CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ĐỊACHẤT
3.3 Lựa chọn và chuẩn bị thông tin để viết dự thảo quy trình
Để xây dựng Quy trình Thu thập tài liệu Địa chất vào Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất chúng tôi đã tiến hành làm các công việc như sau:
3.3.1 Nghiên cứu các hướng dẫn biên soạn quy trình và tham khảo một số quy trình đã ban hành của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước. quy trình đã ban hành của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước.
Khi tiến hành xây dựng quy trình thu thập tài liệu của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu một số văn bản hướng
dẫn thực hiện công tác thu thập bổ sung tài liệu của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, một số quy trình nghiệp vụ lưu trữ mà Cục đã nghiên cứu xây dựng và ban hành. Ngoài ra chúng tôi cũng tham khảo bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000, ISO 9000:2008. Từ đó chúng tôi đưa ra nội dung quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất cần phải xây dựng bao gồm:
* Phần thông tin: tên quy trình, mã số, lần ban hành, ngày ban hành, lần sửa đổi, số trang, người soạn thảo, người xem xét, người phê duyệt. Ngoài ra còn có một số thông tin khác như: theo dõi việc sửa đổi; các nhân, đơn vị nhận quy trình.
* Phần nội dung bao gồm: Mục đích của quy trình, phạm vi và đối tượng áp dụng, tài liệu viện dẫn, giải thích thuật ngữ, nội dung chính, lưu đồ và các phụ lục đính kèm.
Dưới đây là mẫu trình bày có thể được áp dụng cho quy trình thu thập tài liệu địa chất của Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất:
Tên cơ quan (1)
QUY TRÌNH Mã số:
Tên quy trình (2) Lần ban hành: Ngày ban hành: Lần sửa đổi: Số trang:
CÁ NHÂN/ ĐƠN VỊ ĐƢỢC PHÂN PHỐI QUY TRÌNH (3)
TT Nơi nhận
SỬA ĐỔI (4)
Lần sử đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi
Ngƣời soạn thảo, sửa đổi(5)
Tên cơ quan
QUY TRÌNH Mã số:
Tên quy trình Lần ban hành: Ngày ban hành: Lần sửa đổi: Số trang:
1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này được ban hành nhằm mục đích:
... ... ...
2. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƢỢNG ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng cho nghiệp vụ….
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
(Các văn bản pháp lý)
4. GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ 5. NỘI DUNG
5.1 Lưu đồ
Trách nhiệm Các bƣớc thực hiện Tài liệu liên quan
5.2 Mô tả chi tiết 5.3 Các biểu mẫu
Chúng tôi xin giải thích rõ hơn một số nội dung trong phần thông tin của quy trình:
(1) Tên cơ quan ban hành quy trình. (2) Tên quy trình được ban hành.
(3) Cá nhân, đơn vị được phân phối: Liệt kê những cá nhân, đơn vị liên quan đến việc thực hiện các nội dung của quy trình.
(4) Sửa đổi: trình bày những thông tin về ngày sửa đổi, số lần sửa đổi và một số nội dung thông tin của quy trình được sửa đổi.
(5) Người soạn thảo, sửa đổi: người lập ra bản quy trình. Thông thường người đó sẽ là cán bộ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thu thập tài liệu của Trung tâm.
(6) Người xem xét: là người kiểm tra lại quy trình đã được người soạn thảo hay sửa đổi xây dựng. Thông thường người này sẽ là lãnh đạo phụ trách đơn vị hay chính là Trưởng phòng Lưu trữ của Trung tâm.
(7) Người duyệt: Người có thẩm quyền ký duyệt để ban hành quy trình. Thông thường đó sẽ là lãnh đạo cơ quan. Đối với quy trình này là Giám đốc Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất.
3.3.2. Viết dự thảo quy trình
Sau khi tiến hành nghiên cứu các văn bản quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ nói chung và quy định về văn bản Địa chất nói riêng, khảo sát thực tế tình hình thu thập tài liệu Địa chất tại Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất chúng tôi tiến hành các công việc để viết bản dự thảo quy trình như sau:
Bước 1, Xác định phạm vi của quy trình
Phạm vi của quy trình chính là quy trình được áp dụng cho những phòng ban hay cá nhân nào của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất. Trước khi viết bản thảo quy trình chúng tôi cần phải xác định phạm vi của quy trình bởi vì điều này sẽ liên quan trực tiếp đến việc phân công trách nhiệm thực
hiện các bước trong quy trình. Đối với quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin lưu trữ Địa chất, phạm vi của quy trình sẽ được áp dụng cho Phòng Lưu trữ của Trung tâm.
Bước 2, Thu thập và tổng hợp các thông tin
Các thông tin liên quan đến việc xây dựng quy trình Thu thập tài liệu Địa chất cần được chọn lọc và tổng hợp đầy đủ. Các thông tin cần thu thập ở đây chính là thông tin pháp lý, thông tin thực tế.
Bước 3, Viết dự thảo của quy trình
Trên cơ sở các thông tin thu thập và tổng hợp được chúng tôi tiến hành viết bản dự thảo Quy trình thu thập tài liệu. Quy trình này cần phải đạt được một số yêu cầu như: đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng, quy trình này cần phải phù hợp với những quy định của Nhà nước và tình hình thực tế cơ quan Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất.
Muốn quy trình được áp dụng trong thực tế công tác thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất cần phải thực hiện thêm các bước như: chạy thử quy trình, chỉnh sửa và ban hành quy trình. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu và điều kiện tiếp cận còn hạn chế trong khuôn khổ luận văn này chúng tôi chỉ dừng lại ở việc viết dự thảo quy trình và lấy ý kiến chuyên gia về dự thảo quy trình đó.