2.1 .Tổng quan về khu nghỉ dưỡng PULLMAN BEACH ĐÀ NẴNG
2.1.2.1 .Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Ban giám đốc: bao gồm 1 Giám đốc điều hành, 1 Trợ lý, đây là bộ phận có chức năng chính cao nhất về quản lý khách sạn, nơi quản lý của toàn bộ hoạt động kinh doanh và đưa ra những quyết định mang tầm chiến lược, mang tầm vĩ mơ cho tồn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn.Dưới sự chỉ đạo và chỉ dẫn của Tổng giám đốc để lập kế hoạch công tác, các quy tắc, quy định để đạt được mục đích kinh doanh của giám đốc và của resort…Ban giám đốc cũng thực hiện kiểm tra giám sát việc thực hiện công việc của các bộ phận chức năng,tổ chức phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh(nếu có).
Giám đốc điều hành là người được Tổng giám đốc công ty bổ nhiệm công việc quản
lý hoạt động kinh doanh tại cơng ty, là người trực tiếp quản lý các phịng ban, bộ phận trực thuộc đơn vị. Giám đốc điều hành là người
- Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và định hướng chiến lược chung cho công ty - Đưa ra mục tiêu, hướng phát triển và chiến lược của cơng ty.
- Điều hành và chịu trách nhiệm cho tồn bộ hoạt động của công ty.
- Chịu trách nhiệm về lợi nhuận, hướng phát triển và tăng trưởng của Công ty.
- Đảm bảo đạt được các mục tiêu hiện tại và tương lai của công ty như mong đợi của Tổng giám đốc về tăng trưởng doanh số, lợi nhuận, chất lượng dịch vụ, phát triển nhân tài và các hoạt động khác.
- Quản lý Giám đốc các phòng ban để đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất.
- Trình bày báo cáo rõ ràng và đúng hạn cho Tổng giám đốc, trình bày các đề xuất cho Tổng giám đốc duyệt.
- Đánh giá tình hình hoạt động của các phịng ban.
Trợ lý Giám đốc: Có trách nhiệm về quản lý hằng ngày các hoạt động của khách sạn.Họ xử lý các tình huống khẩn cấp, những phàn nàn của khách và các trường hợp đặc biệt khác, có trách nhiệm đối với các vấn đề về phúc lợi và an toàn của nhân viên resort và khách
Bộ phận kinh doanh : xây dựng, quản lý và phát triển hoạt động bán hàng của cơng ty
như xây dựng hình ảnh và tác phong chuyên nghiệp cho Công ty; Lên kế hoạch bán hàng định kỳ năm/quý/tháng chuỗi Công ty; lập và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh của Công ty;tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá thơng tin thị trường và đưa ra đề xuất, kiến nghị; thực hiện chính sách kinh doanh của Cơng ty ; triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng; quản lý các hoạt động kinh doanh của Công ty đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định của Công ty và luật pháp Việt Nam; xây dựng và phát triển dịch vụ khách hàng; báo cáo về hoạt động kinh doanh của Công ty cho Giám đốc điều hành.
Bộ phận tài chính :quản lý tồn bộ tài chính của cơng ty, có thể thấy rằng giám đốc tài
chịu áp lực lớn nhất đối với sự phát triển của công ty bởi học phải thực hiện các chức năng và nhiệm vụ như:
- Thu thập chứng từ, xử lý số liệu và ghi nhận lên sổ kế toán.
- Phân tích tình hình tài chính của Doanh nghiệp nhằm nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, đưa ra phương hướng quản lý, hoạch định chiến lược tài chính tối ưu nhất.
- Lập kế hoạch tài chính, triển khai và theo dõi các hoạt động tài chính, kiểm sốt ngân quỹ.
- Đảm bảo rằng các loại tài sản của cơng ty được kiểm sốt, sử dụng một cách hợp lý và sinh lợi.
- Xem xét, đánh giá, kiểm tra và phân tích dự báo hoạt động tài chính kế tốn của các bộ phận, các hợp đồng, dự án đầu tư.
- Lập kế hoạch và điều hành hoạt động của bộ phận.
- Báo cáo với Giám đốc điều hành định kỳ mỗi ngày về tình hình thực hiện nhiệm vụ và thường xuyên báo cáo kịp thời khi cần thiết bảo đảm khơng để hoạt động sản xuất kinh đình trệ và thiệt hại.
- Thực hiện các công việc được ủy quyền khi Giám đốc Điều hành vắng mặt.
Bộ phận nhân sự: quản lý bộ phận nhân sự kiêm quản lý bộ phận bảo vệ và bộ phân
kỹ thuật tại công ty và đồng thời chịu trách nhiệm về hai bộ phận trên. Giám đốc nhân sự phải lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, q, tháng cho cơng ty; xây dựng, bổ sung, hồn thiện các quy trình, quy chế áp dụng trong Cơng ty; hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, phỏng vấn tuyển dụng nhân sự, tiếp nhận nhân sự, đánh giá nhân sự định ký; quản lý, điều hành các hoạt động của nhân sự trong phịng; mở các khóa học bổ trợ kinh nghiệp nghề nghiệp cho nhân viên.
