- Các siêu thị thành viên: Là các bộ phận được phân chia để tiêu thụ các mặt
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đã kể trên, công ty vẫn còn một số hạn chế, nhược điểm còn tồn tại trong công tác kế toán bán hàng, cụ thể:
• Về chứng từ kế toán:
Việc luân chuyển chứng từ giữa các siêu thị về nơi hạch toán còn chậm do khoảng cách giữa các siêu thị xa so với trụ sở giao dịch. Ở công ty thì trụ sở giao dịch ở Việt Trì, ngoài ra còn các siêu thị ở xa như ở Thanh Sơn, Hạ Hòa, Cẩm Khê… nên mỗi kế toán thường nhật ký vào sổ ban đầu sau đó mới gửi về công ty. Do đó việc luân chuyển các chứng từ nghiệp vụ phát sinh về phòng kế toán đòi hỏi phải có thời gian.
• Về việc trích lập dự phòng:
Việc trích lập dự phòng đối với những khoản nợ khó đòi giúp cho công ty chủ động trong nuồn vốn kinh doanh. Trong những trường hợp xấu có thể xảy ra như khách hàng bị phá sản, bỏ trốn… mà không có những biện pháp giải quyết nhanh chóng phù hợp sẽ dẫn đến tình trạng mát vốn công ty sẽ gặp khó khăn khi đó có thể buộc phải bán tài sản để chi trả cho các khoản nợ đến hạn. Việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi là rất cần thiết tuy nhiên công ty chưa thực hiện việc trích lập này. Đây là một thiếu sót cần được khắc phục.
• Về tổ chức bộ máy kế toán và trình độ nhân viên:
Bộ máy kế toán của công ty mới chỉ tập trung vào kế toán tài chính, chủ yếu cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, chưa thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phi tài chính phục vụ cho quản lý nội bộ để kiểm soát đánh giá doanh nghiệp.
Ngoài ra bên cạnh đó có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh với giá trị nhỏ, một số chứng từ không được xét duyệt theo đúng chế độ quy định. Như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng không có đầy đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng. Một số phiếu thu, phiếu chi còn thiếu dấu đỏ, chữ ký của người có liên quan. Lưu chuyển chứng từ giữa các bộ phận kế toán còn chậm.
• Về tình hình sử dụng phần mềm kế toán:
Nhìn chung, việc sử dụng hình thức kế toán máy vi tính cũng gây ra một số hạn chế cho công ty, cụ thể như: Công việc hạch toán có thể bị gián đoạn do mất điện, mất mạng, lỗi máy tính, hoặc có thể do lỗi phần mềm…Nhất là nếu kế toán nhập kho không đúng thông tin thì sẽ rất khó khăn để tìm ra lỗi sửa chữa, do đó làm tiêu tốn thời gian để khắc phục.
• Về công tác kiểm soát
Công ty chưa có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong cùng bộ phận kế toán của công ty. Dựa trên những số liệu được cung cấp trên hệ thống báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, kế toán có thể phân tích tính hình hoạt động của công ty đang diễn ra thuận lợi hay không, từ đó giúp giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong tương lai.
Khi bộ máy kế toán của công ty có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị thì hệ thống báo cáo gồm báo cáo tài chính và kế toán quản trị, không chỉ cho thấy tình hình tài chính của công ty mà còn cho thấy phương hướng để công ty phát triển trong tương lai.
• Về tổ chức công tác bán nhóm hàng thực phẩm:
Kiến thức ngành hàng của nhân viên trong tổ thực phẩm còn yếu, khâu vệ sinh quầy hàng còn chưa tốt, việc vệ sinh các quầy kệ, tủ đông lạnh chưa thường xuyên và sạch sẽ.
Việc hàng hóa thiếu tem, bảng giá vẫn thường xuyên, nhiều mặt hàng bị che lấp bởi hàng hóa mới khiến vị trí mặt hàng cũ bị che đi, có thể bị hết hạn sử dụng.
Số lượng xe đẩy và giỏ hàng vào ngày thường thì có thể đủ và thừa sử dụng, nhưng trong các dịp lễ lớn không đủ phục vụ cho nhu cầu mua sắm, số lượng cân chuyên dụng cho quầy hàng rau – trái chưa đủ khiến khách hàng phải xếp hàng chờ đợi lâu trước khi ra tính tiền.
• Về hệ thống tài khoản sử dụng và sổ kế toán:
Các tài khoản như TK 521, TK 632, TK 156, TK 155 công ty chưa mở tài khoản chi tiết cũng như sổ chi tiết để theo dõi cho từng mặt hàng, nhóm hàng. Điều này đã gây không ít khó khăn cho việc quản lý và xác định những mặt hàng đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhằm có chiến lược kinh doanh cụ thể.