1.2.1 .Các nguyên tắc đánhgiá hiệuquảcôngviệc
1.3. Khái quát về Chỉsốđolườnghiệusuất cốt yếu (KPI)
1.3.4. Nguyên tắc áp dụng
Việc xây dựng và áp dụng thành công các chỉ số KPI trong tổ chức nói chung, cơ quan hành chính nhà nước nói riêng phụ thuộc vào 4 yếu tố nền tảng sau: mối quan hệ với nhân viên (giữa Lãnh đạo đơn vị với nhân viên dưới quyền), các đoàn thể (giữa cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức Đảng, Đoàn thể trong cơ quan nhà nước đó hoặc với tổ chức Đảng, đoàn cấp trên) và khách hàng (các tổ chức, công dân đến giao dịch, liên hệ công tác với cơ quan nhà nước đó), trao quyền cho đội ngũ nhân viên (bằng việc phân cấp, ủy quyền giải quyết công việc cho cấp phó hoặc lãnh đạo các phòng, ban thuộc đơn vị), kết hợp các biện pháp đo lường, báo cáo và tăng cường hiệu suất hoàn thành công việc; liên kết giữa các chỉ số đo lường hiệu suất với định hướng chiến lược của tổ chức (với có quan nhà nước định hướng chiến lược thường là mục tiêu chiến lược của tổ chức khi xây dựng các tiêu chuẩn chất lượng áp dụng với tổ chức đó).
Thứ nhất, mối quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa tổ chức với
đoàn thể,với khách hàng. Bất kì sự thay đổi lớn trong tổchứcvàvănhóatổchứccầncósựthônghiểulẫnnhaucủacácbên, cùng thống nhất sự thay đổi là cần thiết. Cónhư vậy, sự thay đổi mới thực sự cần thiết và có được sự nhất trí để tiến hành thay đổi, thiết lập chiến lược và duy trì áp dụng thựctiễn.
Thứ hai, Trao quyền cho nhân viên một cách thích hợp, gồm người phụ
trách dự án, đội ngũ quản trị cấp cao, cho đội ngũ nhân viên “tuyến đầu” và các bộ phận, nhân viên. Trao quyền là phương thức quản lý nhân viên và kiểm soát công việc hiệu quả. Trao quyền cho phép nhân viên độc lập suy nghĩ, hành động, kiểm soát và quyết định công việc của chính mình. Họ có thể
quyết định thực hiện công việc theo những gì họ tin là đúng và sẵn sàng chịu trách nhiệm cho kết quả cuốicùng.
Đặc biệt, trao quyền cho “tuyến đầu” - những người trực tiếp thực hiện công việc - sẽ khuyến khích nhân viên sáng tạo, tạo hứng khởi trong công việc, khuyến khích họ đưa ra quyết định đúng đắn và làm việc hiệu quả hơn với các KPI liên tục cập nhật và thay đổi. Trao quyền chắc chắn sẽ đi kèm nhiều thử thách, nhưng sẽ phát huy tinh thần “làm được” của nhân viên và khuyến khích họ hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Thứ ba, Kết hợp với các biện pháp đo lường, báo cáo, thực thi cải tiến
hiệu suất và nâng cao năng suất để luôn có được hệ thống KPI phù hợp, khả thi và cải tiến liên tục. Dựa trên mức độ quan trọng, các tổ chức có thể báo cáo các sự kiện theo ngày/tuần/tháng và những báo cáo này cũng phải đề cập đến các yếu tố quyết định thành công của tổ chức. Từ đó, đưa ra những chiến lược cải tiến hiệu suất và các chỉ số đo lường hiệu suất làm nền tảng để đưa ra những quyết định chínhxác.
Thứ tư: Hệ thống KPI cần phải nối kết được với sứ mệnh, tầm nhìn,
giá trị, chiến lược của tổ chức. Có như vậy, lãnh đạo mới tạo ra hiệu ứng kích thích toàn bộ nhân viên nỗ lực hết mình cho định hướng cao nhất sẵn có của tổ chức, tạo một guồng máy thống nhất trong hoạt động. Các KPI cũng phát huy hết sức mạnh và ý nghĩa của nó trong việc củng cố các yếu tố quyết định thành công của tổ chức. Đây chính là bản cam kết vững chắc giữa mục tiêu và hành động, giữa cá nhân và tổ chức.