7. Kết cấu luận văn
1.3. Nội dung tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu bộ máy quản lý của đơn vị. Bộ máy kế toán bao gồm tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính tốn được trang bị để thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích, cung cấp thơng tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị phục vụ công tác quản lý.
Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân cơng cơng việc cho những người làm cơng tác kế tốn tại đơn vị sao cho bộ máy kế tốn phù hợp với quy mơ hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị, đồng thời phát huy cao nhất năng lực của từng cán bộ kế tốn, tạo hiệu ứng tích cực đến những bộ phận hoặc những người có liên quan. Tổ chức bộ máy kế tốn trong đơn vị một cách khoa học và hợp lý khơng chỉ đóng vai trị quyết định về chất lượng của cơng tác kế tốn mà còn giúp đơn vị thực hiện quản lý kinh phí có hiệu quả và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị.
Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị SNCL bao gồm: Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn; Tổ chức đội ngũ nhân sự cho bộ máy kế toán; Tổ chức trang bị các phương tiện để hỗ trợ bộ máy kế tốn.
1.3.1.1. Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp công lập
Mỗi đơn vị SNCL hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau. Do vậy, việc xây dựng mơ hình tổ chức bộ máy kế toán cho mỗi đơn vị cũng khác nhau. Để bộ máy kế tốn có thể đem lại hiệu quả cao nhất, đơn vị SNCL phải lựa chọn, xây dựng được mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn khoa học và hợp lý. Việc xây dựng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn được dựa trên cơ sở lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị SNCL.
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn là hình thức, cách thức tổ chức, bố trí nguồn nhân lực để thực hiện các nội dung của cơng tác kế tốn. Đây chính là việc tổ chức ra các bộ phận kế toán, quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, từng cán bộ kế toán và mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị. Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn gắn liền với việc tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị. Việc
lựa chọn, áp dụng hình thức kế tốn ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy kế toán. Do vậy việc lựa chọn hình thức kế tốn cho phù hợp để tổ chức bộ máy kế toán là nội dung đầu tiên và quan trọng trong tổ chức kế tốn của đơn vị cơng.
Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn thích hợp nhằm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp được đầy đủ, kịp thời tồn bộ thơng tin về hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị. Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm tiết kiệm được chi phí, giảm bớt khối lượng cơng việc kế tốn, nâng cao hiệu quả quản lý nguồn kinh phí, nguồn vốn của đơn vị...
Lựa chọn các hình thức tổ chức bộ máy kế tốn có liên quan mật thiết đến việc thiết kế bộ máy kế toán ở đơn vị. Tùy vào đặc điểm, quy mô, lĩnh vực hoạt động của đơn vị; đặc điểm tình hình phân cấp quản lý của đơn vị; biên chế bộ máy kế tốn, trình độ chun mơn nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên kế tốn; tình hình trang bị các phương tiện kỹ thuật tính tốn và thơng tin trong cơng tác kế tốn mà đơn vị SNCL có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức sau:
- Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung
- Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung, vừa phân tán)
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung: Cịn gọi là mơ hình một cấp.
Đơn vị kế tốn độc lập chỉ tổ chức một phịng kế tốn trung tâm để thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn từ việc xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, lập BCTC và báo cáo quyết tốn, phân tích kinh tế các hoạt động. Trường hợp đơn vị kế tốn có các đơn vị trực thuộc thì khơng có tổ chức kế tốn riêng mà chỉ có nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc phạm vi đơn vị mình, kiểm tra các chứng từ thu nhận được và định kỳ gửi toàn bộ chứng từ về phịng kế tốn trung tâm. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung thường được áp dụng thích hợp với các đơn vị sự nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, khơng có sự phân tán quyền lực quản lý. Đây cũng là những đơn vị sự nghiệp có hoạt động tập trung về mặt không gian và mặt bằng hoạt động, có kỹ thuật xử lý thơng tin hiện đại.
Ưu điểm: Số liệu tập trung phục vụ kịp thời cho cơng tác chỉ đạo chung tồn
Nhược điểm: Khối lượng công tác tại phịng kế tốn trung tâm thường lớn, lao
động kế toán tại đây nhiều. Các đơn vị phụ thuộc khơng có thơng tin kịp thười cho việc chỉ đạo nghiệp vụ.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán: Cịn gọi là mơ hình hai cấp. Bộ
máy kế toán được phân chia thành hai cấp riêng biệt là cấp trung tâm và cấp trực thuộc. Kế toán ở cả hai cấp đều tổ chức sổ kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp. Kế toán trung tâm thực hiện các phần hành kế tốn phát sinh ở đơn vị chính, cơng tác tài chính và cơng tác thống kê trong toàn đơn vị; hướng dẫn, kiểm tra cơng tác kế tốn ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra các báo cáo tài chính, thống kê của các đơn vị trực thuộc, gửi lên và lập báo cáo tài chính, thống kê tổng hợp cho tồn đơn vị.
