- Các siêu thị thành viên: Là các bộ phận được phân chia để tiêu thụ các mặt
3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán nhóm hàng thực phẩm tại Công ty TNHH Thái Hưng
hàng thực phẩm tại Công ty TNHH Thái Hưng
Từ những ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán bán nhóm hàng thực phẩm tại Công ty TNHH Thái Hưng, em xin đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng để góp phần làm cho kết quả kinh doanh cung cấp dịch vụ của công ty ngày càng hiệu quả hơn:
• Hoàn thiện chứng từ bán hàng:
Về tổ chức luân chuyển chứng từ: Các chứng từ gốc khi được chuyển về văn phòng cần phải được phân loại, sắp xếp riêng theo từng nội dung để thuận tiện cho công tác theo dõi, đối chiếu số liệu để vào các hồ sơ, thẻ, bảng liên quan nhằm phân định rõ ràng giữa các chi phí kinh doanh cho từng công trình. Cụ thể, công ty nên lưu trữ các chứng từ cùng loại với nhau như: Phiếu thu xếp cùng chung sổ Chứng từ
thu, Giấy báo có xếp chung cùng một sổ Chứng từ ngân hàng, Hóa đơn lưu chung một sổ, phiếu xuất và biên bản giao nhận hàng hóa nên kẹp chung và lưu chung một sổ, tương tự cho hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác.
• Hoàn thiện việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Công ty cần phải xem lại về thời gian của các khoản phải thu khách hàng để trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Khi lập dự phòng phải thu khó đòi, công ty phải tuân thủ theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC. Thông tư số 200/2014/TT-BTC có quy định về việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:
Điều kiện: Các khoản nợ phải thu khó đòi đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng, ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Phương pháp lập dự phòng:
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Xử lý khoản dự phòng:
- Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo các quy định; nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không phải trích lập;
- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch;
- Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Để hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi kế toán sử dụng TK 2293 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Cách lập được tiến hành như sau:
Căn cứ vào bảng kê chi tiết nợ phải thu khó đòi, kế toán lập dự phòng: Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 2293: Mức dự phòng phải thu khó đòi
Để hạn chế được tình trạng trên, khi khách hàng đã đến hạn phải trả nợ, công ty có thể gửi thông báo trước để nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ. Định kỳ phải gửi bản đối chiếu công nợ đến từng khách hàng, đặc biệt là những khách hàng đã nhận nợ quá hạn quá nhiều và không còn khả năng thanh toán, phải có biện pháp cứng rắn (như tỷ lệ lãi trả cho nợ quá hạn). Ngược lại có chế độ khuyến khích đối với khách hàng thanh toán đúng hạn.
Cần có những biện pháp nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho kế toán công ty, ngoài ra kế toán cũng cần thường xuyên theo dõi, nắm bắt các quyết định, thông tư của Bộ Tài Chính để thực hiện đúng theo quy định.
• Về sử dụng phầm mềm kế toán:
Công ty cần thường xuyên cập nhật phần mềm để đảm bảo tính hiệu quả trong hạch toán.
• Hoàn thiện phương thức bán hàng và chính sách bán hàng:
Về phương thức bán hàng: công ty nên mở rộng cách thức bán hàng thông qua việc giới thiệu sản phẩm của mình trên trang web chính thức của công ty hoặc có thể thông qua quảng cáo.
Về chính sách bán hàng: hiện tại thì việc áp dụng chính sách chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán trong bán hàng tại công ty vẫn còn khá hạn chế. Công ty nên đẩy mạnh áp dụng hai chính sách này nhằm khuyến khích việc thanh toán sớm cho công ty, qua đó có thể nhanh chóng thu hồi vốn, giảm thiểu tỉ lệ bị chiếm dụng vốn bởi khách hàng. Bên cạnh đó cần đẩy mạnh cải tiến các chương trình khuyến mãi trong siêu thị. Mỗi chương trình khuyến mãi cần có sự phối hợp thống nhất làm việc giữa các bộ phận với nhau từ bộ phận marketing, các ngành hàng, quầy thu ngân, nhân viên quầy dịch vụ để mang đến thông tin thống nhất đến khách hàng
Thường xuyên chọn lọc hàng hóa, bổ sung các mặt hàng mới bằng việc đa dạng nguồn hàng, đảm bảo về chất – lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm, cải tiến cách trưng bày hàng hóa theo hướng “dễ thấy, dễ lấy, khó nhầm lẫn”, đảm bảo hàng hóa luôn được dán tem và đặt đúng vị trí trên quầy.
• Hoàn thiện hệ thống tài khoản sử dụng và sổ kế toán:
Công ty nên mở chi tiết các tài khoản TK 632, TK 156, TK 155 cũng như mở sổ chi tiết các tài khoản trên tương ứng theo các tài khoản chi tiết của TK 511 nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu từng mặt hàng, nhóm hàng, … để từ đó đưa ra những chính sách quản lý thích hợp.
Công ty cũng nên mở chi tiết TK 521 cho từng mặt hàng riêng biệt để xác định được rõ nguyên nhân giảm trừ doanh thu, từ đó có biện pháp và hướng khắc phục.