CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ĐỊACHẤT
3.5 Những điều kiện để áp dụng quy trình thu thập tài liệu tại Trung
3.5.4 Điều kiện về cơ sở vật chất
Hiện tại Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất đã xây dựng được hai kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ địa chất (một kho bảo hiểm và một kho phục vụ khai thác sử dụng). Tuy nhiên diện tích dành cho việc tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục để chuyển tài liệu vào kho thì chưa có. Trên thực tế tài liệu được tiếp nhận và bảo quản tạm thời tại phòng làm việc của các cán bộ Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất với diện tích khá chật điều kiện này ảnh hưởng lớn đến sự đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ cũng như công việc kiểm tra tài liệu của các cán bộ lưu trữ của Trung tâm. Với đặc điểm số lượng tài liệu trong một bộ Báo cáo địa chất là tương đối lớn, điều kiện phòng kho lưu trữ hiện tại của Trung tâm khi tiến hành tiếp nhận tài liệu và thực hiện công việc kiểm tra tài liệu gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt trong những thời điểm tiếp nhận nhiều báo cáo.
Để áp dụng được quy trình thu thập tài liệu cũng như quy trình có thể thực sự phát huy hết lợi ích Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất cần phải đầu tư xây dựng thêm kho lưu trữ chuyên dụng. Kho này chuyên phục vụ cho việc tiếp nhận tài liệu từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân sau đó phục vụ cho việc kiểm tra tài liệu của cán cán bộ Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất cũng như triển khai thực hiện các công việc nghiệp vụ sau đó để có thể đưa tài liệu lên kho lưu trữ để bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng.
Cùng với việc đầu tư xây dựng hoặc bố trí thêm kho lưu trữ phục vụ công tác thu thập tài liệu Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất cần phải bổ
sung các trang thiết bị để bảo quản tài liệu như: giá đựng tài liệu hoặc các cặp, hộp…. Theo khảo sát của chúng tôi tại phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất của Trung tâm, tài liệu khi tiến hành thu thập về đề trực tiếp xuống sàn phòng làm việc và chồng đống lên nhau. Điều này gây khó khăn cho việc tiến hành kiểm tra tài liệu cũng như ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu lưu trữ địa chất sau này.
Như vậy, điều kiện cơ sở vật chất là một trong những điều kiện quan trọng và cần thiết đòi hỏi Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất phải quan tâm và trang bị để phục vụ tốt hơn nữa công tác thu thập tài liệu vào Trung tâm cũng như việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu được hiệu quả.
Tiểu kết chƣơng 3
Nội dung chương 3 chúng tôi tập trung chủ yếu vào việc xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung Tâm Thông tin Lưu trữ địa chất, cụ thể như sau:
-Sự cần thiết phải xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất;
- Cơ sở xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thôn tin Lưu trữ địa chất;
- Lựa chọn và chuẩn bị thông tin để viết dự thảo quy trình;
- Xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin lưu trữ địa chất;
- Phân tích các yếu tố đảm bảo sự việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu. Với các nội dung chung chúng tôi đã đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra cho để tài.
KẾT LUẬN
Thực tế cho thấy, công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói riêng hay đối với toàn xã hội nói chung. Trong các loại tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ và cụ thể là tài liệu địa chất có giá trị thực tiễn cao. Loại hình tài liệu này đã và đang được sử dụng thường xuyên trong quá trình xây dựng, phát triển mọi mặt của đời sống xã hội. Nhà nước có thể tập trung quản lý thống nhất để nâng cao khả năng đáp ứng các nhu cầu tất yếu của xã hội là nhiệm vụ đặt ra đối với Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất trong việc thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm.
Thứ nhất, để thực hiện mục tiêu của luận văn chúng tôi đã tiến hành khảo sát hoạt động địa chất của các Liên đoàn địa chất trực thuộc Tổng cục Địa chất và Khoáng sản. Từ những kết quả đó chúng tôi đã có được những kiến thức tổng quan nhất về loại tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện các hoạt động địa chất như: sự hình thành tài liệu; các loại tài liệu; đặc điểm của tài liệu,…
Thứ hai, Khảo sát tình hình thu thập tài liệu tại Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất từ đó có những cái nhìn khái quát về tình hình tổ chức, thu thập tài liệu của Trung tâm cũng như các văn bản quy định của nhà nước, của ngành chủ quản về nghiệp vụ này. Trên cơ sở đó chúng tôi nhận thấy được những tồn tại, bất cập trong việc thực hiện nghiệp vụ thu thập tài liệu của cơ quan này và đây là cơ sở thực tế quan trọng để chúng tôi tiến hành nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu.
Thứ ba, tiến hành các bước để xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất.
Tóm lại, việc nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất là nhiệm vụ cần được triển khai thực hiện.
Chúng tôi hy vọng rằng, những vấn đề được nêu ra trong luận văn có thể là nguồn tư liệu tham khảo cho việc nghiên cứu, xây dựng quy trình thu thập tài liệu tại Trung tâm trong thời gian tới.
