CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ĐỊACHẤT
3.5 Những điều kiện để áp dụng quy trình thu thập tài liệu tại Trung
3.5.1 Sự thống nhất về mặt chỉ đạo của các cấp lãnh đạo của Trung tâm
Để quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất được áp dụng trong thực tế công tác thu thập tài liệu của Trung tâm, yêu cầu đặt ra đối với các cấp lãnh đạo của Trung tâm như sau.
Thứ nhất, đồng ý , nhất trí với việc áp dụng quy trình vào nghiệp vụ thu thập tài liệu của Trung tâm. Điều này tạo ra được sự nhất quán và là yêu cầu mấu chốt đảm bảo cho quy trình có thể được triển khai áp dụng.
Thứ hai, các cấp lãnh đạo phải là những người nắm chắc nội dung cơ bản của quy trình và thực sự quyết tâm chỉ đạo quá trình áp dụng quy trình này vào trong công việc thu thập tài liệu của Trung tâm. Bản thân người lãnh đạo phải nắm rõ nội dung, hiểu được những lợi ích của quy trình mới có thể đưa ra những chỉ đạo chặt chẽ nhất, sát sao nhất đối với việc triển khai áp dụng quy trình thu thập tài liệu. Có được sự thống nhất về mặt chủ trương và chỉ đạo của lãnh đạo Trung tâm sẽ là cơ sở vững chắc nhất cho việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu.
Thứ ba, trong quy trình đã phân chia thành các bước thực hiện đầy đủ với trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận, muốn cho quy trình được triển khai thực sự có hiệu quả đòi hỏi bản thân các cấp lãnh đạo phải thực hiện đúng những quy định liên quan đến trách nhiệm của mình đã được đặt ra trong quy trình. Chỉ khi các cấp lãnh đạo làm được điều này thì các cán bộ, nhân viên trong cơ quan mới nghiêm túc, tự giác thực hiện.
Thứ tư, đảm bảo việc cung cấp đầy đủ các yêu cầu về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực và kinh phí cho việc triển khai áp dụng quy trình thu thập tài
liệu vào Trung tâm. Việc triển khai thực hiện quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất cần có một số điều kiện nhất định về cơ sở vật chất, do vậy, muốn áp dụng được quy trình và quy trình thực sự mang lại hiệu quả các cấp lãnh đạo của Trung tâm phải nhận thấy được sự cần thiết và tầm quan trọng của yếu tố này và có sự trang bị đầy đủ để các phòng ban chức năng có thể thực hiện công tác thu thập tài liệu được thuận lợi.