STT Phòng ban 1 Ban lãnh đạo 2 Ban HCNS 3 Các phòng ban liên quan
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ các thông tin được cung cấp
2.2. Phân tích thực trạng phân tích công việc tại Công ty Cổ phầnTâm Đức Cẩm Phả Tâm Đức Cẩm Phả
2.2.1. Xác định mục tiêu phân tích công việc
Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng
thưởng cho nhân viên. Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. Bên cạnh đó, việc xác định mục tiêu phân tích công việc cũng sẽ chịu ảnh hưởng rất nhiều theo quan điểm của nhà quản trị tại công ty.
Thứ nhất, Ban lãnh đạo cũng như những người quản lý tại công ty đã nhận thấy vai trò quan trọng của phân tích công việc, coi phân tích công việc là một công tác quan trọng cần được ưu tiên và quan tâm, sẽ phải thực hiện ngay cả bây giờ và tương lai nhất là khi công ty mở rộng về quy mô, lĩnh vực hoạt động, thay đổi chiến lược kinh doanh hay hình thức hoạt động, khi có chức vụ mới. Công tác này sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân người lao động. Đứng trên khía cạnh người lao động ban lãnh đạo công ty nhân thấy kết quả của phân tích công việc sẽ giúp những nhân viên của họ tự nhận thức được nhiệm vụ cũng như trách nghiệm phải làm. Xem khả năng của họ đang đến đâu và cần trau dồi gì thêm nữa.
Thứ hai, Ban Lãnh đạo coi kết quả PTCV là căn cứ quan trọng để đưa ra các quyết định về nhân lực cũng như các chính sách QTNL. Đây là cơ sở để đánh giá hiệu quả của công tác tuyển mộ, tuyển chọn và bố trí, sử dụng nhân lực hiện đang áp dụng tại tổ chức và có biện pháp điều chỉnh hoàn thiện các chính sách này. Hơn nữa, Công ty đang dần áp dụng cơ chế tiền lương với thù lao lao động được trả dựa trên kết quả lao động cuối cùng, vì vậy PTCV là hoạt động QTNL quan trọng không thể thiếu được làm cơ sở đánh giá thực hiện công việc. Ngoài ra, khi kết quả làm việc của người lao động được đánh giá và ghi nhận công bằng, đúng đắn sẽ giúp điều chỉnh thái độ người lao động trong quá trình làm việc (bao gồm cả khi nhận việc từ cấp trên, phối hợp với đồng nghiệp và cả khi quản lý nhân viên cấp dưới… , góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động.
Khi đã xác định được mục tiêu và mục đích PTCV, P.HCNS có trách nhiệm thông báo tới những người có liên quan, nhất là những người tham gia trực tiếp để tránh hiểu nhầm và có thái độ bất hợp tác trong doanh nghiệp.
2.2.2. Thu thập các thông tin cơ bản về công việc
Để thu thu thập thông tin trước tiên cần xác định các thông tin cần thu thập. Các thông tin cần thu thập có rất nhiều nhưng cần thiết phải khai thác các thông tin có gắn với công việc gồm: Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc. Đối với loại thông tin này, yêu cầu là phải thu thập đầy đủ, không bỏ sót tất cả những gì mà người lao động cần phải làm, các trách nhiệm cần phải gánh chịu cũng như làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ và kể cả hao phí thời gian ước tính để thực hiện từng nhiệm vụ đó, thông tin về các máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và các phương tiện hỗ trợ công việc, thông tin về các điều kiện làm việc như điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội, thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện như các khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết...
Để thực hiện Phân tích công việc, Công ty xác định thu thập thông tin từ các nguồn sau: Trên cơ sở sơ đồ tổ chức; các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban; sơ đồ quy trình công nghệ; Bản mô tả công việc của 55 chức danh là kết quả của công tác Thiết kế công việc trong năm 2016, Chức năng nhiệm vụ của các đơn vị theo ISO, Thông tin phân tích công việc do các Phòng/Ban cung cấp và biên bản giao ban hàng tháng.
Cụ thể mỗi tháng công ty sẽ tiến hành tổ chức họp giao ban 1 lần theo chi nhánh. Trong buổi họp các trưởng bộ phận báo cáo công việc của bộ phận mình, đưa ra kiến nghị, sau đó Giám đốc và Phó giám đốc nêu ra ý kiến và đưa ra các công việc của tuần tiếp theo cho từng bộ phận, thư ký sẽ ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp vào biểu mẫu –[Phụ lục 2], Sau đó Scan lại và gửi tới các thành viên tham gia.