Tuy đã đạt được một số kết quả nhất định nhưng luận văn của chúng tôi vẫn còn một số hạn chế và một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu. Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục nhận được những góp ý, đóng góp của quý thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp để có thể hoàn chỉnh được luận văn của mình.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1, Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất;
2, Báo cáo tổng kết công tác năm 2011 của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất;
3, Báo cáo tổng kết công tác năm 2012 của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất;
4, Báo cáo tổng kết công tác năm 2013 của Trung tâm Thông tin Lưu giữ Địa chất;
5, Báo cáo tổng kết 35 năm xây dựng và phát triển (15/7/1978 – 15/7/2013) của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất;
6, Bảo Chánh: Vài nét về sự hình thành tài liệu kỹ thuật, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 2/1975, tr26-27;
7, Bảo Chánh: Phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ Địa chất công trình,
Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 4/1975, tr20-24;
8, Công văn số 319/VTLNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp.
9, Công văn số 881/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý bản gốc tài liệu Mộc bản
10, Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, H.1990;
11, Nguyễn Hữu Danh: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính, Thực trạng và giải pháp - Luận văn Thạc sĩ, H.2009; Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
12, Nguyễn Cảnh Đương: Một số biện pháp trong việc thu thập tài liệu (n/c) khoa học, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 3/1978, tr10-13;
13, Trần Hồng Hải, Thành phần: Nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ địa chất, Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong Nghiên cứu khoa học Xã hội và Nhân văn”, H.2009, tr85-89; 14, Nguyễn Mai Hương: Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng, Luận văn Thạc sĩ, H.2008; Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn;
15, Luật khoáng sản năm 2006, www.chinhphu.vn 16, Luật lưu trữ 2011, www.chinhphu.vn
17, Nghị định số 102/2008/NĐ-CP ngày 15 tháng 9 năm 2008 của Chính phủ
Về việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường
18, Nghị định số 01/2013/NĐ – CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật lưu trữ
19, Võ Công Nghiệp, Bùi Học, Nguyễn Thị Thanh Thuỷ: 150 Thuật ngữ địa chất y học thông dụng, Tạp chí Địa chất, số 309, tháng 11-12/2008;
20, Nguyễn Xuân Nung: Một số ý kiến bước đầu về Công tác lưu trữ tài liệukỹ thuật ở các Bộ và cơ quan Trung ương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 3/1968, tr20-21;
21, Nguyễn Xuân Nung: Tìm hiểu mấy vấn đề về công tác lưu trữ kỹ thuật của một số ngành làm công tác điều tra cơ bản, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 2/1976, tr13-15;
22, PGS,TS. Nguyễn Minh Phương, TS. Nguyễn Liên Hương, TS. Nguyễn Cảnh Đương: Tập bài giảng lưu trữ tài liệu Khoa học công nghệ, H.2005;
23, Quyết định số 34/2002/QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp ngày 28 tháng 8 năm 2002 về việc ban hành Quy định về giao nộp báo cáo địa chất và cung cấp tài liệu địa chất và khoáng sản;
24, Quyết định số 378 QĐ/ĐCKS-ĐC của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam ngày 17 tháng 9 năm 2003 về việc ban hành Quy định chi tiết về quy cách tài liệu và thể thức giao nộp báo cáo vào Lưu trữ Địa chất;
25, Quyết định số 242/QĐ-VTLTNN ngày 19 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình biên mục và hiệu đính phiếu mô tả tài liệu Địa bạ.
26, Quyết định số 341/QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý khối tài liệu Sổ bộ.
27, Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000
28, Quyết định số 66/QĐ-ĐCKS của Tổng cục Địa chất và Khoáng sản ngày 22 tháng 7 năm 2011 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất;
29, TCVN ISO 9000:2000;
30, TCVN ISO 9000:2007 - Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng; 31, TCVN ISO 9000:2008
32, Nguyễn Phú Thành: Bàn về tài liệu Khoa học kỹ thuật và tài liệu Khoa học công nghệ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2/2008, tr18 – 20; 33, Thông tư số 04/2006/TT – BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp
34,Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường ngày 05 tháng 6 năm 2013 Quy định về việc giao nộp, thu nhận, lưu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu về địa chất, khoáng sản;
35, Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Cục Lưu trữ Nhà nước ấn hành, H.1992; 36, Từ điển tiếng Việt, Trung tâm Từ điển học, Nhà xuất bản Đà Nẵng,2014
37, www.idm.gov.vn
38, Khảo sát tài liệu tại Liên đoàn địa chất Intergeo; 39, Khảo sát tài liệu tại Liên đoàn địa chất Tây bắc; 40, Khảo sát tài liệu tại Liên đoàn địa chất Vật lý; 41, Khảo sát tài liệu tại Liên đoàn địa chất Xạ hiếm;
PHỤ LỤC
1. Biểu mẫu: Giấy tiếp nhận tài liệu 2. Biểu mẫu biên bản kiểm tra tài liệu
3. Biểu mẫu: Giấy xác nhận giao nộp dữ liệu địa chất, khoáng sản 4. Biểu mẫu: Bảng thống kê danh mục dữ liệu nộp lưu trữ địa chất
5. Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường ngày 05 tháng 6 năm 2013 Quy định về việc giao nộp, thu nhận, lưu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu về địa chất, khoáng sản
TỔNG CỤC ĐỊACHẤT VÀ KHOÁNG SẢN
TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /TN– TTLTĐC Hà Nội, ngày tháng năm
GIẤY TIẾP NHẬN TÀI LIỆU
Họ và tên:
Đơn vị: Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất, Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất
Đã tiếp nhận báo cáo:
(Tên báo cáo viết đúng theo quyết định phê duyệt)
Do (tên đơn vị)…. thành lập, (họ và tên tác giả chủ biên) ….chủ biên, được phê duyệt theo hồ sơ (Quyết định) số…../…… ngày …..tháng ….năm …của ………,
Người nộp báo cáo: Họ tên và chức vụ người nộp. Người nhận báo cáo: Họ tên và chức vụ người nhận. Thời gian giao nộp tài liệu:
Thời gian trả kết quả kiểm tra tài liệu
NGƢỜI NỘP Ký ghi rõ họ tên NGƢỜI NHẬN Ký ghi rõ họ tên PHÒNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU ĐỊA CHẤT Ký ghi rõ họ tên
TỔNG CỤC ĐỊACHẤT VÀ KHOÁNG SẢN
TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /TN– TTLTĐC Hà Nội, ngày tháng năm
BIÊN BẢN KIỂM TRA TÀI LIỆU LẦN THỨ...
Họ và tên:
Đơn vị: Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất, Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất
Đã tiến hành kiểm tra báo cáo:
(Tên báo cáo viết đúng theo quyết định phê duyệt)
Do (tên đơn vị)…. thành lập, (họ và tên tác giả chủ biên) ….chủ biên, được phê duyệt theo hồ sơ (Quyết định) số…../…… ngày …..tháng ….năm …của ……...
Kết quả kiểm tra như sau:
NGƢỜI KIỂM TRA
Ký ghi rõ họ tên
PHÒNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU ĐỊA CHẤT
Ký ghi rõ họ tên
LÃNH ĐẠO TRUNG TÂM
TỔNG CỤC ĐỊACHẤT VÀ KHOÁNG SẢN
TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /CN – TTLTĐC Hà Nội, ngày tháng năm
GIẤY XÁC NHẬN GIAO NỘP DỮ LIỆU VỀ ĐỊA CHẤT, KHOÁNG SẢN
Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất chứng nhận: Báo cáo:
(Tên báo cáo viết đúng theo quyết định phê duyệt)
Do (tên đơn vị)…. thành lập, (họ và tên tác giả chủ biên) ….chủ biên, được phê duyệt theo hồ sơ (Quyết định) số…../…… ngày …..tháng ….năm …của ………, đã nộp vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất.
Người nộp báo cáo: Họ và tên người nộp, chức vụ Người nhận báo cáo: Họ và tên người nhận, chức vụ
Báo cáo mang ký hiệu lưu trữ (ký hiệu báo cáo/số bảo quản) gồm những tài liệu như bảng thống kê đi kèm.
Chứng nhận được thành lập 04 bộ: Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất giữ 02 bộ, đơn vị giao nộp báo cáo giữ 02 bộ.
NGƢỜI NỘP Ký ghi rõ họ tên NGƢỜI NHẬN Ký ghi rõ họ tên PHÒNG LTĐC Ký ghi rõ họ tên GIÁM ĐỐC Ký ghi rõ họ tên Đóng dấu
BẢNG THỐNG KÊ DANH MỤC DỮ LIỆU NỘP VÀO BÁO CÁO ĐỊA CHẤT
(Kèm theo Giấy xác nhận giao nộp dữ liệu địa chất, khoáng sản vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất số: /CN – TTLTĐC ngày tháng năm)
Số TT
Tên tài liệu
Số trang Số hiệu bản vẽ Số lƣợng bản vẽ Số bộ 1 Thuyết minh 55 2
2 Hồ sơ phê duyệt trữ lượng khoáng sản 43 2
3 Phụ lục 126 2
4 Bản đồ tài liệu thực tế địa chất tờ E - 48 - 42A (Phu Đen Đinh), tỷ lệ 1:50.000
01 1 2
5 Bản đồ tài liệu thực tế địa chất tờ E - 48 -42B (Bản Thái Sơn), tỷ lệ 1:50.000
02 1 2
6 Bản đồ tài liệu thực tế địa chất tờ E - 48 -42D (Lanphila), tỷ lệ 1:50.000
03 1 2
7 Bản đồ địa chất khoáng sản tờ E - 48 - 42A