Kế tốn trực thuộc thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn, thống kê, tài chính phát sinh ở đơn vị mình từ khâu hạch tốn ban đầu, ghi sổ kế toán đến lập các báo cáo tài chính, thống kê định kỳ gửi về phịng kế toán trung tâm. Từ những đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn như mơ tả trên, mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán áp dụng thích hợp với những đơn vị có quy mơ lớn, địa bàn hoạt động phân tán, chưa trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong cơng tác kế tốn.
Ưu điểm: Đảm bảo kịp thời, tính chính xác cao, tạo điều kiện thuận lợi cho
việc cung cấp thông tin phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp ra quyết định.
Nhược điểm: Bộ máy cồng kềnh, phân chia thành nhiều cấp, nhiều bộ phận,
không cung cấp thông tin kịp thời ảnh hưởng đến việc ra quyết định cho quản lý.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán: Cịn gọi là
mơ hình hỗn hợp. Mơ hình này kết hợp đặc trưng của cả hai mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung và tổ chức bộ máy kế tốn phân tán. Theo mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn này, ở đơn vị chính thành lập phịng kế tốn trung tâm, làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra kế toán đơn vị, ở các đơn vị trực thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì cho tổ chức kế tốn riêng. Cịn ở các đơn vị trực thuộc nhỏ thì khơng cho tổ chức kế tốn riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch tốn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phịng kế tốn trung tâm.
cơng phân cấp như sau:
Phịng Kế tốn trung tâm thực hiện cơng việc kế tốn phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị trực thuộc khơng có tổ chức cơng tác kế tốn riêng; hướng dẫn, kiểm tra cơng tác kế tốn ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế tốn riêng gửi đến và lập báo cáo tài chính tổng hợp tồn đơn vị tổng thể; thực hiện cơng tác tài chính, thống kê, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính đơn vị.
Ở các đơn vị kế tốn phụ thuộc có nhiệm vụ thực hiện tồn bộ cơng việc kế
toán phát sinh ở đơn vị mình, cơng tài tài chính, thống kê trong phạm vi đơn vị mình và định kỳ lập các báo cáo tài chính, thống kê gửi về phịng kế tốn trung tâm. Các nhân viên hạch toán ở các đơn vị trực thuộc khơng có tổ chức kế tốn riêng thực hiện các phần hành công việc hạch tốn được phịng kế tốn trung tâm giao và định kỳ gửi chứng từ kế toán về phịng kế tốn trung tâm.
Ưu điểm: Khắc phục được một số nhược điểm của 02 mơ hình trên. Mơ hình
này được sử dụng nhiều, đem lại hiệu quả kinh tế cao nếu cơng tác kế tốn được tổ chức hợp lý tại các đơn vị sự nghiệp.
Nhược điểm: Gây ra một số khó khăn trong việc thống nhất của kế tốn, khó
khăn trong quản lý điều hành do mức độ phân cấp quản lý tài chính của đơn vị. Tóm lại, việc tổ chức bộ máy kế tốn trong các đơn vị SNCL có thể thực hiện theo các mơ hình khác nhau, phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của từng đơn vị. Sau khi xác định, lựa chọn mơ hình tổ chức thích hợp từ các mơ hình trên, các đơn vị SNCL có thể tổ chức phân cơng cơng việc cụ thể trong bộ máy. Theo đó kế tốn trưởng hoặc phụ trách kế tốn của các đơn vị có trách nhiệm phân cơng, bố trí nhân viên kế tốn đảm trách các phần hành kế tốn cụ thể. Việc phân cơng cán bộ kế toán phù hợp với khả năng, trình độ của từng người sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử lý thơng tin diễn ra nhanh chóng, đồng thời xác định rõ số lượng nhân viên tương ứng với khối lượng cơng việc nhằm tối ưu hóa bộ máy kế tốn.
1.3.1.2. Tổ chức đội ngũ nhân sự cho bộ máy kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lập
Đơn vị SNCL muốn tổ chức bộ máy kế tốn thì phải tổ chức nhân sự cho bộ máy kế tốn. Người đứng đầu đơn vị SNCL có trách nhiệm bố trí người làm kế tốn
trưởng hoặc quyết định thuê dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định của Luật Kế toán để điều hành hoạt động của bộ máy kế tốn, đồng thời tuyển chọn và bố trí nhân lực cho bộ máy kế toán. Đội ngũ nhân sự trong bộ máy kế toán bao gồm kế toán trưởng và các nhân viên kế toán. Nhân viên kế toán và kế toán trưởng phải thỏa mãn các yêu cầu bắt buộc theo quy định của Luật Kế toán.
