1.2.1 .Các nguyên tắc đánhgiá hiệuquảcôngviệc
1.3. Khái quát về Chỉsốđolườnghiệusuất cốt yếu (KPI)
1.3.1. Khái niệm và đặc điểm
1.3.1.1. Khái niệm
Khái niệm về Hiệu suất.
Hiệu suất là một khái niệm không mới ở Việt Nam. Tuy nhiên, qua tìm hiểu các Từ điển tiếng Việt uy tín, thì khái niệm này chưa có nhiều định nghĩa.
Hiệu suất là kết quả lao động biểu hiện bằng khối lượng công việc làm được trong một thời gian nhất định3
.
Hiệu suất nghĩa là hoàn thành việc gì đó với chi phí thấp nhất.(10, tr 258) Theo cách hiểu của tác giả thì Hiệu suất là kết quả thực hiện công việc trong một thời gian nhất định với một chi phí thấp nhất.
Khái niệm chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI (Key Performance Indicator) được phát triển ở Hoa Kỳ những năm 1980 nhưng phải đến năm 1992, phương pháp này mới được áp dụng rộng rãi trong quản trị trên thế giới. Xuất phát từ yêu cầu của việc đo lường công việc trong doanh nghiệp, cùng với sự ra đời của “Thẻ điểm cân bằng” của 2 tác giả Robert S. Kaplan và David Norton, KPI được sử dụng rộng rãi trên thế giới như là một phương thức hữu hiệu để đo lường hiệu suất công việc thông qua việc thiết lập được một hệ thống các thước đo hiệu suất. Vậy KPI là gì?
KPI (là chữ viết tắt của Key Performance Indicator) là phương pháp đo lường hiệu suất (kết quả thực hiện công việc) bằng cách thiết lập một hệ thống chỉ số hiệu suất (một tập hợp có tính hệ thống của các chỉ số đo lường hướng vào các phương diện hoạt động của tổ chức)
Ngoài ra KPI còn được định nghĩa:
+ KPI có nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc
Qua những định nghĩa trên, chúng ta có thể hiểu KPI là những chỉ số để đo lường, đánh giá hiệu quả công việc.
Như vậy, hệ thống KPI là một công cụ quản lý, được sử dụng để đo lường, phân tích khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. KPI là công cụ quản lý từ việc xác lập mục tiêu, theo dõi thực hiện, cảnh báo hiệu suất để cải tiến, điều chỉnh mục tiêu kịp thời. KPI giúp giám sát việc thực thi công việc và cho biết cần phải làm gì để tăng hiệu suất đáng kể. KPI có thể là: tỷ lệ văn bản được ban hành đúng thời hạn, phần trăm khách hàng hài lòng, tỷ lệ khách hàng được thỏa mãn; tỉ lệ nhân viên được tham gia đào tạo; phần trăm số cuộc họp được phục vụ đạt yêu cầu….
Trong luận văn này, tác giả xin phép được gọi tắt hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu KPI là hệ thống KPI.
KPI của mỗi cá nhân hay các tổ chức là không giống nhau, cần được phát triển dựa trên các mục tiêu chiến lược, các đặc thù của hoạt động của tổ chức và thực trạng của cá nhân hay đơn vị đó. Từ những KPI phản ánh đúng thực tế và khả năng đạt mục tiêu trong tương lai, người nhân viên mới đảm bảo thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Các chỉ số mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể tạo điều kiện nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
1.3.1.2. Đặc điểm của KPI
Dù là KPI của tổ chức hay KPI của cá nhân thì các chỉ số KPI đều mang 7 đặc điểm như sau:
- Là các chỉ số đánh giá phi tài chính. KPI không được biểu thị bằng đơn vị tiền tệ như đồng, đô la…nó có thể là số nhân viên được tuyển dụng trong một đợt tuyển dụng hoặc số văn bản đươc phát hành trong ngày…
- Chịu tác động bởi cấp quản lý và lãnh đạo cấp cao. Việc theo dõi thường xuyên sự biến động, thay đổi của KPI giúp cho cấp quản lý, lãnh đạo cấp cao đưa ra những quyết định của mình.
- Đòi hỏi nhân viên phải hiểu chỉ số và có hành động điềuchỉnh phù hợp - Gắn trách nhiệm cho từng cá nhân hoặc từngnhóm.
- Có tác động đáng kể tới các chỉ tiêu được đặt ra trong tổ chức.
- Có tác động tích cực. Việc theo dõi KPI sẽ cho tổ chức biết họ phải làm gì, thay đổi như thế nào. Cũng từ đó, sự cải thiện KPI sẽ có tác động tới các chỉ số khác.