Bộ phận lễ tân: đây chính là bộ phận phản ánh bộ mặt của khách sạn, bộ phận tiếp xúc
trực tiếp với ban đầu khi khách đến khách sạn.
Bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm phối hợp cùng với bộ phận kinh doanh đặt buồng, đăng kí khách sạn, cung cấp các dịch vụ như chuyển và gửi thư từ, bưu phẩm,nhắn tin…đáp ứng các nhu cầu khác của khách.Ngoài ra cịn phối hợp với bộ phận bảo vệ làm cơng tác kiểm soát mọi người ra vào trong khách sạn,làm thủ tục đăng ký nhập phòng cho những người có đầy đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định, và thực hiện khai báo tạm trú với Công an địa phương…
Với những nhiệm vụ, chức năng quan trọng như vậy địi hỏi nhân viên trong bộ phận này phải có một thái độ cư xử đúng mực, than thiện, hiếu khách, có trình độ chun mơn
nghiệp vụ cao, có trình độ ngoại ngữ, khả năng giao tiếp tốt, có tác phong làm việc chuyên nghiệp…
Bộ phận buồng phòng: quản lý tốt nhân viên cấp dưới, chịu trách nhiệm phân bổ cơng
việc hàng ngày cho nhân viên; theo dõi tình hình sử dụng các trang thiết bị trong phịng tạo điều kiện tốt nhất cho du khách sử dụng; báo cáo tình hình phịng hằng ngày giám đốc điều hành.Bộ phận này có phạm vi kiểm sốt rộng,đối tượng quản lý phức tạp,lao động chiếm tỷ lệ lớn.Doanh thu của bộ phận này chiểm tỷ lệ lớn nhất trong tổng doanh thu của toàn khách sạn.Bộ phận này chịu trách nhiệm chuẩn bị cho việc kinh doanh buồng, làm vệ sinh bảo dưỡng tồn bộ buồng, phịng hội họp và các khu cơng cộng, đảm bảo cung ứng các dịch vụ giặt là…Ngồi ra bộ phận này cịn được giao nhiệm vụ chăm sóc trơng nom cây cảnh và khơng gian ngồi resort.Mục tiêu của bộ phận này là đảm bảo phục vụ các dịch vụ hoàn hảo theo thứ hạng của khách sạn, xây dựng long trung thành của khách đối với khách sạn.
Bộ phận này cũng có mối lien hệ với các bộ phận khác như: bộ phận lễ tân,bảo vệ,bảo dưỡng…để cùng nhau phối hợp trong cơng việc phục vụ khách cũng như giữ gìn sự an tồn cho khách,tài sản của khách và tài sản của resort.
Bộ phận giải trí chịu trách nhiệm giám sát quản lý chặt chẽ sự hoạt động của nhà
hàng, bar, Spa và bộ phận vui chơi giải trí; đưa ra kiến nghị hợp lý và phù hợp với tình hình hoạt động giải trí, thiết lập kê hoạch doanh thu từng tháng cho từng nhà hàng hay Spa..; có trách nhiệm báo cáo hằng hàng với giám đốc điều hành.
Bộ phận bảo vệ: Có trách nhiệm bảo vệ tài sản cho khách sạn, và đồng thời có nhiệm
vụ chuyển hành lý cho khách. Kiểm tra cơng tác kí sổ trước khi nhân viên ra vào ca
Bộ phận kĩ thuật:
Có nhiệm vụ kiểm tra và khắc phục sự các thiết bị máy móc,các trang thiết bị điện dân dụng, điện tử, cấp thoát nước…trong khách sạn.Đảm nhận phụ trách âm thanh, ánh sang cho các buổi tiệc, hội nghị,hội thảo.Thường xuyên báo cáo những trang thiết bị hỏng cho phòng kế tốn để có thể kịp thời cung cấp
Bộ phận cây xanh: có nhiệm vụ chăm sóc cây cảnh trong khách sạn, định kỳ trang trí lại cây cảnh.Cung cấp cây cảnh cho các tiệc,hội nghị, hội thảo
Bộ phận Spa& thể thao: Cung cấp dịch vụ spa, massage, các thể thao biển, phối hợp với bộ
phận nhà hang, bar trong cung cấp các dịch vụ ăn uống, lien lạc với các bộ phận khác để thực hiện các nhiệm vụ chức năng
Bộ phận bếp: có nhiệm vụ chế biên món ăn để phục vụ cho khách.Trong các tiệc lễ
hoặc có khách đặt tiệc thì tiến hành lập thực đơn cho các bữa tiệc.Nghĩ ra những món ăn mới nhằm thay đổi phong cách cho nhà hàng
Bếp trưởng quản lý kiểm sốt cơng việc của bộ phận bếp; liên hệ với các nhà hàng để phục vụ ăn uống theo thực đơn; đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và đáp ứng đúng yêu cầu của khách; liên tục thiết kế công thức mới tạo ra món ăn riêng biệt của nhà hàng.