Với các nguồn thông tin trên, P.HCNS có trách nhiệm thu thập, tập hợp, phân tích 3 dữ liệu đầu tiên. Các nhân viên P.HCNS dưới sự chỉ đạo của
trưởng phòng và phó phòng sẽ gửi công văn phối hợp tới các trưởng phòng/ ban. Sau đó cùng tiến hành thu thập thông tin để có cơ sở phân tích. Riêng đối với nguồn thông tin cuối cùng đo các Trưởng phòng tự khai điền, sau đó tham khảo ý kiến của người thực hiện công việc do Trưởng phòng trực tiếp quản lý) và cung cấp cho P.HCNS. Sau khi đã hoàn tất quá trình thu thập thông tin các phòng ban có trách nhiệm tổng hợp lại kết quả gửi về cho P.HCNS để tổng hợp và đánh giá kết quả.
Như vậy, nguồn thông tin thu thập là những nguồn dữ liệu chuẩn xác khi cần thu thập để Phân tích công việc. Tuy nhiên, hầu hết các thông tin trên đã lỗi thời tại thời điểm PTCV và cần điều chỉnh trước khi ứng dụng, nhưng trên thực tế các thông tin này vẫn được sử dụng làm cơ sở xác định nội dung công việc của các chức danh. Riêng nguồn thông tin lấy từ các Trưởng phòng có thể được coi là nguồn dữ liệu cập nhật thực tế nhất, tuy nhiên không tránh khỏi sự thiếu sót, hoặc thiên kiến vì các cán bộ quản lý này không có chuyên môn phân tích công việc.
2.2.3. Lựa chọn các các công việc tiêu biểu
Bộ phận Nhân sự sẽ tiến hành lập danh sách các công việc cần tiến hành PTCV, trên danh sách đó sẽ tiếp tục tiến hành lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong PTCV, nhất là khi cần PTCV tương tự như nhau.
Công ty đã xây dựng lại hệ thống danh mục các chức danh công việc. Tên gọi chức danh công việc là thành phần không thể thiếu khi thực hiện thiết kế, phân tích công việc. Tại Công ty cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả tên công việc được xác định dựa trên bản chất của công việc, hệ thống 55 tên chức danh công việc hiện tại của Công ty khá chuẩn mực, ngắn gọn mà phản ánh rõ nội dung công việc. Để thực hiện tốt việc xác định tên chức danh, Công ty cổ phần Tâm Đức Cẩm Đức đã xác định nội dung công việc quan trọng nhất, chiếm phần lớn thời gian tác nghiệp. Bên cạnh đó, Công ty cũng thực hiện
tham khảo tên chức danh ở những đơn vị có cùng ngành nghề để có được hệ thống chức danh ngắn gọn và chuẩn mực.
Tại công ty sẽ chia làm 2 khối phòng chính đó là Khối kinh doanh và Khối vận hành. Tuy nhiên tại công ty vẫn tồn tại những bản MTCV tương tự nhau. Điển hình như tại Phòng kế toán của 2 khối Vận hành có vị trí kế toán kiêm thủ kho nhưng bên cạnh đó lại có cả 2 bản mô tả công việc cho vị trí kế toán riêng thủ kho riêng với với khối Kinh doanh. Các bản MTCV này có nội dung gần như tương đương nhau.
Thông thường, Công tác phân tích công việc sẽ được Công ty tiến hành trong bốn dịp sau:
- Khi Công ty bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích công việc lần đầu tiên được tiến hành.
- Khi xuất hiện các công việc mới, mở rộng hoạt động kinh doanh, chi nhánh.
- Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới có giúp làm giảm bớt đi những vị trí không thực sự cần thiết.
- Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc để xem có những vị trí công việc nào đang dư thừa, vị trí nào đang tương đương vị trí nào.
2.2.4. Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
Công ty áp dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát và bảng câu hỏi để tiến hành thu thập thông tin.
