CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ĐỊACHẤT
3.2 Cơ sở xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông
Lƣu trữ Địa chất
3.2.1 Cơ sở pháp lý
Trên cơ sở nhận thức được tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ đặc biệt là lưu trữ lịch sử, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã ban hành một số văn bản quy định về các vấn đề liên quan đến việc thực hiện nghiệp vụ này. Tại Công văn số 319/VTLTNN – NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2014 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp đã đề cập đến các
thủ tục khi tiến hành giao nộp tài liệu; trách nhiệm của cơ quan thu thập tài liệu trong quá trình thực hiện công tác thu nộp tài liệu lưu trữ. Tại mục 3 trong công văn này quy định trách nhiệm cụ thể của lưu trữ lịch sử các cấp “3.1. Lập kế hoạch thu thập tài liệu và thống nhất với các cơ quan, tổ chức về thời gian giao nộp.
3.2. Phối hợp với lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức lựa chọn tài liệu để giao nộp.
3.3. Hướng dẫn lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức lựa chọn tài liệu để giao nộp.
3.4 Kiểm tra mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người phụ trách lưu trữ lịch sử quyết định….
3.5. Hoàn chỉnh hồ sơ về việc nộp tài liệu và trình cơ quan chủ quản trực tiếp của lưu trữ lịch sử duyệt….
3.6. Thông báo cho cơ quan, tổ chức nộp lưu về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi được cấp có thẩm quyền duyệt; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
3.7. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu… ” [ 8 ; 2]. Ngoài ra tại điều 22 của Luật lưu trữ cũng đã đề cập đến những nội dung liên quan đến trình tự, thủ tục nộp lưu tài liệu. Đây là sẽ những cơ sở pháp lý quan trọng cho việc xây dựng quy trình nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu nói chung và việc thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất nói riêng.
Bên cạnh việc ban hành một số văn bản hướng dẫn về trình tự, thủ tục và ban hành nhiều quy trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ khác như: Quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy được ban hành kèm theo Quyết định số 128/QĐ – VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm được ban hành kèm theo Công văn số
479/LTNN-NVTW ngày 05 tháng 10 năm 2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước; Quy trình chỉnh lý bản gốc tài liệu Mộc bản được ban hành kèm theo Công văn số 881/VTLTNN – NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2006 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước;… Những quy trình nghiệm vụ này sẽ là nguồn tham khảo quan trọng để chúng tôi tiến hành xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất.
3.2.2 Cơ sở thực tiễn
Từ những kết quả khảo sát thực tế tình hình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất mà chúng tôi trình bày tại chương 2 của luận văn cho thấy vấn đề đặt ra đối với Trung tâm trong việc thu thập tài liệu là cần phải xây dựng được quy trình thu thập tài liệu cụ thể. Trong quy trình có thể hiện rõ trình tự thực hiện các bước trong việc thu thập tài liệu, trách nhiệm thực hện, thời gian thực hiện và phương thức thực hiện cụ thể. Làm được điều này sẽ khắc phục được tồn tại hiện nay trong việc thực hiện nghiệp vụ thu thập tài liệu của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất đó là hoàn toàn bị động trong quá trình thu thập tài liệu. Ngoài ra sẽ hạn chế được tình trạng các tài liệu giao nộp không đúng quy cách được quy định trong các văn bản của ngành, điều này sẽ giảm được thời gian tiến hành kiểm tra các tài liệu khi giao nộp vào giảm áp lực công việc đối với cán bộ của Thu thập và xử lý dự liệu (đơn vị trực tiếp thực hiện công việc thu nhận tài liệu của Trung tâm).