7. Kết cấu luận văn
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Trung tâm Mua sắm tập trung
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Trung tâm Mua sắm tậptrung thuốc Quốc gia trung thuốc Quốc gia
2.3.1. Ưu điểm
Một là, về bộ máy kế toán tại Trung tâm là hình thức tập trung, phù hợp với
quy mô, đặc điểm hoạt động của Trung tâm hiện nay. Bộ máy kế tốn có sự phân cơng cơng việc rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ trách nhiệm của từng cán bộ làm kế toán và mối quan hệ giữa các cán bộ kế toán, giữa phịng kế tốn với các bộ phận chức năng khác. Bộ phận kế toán tại Trung tâm hiện tại có 06 người, nhân sự trong bộ máy kế tốn được bố trí phù hợp với năng lực và trình độ chun mơn, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm có hiệu quả. Số lượng lao động kế toán tại Trung tâm đều được học tập và đào tạo theo đúng chuyên ngành kế toán với ý thức tự trau dồi bản thân cao, có tinh thần cầu thị, ln kịp thời cập nhật các văn bản pháp luật, quy định nhà nước liên quan đến kế tốn, nhìn chung đáp ứng được u cầu cơng việc hiện tại. Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia đã tạo điều kiện cho nhân viên kế toán được học tập, nâng cao trình độ, thích nghi với những thay đổi trong cơ chế quản lý tài chính và chế độ kế tốn. Bên cạnh đó việc tổ chức kế tốn chun mơn hóa theo từng đầu việc do kế tốn trưởng quy định đã khiến cho cơng tác kế tốn tại Trung tâm ln liền mạch, trơi chảy, khơng bị ùn tắc tại bất cứ khâu nào.
Hai là, về tổ chức cơng tác kế tốn
+ Về tổ chức thu thập thông tin kế toán: Trung tâm đã thực hiện khá tốt việc
tổ chức thu nhận thông tin qua hệ thống chứng từ kế toán, cụ thể, việc lập chứng từ, kiểm tra và luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng chế độ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành. Trong cơng tác lập chứng từ kế tốn, phần lớn biểu mẫu
chứng từ kế toán đã được sử dụng theo đúng quy định trong chế độ kế toán hiện hành. Đồng thời, Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia cũng đã xây dựng, thiết kế được hệ thống biểu mẫu chứng từ tương đối đầy đủ và đồng bộ, cải tiến và bổ sung những chứng từ cần thiết phù hợp với đặc thù của Trung tâm để phục vụ và đáp ứng nhu cầu quản lý.
Quy trình luân chuyển chứng từ tại Trung tâm là khép kín, vì vậy sai sót trong chứng từ được kiểm soát ngay từ khâu đầu tiên là khâu lập và tiếp nhận chứng từ cho đến khâu cuối cùng là khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ. Bên cạnh đó, việc mất mát, rách hỏng, hoặc thất lạc chứng từ kế tốn trong q trình ln chuyển khơng xảy ra tại Trung tâm.
Trong q trình phân loại, xử lý, kiểm sốt, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán, Trung tâm cũng đã chủ động xây dựng cho đơn vị mình quy trình luân chuyển chứng từ tương ứng của từng hoạt động nghiệp vụ, tạo điều kiện và phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong từng khâu trong chu trình.
Cơng tác lưu trữ chứng từ kế tốn tại Trung tâm đã được quán triệt nghiêm túc thực hiện tuân thủ đúng quy định và hướng dẫn của các văn bản, nghị định, Luật của Nhà nước.