❖Phương pháp bảng hỏi
Phương pháp này được công ty áp dụng cho các nhân viên bếp, nhân viên giao hàng, bảo vệ, kho, tạp vụ... Các bảng hỏi thường được phát sau giờ nghỉ trưa đầu giờ làm việc. Những quản lý trực tiếp sẽ đến phổ biến lý do, mục đích và hướng dẫn trả lời bảng hỏi tại chỗ. Lúc này NLĐ sẽ được nhận một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn về các nhiệm vụ, các hành vi,
các kỹ năng và các điều kiện có liên quan đến công việc và họ có trách nhiệm phải điền câu trả lời theo các yêu cầu và các hướng dẫn ghi trong đó. Mỗi một nhiệm vụ hay một hành vi đều được đánh giá theo độ tự giác.
Sau khi các nhân viên trả lời xong bản hỏi sẽ tiếp tục thực hiện công việc như bình thường. Các bản hỏi sẽ được thu lại và tổng hợp kết quả.
Mẫu phiếu hỏi điều tra của công công ty đang sử dụng để đánh giá về sự hài lòng của nhân viên trong công việc [Phụ lục 3] đã tương tối chi tiết, khai thác được nhiều vấn đề không phải chỉ riêng mỗi về công việc mà còn có cả các mối quan hệ trong công việc và môi trường làm việc. Bảng hỏi dành cho các nhân viên bếp, bàn hàng, bảo vệ, giao nhận… vì vậy, có thể thấy các câu hỏi không quá khó và đi sâu vào kiến thức. Những câu hỏi khá dễ trả lời phù hợp với các vị trí mà công ty áp dụng sử dụng bảng hỏi.
❖Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp này được sử dụng phân tích công việc đối với những chức danh công việc chuyên môn nghiệp vụ và yêu cầu phức tạp khi thu thập thông tin. Người phỏng vấn sử dụng Bảng thu thập thông tin phân tích công việc để ghi nhận các thông tin liên quan đến nội dung công việc của từng chức danh.Công ty sử dụng phương pháp phỏng vấn cho các nhân viên hành chính - nhân sự và kế toán, phòng kinh doanh, kỹ thuật...
Không phải tất cả các nhân viên tại các phòng ban trên đều tham gia phỏng vấn mà chỉ có 1 số nhân viên được chọn ra để phỏng vấn. Họ sẽ được báo trước 1 buổi để sắp xếp công việc. Thường các buổi phỏng vấn sẽ diễn ra vào buổi chiều.
Hội đồng phỏng vấn sẽ gồm phó phòng nhân sự, trưởng phòng/ban và 1 thư ký. Vì là buổi phỏng vấn để phân tích công việc nên những người phỏng vấn đều muốn tạo không khí thoải mái, tránh tạo áp lực.
Khi tiến hành phỏng vấn, những câu trả lời thu được sẽ nhiều hơn phương pháp bảng hỏi. Đào sâu hơn được các vấn đề đang còn tồn tại. Tại các buổi phỏng vấn những người phỏng vấn có thể đặt lại câu hỏi cho những
quản lý về các khúc mắc của cá nhân, hay của các nhân viên trong phòng ban mình.
Quá trình phỏng vấn chia thành 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1: người thực hiện phân tích công việc là các Trưởng phòng ban. Các Trưởng phòng sẽ tự xác định nội dung công việc và thực hiện phỏng vấn đối với nhân viên trực tiếp thực hiện công việc để đảm bảo khách quan, không bị thiếu sót;
Giai đoạn 2: người thực hiện phân tích công việc là Trưởng phòng HCNS thực hiện phỏng vấn các Trưởng phòng và nhân viên thực hiện công việc.
❖Phương pháp quan sát.
Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: công việc đó được thực hiện như thế nào; các mối quan hệ trong khi làm việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc…
Phương pháp này được công ty áp dụng với các nhân viên kinh doanh. Các nhân viên kinh doanh, bán hàng, bán vé sẽ được quản lý trực tiếp quan sát thái độ làm việc, bán hàng mỗi ngày, phục vụ khách hàng… Cũng nhờ vậy các nhân viên bán hàng sẽ không bị ảnh hưởng đến việc bán hàng cũng như doanh số mà vẫn có thể thu thập được những thông tin cần thiết để tiến hành thực hiện phân tích công việc. Nhưng quan sát tốn thời gian, thông tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát. Đặc biệt là người được quan sát, khi biết mình đang được quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công việc.