Thực hiện kiểm toán

1.3. QUY TRÌNH KIỂM TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO

1.3.2. Thực hiện kiểm toán

1.3.2.1. Khảo sát về kiểm soát nội bộ

Khi tiến hành kiểm toán khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương, để có cơ sở xác định phạm vi triển khai các thử nghiệm cơ bản, Kiểm toán viên tiến hành khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm đánh giá mức độ hiệu lực, hiệu quả của hệ thống đó, cụ thể:

- Đánh giá việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ về tiền lương và nhân sự trên các khía cạnh đầy đủ, phù hợp;

- Đánh giá sự hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ về tiền lương và nhân sự trên các khía cạnh hiện hữu, hiệu lực, liên tục;

- Đánh giá sự thực hiện các nguyên tắc kiểm sốt: ngun tắc phân cơng, phân nhiệm; nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền; nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

SV: Đào Thị Yến Lớp: CQ56/22.04

22

Từ những khảo sát đó, kiểm tốn viên đánh giá được mức rủi ro kiểm sốt, từ đó đưa ra quyết định về phạm vi, mức độ kiểm tra cơ bản sẽ được thực hiện..

Thủ tục khảo sát cụ thể:

a) Khảo sát về mặt thiết kế của chính sách kiểm sốt, các quy định về KSNB

Để đánh giá sự tồn tại, tính đầy đủ và thích hợp của các quy chế KSNB áp dụng cho khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương, KTV có thể nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan như: Các văn bản quy định về cách tính lương của doanh nghiệp, quy chế chi trả lương của doanh nghiệp,.... Ngoài ra, KTV có thể phỏng vấn những người có liên quan về việc thiết kế các quy chế và thủ tục kiểm soát.

b) Khảo sát về mặt vận hành (áp dụng) các quy chế KSNB

- Sử dụng các kỹ thuật phỏng vấn bằng cách sử dụng các bảng câu hỏi để thu thập bằng chứng có liên quan đến việc phân cơng, phân nhiệm và tách biệt các chức năng quản lý dân sự, theo dõi kết quả lao động, tính và trả lương của đơn vị có đảm bảo đúng đắn và thường xuyên, việc thực hiện các quy chế tuyển dụng lao động mà doanh nghiệp đặt ra có thường xuyên, liên tục đối với mọi trường hợp tuyển dụng, mọi sự biến động về lương có được lưu trữ đầy đủ trong hồ sơ nhân viên và thông báo kịp thời cho người lao động và bộ phận tính lương khơng, có thường xun đối chiếu kết qủa giữa bảng chấm công với máy ghi giờ (nếu có) khơng, có đối chiếu giữa phiếu báo sản phẩm hoàn thành với phiếu nhập kho tương ứng khơng...Phương pháp phỏng vấn cho phép KTV có thể thu thập bằng chứng về sự vận hành của bất kỳ quy chế và thủ tục KSNB nào mà KTV cho là quan trọng mà đã được doanh nghiệp đặt ra.

- Quan sát việc chấm công hoặc quan sát việc sử dụng máy ghi giờ, quan sát việc nghiệm thu sản phẩm hoàn thành, quan sát việc phát lương... để thu thập bằng chứng về việc thực hiện các quy chế và thủ tục kiểm soát.

SV: Đào Thị Yến Lớp: CQ56/22.04

23

- Kiểm tra các dấu hiệu kiểm soát lưu trên các tài liệu như kiểm tra hồ sơ nhân viên, kiểm tra bảng chấm cơng, thẻ tính giờ... để thu thập bằng chứng xác đáng về tính thường xuyên , liên tục của việc thực hiện các quy chế. Qua đó, KTV thấy rõ việc KSNB trong khâu theo dõi kết quả lao động có được thực hiện đầy đủ, thường xuyên hay không. KTV kiểm tra việc KSNB đối với việc tính và phấn bổ lương và các khoản phải trải bằng cách kiểm tra căn cứ và phép tính, kiểm tra chữ ký người phê chuẩn, kiểm tra dấu hiệu kiểm tra nội bộ trên bẳng tính lương, bảng phân bổ lương; kiểm tra tính đúng đắn và nhất quán trong việc áp dụng chính sách phân bổ chi phí tiền lương của doanh nghiệp, kết hợp phỏng vấn nguời thực hiện tính và phân bổ lương để kết luận cho thỏa đáng. Kiểm tra việc ghi chép nghiệp vụ lương bằng cách kiểm tra đối chiếu việc ghi sổ thực tế. Kiểm tra việc thanh tốn lương cho cán bộ cơng nhân viên có đầy đủ, kịp thời không bằng cách kiểm tra ngày tháng phát lương...Đặc biệt chú ý đến khâu KSNB đối với lương của ban lãnh đạo và nhân viê quản lý xem có đúng đắn, hợp lý hay khơng..

- u cầu đơn vị thực hiện lại một số quy trình để đánh giá, ví dụ việc thực hiện trả lương, việc chấm cơng bằng máy...

c)Khảo sát tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động KSNB

- Quan sát: là việc theo dõi một hiện tượng, chu kỳ hoặc một thủ tục do khách hàng thực hiện, là phương pháp để đánh giá thực trạng hệ thống kế tốn và hệ thống KSNB của khách hàng. Nó mang lại cho KTV các bằng chứng về sự tồn tại, hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát mà đơn vị thiết lập.

- Điều tra: việc thu thập các thông tin phù hợp từ những người am hiểu cơng việc ở trong và ngồi đơn vị được kiểm tốn. Việc điều tra có thể tiến hành theo cách gửi văn bản, phỏng vấn hoặc trao đổi kết quả điều tra, sẽ cung cấp cho KTV những thơng tin chưa có, hoặc những thơng tin bổ sung để củng cố các bằng chứng đã có.

SV: Đào Thị Yến Lớp: CQ56/22.04

24

- Phỏng vấn: là cách đưa ra câu hỏi và thu thập câu trả lời của nhân viên khách thể kiểm toán. Kỹ thuật điều tra thường được sử dụng nhiều và phổ biến trong qua trình kiểm tốn là kỹ thuật phỏng vấn. Bằng chứng thu được từ kỹ thuật này giúp KTV có được cái nhìn sâu sắc và tồn diện hơn về hệ thống KSNB của đơn vị.

- Thực hiện lại: là phép lặp lại hoạt động của một thủ tục kiểm soát nhằm xác định mức độ hữu hiệu của thủ tục kiểm sốt đó.

- Kiểm tra từ đầu đến cuối: là sự kết hợp giữa các kỹ thuật phỏng vấn, quan sát theo trật tự diễn biến qua từng chi tiết của nghiệp vụ cụ thể. Kỹ thuật này thường rất tốn công sức và chi phí nên chỉ thực hiện với một số nghiệp vụ trọng yếu.

- Kiểm tra ngược lại: là biện pháp kiểm tra một nghiệp vụ từ sổ cái ngược lại tới thời điểm bắt đầu phát sinh nghiệp vụ này.

Kết luận về rủi ro kiểm soát:

Dựa trên các bằng chứng đã thu thập được từ khảo sát về KSNB đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương, KTV đưa ra quyết định mức độ về rủi ro kiểm soát đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương để làm căn cứ cho việc quyết định về phạm vi, nội dung các thủ tục kiểm toán cơ bản cho phù hợp.

- KTV có thể đánh giá rủi ro kiểm soát là cao đối với cơ sở dẫn liệu của BCTC trong trường hợp: hệ thống kế tốn và hệ thống KSNB khơng đầy đủ, hiệu quả; KTV khơng có được đầy đủ cơ sở để đánh giá sự thích hợp, đầy đủ, hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống KSNB

- Ngược lại, KTV cũng có thể đánh giá rủi ro kiểm sốt ở mức độ không cao đối với cơ sở dẫn liệu của BCTC khi: KTV có đầy đủ điều kiện và có kế hoạch để thử nghiệm về kiểm soát nhằm khẳng định việc đánh giá rủi ro kiểm sốt của mình; KTV có đầy đủ bằng chứng và cơ sở để kết luận hệ thống kế

SV: Đào Thị Yến Lớp: CQ56/22.04

25

toán và hệ thống KSNB của doanh nghiệp là có hiệu quả, có khả năng ngăn ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các gian lận, sai sót trọng yếu của doanh nghiệp.

Kết quả của khảo sát về KSNB đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ cho phép KTV quyết định các khảo sát cơ bản tiếp theo một cách phù hợp, nếu hệ thống KSNB của khoản mục là hiệu quả KTV có thể thu hẹp phạm vi các khảo sát cơ bản.

Bảng 1.3: Một số thủ tục khảo sát nội bộ chủ yếu

Mục tiêu KSNB Thủ tục KSNB

Xác định xem tất cả các khoản trả cho người LĐ là chi phí hợp lý

Đối chiếu nội dung các khoản trả cho người LĐ với điều khoản quy định trên Hợp đồng LĐ và điều lệ và quy chế tiền lương của Công ty

Xác định các khoản chi phí tiền lương của doanh nghiệp là có thật

Đối chiếu chi phí tiền lương trên sổ chi tiết tài khoản với bảng lương của doanh nghiệp, hợp đồng lao động, danh sách chi trả lương hàng tháng

1.3.2.2. Khảo sát cơ bản

1.3.2.2.1. Thực hiện các thủ tục phân tích cơ bản

Thực hiện thủ tục phân tích trong giai đoạn thực hiện kiểm tốn nhằm mục đích xem xét tính hợp lý của các khoản chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương, khi phát hiện những vấn đề nghi vấn cần tập trung kiểm tra chi tiết hoặc quyết định thu hẹp phạm vi kiểm tra chi tiết nếu cho rằng khả năng có ít sai lệch.

Thủ tục phân tích thường tiến hành phân tích các thơng tin tài chính và thơng tin phi tài chính trong mối liên hệ với các thơng tin tài chính có liên quan.

SV: Đào Thị Yến Lớp: CQ56/22.04

26

- Phân tích xu hướng: So sánh giữa chi phí tiền lương kỳ này so với kỳ trước, và so sánh giữa các tháng trong năm kết hợp so sánh với sản lượng sản xuất hoặc tiêu thụ.

- Phân tích tỷ suất: So sánh tỷ lệ chi phí nhân cơng trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh kì này so với kỳ trước có tính đến ảnh hưởng của các nhân tố: Số lượng nhân công, mức lương và phụ cấp, khối lượng và thời gian lao động trong kỳ.

- So sánh số liệu lũy kế kỳ này so với kỳ trước trên các tài khoản: TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3389

- Kiểm tra tính hợp lý của chi phí lương.

b) Phân tích thơng tin phi tài chính

Có nhiều thơng tin phi tài chính có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến thơng tin tài chính về khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương. Như môi trường kinh doanh, đặc thù kinh doanh, nguồn nhân lực sử dụng .KTV cần phối hợp các thủ tục phân tích thơng tin tài chính và phi tài chính với nhau, cụ thể KTV khi so sánh các thơng tin tài chính có thể sử dụng các thơng tin phi tài chính để giải thích ngun nhân của sự biến động.

