CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ĐỊACHẤT
3.4 Xây dựng quy trình Thu thập tài liệu Địa chất vào Trung tâm
tin Lƣu trữ Địa chất
Bằng các phương pháp đã nêu ở trên, chúng tôi tiến hành xây dựng Quy trình thu thập tài liệu Địa chất như sau:
TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU
TRỮ ĐỊA CHẤT
QUY TRÌNH Mã số:
THU THẬP TÀI LIỆU Lần ban hành:
Ngày ban hành: Lần sửa đổi: Số trang:
CÁ NHÂN/ ĐƠN VỊ ĐƢỢC PHÂN PHỐI QUY TRÌNH
TT Nơi nhận
1 Liên đoàn bản đồ địa chất miền Bắc 2 Liên đoàn bản đồ Địa chất miền Nam 3 Liên đoàn địa chất Đông Bắc
4 Liên đoàn địa chất Tây Bắc 5 Liên đoàn địa chất Bắc Trung Bộ 6 Liên đoàn địa chất Trung Trung Bộ 7 Liên đoàn địa chất Intergeo
8 Liên đoàn địa chất xạ hiếm 9 Liên đoàn vật lý địa chất
10 Liên đoàn địa chất và khoáng sản Biển
… …..
SỬA ĐỔI (4)
Lần sử đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi
00 00
Ngƣời soạn thảo, sửa đổi Ngƣời xem xét Ngƣời phê duyệt
Cán bộ Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất
Lãnh đạo Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất
Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất
QUY TRÌNH Mã số:
Thu thập tài liệu Lần ban hành: Ngày ban hành: Lần sửa đổi: Số trang:
1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này được ban hành nhằm mục đích:
-Thống nhất được trình tự, thủ tục khi tiến hành thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất.
- Các cá nhân, đơn vị có liên quan biết được các bước tiến hành nghiệp vụ thu thập tài liệu đồng thời nắm rõ trách nhiệm của mình đối với từng công việc để chủ động thực hiện.
- Tăng hiệu quả của việc thu thập tài liệu vào Trung tâm.
- Giúp lãnh đạo Trung tâm có thể kiểm soát được quy trình và thuận lợi trong việc kiểm tra đột xuất bất kỳ bước nào trong quy trình.
2. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƢỢNG ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng đối với việc thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất. Các đối tượng áp dụng quy trình này đó là chính là: Ban giám đốc Trung tâm; Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất thuộc Trung tâm và các cơ quan, đơn vị hay cá nhân có tài liệu giao nộp vào Trung tâm.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
-Luật Khoáng sản 2010 - Luật lưu trữ 2011.
- Nghị định số 102/2008/NĐ-CP ngày 15 tháng 9 năm 2008 của Chính phủ Về việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường
-Thông tư số 12/2013/TT – BTNMT ngày 05 tháng 6 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường Quy định về việc giao nộp, thu nhận, lưu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu địa chất, khoáng sản.
4. GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ
Đối với quy trình thu thập tài liệu Địa chất vào Trung tâm Thông tin lưu trữ Địa chất cần phải giải thích một số định nghĩa và thuật ngữ sau:
+ Thu thập tài liệu là tập hợp các tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu theo danh mục của cơ quan, đơn vị đã được phê duyệt để chuyển vào bảo quản ở các kho lưu trữ.
+ Báo cáo địa chất là thông tin về địa chất, khoáng sản của một đề án, dự án nghiên cứu, điều tra cơ bản địa chất và khoáng sản; thăm dò khoáng sản đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt hoặc xác nhận tính hợp pháp và giá trị thông tin trong báo cáo.
Thu thập tài liệu là một trong những nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ, nghiệp vụ này nhằm mục đích tập trung bảo quản thống nhất tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị vào lưu trữ. Thực hiện nghiệp vụ này sẽ là cơ sở cho việc thực hiện các nghiệp vụ tiếp theo của Công tác lưu trữ.
+ Thành phần tài liệu cần thu thập vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất là những tài liệu:
“1. Báo cáo kết quả điều tra cơ bản địa chất về khoáng sản, báo cáo kết quả thăm dò khoáng sản (Báo cáo địa chất).
2. Hồ sơ xây dựng chiến lược, quy hoạch; quy chuẩn kỹ thuật; tiêu chuẩn, định mức, đơn giá trong điều tra cơ bản địa chất về khoáng sản, hoạt động khoáng sản.
3. Hồ sơ chương trình, dự án đề án và công trình quan tọng quốc gia về địa chất và khoáng sản;
4. Hồ sơ tiền cấp quyền khai thác khoáng sản;
5. Hồ sơ khu vực dự trữ tài nguyên khoáng sản quốc gia, khu vực có khoáng sản phân tán nhỏ lẻ; khoanh định khu vực cấm, tạm thời cấm hoạt động khoáng sản; khu vực có khoáng sản độc hại;
6. Kết quả thống kê, kiểm kê trữ lượng tài nguyên khoáng sản trên phạm vi cả nước”. [34;1,2]
5.1 Lưu đồ
Trách nhiệm/Ngƣời thực hiện
Các bƣớc thực hiện Tài liệu liên
quan/Sản phẩm
Cán bộ, lãnh đạo phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất; lãnh đạo Trung tâm Kế hoạch thu thập Cán bộ phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất Cán bộ phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất,
Ban lãnh đạo Trung tâm
Thông báo kế hoạch thu thập tài liệu
Cán bộ phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất, Ban giám đốc Trung tâm Cơ quan, cá nhân có tài
liệu giao nộp
Giấy tiếp nhận tài liệu
Tài liệu giao nộp
Cán bộ Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất
Biên bản kiểm tra
Giấy xác nhận giao nộp tài liệu Danh mục tài liệu giao nộp
Ban giám đốc trung tâm
Cán bộ phòng Thu thập
và xử lý dữ liệu địa chất Hồ sơ thu thập tài liệu
1. Xây dựng, trình và duyệt kế hoạch thu thập
3. Thông báo kế hoạch thu thập và chuẩn bị cho công tác thu thập tài liệu
2. Xác định tài liệu cần thu thập
4. Tổ chức thực hiện việc thu thập tài liệu và làm
giấy tiếp nhận
5. Kiểm tra tài liệu giao nộp
6. Cấp giấy xác nhận giao nộp tài liệu
7. Hoàn chỉnh và lƣu hồ sơ về thu thập tài liệu
5.2 Mô tả chi tiết
Bước 1: Xây dựng, trình duyệt kế hoạch thu thập tài liệu địa chất
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm) trong đó lập kế hoạch là chức năng quan trọng nhất đối với hoạt động quản lý nói chung và mỗi nhà quản lý nói riêng.
Việc xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất là thực sự cần thiết vì nó chính là cơ sở thúc đẩy công việc thu thập tài liệu của Trung tâm được thực hiện có hiệu quả cao và đạt được mục tiêu đề ra. Lập kế hoạch chính là vạch ra phương hướng và mục tiêu của công việc thu thập tài liệu và nó sẽ giảm bớt được tính thụ động trong công việc thu thập tài liệu của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất. Mặt khác, khi xây dựng được kế hoạch thu thập tài liệu sẽ giúp Trung tâm tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và nó cũng chính là cơ sở, tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra về sau.
Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất có trách nhiệm xây dựng và trình duyệt kế hoạch thu thập tài liệu vào Trung tâm của mình. Kế hoạch thu thập tài liệu địa chất được xây dựng trên cơ sở nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước được cấp; Danh sách các đề án sẽ được bảo vệ, nghiệm thu trong năm do Nhà nước đầu tư thông qua sự quản lý của Bộ Tài nguyên và Môi trường; Quyết định phê duyệt dự án Ủy ban Nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân có tài liệu địa chất giao nộp vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất cần nghiêm túc thực hiện kế hoạch do Trung tâm xây dựng và đã được phê duyệt.
Kế hoạch thu thập tài liệu Địa chất vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất được xây dựng phải bao gồm các nội dung chính sau:
tài liệu của các đề án đó vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất. Theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường, các dự án sau khi nghiệm thu trong vòng 15 ngày phải giao nộp tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để Trung tâm xác định thời gian giao nộp tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu địa chất. Trong kế hoạch ngoài việc quy định cụ thể thời gian thu tài liệu còn phải xác định cụ thể công việc kiểm tra tài liệu được thực hiện trong thời gian bao lâu, thời gian cấp giấy chứng nhận thu thập tài liệu.
- Địa điểm: Việc xác định địa điểm thu thập tài liệu là nội dung cần thiết đối với bản kế hoạch thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất bởi vì nó còn liên quan đến kinh phí và việc chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ cho công việc thu nhận tài liệu. Đối với địa điểm thu nhận tài liệu địa chất được chia thành 02 loại như sau:
+ Tổ chức thu nhận tài liệu giao nộp tại phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất của thuộc Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất đối với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện hoạt động địa chất có kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước.
+ Tổ chức thu nhận tài liệu tại cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có tài liệu đối với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện hoạt động địa chất từ nguồn kinh phí tư nhân.
Việc tiến hành thu thập tài liệu tại cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân tiến hành hoạt động địa chất sử dụng nguồn kinh phí tư nhân sẽ thể hiện sự chủ động của Trung tâm Thông tin Lưu trữ trong việc thu thập tài liệu địa chất. Khắc phục được hạn chế hiện tại trong việc thu thập tài liệu địa chất của Trung tâm: các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân tiến hành hoạt động địa chất sử dụng nguồn kinh phí tư nhân không chủ động giao nộp tài liệu.
- Xác định khối lượng tài liệu thu nhận: Trên cơ sở xác định khối lượng tài liệu thu nhận sẽ tính ra kinh phí được cấp cho Trung tâm trong công việc
thu nhận tài liệu hàng năm. Đồng thời xác định khối lượng tài liệu thu nhận giúp Trung tâm chủ động chuẩn bị phòng kho, các trang thiết bị bảo quản tài liệu cũng như nguồn nhân sự thực hiện các công việc tiếp nhận, kiểm tra cũng như các nghiệp vụ lưu trữ về sau.
- Phân công công việc cụ thể: Nội dung bản kế hoạch phải đề cập đến việc phân công trách nhiệm cụ thể đối với từng nội dung công việc trong suốt quá trình tiến hành thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất mà trực tiếp đây là trách nhiệm của cán bộ phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất, sự hỗ trỡ của phòng Lưu trữ và lãnh đạo Trung tâm. Điều này sẽ tránh được việc bỏ sót công việc, nâng cao được tinh thần trách nhiệm của từng cán bộ có liên quan đến công việc thu nộp cũng như tránh lãng phí nguồn nhân lực của Trung tâm.
Kế hoạch thu thập tài liệu địa chất sẽ được cán bộ phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất xây dựng, lãnh đạo Trung tâm xem xét duyệt.
Bước 2: Xác định tài liệu cần phải thu thập
Mặc dù những nội dung tài liệu cần phải giao nộp, quy cách tài liệu, số lượng tài liệu… đã được quy định trong các văn bản của Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành, tuy nhiên trách nhiệm của Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất trước khi tiến hành thu thập tài liệu cần phải thống kê và cụ thể hơn nữa những nội dung trên để thông báo đến các cơ quan, tổ chức và cá nhân có tài liệu giao nộp cung với kế hoạch thu thập tài liệu. Đồng thời đó, các cơ quan, tổ chức và cá nhân có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu theo đúng về mặt số lượng, quy cách tài liệu mà Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất yêu cầu. Điều này sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu giao nộp chủ động trong việc chuẩn bị tài liệu tốt hơn, tranh được việc giao nộp thiếu, tài liệu không đúng quy cách và các cán bộ lưu trữ của Trung tâm khi tiến hành thu tài liệu sẽ chủ động cũng như công tác kiểm tra tài liệu về sau sẽ
Dựa vào các quy định của nhà nước đã được ban hành, thành phần tài liệu cần phải nộp vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất vào gồm:
- Văn bản pháp lý: đây là những tài liệu liên quan đến việc cấp phép cho hoạt động địa chất của cơ quan, tổ chức hay cá nhân và những tài liệu liên quan đến việc nghiệm thu các đề án, dự án, công trình của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đó. Tài liệu phải là bản chính hoặc là bản sao có giá trị pháp lý.
- Thuyết minh: theo mẫu quy chuẩn của ngành - Phục lục: theo mẫu quy chuẩn của ngành - Bản vẽ: theo mẫu quy chuẩn của ngành - Tài liệu nguyên thủy
Bước 3: Thông báo kế hoạch thu thập tài liệu và chuẩn bị các điều kiện để tiếp nhận tài liệu
Sau khi có được bản Kế hoạch thu thập tài liệu và xác định cụ thể những tài liệu cần thu thập, Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất cần chủ động ra thông báo gửi đến cơ quan Tổng cục Địa chất và Khoáng sản; Ủy ban nhân dân các tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương; các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân thực hiện dự án nghiên cứu điều tra địa chất (Thông qua Bộ Tài nguyên và Môi trường và Ủy ban nhân dân các tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương) về kế hoạch thu thập tài liệu của mình. Bản thông báo cần nêu rõ nội dung về công tác thu thập tài liệu cũng như các yêu cầu về trách nhiệm đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân có tài liệu giao nộp như: thời gian giao nộp tài liệu, các loại tài liệu phải giao nộp, số lượng tài liệu, quy cách tài liệu, hình thức vận chuyển tài liệu đến giao nộp, trách nhiệm của từng bên trong việc giao nộp tài liệu vòa Trung tâm. Việc thông báo kế hoạch thu thập tài liệu cần phải thông báo sớm và có khoảng thời gian nhất định từ khi thông báo đến thời điểm giao nộp tài liệu để bên có tài liệu giao nộp có thời gian
chuẩn bị, chỉnh sửa tài liệu cho đúng với yêu cầu của cơ quan quản lý ngành cũng như của Trung tâm.
Việc thông báo kế hoạch thu thập tài liệu đến các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân giao nộp tài liệu giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân này chủ động chuẩn bị cho công việc giao nộp tài liệu của mình. Đặc biệt đối với những cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tiến hành hoạt động địa chất không sử dụng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước cũng nhận thấy được trách nhiệm phải giao nộp tài liệu của mình. Đồng thời, việc đưa ra những quy định quy cách tài liệu, số lượng tài liệu… sẽ góp phần nâng cao chất lượng tài liệu khi giao nộp vào Trung tâm.
Trên cơ sở số báo cáo địa chất đã được thống kê trong kế hoạch thu thập tài liệu và thời gian thu thập, phòng Thu thập và xử lý dữ liệu địa chất của Trung tâm tiến hành chuẩn bị về kho tàng và phương tiện để tổ chức thu nhận tài liệu. Do đặc điểm khối lượng tài liệu của mỗi bộ báo cáo địa chất là rất lớn nên từ phía Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất cũng phải có kế hoạch và sự chuẩn bị chu đáo về cơ sở vật chất để tiến hành công tác thu nhận