+ Về tổ chức xử lý thơng tin kế tốn qua TKKT và sổ kế tốn: Hệ thống tài
khoản kế toán của Trung tâm được mở tuân thủ theo đúng quy định của Thông tư
107/2017/TT-BYT, phù hợp với các quy định của chế độ kế tốn hiện hành, góp phần ghi nhận, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hoạt động. Trung tâm đã chủ động nghiên cứu, vận dụng và thiết kế những tài khoản chi tiết phù hợp với đặc thù và yêu cầu quản lý. Hệ thống sổ kế toán mở tương đối logic, bảo đảm sự liên kết số liệu trong Trung tâm và đáp ứng được nhu cầu truy xuất thông tin chi tiết, cũng như đối chiếu, kiểm tra số liệu trên BCTC. Hình thức kế tốn của Trung tâm được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung là hồn tồn phù hợp với quy mơ, đặc điểm của Trung tâm, góp phần thực hiện tốt các nhiệm vụ, chức năng của Trung tâm.
+ Về tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn: Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán,
Trung tâm đã lập tương đối đầy đủ, đúng theo mẫu quy định và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng BCTC và BCQT; đảm bảo tính trung thực, hợp lý của các thơng tin tài chính do kế tốn cung cấp. Phương pháp lập, trình
bày BCTC bảo đảm tín thống nhất, tơn trọng ngun tắc lập báo cáo. Nội dung trình bày trong báo cáo là trung thực, hợp lý, khách quan thể hiện đúng tình hình tài chính của Trung tâm. Hệ thống BCTC theo Thơng tư số 107/2017/TT-BTC phản ánh chân thực bức tranh tài chính của Trung tâm, chính vì vậy số liệu mà báo cáo tài chính cung cấp có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc ra quyết định của Thủ trưởng đơn vị.
Ba là, về tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn: Tại Trung tâm Mua sắm tập
trung thuốc Quốc gia đã tiến hành cơng tác kiểm tra kế tốn một cách tương đối thường xuyên, liên tục và được thực hiện ở mọi khâu, mọi quy trình kế tốn. Cơng tác kiểm tra kế toán được thực hiện từ khi thu nhận thơng tin ban đầu, đến xử lý, hệ thống hóa để đảm bảo tính chính xác, khách quan và hữu ích của thơng tin kế toán cung cấp. Việc kiểm tra thường xuyên được thực hiện bởi từng bộ phận kế toán liên quan, kế toán trưởng là người kiểm tra cuối cùng đối với nghiệp vụ kế tốn. Cơng tác kế tốn liên tục được kiểm tra, rà soát đã hạn chế được các sai sót có thể xảy ra.
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm cơ bản đã đạt được, tổ chức kế toán tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia còn tồn tại một số hạn chế sau:
Một là, về Tổ chức bộ máy kế tốn
Việc phân cơng cơng việc giữa các phần hành kế toán trong khâu thanh toán tại Trung tâm vẫn có những điểm chưa hợp lý và chưa khoa học, vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định liên quan đến việc phân công công việc giữa các phần hành kế toán tại Trung tâm, đặc biệt là trong khâu thanh tốn.
Hai là, về tổ chức cơng tác kế tốn + Về tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn
(i) Trung tâm thực hiện việc lập và ghi chép các yếu tố liên quan đến các nội dung ghi trên chứng từ kế tốn đơi khi chưa đầy đủ, kịp thời, vẫn cịn tình trạng khi lập chứng từ khơng ghi số hiệu chứng từ, hoặc một số chỉ tiêu chưa thể hiện đầy đủ, nội dung nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đơi khi q tóm tắt làm mất đi tính rõ ràng, chính xác, gây những khó khăn nhất định cho phần ghi sổ và sắp xếp, phân loại chứng từ, gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra, thanh tra kế toán…;
(ii) Hệ thống chứng từ chưa đi sâu phản ánh các thơng tin chi tiết của kế tốn
cụ thể: Đối với chứng từ liên quan đến chỉ tiêu lao động, tiền lương, ngồi những thơng tin cứng về ngạch bậc, chức vụ, vị trí việc làm, hệ số phụ cấp, số ngày nghỉ/ làm việc trong tháng thì cũng chưa có những biểu mẫu chứng từ được thiết kế nhằm cung cấp các thông tin về hiệu quả, cũng như mức độ hồn thành cơng việc để đánh giá năng lực, hiệu suất, hiệu quả làm việc của cán bộ, nhân viên.
