Nguồn: Công ty TNHH MTV Du lịch Cơng đồn VN
Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:
Giám đốc:
- Là người trực tiếp điều hành, giám sát mọi hoạt động của phòng thị trường, kế hoạch tài chính.
- Quản lý tồn diện hoạt động của công ty.
- Đồng thời, chịu trách nhiệm trước công ty về kết quả hoạt động, sản xuất của công ty cũng như chịu trách nhiệm trước nhà nước về mặt pháp luật.
Phó giám đốc phụ trách lữ hành:
- Là người giúp việc cho giám đốc về mảng dịch vụ du lịch lữ hành.
Phó giám đốc phụ trách khách sạn:
- Là người giúp việc cho giám đốc về mảng khách sạn.
Phịng kế tốn tài chính:
- Tham mưu cho Giám đốc xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm và tổ chức hạch toán kinh doanh trong khách sạn phù hợp với chế độ chính sách của Nhà Nước, cơng ty.
- Đảm bảo duy trì nguồn vốn có hiệu quả.
- Thực hiện công tác quản lý tài sản của Khách sạn, tổ chức mơ hình Bộ phận Lữ Hành Hành chính – Tổ Chức Tài chính – Kế tốn Phịng Kinh doanh Bộ phận Phục vụ Bộ phận dịch vụ ăn uống Giám đốc Phó Giám Đốc Phó giám đốc
hạch tốn và thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn sản xuất kinh doanh, kế toán thống kế, thơng tin kinh tế hạch tốn ở từng bộ phận trong khách sạn.
- Tổ chức thực hiện hoạt động tài chính kế tốn của cơng ty như: theo dõi chi tiêu của doanh nghiệp, phân tích tình hình tài chính của Khách sạn, phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Thực hiện công tác ghi chép, báo cáo thống kê định kỳ, tháng, quý, năm theo quy định của Nhà nước và cung cấp kịp thời khi Ban giám đốc cần.
- Cùng với tổ thị trường xây dựng chính sách giá cả, khuyến mại để thúc đẩy kinh doanh những hàng hóa và dịch vụ trong Khách sạn.
- Đảm bảo thanh tốn kịp thời chính xác
- Tổ chức thu thập và xử lý kịp thời thơng tin về tình hình thực hiện kế hoạch trong khách sạn.
- Kiểm tra giám sát chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng kinh tế.
Phịng Hành chính tổ chức:
- Theo dõi và thực hiện cơng tác hành chính, quản trị trong Khách sạn, tổ chức thực hiện tất cả các Nội quy, quy định của Khách sạn, Công ty đề ra.
- Thực hiện cơng tác đối nội, đối ngoại, hành chính văn thư, đánh máy, lưu trữ văn bản.
- Giữ gìn bảo quản tài sản, cơng cụ lao động trong bộ phận quản lý. - Cung cấp kịp thời các vật tư hàng hóa khi các bộ phận đề nghị đã được Giám đốc, phịng Kế tốn duyệt để đảm bảo u cầu phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Giúp ban giám đốc thực hiện sắp xếp, bố trí đào tạo cán bộ ngành du lịch để làm việc ngay tại cơ quan cũng như làm việc tại các cơ sở. Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tiền lương, tiền thưởng, lao động …
- Hành chính cơng ty: Giúp đỡ ban giám đốc về văn bản, văn thư và phụ trách về mảng cho thuê xe, đưa đón khách
- Hành chính khách sạn: phục vụ khách hội nghị, tiệc cưới.
- Có nhiệm vụ nghiên cứu thị hiếu của khách trong cũng như ngoài nước để tham mưu cho ban Giám đốc về công tác thị trường, chính sách xây dựng sản phẩm du lịch thích hợp. Bên cạnh đó cịn tiến hành các hoạt động tiếp thị và quảng cáo thường xuyên bằng nhiều hình thức nhằm thu hút khách.
- Tư vấn giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng về phòng nghỉ, hội nghị, tiệc cưới, tiệc tại Khách sạn.
- Thực hiện cơng tác chăm sóc khách hàng.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về cơng tác đón tiếp: Bao gồm đặt phòng, gửi chỗ khi khách đến, cung cấp thông tin về các dịch vụ trong Khách sạn và đảm bảo thông tin liên lạc cho khách, nội bộ trong Khách sạn và Công ty.
Phòng phục vụ khách nghỉ:
- Tham mưu cho giám đốc về việc phát triền các dịch vụ lưu trú của Khách sạn để phục vụ và phù hợp với yêu cầu của khách ngày một tốt hơn.
- Đảm bảo tối đa nhu cầu phục vụ khách hàng, nhu cầu lưu trú của khách tại Khách sạn.
- Cung cấp các dịch vụ có của khách trong phịng của Khách sạn cho khách (nghỉ ngơi, ăn uống, giải trí...). Đảm bảo yêu cầu của khách về các dịch vụ mà khách sạn có.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tồn bộ cơng việc tại khu vực tiền sảnh, hành lang cầu thang, khu vực để xe, khu vệ sinh công cộng liên quan đến cảnh quan môi trường, đảm bảo môi trường Khách sạn luôn sạch đẹp.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc đảm bảo điện, nước, quản lý kỹ thuật, bảo dưỡng trang thiết bị ở các bộ phận trong Khách sạn.