Đối với các nhân viên kế tốn thì theo Luật Kế tốn phải có đủ các tiêu chuẩn, bao gồm: Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; Có trình độ chun mơn, nghiệp vụ về kế toán. Nhân viên kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, chịu trách nhiệm về các nội dung công việc cụ thể liên quan đến phần hành kế tốn được phân cơng như kiểm tra cập nhật chứng từ kế toán, ghi chép chi tiết và tổng hợp vào các sổ kế toán, đồng thời lập các báo cáo theo yêu cầu của kế toán trưởng.
Đối với Kế tốn trưởng thì theo Luật Kế tốn, Kế tốn trưởng là người đứng đầu bộ máy kế tốn của đơn vị - có nhiệm vụ tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn trong đơn vị SNCL. Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị SNCL; trường hợp có đơn vị kế tốn cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng của đơn vị kế tốn cấp trên về chun mơn, nghiệp vụ. Cơng việc cụ thể của kế tốn trưởng bao gồm phụ trách và điều hành các nhân viên kế toán; giám sát và ký duyệt các chứng từ kế toán phát sinh; kiểm tra, đối chiếu số liệu; tổng hợp, lập và phân tích báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn; Thực hiện phân tích về tình hình tài chính của đơn vị để tư vấn, kiến nghị cho người đứng đầu đơn vị về các kế hoạch và các phương án hoạt động nhằm đưa ra các quyết định cho phù hợp với điều kiện tài chính của đơn vị.
1.3.1.3. Tổ chức trang bị các phương tiện để hỗ trợ bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp cơng lập
Hệ thống kế tốn trong các đơn vị SNCL trải qua nhiều giai đoạn phát triển khác nhau về trang bị các phương tiện kỹ thuật như: Khơng sử dụng máy tính, máy tính quay tay, máy tính bấm phím, máy tính đục lỗ và ngày nay đang sử dụng rộng rãi máy vi tính. Nhờ có việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin này sẽ giúp bộ máy kế tốn có thể cung cấp các thơng tin kế tốn kịp thời hơn và với nhiều thông tin hơn cho các đối tượng sử dụng. Đồng thời, việc trang bị và sử dụng các phương tiện tiên
tiến này sẽ giúp cho bộ máy kế tốn hồn thành nhiệm vụ của mình với chất lượng cao nhất và chi phí tiết kiệm nhất. Để làm được điều này, trước hết đơn vị SNCL phải tổ chức trang bị hệ thống máy vi tính phù hợp với khả năng tài chính, đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của đơn vị.
Hệ thống máy vi tính bao gồm phần cứng và phần mềm. Phần cứng bao gồm các máy vi tính, các thiết bị đầu vào (bàn phím, chuột, hệ thống cảm nhận âm thanh, ...), các thiết bị đầu ra (máy in, loa, ...). Phần mềm bao gồm các chương trình hệ máy tính và các tài liệu hướng dẫn mà người sử dụng có thể thực hiện được. Các máy tính sử dụng cho mục đích kế tốn thường có hai phần mềm: Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống là các chương trình được xây dựng để chạy trên các kiểu máy tính cụ thể do các nhà sản xuất máy tính hoặc các nhà cung cấp phần mềm cung cấp, bao gồm: Hệ điều hành, các trình tiện ích, bộ chuyển đổi ngơn ngữ, phần mềm quản lý dữ liệu và phần mềm truyền thông. Phần mềm ứng dụng thường được mua từ các công ty cung cấp phần mềm, bao gồm hai dạng: Phần mềm xử lý nghiệp vụ và phần mềm hỗ trợ ra quyết định. Trên thực tế, các đơn vị thường sử dụng phần mềm kế toán để phục vụ cho cơng tác kế tốn với hai loại phần mềm là phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng.
Bên cạnh đó, cần ứng dụng các cơng nghệ cao để hỗ trợ thêm cho hệ thống máy tính và phần mềm, ví dụ cơng nghệ điện toán đám mây, giúp tái tổ chức bộ máy kế tốn theo hướng gọn nhẹ vì khơng bị ảnh hưởng bởi vị trí địa lý và trang thiết bị; tiết kiệm được các chi phí về phần cứng và phần mềm trong q trình triển khai và cài đặt.
Tuy nhiên máy tính, kỹ thuật tin học và công nghệ cao chỉ là phương tiện trợ giúp cho người làm cơng tác kế tốn. Điều quan trọng nhất vẫn là đội ngũ cán bộ kế