Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ để làm cơ sở ghi vào sổ kế
toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp phải đảm bảo ghi theo trình ttự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Các sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng trong hình thức chứng từ ghi sổ là: - Sổ Cái
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các chứng từ ghi sổ - Sổ cái các TK 111,112, 511, 632, 156, 155, 131, …
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết bán hàng, sổ kế toán chi tiết.
Hằng ngày, nhân viên kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, chứng từ gốc sau khi được kiểm tra được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái. Cuối tháng khoá sổ tìm ra tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và số tổng số phát sinh Nợ, số tổng số phát sinh Có của từng tài khoản trên sổ cái. Tiếp đó căn cứ vào Sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp. Tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp đúng với nhau và số dư của từng tài khoản (dư Nợ, dư Có) trên bảng cân đối phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết của phần kế toán chi tiết. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu nói trên, bảng cân đối số phát sinh được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác.
Đối với những tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ sách kế toán tổng hợp được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào số hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ cái thông qua bảng cân đối số phát sinh. Các bảng tổng hợp chi tiết, sau khi kiểm tra đối số liệu cùng với bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập các báo cáo kế toán.