Phòng dịch vụ:
- Phục vụ khách nghỉ tại khách sạn, tiệc cưới, tiệc hội nghị, hội thảo. - Tham mưu cho Giám đốc trong việc định giá món ăn, lên thực đơn thay đổi phù hợp với tình hình thực tế của thị trường
- Duy trì phát triển cải thiện nhà hàng và chất lượng phục vụ khách hàng, đảm bảo việc huấn luyện nhân viên mới đáp ứng yêu cầu phát triển của nhà hàng, Khách sạn.
- Lập ra những quy định, điều lệ cho khu vực nhà hàng, bếp tham gia giải quyết những vấn đề nhân sự khi cần thiết.
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc về chế biến các món ăn trong Khách sạn, đảm bảo vệ sinh, chất lượng ăn uống cho khách, cũng như chất lượng bữa ăn phục vụ cho Cán bộ công nhân viên.
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc về kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trong nhà hàng, quầy Bar, dịch vụ ăn uống lưu động tại phòng …
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tổ chức khá gọn le, năng động, phù hợp với cơ cấu kinh doanh của công ty. Quyền hạn quản lý của các phịng ban được phân cơng rạch rịi khơng bị chồng chéo, vì vậy các cán bộ nhân viên có thể phát huy được hết khả năng về trình độ chun mơn, khuyến khích tinh thần trách nhiệm và ý thức làm chủ tập thể của từng người. Các phòng ban chức năng quan hệ chặt chẽ với các cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành, trợ giúp giám đốc thực hiện các kế hoạch kinh doanh, giúp giám đốc định hướng kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chế độ kế tồn đang án dụng tại Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Du lịch Cơng đồn Việt Nam
2.1.3.1. Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Du lịch Cơng đồn Việt Nam
Phịng kế tốn tại Cơng ty TNHH MTV Du lịch Cơng đồn Việt Nam áp dụng hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tập trung, hầu hết cơng việc kế tốn được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm, từ khâu thu thấp kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo kế toán, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp.
Với hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung sẽ đảm bảo sự chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, đồng thời lãnh đạo Công ty cũng nắm bắt và chỉ đạo kịp thời cơng tác kế tốn tài chính. Bên cạnh đó phịng kê tốn sẽ giúp giám đốc rất nhiều trong việc tham gia xây dựng cho Cơng ty một phương án kinh doanh có hiệu quả nhất phù hợp với quy mô, với cách tổ
chức và thực hiện các kế hoạch tài chính của cơng ty, thực hiện kiểm tra, kiểm sốt và phân tích hoạt động kinh tế của Công ty.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế tốn tại Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Du lịch Cơng đồn Việt Nam
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thuế, Thủ quỹ, Kế tốn Doanh thu và Kế tốn Chi phí.
- Bên quan hệ khách hàng gồm có Thu ngân, Kế tốn thực phẩm và Kế tốn cơng nợ.
Nhiệm vụ và chức năng của từng kế toán:
- Kế tốn trưởng: Kế tốn trưởng có trách nhiệm phân cơng các cơng việc kế toán cho từng kế toán viên, trực tiếp chỉ huy cơng tác kế tốn từ khâu tổ chức chứng từ, vận dụng tài khoản. Kết nối các kế toán viên cùng làm việc để chịu trách nhiệm trước Giám đốc về cơng tác kế tốn và quản lý tình hình tài chính.
- Kế tốn tổng hợp có chức năng hướng dẫn, đốc thúc và nhắc nhở các kế toán khác trong phịng cơng tác một cách hiệu quả, hoàn thành nhiệm vụ được giao cho mỗi người theo như sự phân cơng của kế tốn trưởng. Giám sát sự tăng giảm, biến động của quỹ tiền mặt, ngân phiếu và các loại vốn bằng tiền khác. Hỗ trợ cho kế tốn trưởng các cơng việc khi cần thiết. Theo dõi doanh thu và chi phí của khách sạn.
- Kế tốn thuế: Kế tốn thuế có nhiệm vụ phụ trách về các vấn đề khai báo liên quan đến thuế trong doanh nghiệp. Xác định cơ sở tính thuế và kết hợp với kế toán tổng hợp để lập các báo cáo, thực hiện các nghĩa vụ có liên quan đến thuế của doanh nghiệp đối với nhà nước. Lập báo cáo tài chính, báo
cáo thuế cuối năm. Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Hàng tháng kế tốn thuế phải lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra của tồn cơng ty.
- Thủ quỹ: Thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo đúng chính sách trong phạm vi trách nhiệm của người thủ quỹ. Kiểm đếm thu, chi tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của đơn vị. Thực hiện nghiêm chỉnh định mức tồn quỹ tiền mặt theo quy định của Nhà nước. Hạch tốn chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt và làm báo cáo về quỹ tiền mặt.
