7. Kết cấu luận văn
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trung tâm Mua sắm tập
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
3.2.2.1. Hoàn thiện tổ chức thu nhận thông tin kế toán
Quy mô hoạt động của Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia ngày càng mở rộng nên yêu cầu xử lý thông tin ngày càng nhanh, tạo nên sức ép về kiểm soát và phân loại thông tin một cách nhanh chóng, chuẩn xác. Vì vậy, tổ chức thu
nhận thông tin kế toán phải thay đổi về mặt chất, không chỉ tổ chức ở tại bộ phận kế toán, mà còn phải tổ chức ở các bộ phận có liên quan đến thông tin và phải quy định cụ thể quyền hạn, trách nhiệm của những bộ phận có liên quan đến thông tin đó, qua đó quy định trách nhiệm của các bên trong trường hợp nếu có xảy ra sai sót.
Trung tâm cần hoàn thiện trên cơ sở bổ sung đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ, đặc biệt, phản ánh một cách đầy đủ và toàn diện những thông tin cơ bản liên quan đến các nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ kế toán, đảm bảo tính rõ ràng, chính xác, tạo thuận lợi cho việc ghi sổ và sắp xếp, phân loại chứng từ và tạo điều kiện phụ vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra.
Trung tâm cần tổ chức, sắp xếp lại hệ thống chứng từ kế toán ở khâu lập và tiếp nhận chứng từ kế toán; tạo sự chủ động trong quá trình lập và tiếp nhận chứng từ kế toán thông qua việc hoàn thiện và ban hành các văn bản hướng dẫn nội dung và quy định về công tác lập, ghi chép trên chứng từ gốc, nâng cao chất lượng công tác kiểm tra chứng từ kế toán. Cần xác định rõ các bộ phận có trách nhiệm lập chứng từ, quy định về thủ tục, phương pháp lập chứng từ. Việc thu thập thông tin kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan vì vậy Trung tâm cần phải xây dựng được quy trình phân công nhiệm vụ của từng kế toán viên trong bộ máy kế toán.
Tập huấn lại cho các kế toán bộ phận về công tác kiểm tra chứng từ kế toán, về bộ chứng từ kế toán đi kèm với từng nghiệp vụ kinh tế, cụ thể:
+ Hồ sơ thanh toán phải có: Đề nghị thanh toán, tờ trình, quyết định, Biên bản xét chọn, báo giá cạnh tranh, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu và thanh lý, hóa đơn bán hàng.
+ Hồ sơ mua hàng: phiếu xuất kho bên nhà cung cấp, phiếu nhập kho, hợp
đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn hoặc các chứng từ kế toán khác theo quy định của pháp luật.
+ Hồ sơ lương bảo hiểm: Bảng chấm công, bảng lương, bảng tính bảo hiểm, hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân và các chứng từ kế toán khác theo quy định của Pháp luật.
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ ở Trung tâm cần thực hiện nghiêm chỉnh theo các quy định hiện hành. Việc lưu trữ chứng từ ở Trung tâm hiện nay vẫn chưa được khoa học và hợp lý, việc bảo quản chưa được đảm bảo cho chất lượng của
chứng từ, số lượng chứng từ lưu trữ hiện nay đã quá lớn, vì vậy cần phải thanh lọc những chứng từ kế toán, xác định nhưng chứng từ nào đủ thời hạn và theo quy định cần phải hủy bỏ. Từ đó sắp xếp lại chứng từ cho hợp lý theo thời gian vào từng khu vực riêng của kho lưu trữ để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiến hành tu sửa các kho bảo quản chứng từ nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu như nhiệt độ, không khí, ánh sáng để giữ cho chất lượng chứng từ bảo quản. Để đảm bảo công tác lưu trữ chứng từ thực hiện thuận tiện, kế toán cần đánh số hiệu chứng từ có quản lý theo từng nguồn kinh phí, trên đó liệt kê các số chứng từ đã được lưu trong tập chứng từ đồng thời mở sổ theo dõi các chứng từ đưa vào lưu trữ.
Theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính đã ban hành Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng cho các đơn vị HCSN, thông tư đã được thay đổi và bổ sung những chứng từ kế toán nhằm phù hợp với đặc điểm hoạt động của các đơn vị và theo hướng giảm bớt số lượng chứng từ thuộc loại mang tính bắt buộc và tăng cường chứng từ mang tính hướng dẫn. Với hệ thống chứng từ hướng dẫn là một giải pháp hiện nay đối với các đơn vị SNCL nói chung và Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia nói riêng để đáp ứng yêu cầu quản lý và các hoạt động ngày càng phức tạp hơn của đơn vị. Bên cạnh việc phải in, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán và các BCTC theo quy định của pháp luật, việc bảo quản lưu trữ chứng từ trên máy vi tính cũng cần phải được thực hiện. Hằng năm, Trung tâm nên lưu trữ toàn bộ các thông tin của các chứng từ kế toán sang thiết bị lưu trữ khác như ổ cứng gắn ngoài và thực hiện chế độ bảo quản. Để đảm bảo tính chính xác và tránh những rủi ro gây ra, hàng ngày kế toán các phần hành nên in các chứng từ phát sinh trong ngày vừa để kiểm tra vừa bắt đầu khâu lưu trữ chứng từ. Tuân thủ theo quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo thời hạn sau đây: Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC; Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
3.2.2.2. Hoàn thiện tổ chức xử lý thông tin kế toán
Hiện nay, Trung tâm đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là chứng từ ghi sổ, sử dụng phần mềm ANA nên hệ thống sổ sách đều đáp ứng yêu cầu theo chế độ
hiện hành. Kế toán không cần lấy chứng từ ghi sổ hàng ngày hoặc định kỳ mà chỉ cần chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra nhập vào máy thông tin và quá trình ghi sổ tiếp theo được tự động do máy tính thực hiện theo phần mềm đã cài đặt. Yêu cầu đối với nhân viên kế toán là phải nắm vững các loại sổ, cách ghi sổ, đặc biệt là các phương pháp sửa chữa sổ kế toán,... nắm được nội dung này thì sẽ ghi sổ được chính xác và tiết kiệm được thời gian, công sức.
