CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ĐỊACHẤT
2.4 Kết quả thu thập
Tài liệu địa chất khoáng sản là đặc biệt quan trọng trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, góp phần cơ bản trong việc xây dựng các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển cũng như các công trình cụ thể thuộc mọi lĩnh vực của nền kinh tế cũng như quốc phòng, an ninh.
Lưu trữ Địa chất được thành lập từ năm 1959 cùng với Bảo tàng Địa chất và Thư viện Địa chất với tên gọi chung là Phòng Tư liệu địa chất trực thuộc Tổng cục Địa chất. Phòng có chức năng thu thập, bảo quản các tài liệu
địa chất, mẫu địa chất, sách thư viện, các tài liệu và mẫu vật bảo tàng. Thời gian này tuy các tài liệu địa chất còn chưa nhiều nhưng công tác lưu trữ cũng đã được chú ý, đặc biệt là việc thu thập và bảo quản các tài liệu địa chất từ thời Pháp thuộc.
Trong những năm tiếp theo, cùng với việc đẩy mạnh các dạng công tác điều tra địa chất, công tác thu thập các báo cáo địa chất bắt đầu được tiến hành một cách có hệ thống. Tuy thời kỳ này đất nước đang phải trải qua cuộc chiến tranh chống Mỹ đầy những biến động nhưng công tác lưu trữ vẫn được chú trọng và duy trì. Hầu hết các tài liệu thuộc thời kỳ này đều được thu thập và lưu giữ cho đến nay, điều đó nói lên sự cố gắng rất lớn của bộ phận Lưu trữ Địa chất trong hoàn cảnh chiến tranh.
Sau khi Miền Nam được giải phóng, việc tiếp nhận các tài liệu do chính quyền Sài Gòn để lại đã được tiến hành ngay trong đó có một số tài liệu quý giá liên quan đến dầu khí. Các tài liệu này cũng góp phần cho việc phát hiện ra các mỏ dầu khí tại thềm lục địa phía Nam hiện nay.
Để lưu giữ và bảo quản được thống nhất và tập trung, năm 2003 các tài liệu địa chất trong Thành phố Hồ Chí Minh đã được chuyển ra Hà Nội. Đây là khối tài liệu được chuyển từ Lưu trữ địa chất (bộ A) được chuyển vào Thành phố Hồ Chí Minh khi xảy ra chiến tranh biên giới phía Bắc năm 1979. Lưu trữ địa chất đã tiến hành tiếp nhận, kiểm tra và đưa toàn bộ khối tài liệu trên vào lưu trữ trong kho của mình.
Trong các năm trên công tác thu nhận báo cáo đưa vào kho lưu trữ cũng được cải thiện qua từng thời kỳ từ việc thuần tuý thu nhận các báo cáo địa chất đến tăng cường công tác kiểm tra. Nhờ đó chất lượng các báo cáo được lưu giữ ngày càng tốt hơn. Công việc thu nhận báo cáo địa chất của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra về số lượng tài liệu, kỹ thuật in, chất lượng in, việc đánh số trang, thống kê các tài
liệu kèm theo. Từ năm 1998 đến nay việc kiểm tra và thu nhận báo cáo có bước tiến quan trọng. Công tác kiểm tra báo cáo có những định hướng cụ thể bằng các văn bản quy định của Nhà nước (Quyết định số 34/2002/QĐ-BCN ngày 28 tháng 8 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành Quy định về giao nộp báo cáo địa chất và cung cấp tài liệu địa chất và khoáng sản; Quyết định số 378 QĐ/ĐCKS-ĐC ngày 17 tháng 9 năm 2003 của Cục Trưởng cục Địa chất và khoáng sản Việt Nam về việc ban hành Quy định chi tiết về quy cách tài liệu và thể thức giao nộp báo cáo vào lưu trữ địa chất; Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT ngày 05 tháng 6 năm 2013 Quy định về việc giao nộp, thu nhận, lưu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu về địa chất, khoáng sản), kể từ đây việc thu nhận và kiểm tra báo cáo tiến hành toàn diện các báo cáo nộp vào Lưu trữ Địa chất cả ở bản in trên giấy, cả ở bản dữ liệu trên đĩa CD-R. Nội dung kiểm tra thu nhận báo cáo giao nộp vào Lưu trữ Địa chất:
Chất lượng công tác kiểm tra thu nhận ngày càng được nâng cao, thông qua việc kiểm tra đã phát hiện hàng loạt những tồn tại, sai sót của tài liệu mà công việc kiểm tra trước khi nộp vào Lưu trữ Địa chất chưa phát hiện hết. Kết quả công tác kiểm tra báo cáo khi thu nhận vào Lưu trữ Địa chất đã góp phần nâng cao tính khoa học của báo cáo địa chất, tính chính xác và nhất quán, thẩm mỹ cũng như tính bền chắc của tài liệu.
Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất hàng năm Trung tâm thu nhận khoảng 80 đầu báo cáo với số liệu cụ thể của một số năm gần đây như sau:
Năm 2010 2011 2012 2013
Số lượng báo cáo 100 132 71 57
(Số liệu được lấy từ các báo cáo công tác năm 2010, 2011, 2012, 2013 của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất)
Tính đến hết 31 tháng 12 năm 2013 tổng số báo cáo địa chất Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất thu nhận về là 3.546 báo cáo gồm 8702 quyển và 3785 hộp bản vẽ (tương đương 527m dài) với các loại và có thời gian từ năm 1956 đến nay. Tất cả các báo cáo trên đều đã được kiểm tra thể thức, quy cách, tính chính xác, thống nhất của tài liệu giấy với dữ liệu trên đĩa CD theo quy định hiện hành.
Theo Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT ngày 05 tháng 6 năm 2013, Lưu trữ Địa chất đã tiến hành thu nhận cả tài liệu nguyên thuỷ của các báo cáo nộp vào Lưu trữ và đã nhận được 34 báo cáo.
Với số lượng báo cáo địa chất thu thập được cho thấy Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất đã rất cố gắng khắc phục những khó khăn và đạt được những kết quả nhất định trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Những báo cáo địa chất này sẽ là nguồn tài sản quý của quốc gia phục vụ cho các mục đích nghiên cứu, khai thác nguồn tài nguyên, phát triển kinh tế xã hội của các địa phương cũng như của cả nước.
Tiểu kết chƣơng 2
Nội dung chương 2 chúng tôi tập chung chủ yếu vào việc khảo sát thực trạng công tác thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất. Cụ thể như sau:
- Nguồn và thành phần tài liệu thu thập vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất;
- Công tác tổ chức thu thập và tình hình thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm.
Trên cơ sở khảo sát tình hình thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất chúng tôi thấy được một số bất cập, tồn tại trong quá trình thu thập tài liệu. Đây sẽ là cơ sở thực tiễn quan trọng đòi hỏi phải tiến hành xây dựng được quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất,
CHƢƠNG 3
XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 3.1 Sự cần thiết phải xây dựng quy trình Thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất
Theo Từ điển tiếng Việt của Trung Tâm từ điển học “Quy trình là trình tự phải tuân theo để tiến hành một công việc nào đó” [36;1054].
Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2007 “Quy trình là cách thức cụ thể để tiến hành một hành động hay một quá trình” [ 30;30]. Theo cách hiểu trên quy trình là nói đến trình tự của các hoạt động, phương pháp, trách nhiệm, quyền hạn, thời gian, cơ sở vật chất cần thiết, tiêu chuẩn hoạt động, hoạt động kiểm soát và yêu cầu hồ sơ. Hay quy trình chính là mô tả cách thực hiện các hoạt động đảm báo đáp ứng được các yêu cầu đặt ra trong đó trách nhiệm của các thành viên có liên quan đến các hoạt động cũng được xác định trong quy trình. Mục đích của quy trình là chỉ ra cách thức thực hiện và người chịu trách nhiệm thực hiện một hoạt động hoặc một quá trình cụ thể.
Tại Chương 1 của Luận văn này chúng tôi đã tập trung phân tích một số ý nghĩa tiêu biểu của tài liệu Địa chất. Để phát huy những ý nghĩa đó của tài liệu lưu trữ đặt ra nhiều vấn đề trong đó có việc phải thu thập đầy đủ, chính xác và tập trung khối tài liệu này trong đó khâu thu thập tài liệu tương đối quan trọng. Chúng ta phải đặt ra vấn đề xây dựng Quy trình thu thập tài liệu Địa chất vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất bởi vì những lợi ích, ý nghĩa từ việc có quy trình mang lại như sau.
Thứ nhất, Quy trình thu thập tài liệu sẽ là cơ sở cho việc thực hiện công việc thu thập tài liệu địa chất và Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất. Trong đó nhiệm vụ của các phòng ban, đơn vị chức năng được xác định rõ ràng công việc liên quan đến việc thu thập tài liệu địa chất, từ đó làm cơ sở
cho việc phân công phân nhiệm đến từng vị trí khác trong các phòng ban, đơn vị chức năng đó. Nội dung của quy trình không chỉ thể hiện trình tự các bước thực hiện việc thu thập tài liệu mà nó còn quy định cụ thể trách nhiệm và quyền hạn của mỗi đơn vị, phòng ban của Trung tâm trong quá trình thu thập tài liệu. Căn cứ vào đó, mỗi phòng ban, đơn vị chức năng của Trung tâm tiến hành phân công công việc cho từng cán bộ, công chức của mình được cụ thể, tránh việc chồng chéo hay bỏ sót công việc.
Thứ hai, Việc xây dựng Quy trình thu thập tài liệu chính là việc xác định các thủ tục hành chính cho phù hợp với các quy định của pháp luật về thu thập bổ sung và đảm bảo cho việc tiến hành thu thập tài liệu được an toàn, nhanh chóng và chính xác. Các thủ tục hành chính đó phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm loại hình tài liệu, đối tượng giao nộp tài liệu và cơ quan đơn vị được thu tài liệu. Bên cạnh đó Quy trình thu thập sẽ cung cấp những thông tin cần thiết cho người giao nộp tài liệu lưu trữ, không gây phiền hà cho đối tượng giao nộp và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên (bên giao nộp tài liệu và bên thu nhận tài liệu). Quy trình sau khi được xây dựng, ban hành sẽ được in ra và phổ biến đến từng phòng ban, đơn vị chức năng, thậm chí là đến từng cán bộ có lien quan. Điều này sẽ giúp cho mỗi đối tượng có liên quan đến công tác thu thập tài liệu sẽ xác định được cụ thể công việc mình phải làm, yêu cầu, thời gian … và chất lượng công việc sẽ nâng cao hơn, mỗi cá nhân sẽ chủ động được phần công việc của mình dẫn đến thời gian thu thập tài liệu sẽ nhanh chóng hơn.
