1.2.1 .Các nguyên tắc đánhgiá hiệuquảcôngviệc
1.3. Khái quát về Chỉsốđolườnghiệusuất cốt yếu (KPI)
1.3.6. Lợi ích của ứng dụng KPI trongđánhgiá hiệuquảcôngviệc
Hệ thống KPI là một công cụ hữu hiệu trong hoạt động đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Bởi kết quả đánh giá không chỉ có tác động đến tổ chức nói chung mà còn ảnh hưởng đến nhân viên trong tổ chức. Cả hai kết hợp hài hòa vì mục tiêu chung của tổ chức, giúp tổ chức phát triển bền vững.
Về phía nhân viên, hệ thống KPI thúc đẩy nhân viên hoàn thành chỉ tiêu
Thứ nhất: Nhân viên sẽ nhận định được mức độ hoàn thành công việc của họ so với mục tiêu đặt ra cũng như khả năng thực hiện trong tương lai. Điều này khiến cho nhân viên nhận thức được về năng lực của chính mình, những sai lầm cần hoàn chỉnh, từ đó đưa ra các phương hướng, chiến lược cho chính bản thân hoàn thiện hơn, nhằm đáp ứng cao hơn yêu cầu côngviệc.
Thứ hai: Việc sử dụng hệ thống KPI cũng góp phần làm cho việc đánh
giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, công bằng và hiệu quả hơn... Đánh giá đúng mức độ thực hiện công việc của nhân viên là căn cứ, cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thăng chức cho nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức…Nó còn tạo ra môi trường làm việc mà người nhân viên thấy mình được coi trọng. Đây là một cơ chế đãi ngộ nhằm giữ chân nhântài.
Thứ ba: Hệ thống KPI đảm bảo nhân viên thực hiện đúng các trách
nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể, rõ ràng giúp nhân viên hiểu được mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ, từ đó có kế hoạch sắp xếp và thực hiện hợp lý. Ngoài ra, họ thấy được mong muốn của nhà quản lý đối với bản thân cũng như viễn cảnh tương lai mà tổ chức, doanh nghiệp muốn đạt tới. Sự hiểu biết này giúp cho các kế hoạch, chiến lược tổ chức tiết kiệm được thời gian phổ biến và thực hiện nhằm đạt kết quả cao nhất.
Đối với tổ chức, đánh giá thực hiện công việc qua hệ thống KPI tác động đến rất nhiều yếu tố:
Thứ nhất: Cơ sở để khen thưởng, trả lương: KPI chính là mục tiêu công
việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng, phạt cho từng cá nhân. KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên. Một yếu tố khác gắn bó nhân viên với tổ chức và doanh nghiệp chính là tiền lương. Tiền lương quá
thấp so với năng lực và những cống hiến mà nhân viên bỏ ra, họ sẽ rời xa tổ chức, doanh nghiệp mau chóng. Ngược lại, tiền lương cao so với khả năng đáp ứng công việc còn thấp sẽ dẫn tới làm việc mất hiệu quả, suy yếu và sụp đổ, thậm chí, không sớm thì muộn, nhân viên cũng sẽ ra đi. Thông qua hệ thống đánh giá KPI, nhà quản lý sẽ đưa ra mức lương hợp lý với năng lực mỗi người.
Thứ hai: Các tiêu chuẩn đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
Thứ ba: Hoạt động đánh giá thực hiện công việc còn chứa đựng yếu tố kĩ
thuật. Bởi, các kết quả đánh giá sẽ được sử dụng để thiết kế các chương trình đào tạo dựa trên những kiến thức còn thiếu hụt của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc được giao. Nhân viên còn có thể nhìn nhận được các phẩm chất có liên quan cần thiết đến công việc. Không chỉ tác động vào nhân viên, kết quả đánh giá còn ảnh hưởng đến nhà quản lý, các cán bộ đánh giá khi điều chỉnh lại các sai sót trong việc thực hiện công việc của nhân viên.
Thứ tư: Hệ thống KPI gắn liền với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Vì
vậy, kết quả của quá trình đánh giá còn tạo điều kiện để tổ chức, doanh nghiệp đưa ra các chính sách, xác định các định hướng trong quản lý nguồn nhân lực, các chiến lược là hết sức cần thiết trong sự nghiệp phát triển của tổ chức.
Tiểu kết Chƣơng 1
Tại chương này, tác giả tập trung tìm hiểu về mặt lý luận các khái niệm như: (1) hiệu quả công việc và tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc, quy trình, các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc phổ biến hiện nay như phương pháp đánh giá cho điểm, phương pháp quản trị theo mục tiêu, phương pháp thang đo dựa trên hành vi, phương pháp so sánh cặp, phương pháp danh mục kiểm tra, phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng …(2) khái niệm, đặc điểm, phân loại chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu (KPI), mối quan hệ giữa
KPI, KPI và PI. Để đạt được hiệu quả cao trong việc đánh giá thực hiện công việc, quá trình xây dựng KPI cần đảm bảo tiêu chí SMART (cụ thể, rõ ràng; có thể đo đếm được; có thể đạt được; thực tế, có thời hạn). Dựa theo David Parmenter trong cuốn “Các chỉ số đo lường hiệu suất KPI”, quy trình xây dựng và ứng dụng các chỉ số đo lường hiệu quả công việc theo hệ thống KPI có thể gồm 12 bước cơ bản (bao gồm: sự cam kết của lãnh đạo, thành lập nhóm dự án thực thi các KPI, xây dựng văn hóa khuyến khích nhân viên hành động, kế hoạch xây dựng KPI phù hợp với quy mô, chức năng, đặc điểm các bộ phận trong tổ chức, phổ biến hệ thống KPI đến tất cả nhân viên của tổ chức, xác định các yếu tố quyết định thành công của tổ chức, xây dựng KPI chung cho cả tổ chức, xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ cấp độ nhóm, cá nhân trong tổ chức, xây dựng KPI cho nhóm, cá nhân, xây dựng khung báo cáo ở tất cả các cấp, tiến hành áp dụng KPI vào thực tế công việc, điểu chỉnh KPI cho phù hợp với thực tế công việc).
Dựa trên quy trình này và tiêu chí xây dựng KPI, đặc thù của ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, tác giả đã xây dựng hệ thống chỉ số KPI cũng như đưa ra quy trình xây dựng hệ thống chỉ số này để đánh giá hiệu quả công việc của Chánh văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tại chương 2.
Chƣơng 2.
XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN