CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ĐỊACHẤT
2.2 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm thông tin lƣu
2.2.2 Quy định của ngành chủ quản về công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Ngoài những văn bản quy định chung về Công tác lưu trữ, cho đến nay Chính phủ, cơ quan quản lý ngành là Bộ Tài nguyên và Môi trường (Trước đây là Bộ Công nghiệp) đã ban hành khá nhiều văn bản để quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ tài liệu địa chất nói chung và nghiệp vụ thu thập tài liệu nói riêng.
Về phía Chính phủ: Đã ban hành Nghị định số 102/2008/NĐ-CP ngày 15 tháng 9 năm 2008 của Chính phủ Về việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường. Tại điều 1 của Nghị định quy định rõ “…quy định về việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu về đất đai, tài nguyên nước, địa chất và khoáng sản, môi trường, khí tượng thủy văn, đo đạc và bản đồ, tài nguyên môi trường biển và đảo…” [ 17 ; 1 ]. Như vậy việc thu thập tài liệu địa chất đã được quy định trong văn bản có hiệu lực pháp lý cao của nhà nước. Tại Nghị định này, đã xác định rõ nguyên tắc thu thập tài liệu tài nguyên môi trường nói chung và tài liệu địa chất nói riêng.
- Bộ Công nghiệp đã ban hành Quyết định số 34/2002/QĐ-BCN ngày 28 tháng 8 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp về việc ban hành Quy định về giao nộp báo cáo địa chất và cung cấp tài liệu địa chất và khoáng sản.
- Quyết định số 378/QĐ/ĐCKS-ĐC ngày 17 tháng 9 năm 2003 của Cục trưởng Cục Địa chất và Khoáng sản về việc ban hành Quy định chi tiết về quy cách tài liệu và thể thức giao nộp báo cáo vào Lưu trữ Địa chất.
- Quyết định số 544QĐ/ĐCKS – ĐC Về việc sử đổi, bổ sung một số điều của Quy định chi tiết về quy cách tài liệu và thể thức giao nộp báo cáo vào Lưu trữ địa chất, được ban hành kèm theo Quyết định số 378QĐ/ĐCKS- ĐC ngày 17 tháng 9 năm 2003.
- Thông tư số 07/2009/TT-BTNMT ngày 10 tháng 7 năm 2009 của Bộ Tài nguyên và Môi trường Quy định chi tiết một số điều của Nghị định 102/2008/NĐ – CP ngày 15 tháng 9 năm 2008 của Chính phủ về việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường.
- Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT ngày 05 tháng 6 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường Quy định về việc giao nộp, thu nhận, lưu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu về địa chất, khoáng sản,
Chúng ta nhận thấy công tác lưu trữ tài liệu địa chất nói chung và nghiệp vụ thu thập tài liệu nói riêng đã được các cơ quan quản lý nhà nước quan tâm kịp thời bằng việc ban hành nhiều văn bản quy định đến vấn đề này. Đặc biệt đã được quy định trong văn bản có hiệu lực pháp lý cao đó là Nghị định. Hiện nay các văn bản như Quyết định số 34/2002/QĐ-BCN ngày 28 tháng 8 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp; Quyết định số 378 QĐ/ĐCKS-ĐC ngày 17 tháng 9 năm 2003 của Cục trưởng Cục Địa chất và Khoáng sản và Quyết định số 544QĐ/ĐCKS – ĐC Về việc sử đổi, bổ sung một số điều của Quy định chi tiết về quy cách tài liệu và thể thức giao nộp báo cáo vào Lưu trữ địa chất, được ban hành kèm theo Quyết định số
Các văn bản của cơ quan quản lý ngành ban hành đã quy định một số vấn đề về thu thập tài liệu địa chất như sau:
Thứ nhất, quy định chi tiết những tài liệu, số lượng tài liệu cần phải giao nộp vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất.
Thứ hai, quy định về quy cách các loại dữ liệu địa chất được giao nộp. Thứ ba, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của các tổ chức, cá nhân giao nộp báo cáo địa chất. Tại điều 9 của Nghị định 102/2008/NĐ- CP ngày 15 tháng 9 năm 2008 của Chính phủ quy định trách nhiệm và quyền hạn của tổ chức, cá nhân, trong việc thu nộp, giao nộp dữ liệu về tài nguyên và môi trường như sau:
“1. Tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế - kỹ thuật trong việc thu thập, lưu trữ và giao nộp dữ liệu.
2. Giao nộp dữ liệu thu thập được cho cơ quan quản lý dữ liệu đối với trường hợp thu thập dữ liệu bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước….”[ 17; 4 ].
Thứ tư, quy định về trách nhiệm, nghĩa vụ của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất trong việc thu thập tài liệu địa chất. Các trách nhiệm của Trung tâm được quy định cụ thể, rõ ràng đó là: kiểm tra các tài liệu địa chất được giao nộp, trong thời hạn 10 ngày làm việc phải hoàn thành việc kiểm tra và lập biên bản kiểm tra, cấp Giấy xác nhận giao nộp dữ liệu về địa chất, khoáng sản cho các tổ chức, cá nhân đã giao nộp tài liệu. Nội dung việc kiểm tra được thực hiện như sau:
“a, Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của các dữ liệu giao nộp theo kết quả đã được cơ quan có thẩm quyền nghiệm thu, phê duyệt, công bố hoặc công nhận thông qua;
b, Kiểm tra tính thống nhất của dữ liệu ở dạng tài liệu in trên giấy với dữ liệu ở dạng điện tử;
c, Kiểm tra về hình thức, quy cách các loại dữ liệu giao nộp” [ 34 ; 3]. Bên cạnh đó văn bản trên còn quy định nhiều nội dung khác về lưu trữ như: lưu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu về địa chất, khoáng sản; trách nhiệm và quyền hạn của tổ chức, cá nhân giao nộp dữ liệu về địa chất, khoáng sản.
Nhìn chung cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực địa chất, khoáng sản (Bộ Công nghiệp trước đây và nay là Bộ Tài nguyên và Môi trường) đã sớm ban hành các văn bản quy định về việc giao nộp tài liệu địa chất về Lưu trữ địa chất. Các văn bản bước đầu là căn cứ pháp lý cho việc tiến hành thu nhận và lưu trữ tài liệu địa chất, nhìn vào các văn bản chúng ta cũng thấy được sự dần hoàn chỉnh của các văn bản được ban hành, các văn bản sau chi tiết hơn, cụ thể hơn và sát với các nội dung của công tác thu nhận và lưu trữ tài liệu địa chất điều này được thể hiện trong quy định về việc giao nộp tài liệu nguyên thủy vào lưu trữ. Trước khi ban hành Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT ngày 05 tháng 6 năm 2013 của Bộ Tài Nguyên và Môi trường Quy định về việc giao nộp, thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu về địa chất, khoáng sản, tai liệu nguyên thủy được quy định lưu trữ tại lưu trữ cơ sở. Tuy nhiên sau khi Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT được ban hành, tài liệu nguyên thủy cũng thuộc thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức, các nhân phải giao nộp vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất. Đây là sự thay đổi đáng kể nhất trong việc quy định về giao nộp tài liệu địa chất bởi vì tài liệu nguyên thuỷ là những tài liệu hình thành trong quá trình thực địa của các kỹ sư và nó là căn cứ, cơ sở để thành lập ra các tài liệu tổng hợp do vậy nó có tính chính xác cao và ý nghĩa rất quan trọng trong việc thăm dò khai thác sau này. Chính vì tầm quan trọng đó mà nó cần được bảo quản tập trung để làm tốt công tác bảo quản và tổ chức sử dụng về sau.
2.3 Tổ chức thu thập
cơ sở pháp lý và thực tiễn quan trọng giúp Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất tiến hành thu thập tài liệu địa chất.
Trong cơ cấu tổ chức của Trung tâm, Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất đươc giao nhiệm vụ thu thập, bảo quản, cung cấp các dữ liệu về địa chất,… Theo sự phân công nhiệm vụ như trên, nghiệp vụ thu thập tài liệu của Trung tâm được giao cho Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất tiến hành. Hiện tại Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất của Trung tâm có 4 cán bộ trong đó: 01 trưởng phòng là kỹ sư địa chất, 01 cử nhân công nghệ thông tin và 02 cử nhân thư viện.
Công việc thu thập tài liệu địa chất được tiến hành ngay tại Trung tâm khi các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu mang tới giao nộp. Sau khi các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mang tài liệu đến giao nộp, Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất sẽ làm giấy tiếp nhận tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đó. Trong thời hạn 10 ngày làm việc các cán bộ Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất tiến hành chia Báo cáo địa chất thành các phần để mỗi cán bộ tiến hành kiểm tra. Công việc kiểm tra chủ yếu tập trung vào các nội dung: tính đầy đủ, hợp lệ của tài liệu; kiểm tra tính thống nhất giữa tài liệu in trên giấy và dữ liệu ở dạng điện tử; kiểm tra về hình thức, quy cách các loại tài liệu giao nộp theo đúng các quy định của ngành về việc quy cách tài liệu. Sau khi có kết quả kiểm tra sẽ tiến hành lập biên bản giao nhận tài liệu và cấp Giấy xác nhận giao nộp tài liệu.
Trên thực tế việc thu thập tài liệu của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất còn gặp một số khó khăn bất cập như sau:
Thứ nhất, Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất không chủ động trong quá trình thu thập tài liệu. Trên thực tế hiện nay, chủ yếu Trung tâm trong đó trực tiếp là phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất chờ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu đến giao nộp thì tiến hành thu mà chưa hề
có kế hoạch hay các hình thức khác thể hiện tính chủ động của cơ quan mình. Điều này dẫn đến một thực trạng có những lúc các cơ quan, cá nhân giao nộp tài liệu dồn dập và các cán bộ của Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất quá tải trong việc thu nhận và kiểm tra đồng thời không kịp bố trí phòng kho để lưu giữ tài liệu.
Thứ hai, hiện nay Trung tâm chủ yếu thu thập được tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động địa chất có sử dụng kinh phí từ nguốn vốn nhà nước còn các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu địa chất nhưng sử dụng nguồn vốn tư nhân thì hầu như chưa tiến hành thu thập được. Chỉ có một số hoạt động địa chất liên quan đến thăm dò khoáng sản các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng nguồn kinh phí ngoài ngân sách nhà nước tiến hành giao nộp tài liệu và nhận Giấy xác nhận giao nộp nhằm mục đích xin cấp phép khai thác.
Thứ ba, chất lượng tài liệu địa chất của một số cơ quan, tổ chức và cá nhân vẫn còn kém (chưa đúng theo quy cách tài liệu được quy định trong các văn bản của cơ quan quản lý ngành, không trùng khớp giữa bản in trên giấy và bản dữ liệu điện tử…). Tồn tài này chủ yếu tập trung ở những cơ quan, tổ chức và cá nhân ở địa phương hay các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hoạt động địa chất sử dụng nguồn kinh phí ngoài nguồn ngân sách nhà nước.