Nâng cao năng lực của bộ phận công nghệ thông tin như tuyển dụng cán bộ có trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiến thức, cung cấp trang thiết bị, nguồn lực,..
Nâng cao chất lượng báo cáo tài chính: chất lượng BCTC ở đây được đo lường bằng giá trị thông tin kế toán mà BCTC mang lại. Một BCTC chất lượng là một báo cáo đem đến cho người sử dụng cái nhìn chân thực nhất về tình hình tài chính của đơn vị, lượng BCTC ở mức thấp luôn là điểm yếu cố hữu của Trung tâm suốt từ thời điểm thành lập đến hiện tại. Vì thế, để đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệu quả của BCTC, việc đầu tiên cần làm là hệ thống kế toán phải xóa bỏ tính hình thức, đối phó trong công tác lập báo cáo. Trung tâm cần phải quyết liệt trong việc thực hiện kiểm tra, rà soát lại hệ thống chứng từ, sổ sách đảm bảo số liệu tổng hợp BCTC là chính xác, tin cậy. Trung tâm cần đánh giá từng khâu từ lập và tiếp nhận chứng từ kế toán đến định khoản, ghi sổ chi tiết, ghi sổ tổng hợp đến khâu cuối cùng là lập và trình bày BCTC. Từ đó, phát hiện những sai sót mắc phải để có những biện pháp khắc phục kịp thời.
Trung tâm cần hoàn thiện hệ thống BCTC theo thông tư số 107/TT-BTC Tại thời điểm khảo sát, thời hạn nộp BCTC theo chế độ kế toán mới còn lại tương đối ngắn, tuy nhiên hệ thống BCTC của đơn vị vẫn chưa được hoàn thiện. Báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo tình hình tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ chưa lên được chính xác số liệu từ phần mềm kế toán, sổ kế toán; Để hoàn thiện được hệ thống báo cáo tài chính kịp thời hạn lập đơn vị cần phối hợp cùng công ty phần mềm, sửa chữa và khắc phục lỗi để ra được báo cáo kịp thời.
3.2.2.3. Hoàn thiện tổ chức cung cấp thông tin kế toán
Kế toán tại Trung tâm cần thay đổi tư duy lập và sử dụng BCTC, BCQT của kế toán viên. Thay vì chỉ với mục đích nộp cho cơ quan chủ quản ngành và phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, Trung tâm cần xác định rõ đây chính là kênh thông tin vô
cùng quan trọng, cung cấp một cách toàn diện nhất về bức tranh tài chính của đơn vị. Bởi vậy, công tác lập BCTC, BCQT cần phải được xác định là nhiệm vụ trọng tâm, được giao cho những cán bộ, nhân viên kế toán có năng lực và trình độ cao.
Để đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệu quả của báo cáo tài chính, việc đầu tiên cần làm là hệ thống kế toán phải xóa bỏ tính hình thức, đối phó trong công tác lập báo cáo. Trung tâm phải quyết liệt trong việc thực hiện kiểm tra, rà soát hệ thống chứng từ, sổ sách sao cho đảm ảo số liệu tổng hợp được chính xác và đáng tin cậy. Trung tâm cần đánh giá từng khâu từ lập, tiếp nhận chứng từ kế toán đến định khoản, ghi sổ chi tiết, ghi sổ tổng hợp đến khâu cuối cùng là lập và trình bày báo cáo tài chính. Từ đó phát hiện những sai sót mắc phải để có những biện pháp khắc phục kịp thời.
Nâng cao năng lực, trình độ hiểu biết của kế toán trong công tác lập BCTC và BCQT. Bởi hiện nay, hầu hết công việc kế toán được thao tác trên phần mềm kế toán, nên để có thể kiểm tra được tính đúng đắn, phù hợp của thông tin trên BCTC và BCQT, kế toán viên phải có sự hiểu biết sâu rộng và toàn diện về chuẩn mực kế toán, về kế toán nói chung và kế toán các đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng. Chỉ khi đó mới hạn chế được những sai sót trong quá trình lập báo cáo.
Đẩy nhanh quá trình lập và nộp BCTC và BCQT theo đúng quy định của Luật Kế toán 2015 và Thông tư số 107/2017/TT-BTC: Giải pháp quy định về thời gian ghi sổ và khóa sổ kế toán sẽ giúp công tác kiểm tra, số liệu trong quá trình thực hiện công tác kế toán tại năm. Đây cũng là tiền đề để đẩy nhanh tiến độ, rút ngắn thời gian lập BCTC và BCQT tại Trung tâm. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng cần quy định cụ thể về thời gian và số lần lập và nộp dự thảo báo cáo cho cán bộ phụ trách phòng kế toán, và thời gian nộp báo cáo bản hoàn thiện cho các đối tượng sử dụng thông tin trên BCTC và BCQT. Cùng với đó, cán bộ kế toán phụ trách lập báo cáo cần tôn trọng triệt để, thống nhất quy định này. Để hoàn thiện được hệ thống BCTC kịp thời hạn lập đơn vị cần phối hợp với công ty cung cấp phần mềm kế toán để sửa chữa và khắc phục lỗi trên phần mềm để hoàn thiện được báo cáo kịp thời.