PHIẾU QUAN SÁT
Tên công nhân:……….... Chức danh:……… Địa điểm thực hiện:……….. Tên người quan sát:………. Thời gian: Từ ngày………..đến ngày……….
Các hoạt động
Kết quả thực hiện công việc Thời gian Số lƣợng công việc Bắt đầu Kết thúc Quản lý sử dụng máy/ thiết bị
Xác nhận của nhân viên Xác nhận của ngƣời đánh giá
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Phiếu quan sát nhìn chung còn khá đơn giản, chưa thực sự chi tiết và đầy đủ các dữ liệu cần thiết để căn cứ đánh giá.
❖Hội thảo chuyên gia
Mỗi năm Công ty sẽ mới 1-2 chuyên gia về để tổ chức một cuộc hội thảo, thảo luận về công việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trình độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc với cả những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng ban…, họ luôn cập nhập và nắm bắt rất kịp thời những đổi thay đổi đổi với công tác QTNL trong xu thế mới như hiện nay.
Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đích phân tích công việc. Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian nên mỗi năm hiện công ty chỉ tổ chức một lần vào.
2.2.5. Kiểm tra lại thông tin và soạn thảo các bản dự thảo phân tích công việc công việc
Các kết quả của phân tích công việc sẽ được chuẩn hóa về mặt nội dung, hình thức trước khi trình lên cho ban lãnh đạo. Sau khi có các kết quả của phân tích công việc các nhân viên P.HCNS sẽ gửi các bản này đến các bộ phận làm việc tương ứng có các công việc đó và yêu cầu các trưởng phòng ban có trách nhiệm lưu giữ các bản này. Đồng thời phổ biến đến các cấp dưới của mình cũng chính là những người lao động trong công ty.
Việc lưu trữ thông tin sẽ do P.HCNS đảm nhiệm. Sau một thời gian thì các bản phân tích công việc này cũng cần được cập nhập lại cho phù hợp tùy thuộc vào tình hình phát triển hay sự thay đổi về chính sách, kế hoạch kinh doanh của công ty. Nếu có sự thay đổi lớn thì cần tiến hành lại quá trình phân tích công việc như trên.
Tìm hiểu của tác giả về mức độ rõ ràng, dễ hiểu của các bản mô tả công việc đang được ban hành tại Công ty theo đánh giá của Nhân viên. Số phiếu phát ra là 100 phiếu thu về 94 phiếu, kết quả như sau:
Bảng 2.5: Mức độ rõ ràng của các Bản mô tả công việc đang đƣợc ban hành tại Công ty
Mức độ
Rõ ràng
Chưa thực sự rõ ràng ở một vài phần Rất khó hiểu/trìu tượng
Tổng
Nguồn: Khảo sát của tác giả, 2021
Qua bảng 2.5 có thể thấy đa số người lao động đều đánh đánh giá bản mô tả công việc đã rõ ràng, tuy nhiên vẫn còn một số người lao động thấy các văn bản này khó hiểu, tỷ lệ chiếm tới 10,63%. Phiếu đánh giá của tác giả chỉ lấy giới tính và phòng ban không lấy tên người lao động giúp cho họ có tâm lý thoải thể đánh giá một cách khách quan hơn. Từ kết quả trên có thê thấy
các Bản mô tả công việc đang được ban hành tại công ty vẫn chưa thực sự phù hợp, Với nhiều vị trí cần hoàn thiện lại về chi tiết để người lao động có thể dễ hiểu hơn, qua đó phần nào biết được rõ các công việc, nhiệm vụ cụ thể của mình.
Các kết quả phân tích công việc trong Công ty bao gồm: Bản mô tả công việc
Những nhân viên phòng hành chính - nhân sự được giao nhiệm vụ tiến hành phân tích công việc sẽ phải hoàn thiện bản mô tả công việc. Bản mô công việc sẽ giải thích về trách nhiệm, nhiệm vụ làm việc. Bản mô tả công việc tại công ty cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả sẽ gồm 4 nội dung chính.