Thứ ba, Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ Địa chất vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất sẽ là quy phạm bắt buộc trong Trung tâm đồng thời nó cũng là hướng dẫn cho việc thực hiện thống nhất nghiệp vụ thu thập tài liệu địa chất tại cơ quan này. Nhờ đó mỗi cán bộ trong cơ quan sẽ biết được trách nhiệm cần phải thực hiện ở vị trí công tác của mình, mối quan hệ
với công việc của các đồng nghiệp khác như thế nào, vị trí, ý nghĩa công việc của mình… từ đó có thái độ làm việc đúng mực và phù hợp với công việc.
Thứ tư, Quy trình thu thập tài liệu Địa chất nếu được xây dựng và ban hành sẽ còn là cơ sở để để kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện công việc thu thập tài liệu Địa chất và Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất. Thông qua việc kiểm soát các khâu, các công đoạn của quy trình, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo Trung tâm có thể xác định nhưng khâu, những công việc cần phải điều chỉnh nhằm hạn chế những tiêu cực, trì trệ trong việc thu thập tài liệu vào Trung tâm. Ngoài ra việc kiểm soát thực hiện quy trình Thu thập tài liệu, lãnh đạo Trung tâm còn kịp thời phát hiện những thủ tục không còn phù hợp với các quy định của pháp luật về Thu thập bổ sung. Từ đó sẽ có những thay đổi cho đúng với pháp luật của nhà nước thu thập tài liệu Địa chất cũng như phù hợp với đặc điểm cụ thể của tài liệu, của cơ quan.
Trên cơ sở phân tích những ý nghĩa, lợi ích đem lại từ việc có Quy trình cụ thể về việc Thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất chúng tôi càng thêm khẳng định việc xây dựng Quy trình Thu thập tài liệu là cần thiết và phải được tiến hành ngay tại Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất.
3.2 Cơ sở xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất Lƣu trữ Địa chất
3.2.1 Cơ sở pháp lý
Trên cơ sở nhận thức được tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ đặc biệt là lưu trữ lịch sử, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã ban hành một số văn bản quy định về các vấn đề liên quan đến việc thực hiện nghiệp vụ này. Tại Công văn số 319/VTLTNN – NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2014 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp đã đề cập đến các
thủ tục khi tiến hành giao nộp tài liệu; trách nhiệm của cơ quan thu thập tài liệu trong quá trình thực hiện công tác thu nộp tài liệu lưu trữ. Tại mục 3 trong công văn này quy định trách nhiệm cụ thể của lưu trữ lịch sử các cấp “3.1. Lập kế hoạch thu thập tài liệu và thống nhất với các cơ quan, tổ chức về thời gian giao nộp.
3.2. Phối hợp với lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức lựa chọn tài liệu để giao nộp.
3.3. Hướng dẫn lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức lựa chọn tài liệu để giao nộp.
3.4 Kiểm tra mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người phụ trách lưu trữ lịch sử quyết định….
3.5. Hoàn chỉnh hồ sơ về việc nộp tài liệu và trình cơ quan chủ quản trực tiếp của lưu trữ lịch sử duyệt….
3.6. Thông báo cho cơ quan, tổ chức nộp lưu về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi được cấp có thẩm quyền duyệt; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
3.7. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu… ” [ 8 ; 2]. Ngoài ra tại điều 22 của Luật lưu trữ cũng đã đề cập đến những nội dung liên quan đến trình tự, thủ tục nộp lưu tài liệu. Đây là sẽ những cơ sở pháp lý quan trọng cho việc xây dựng quy trình nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu nói chung và việc thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất nói riêng.
Bên cạnh việc ban hành một số văn bản hướng dẫn về trình tự, thủ tục và ban hành nhiều quy trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ khác như: Quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy được ban hành kèm theo Quyết định số 128/QĐ – VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm được ban hành kèm theo Công văn số
479/LTNN-NVTW ngày 05 tháng 10 năm 2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước; Quy trình chỉnh lý bản gốc tài liệu Mộc bản được ban hành kèm theo Công văn số 881/VTLTNN – NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2006 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước;… Những quy trình nghiệm vụ này sẽ là nguồn tham khảo quan trọng để chúng tôi tiến hành xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất.
3.2.2 Cơ sở thực tiễn
Từ những kết quả khảo sát thực tế tình hình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất mà chúng tôi trình bày tại chương 2 của luận văn cho thấy vấn đề đặt ra đối với Trung tâm trong việc thu thập tài liệu là