc phỏng vấn, hoàn tất đánh giá
Nhà lãnh đạo một lần nữa khen ngợi những thành tích mà nhân viên đã đạt được và tìm hiểu động lực thực sự giúp họ đạt được thành tích đó. Với những trường hợp nhân viên tự đánh giá còn nhiều thiếu sót và yếu kém, nhà lãnh đạo hãy lắng nghe các nguyên nhân khiến nhân viên không hoàn thành được công việc được giao. Một việc làm rất quan trọng khi kết thúc buổi phỏng vấn đánh giá, nhà lãnh đạo cần thông báo cho nhân viên biết về kết quả đánh giá và ý kiến của nhà lãnh đạo đối với tình hình thực hiện công việc của nhân viên.
Những khó khăn của nhà lãnh đạo khi thực hiện phỏng vấn đánh giá
Một là, nhà lãnh đạo không có khả năng phê bình: Người xưa thường nói “sự thật mất lòng”, tuy nhiên, trong đánh giá tìm ra sự thật là việc làm quan trọng của nhà lãnh đạo. Phê bình nhân viên để họ thấy có thể chấp nhận được là một việc làm hết sức khó khăn, bởi tâm lý phần lớn của nhân viên là khó chấp nhận những phê bình của cấp trên. Nhân viên thường cảm thấy mình hoàn thành công việc tốt hơn những gì mà lãnh đạo đánh giá về họ. Việc truyền đạt tới nhân viên quan điểm của nhà lãnh đạo để nhân viên hiểu, thẩm thấu và hài lòng là một kỹ thuật, việc khen chê ai đó là một nghệ thuật. Việc phê bình rất dễ khiến cho nhân viên thất vọng về lãnh đạo, chán nản, hoặc tức giận, gây hậu quả không tốt cho không khí của buổi phỏng vấn.
Hai là, nhà lãnh đạo không có khả năng cung cấp thông tin: Thông tin được đưa ra đánh giá cụ thể, xác thực là cơ sở để nhận viên tiếp thu và sửa sai những thiếu sót trong công việc của họ. Tuy nhiên, nhà lãnh đạo không biết cung cấp thông tin cho nhân viên (thông tin nào là quan trọng, cần được nêu cụ thể?) hoặc đưa ra những nhận xét chung chung sẽ khiến cho nhân viên khó khăn trong việc nhận định vấn đề.
Thứ ba, nhà lãnh đạo không biết cách phê phán sự việc, vấn đề: Thay vì phê phán các nội dung liên quan đến công việc, nhà lãnh đạo tập trung phê phán con
người, vì họ cho rằng những tác động làm thay đổi cá nhân sẽ dẫn tới việc thay đổi về hiệu quả công việc. Trên thực tế, nhiều nhà lãnh đạo đang hiểu lầm về vấn đề này và vô hình họ đang dành thời gian, công sức để thực hiện một công việc không đạt được hiệu quả như họ mong muốn.
Tóm lại, công tác đánh giá hoàn thành công việc có vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của tổ chức. Nhà lãnh đạo cần xác định được mục tiêu và xây dựng hệ thống đánh giá đồng bộ, khoa học để công tác đánh giá đạt được hiệu quả và là cơ sở đáng tin cậy để nhà lãnh đạo ra các quyết định nhân sự quan trọng quyết định đến sự thành bại của tổ chức.