- Kế toán doanh thu: Nhận báo cáo bán hàng của thu ngân, kiểm tra – đối chiếu với phần mềm quản lý hệ thống. Tiến hành phân loại các khoản thu của thu ngân theo hình thức thanh toán. Thực hiện hạch toán các bút toán chênh lệch thừa – thiếu của từng vị trí thu ngân trước khi tiến hành kết thúc ca. Lập sổ theo dõi việc nhận – bàn giao các loại phiếu quà tặng, phiếu mua hàng…
- Kế tốn chi phí: Kế tốn theo dõi các khoản chi phí trong q trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Theo dõi kiểm kê, thanh lý Tài sản cố định, công cụ dụng cụ. Theo dõi các khoản chi phí trích trước cũng như các chi phí phải trả, chi phí khác…
- Kế tốn cơng nợ: Theo dõi các khoản nợ phải thu và nợ phải trả. Đôn đốc, thúc giục khách hàng thanh toán khi đến hạn cũng như thực hiện nghĩa vụ thanh tốn của cơng ty với bên chủ nợ dưới sự thống nhất của giám đốc và kế toán trưởng.
2.1.3.2. Chế độ kế tốn áp dụng tại Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Du lịch Cơng đồn Việt Nam
Là một Công ty các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, do vậy công tác hạch tốn của cơng ty khá phức tạp, tuy vậy việc vận dụng vẫn tuân theo nền tảng là những quy chế của chế độ kế toán Việt Nam và những quy định do Bộ Tài chính ban hành:
Hiện nay tại Công ty đang áp dụng Thông tư 200/2015/TT-BTC trong hạch toán kế toán. Đơn vị tiền tệ mà Công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết toán là đồng nội tệ: Việt Nam đồng (VNĐ).
Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Cơng ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên; Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Cơng ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng; Phương pháp tính thuế GTGT: Cơng ty áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.
Cơng ty TNHH MTV Du lịch Cơng đồn đang áp dụng chế độ kế toán máy bắt đầu từ tháng 02/2010. Phần mềm kế toán Fast and Acounting là phần mềm kế được Công ty lựa chọn sử dụng. Hệ thống tài khoản bao gồm các tài khoản cấp I phù hợp với chế độ kế toán thống nhất, đồng thời mở các Tài khoản cấp II, cấp III.
Cơng ty đã đăng ký sử dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung.
Hiện Công ty đang sử dụng các loại sổ sau
- Sổ Nhật ký chung: là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ các phát sinh theo chứng từ hóa đơn lập trong tháng.
- Sổ Cái tài khoản: là sổ phân loại ghi (theo hệ thống) dùng để hạch toán tổng hợp. Số này được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt tài sản cố định (TSCÐ), tiêu thụ...) trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được
Quy trình hạch tốn thực tế tại Cơng ty: hàng ngày kế toán phần hành nhập dữ liệu lên phần mềm kế toán Fast and Acounting: phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán.
+ Đối với giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh tốn, Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào: Kế toán thanh toán lên phiếu chi.
+ Đối với Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra: Kế tốn cơng nợ lên phiếu kế tốn ghi nhận cơng nợ đối với từng đối tượng khách hàng.
+ Khi khách thanh tốn cơng nợ phải trả: Kế tốn thanh toán lên phiếu thu giảm trừ cơng nợ phải thu.
Phần mềm kế tốn Fast and Acounting tự động chuyển dữ liệu kế toán mà kế toán phần hành đã nhập vào các sổ sách kế toán. Cuối tháng, kế toán in các sổ kế toán chi tiết và sổ cái từ phần mềm để phục vụ cơng tác quản lý kế tốn.
Hệ thống báo cáo tài chính
Cơng ty tn thủ hệ thống báo cáo tài chính do Nhà nước ban hành. Kết thúc mỗi quý, kế toán các phần hành tiến hành đối chiếu số liệu chi tiết rồi thực hiện phần mềm kết chuyển số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế tốn tổng hợp tiến hành lập báo cáo tài chính gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Các báo cáo này là cơ sở để giải trình cho tất cả các hoạt động của một kỳ kế toán.
2.2. Thực trạng kế tốn doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Du lịch Cơng đồn tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Du lịch Cơng đồn Việt Nam dƣới góc độ Kế tốn Tài Chính
2.2.1. Thực trạng kế toán doanh thu
2.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
* Tổng quan tình hình kết quả Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ (DTBH & CCDV)
Bảng 2.1: Bảng so sánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2018-2020
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (NVĐ) 138.257.419.238 140.173.359.683 104.242.317.749 Chênh lệch (▲�) 0 1.915.940.445 (35.931.041.934) Chênh lệch (%) 100 +1.38 (25.633)
Do ảnh hưởng nghiêm trọng từ đại dịch Covid-19 mà Doanh thu toàn bộ ngành du lịch nói chung và doanh thu tại Du lịch Cơng đồn nói riêng cũng không thể tránh khỏi những ảnh hưởng tương tự, cụ thể: Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty vào năm 2020 đã sụt giảm hơn hẳn