7. Kết cấu luận văn
2.2. Phân tích thực trạng phân tích công việctại Công ty Cổ phần Tâm
2.2.4. Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
Công ty áp dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát và bảng câu hỏi để tiến hành thu thập thông tin.
❖Phương pháp bảng hỏi
Phương pháp này được công ty áp dụng cho các nhân viên bếp, nhân viên giao hàng, bảo vệ, kho, tạp vụ... Các bảng hỏi thường được phát sau giờ nghỉ trưa đầu giờ làm việc. Những quản lý trực tiếp sẽ đến phổ biến lý do, mục đích và hướng dẫn trả lời bảng hỏi tại chỗ. Lúc này NLĐ sẽ được nhận một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn về các nhiệm vụ, các hành vi,
các kỹ năng và các điều kiện có liên quan đến công việc và họ có trách nhiệm phải điền câu trả lời theo các yêu cầu và các hướng dẫn ghi trong đó. Mỗi một nhiệm vụ hay một hành vi đều được đánh giá theo độ tự giác.
Sau khi các nhân viên trả lời xong bản hỏi sẽ tiếp tục thực hiện công việc như bình thường. Các bản hỏi sẽ được thu lại và tổng hợp kết quả.
Mẫu phiếu hỏi điều tra của công công ty đang sử dụng để đánh giá về sự hài lòng của nhân viên trong công việc [Phụ lục 3] đã tương tối chi tiết, khai thác được nhiều vấn đề không phải chỉ riêng mỗi về công việc mà còn có cả các mối quan hệ trong công việc và môi trường làm việc. Bảng hỏi dành cho các nhân viên bếp, bàn hàng, bảo vệ, giao nhận… vì vậy, có thể thấy các câu hỏi không quá khó và đi sâu vào kiến thức. Những câu hỏi khá dễ trả lời phù hợp với các vị trí mà công ty áp dụng sử dụng bảng hỏi.
❖Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp này được sử dụng phân tích công việc đối với những chức danh công việc chuyên môn nghiệp vụ và yêu cầu phức tạp khi thu thập thông tin. Người phỏng vấn sử dụng Bảng thu thập thông tin phân tích công việc để ghi nhận các thông tin liên quan đến nội dung công việc của từng chức danh.Công ty sử dụng phương pháp phỏng vấn cho các nhân viên hành chính - nhân sự và kế toán, phòng kinh doanh, kỹ thuật...
Không phải tất cả các nhân viên tại các phòng ban trên đều tham gia phỏng vấn mà chỉ có 1 số nhân viên được chọn ra để phỏng vấn. Họ sẽ được báo trước 1 buổi để sắp xếp công việc. Thường các buổi phỏng vấn sẽ diễn ra vào buổi chiều.
Hội đồng phỏng vấn sẽ gồm phó phòng nhân sự, trưởng phòng/ban và 1 thư ký. Vì là buổi phỏng vấn để phân tích công việc nên những người phỏng vấn đều muốn tạo không khí thoải mái, tránh tạo áp lực.
Khi tiến hành phỏng vấn, những câu trả lời thu được sẽ nhiều hơn phương pháp bảng hỏi. Đào sâu hơn được các vấn đề đang còn tồn tại. Tại các buổi phỏng vấn những người phỏng vấn có thể đặt lại câu hỏi cho những
quản lý về các khúc mắc của cá nhân, hay của các nhân viên trong phòng ban mình.
Quá trình phỏng vấn chia thành 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1: người thực hiện phân tích công việc là các Trưởng phòng ban. Các Trưởng phòng sẽ tự xác định nội dung công việc và thực hiện phỏng vấn đối với nhân viên trực tiếp thực hiện công việc để đảm bảo khách quan, không bị thiếu sót;
Giai đoạn 2: người thực hiện phân tích công việc là Trưởng phòng HCNS thực hiện phỏng vấn các Trưởng phòng và nhân viên thực hiện công việc.
❖Phương pháp quan sát.
Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: công việc đó được thực hiện như thế nào; các mối quan hệ trong khi làm việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc…
Phương pháp này được công ty áp dụng với các nhân viên kinh doanh. Các nhân viên kinh doanh, bán hàng, bán vé sẽ được quản lý trực tiếp quan sát thái độ làm việc, bán hàng mỗi ngày, phục vụ khách hàng… Cũng nhờ vậy các nhân viên bán hàng sẽ không bị ảnh hưởng đến việc bán hàng cũng như doanh số mà vẫn có thể thu thập được những thông tin cần thiết để tiến hành thực hiện phân tích công việc. Nhưng quan sát tốn thời gian, thông tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát. Đặc biệt là người được quan sát, khi biết mình đang được quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công việc.
Bảng 2.4: Mẫu phiếu quan sát đối với nhân viên bán véPHIẾU QUAN SÁT PHIẾU QUAN SÁT
Tên công nhân:……….... Chức danh:……… Địa điểm thực hiện:……….. Tên người quan sát:………. Thời gian: Từ ngày………..đến ngày……….
Các hoạt động
Kết quả thực hiện công việc Thời gian Số lƣợng công việc Bắt đầu Kết thúc Quản lý sử dụng máy/ thiết bị
Xác nhận của nhân viên Xác nhận của ngƣời đánh giá
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Phiếu quan sát nhìn chung còn khá đơn giản, chưa thực sự chi tiết và đầy đủ các dữ liệu cần thiết để căn cứ đánh giá.
❖Hội thảo chuyên gia
Mỗi năm Công ty sẽ mới 1-2 chuyên gia về để tổ chức một cuộc hội thảo, thảo luận về công việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trình độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc với cả những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng ban…, họ luôn cập nhập và nắm bắt rất kịp thời những đổi thay đổi đổi với công tác QTNL trong xu thế mới như hiện nay.
Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đích phân tích công việc. Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian nên mỗi năm hiện công ty chỉ tổ chức một lần vào.