CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ĐỊACHẤT
3.5 Những điều kiện để áp dụng quy trình thu thập tài liệu tại Trung
3.5.3 Điều kiện về nhân lực
Trong tất cả các công việc, yếu tố quan trọng nhất và có tính quyết định bao giờ cũng là yếu tố con người. Các yếu tố khác đều do con người tạo ra và thực hiện, do vậy trong việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất, điều kiện về nhân lực là điều kiện quan trọng và có tính chất quyết định đối với sự thành công hay không.
Đề có thể áp dụng và triển khai có hiệu quả quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm, một trong những yếu tố quan trọng và có vai trò quyết định chính là bản thân các cán bộ trực tiếp làm công tác thu thập tài liệu.
Theo khảo sát của chúng tôi tại Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất hiện nay đảm nhận công việc thu thập tài liệu do phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất. Số lượng cán bộ của phòng bao gồm 04 người với 01 Thạc sỹ địa chất, 01 kỹ sư công nghệ thông tin và 02 cử nhân thư việc. Do số lượng cán bộ không nhiều, nhưng khối lượng công việc phải thực hiện tương đối lớn. Ngoài việc phải tiến hành thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm, phòng còn phải thực hiện chức năng xử lý các dữ liệu địa chất. Đối với công việc thu thập tài liệu, khối lượng tài liệu của mỗi bộ Báo cáo địa chất lại lớn nên việc thực hiện công việc công việc giao nhận, kiểm tra tài liệu phải cần nhiểu thời gian và nhiều nhân lực do vậy công tác thu thập gặp khó khăn, đây cũng là một trong những nguyên nhân làm cho công tác thu thập tài liệu của Trung tâm bị thụ động và kết quả công tác thu thập tài liệu không cao. Trên thực tế còn rất nhiều tài liệu địa chất thuộc diện giao nộp nhưng chưa được tiến hành thu thập vào Trung tâm do nhiều nguyên nhân nhưng trong đó có nguyên nhân không đủ cán bộ để có thể làm được hết công việc này.
Bên cạnh đó những cán bộ này không được đào tạo đúng chuyên ngành Lưu trữ cũng là một khó khăn đáng phải quan tâm. Do đó để áp dụng quy trình thu thâp tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất có hiệu quản cần đặt ra các yêu cầu về nhân lực như sau:
Thứ nhất, bổ sung số lượng cán bộ cho Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất. Chưa tính đến chức năng xử lý dữ liệu địa chất, trong công việc thu thập tài liệu, với đặc điểm các Báo cáo địa chất bao gồm khối lượng lớn tài liệu với những quy định, quy chuẩn về việc thành lập và trình bày được cơ quan quản lý ngành quy định cụ thể, chi tiết khi tiến hành kiểm tra các tài liệu địa chất giao nộp vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất, các cán bộ thu thập cần phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu các tài liệu này với quy định đã được ban hành. Khi có đủ số lượng cán bộ lưu trữ mới đảm bảo được việc tiếp nhận tài liệu đặc biệt trong trường hợp tiếp nhận nhiều báo cáo cùng giao nộp một thời điểm. Bên cạnh đó cũng đảm bảo yêu cầu thời gian công việc kiểm tra tài liệu giao nộp theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường (trong 10 ngày làm việc).
Thứ hai, các cán bộ của Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất cần phải được đào tạo chuyên môn sau về lưu trữ. Các cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên ngành có những yêu cầu đặc biệt phải hiểu vê chuyên ngành đó để có thể hiểu tài liệu, kiểm tra được tài liệu tuy nhiên để có thể thực hiện được chuẩn xác các nghiệp vụ lưu trữ nhất thiết phải được đào tạo chuyên sâu về lưu trữ. Do đó, việc cử các cán bộ tham gia các lớp tập huấn, đào tạo về nghiệp vụ lưu trữ là cần thiết. Điều này giúp cho việc triển khai các nghiệp vụ của công tác lưu trữ sẽ thuận lợi và nhanh chóng hơn đặc biệt là việc xây dựng và áp dụng các quy trình nghiệp vụ.
Thứ ba, làm việc với tài liệu lưu trữ đòi hỏi những con người có phẩm chất cẩn thận, tỉ mẩn và nó trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu cũng
như việc sử dụng thông tin khai thác trong tài liệu lưu trữ về sau. Bên cạnh đó, công việc của cán bộ thu thập tài liệu có những đặc thù riêng (không cầu kỳ về ăn mặc, làm việc tiếp xúc với tài liệu trong các phòng khu riêng biệt…) nên không phải ai cũng có thể làm được. Thực tế này đòi hỏi bản thân các cán bộ của Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất phải là những người có tâm huyết, trách nhiệm với nghề đồng thời phải chủ động trong công việc của mình.