1.3.2.2.2 Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ, số dư tài khoản

a) Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ

Thủ tục kiểm tra chi tiết được áp dụng cho khoản mục phải trả người lao động, và việc phân bổ tiền lương sang các chi phí có liên quan như chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Kiểm tra chi tiết số dư phải trả người lao động, các công việc KTV thường làm là: đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ cái, xem xét và tính tốn lại bảng tính lương … Các kết quả kiểm tra được kết hợp, đối chiếu, bổ sung cho nhau nhằm thu được bằng chứng có hiệu lực nhất. Cụ thể:

SV: Đào Thị Yến Lớp: CQ56/22.04

27

năm trước hoặc hồ sơ kiểm toán năm trước (nếu có).Trường hợp năm trước chưa kiểm tốn thì đối chiếu số dư đầu năm với BCTC năm trước được kiểm tốn bởi cơng ty kiểm tốn khác, xem hồ sơ kiểm tốn năm trước của cơng ty kiểm toán khác hoặc xem chứng từ gốc, thanh thoán sau để xác nhận số dư đầu năm.

- Kiểm tra chi phí tiền lương trong năm/kỳ với quỹ lương hoặc đơn giá tiền lương được giao

- Kiểm tra phân bổ tiền lương vào các tài khoản chi phí.

- Đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán với Bảng lương hàng tháng. Đảm bảo chi phí tiền lương được phân loại phù hợp (tiền lương cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, bộ phận bán hàng, bộ phận trực tiếp sản xuất, bộ phận sản xuất chung).

- Chọn mẫu một số tháng để kiểm tra xem việc chi lương có phù hợp bảng lương và có ký nhận của nhân viên khơng.

- Kiểm tra việc thanh toán lương sau ngày kết thúc năm tài chính/kỳ kế tốn để đảm bảo các khoản phải trả người lao động tại thời điểm cuối năm/kỳ là hợp lý

- Đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Biên bản quyết toán BHXH, BHYT và BHTN

- Trong trường hợp đơn vị chưa quyết toán với cơ quan BHXH, thực hiện kiểm tra các chứng từ nộp KPCĐ, BHXH, BHYT và BHTN trong năm/kỳ.

- Xem xét việc trình bày và cơng bố các khoản Phải trả người lao động, KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN và Dự phòng trợ cấp mất việc làm trên Báo cáo tài chính có phù hợp với Chuẩn mực kế tốn và Chế độ kế toán áp dụng ở trên không.

b) Kiểm tra chi tiết số dư tài khoản

SV: Đào Thị Yến Lớp: CQ56/22.04

28

thưởng và các khoản phải thanh tốn khác cho cơng nhân viên.

- Tài khoản 338: kiểm tốn viên nội bộ có thể khảo sát các khoản trích theo lương như BHXH (3383), BHYT (3384) và KPCĐ (3382) bằng cách so sánh số dư trên tài khoản chi tiết với số liệu trên bảng tính, trích BHXH, BHYT, KPCĐ và với số liệu trên bảng kê khai các khoản phải nộp về BHXH và KPCĐ và đối chiếu các khoản chi bằng tiền đã phát sinh trên các phiếu chi. Ngoài ra cần kiểm tra thời hạn tính và trích các khoản theo lương và thời hạn thanh quyết tốn các khoản đó.

- Đối chiếu số tiền ghi có TK 334, đối ứng nợ các TK 622, 6271, 6411, 6421… trên sổ cái TK 334 và số tiền ghi Có TK 338 đối ứng nợ các TK 622, 6271, 6411, 6421… trên sổ cái TK 338 với số liệu tương ứng trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH hàng tháng để kiểm tra xem việc ghi sổ các khoản tiền lương phải trả và các khoản trích theo lương có đầy đủ không?

- Đối chiếu số tiền ghi nợ TK 334 đối ứng có các TK 338, 138, 333, 111… trên sổ cái TK 334 với các số liệu tương ứng trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH; bảng thanh toán BHXH; bảng thanh toán lương và các phiếu chi lương để kiểm tra việc ghi sổ các khoản đã thanh toán tiền lương và các khoản đã khấu trừ vào tiền lương của cơng nhân viên có đầy đủ hay khơng?