1.2.1 .Các nguyên tắc đánhgiá hiệuquảcôngviệc
1.3. Khái quát về Chỉsốđolườnghiệusuất cốt yếu (KPI)
1.3.3. Yêu cầu xây dựng KPI
Để đạt được hiệu quả cao trong việc đánh giá thực hiện công việc, xây dựng các KPI cần đảm bảo tiêu chí SMART. Cụ thể là:
S = Specific - Cụ thể, rõ ràng: các chỉ số đưa ra phải thật cụ thể rõ ràng, các chỉ số khi đưa ra phải giải thích được chỉ số này nói lên điều gì? Tại sao lại lựa chọn chỉ số này? Chỉ số này được đo lường như thế nào? Nếu các chỉsốkhôngđạtđược tiêuchícụthểthìngườilaođộngkhôngbiếtmìnhphải làmgìvàlàmnhưthếnàođểđạtđượchiệuquảcôngviệcnhưmongmuốn.
M = Measureable - Có thể đo đếm được:
Chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác. Tùy vào tiêu chí cụ thể mà chúng ta có thể xác định thước đo KPI cụ thể:
Ví dụ: KPI cho chuyên viên lưu trữ là: Phục vụ khách hàng khai thác tài liệu thì thước đo sẽ là số lần.
KPI cho chuyên viên tổng hợp “Lưu trữ đầy đủ số liệu liên quan đến các cuộc họp của Lãnh đạo Văn phòng” thì thước đo sẽ là số file.
Ví dụ: “Trở thành đơn vị xuất sắc nhất” không phải là chỉ số KPI, do không có cách nào đo được sự xuất sắc của đơn vị hay so sánh nó với đơn vị khác.
A=Achievable-Cóthểđạtđược:
CórấtnhiềucácchỉsốKPIđolường được nhưng lại không phải là chìa khóa giúp các tổ chức thành công. KPI không thể đạt được sẽ tạo ra những mục tiêu quá xa vời so với thực tế dù nhân viên đã cố gắng hết sức. Điều này dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản, không muốn làm việc. Do đó, khi chọn lựa các KPI chỉ nên lựa chọn những chỉ số thực sự cần thiết, giúp tổ chức có thể đạt được mục tiêu.
Ví dụ: Nếu đặt mục tiêu là tỉ lệ văn bản đi, văn bản đến trong cơ quan được tiếp nhận, xử lý, phát hành đạt 100% thì sẽ khó đạt được chỉ tiêu do trên thực tế có những yếu tố khách quan ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản.
R=Realistic-Thựctế:
Cácchỉsốđưaracũngcầncânnhắcvàtheosát mục tiêu và thực tế, không nên đưa ra những chỉ số nằm ngoài khả năng đo lường thực tế, hoặc những KPI không đúng với thực tế côngviệc.
T = Timed - Có thời hạn.
Các chỉ số này cần được áp dụng trong thời gian bao lâu, khi nào? Nếu không đưa ra được hạn định cụ thể, sẽ gây khó khăn cho nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, mất thời gian và công sức.
Như vậy, các tiêu chí SMART đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các KPI. Nếu không, nó không chỉ ảnh hưởng xấu cho hệ thống đánh giá
mà còn gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức và gây lãng phí nguồn lực lớn cho hoạt động đánh giá không hiệuquả.