Chức năng,nhiệm vụ Mô tả chi tiết công việc Trách nhiệm.
Quyền hạn
Bảng 2.6: Bản mô tả công việc cho vị trí nhân viên kinh doanh CÔNG TY CỔ PHẦN TÂM ĐỨC CẨM PHẢ
Lần ban hành: 03/NS02/2018
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO NHÂN VIÊN KINH DOANH
I. Chức năng, nhiệm vụ
- Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện
- Phản ánh doanh thu, công nợ khách hàng, công nợ với các nhà cung cấp - Soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua- bán
- Lập hồ sơ đấu thầu
- Marketing và chăm sóc khách hàng
II. Mô tả chi tiết công việc
+ Phân tích tâm lý khách hàng từng khu vực để xây dựng kênh tiêu thụ + Tìm hiểu thị trường mua-bán và các đơn vị cạnh tranh
+ Lập kế hoạch mua bán lương thực thực phẩm, hàng hóa… Thực hiện hoạch Marketing:
+ Thực hiện quảng cáo
+ Thực hiện tiếp thị, khuyến mại + Thực hiện bán hàng:
+Tổng hợp doanh thu các bộ phận trong Công ty theo ngày + Theo dõi công nợ của các khách hàng, nhà cung cấp: + Đảm bảo chốt công nợ đúng hạn, chính xác.
+ Lập kế hoạch thu hồi công nợ,yêu cầu thanh toán những khoản nợ quá hạn. Soạn thảo, làm thủ tục ký kết các hợp đồng mua bán lương thực, thực
phẩm, hàng hóa; lập hồ sơ đấu thầu:
+ Quản lý, lưu trữ các hồ sơ kinh tế, hồ sơ thầu
+ Xây dựng hình ảnh công ty qua hoạt động bán hàng;cung ứng lương thực thực phẩm
+ Khảo sát và đánh giá sự hài lòng của khách hàng
III. Trách nhiệm
- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc; Giám đốc; Trưởng phòng và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao
- Xây dựng trình chương trình làm việc của bộ phận đảm bảo đúng quy định, của Công ty và pháp luật của Nhà nước
- Thường xuyên báo cáo trực tiếp cho Giám đốc hoặc Tổng giám đốc việc thực hiện các nhiệm vụ được giao;
- Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu,…thuộc công việc của phòng theo đúng quy định
IV. Quyền hạn
- Được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động của bộ phận kinh doanh
- Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của phòng vào mục đích phục vụ công tác để hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên
Nguồn: Phòng Hành chính - nhân sự
Theo quan điểm của tác giả bản MTCV hiệu quả đảm bảo các nội dung sau:
Các nhiệm vụ được liệt kê theo mức độ quan trọng Các nhiệm vụ chính được liệt kê đầy đủ
Các nhiệm vụ phải được cập nhật linh hoạt
Các nhiệm vụ được mô tả riêng biệt, rõ ràng và ngắn gọn Người thực hiện được khuyến khích phát huy khả năng Mô tả công việc chứ không mô tả người thực hiện công việc Công việc được mô tả một cách khách quan và chính xác.
Đối với bản mô tả của công ty cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả hiện nay đã tương đối đầy đủ các nội dung cần thiết. Có thể giúp nhân viên hiểu rõ về các nhiệm vụ phải làm, quyền hạn cũng như trách nghiệm, tránh được những bỡ ngỡ, và nhiều câu hỏi về công việc. Bản mô tả cũng đã được trình bày tương đối rõ ràng, dễ hiểu, dễ đọc.
Bản yêu cầu chuyên môn công việc
Cũng từ các kết quả thu thập thông tin của công tác phân tích công việc những nhân viên phòng hành chính tại Công ty cổ phần Tâm Đức bên cạnh việc hoàn thiện bản mô tả công việc thì cũng cần hoàn thiện bản tiêu chuẩn công việc. Trong bản này sẽ liệt kê các yêu cầu đối với công việc về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần có, trình độ giáo dục, thể lực cần thiết với từng công việc cũng như từng vị trí tại công ty.