(iii) Việc kiểm tra chứng từ mới chỉ thực hiện kiểm tra khâu đầu, còn sau khi nhập chứng từ vào máy, kế tốn khơng kiểm tra lại hoặc bỏ sót khơng kiểm tra.
+ Về tổ chức xử lý thơng tin kế tốn qua TKKT và sổ kế toán
Thứ nhất, về áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC
Về xác định nội dung phản ánh của tài khoản kế toán và phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ trọng yếu tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia.
Khâu tổ chức lập và tiếp nhận chứng từ kế tốn đơi khi cịn bị động ảnh hưởng đến tính kịp thời và khách quan của chứng từ kế toán. Khâu kiểm tra chứng từ mang nặng tính hình thức, hiệu quả chưa cao, không đưa ra các điều chỉnh kịp thời.
Hệ thống chữ ký của cán bộ kế toán viên cũng như các bộ phận khác có liên quan chưa được đăng ký chữ ký mẫu. Hiện tại trong Trung tâm mới chỉ có chữ ký của Giám đốc Trung tâm, Phó Giám đốc và Kế toán trưởng là đã được đăng ký chữ ký mẫu, các chữ ký khác bao gồm chữ ký của các trưởng các bộ phận liên quan, chữ ký kế toán thanh toán, kế toán lương bảo hiểm và thủ quỹ, kế tốn tổng hợp đều chưa có sổ đăng ký. Việc làm giả chữ ký hiện chưa xảy ra tại Trung tâm nhưng tiềm ẩn những nguy cơ rủi ro có thể xảy ra, đặc biệt là ở khâu kiểm soát hoạt động chi của Trung tâm và khâu thu dịch vụ.
Kho lưu trữ chứng từ kế toán của Trung tâm chưa đảm bảo yêu cầu về diện tích. Cơng tác bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán tại Trung tâm đang thực hiện tốt,
tuy nhiên do hiện nay khối lượng chứng từ kế toán hàng năm của Trung tâm đã tăng tương đối nhiều nên theo quan điểm của tác giả diện tích kho kế tốn là chưa đạt yêu cầu.
Thứ hai, về hạn chế trong tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán
chi tiết mở theo chủ quan của Trung tâm, chưa thống nhất và thường mang tính tự phát, chưa theo một trình tự, nguyên tắc nhất định. Bên cạnh đó, Trung tâm thực hiện ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ, nhưng việc lập CTGS chưa thống nhất
về thời gian ghi và khóa sổ, phương pháp ghi sổ, quy định này hoàn toàn phụ thuộc vào chủ quan của Trung tâm, không phát huy hết tác dụng của CTGS trong việc cập nhật kịp thời, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và khó kiểm sốt.
+ Về tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn
Thứ nhất, thời gian nộp BCTC và BCQT của Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia lên cơ quan quản lý cấp trên thường chậm hơn so với quy định.
Thứ hai, công tác lập BCTC và BCQT tại Trung tâm hiện vẫn mang tính chấp hành, kế tốn tại Trung tâm vẫn chưa thực sự nhận thức đúng tầm quan trọng của các thơng tin trên báo cáo. Do đó, BCTC và BCQT kết xuất từ phần mềm kế toán phần lớn phục vụ cho việc nộp lên cơ quan cấp trên và phục vụ công tác thanh, kiểm tra.
Thứ ba, về thuyết minh báo cáo tài chính, Trung tâm đã phản ánh tương đối đầy đủ các nội dung quy định, đã thể hiện được số đầu năm và số cuối năm. Tuy nhiên, thông tin trên thuyết minh BCTC mới đang dừng lại ở những con số, chưa có sự giải thích, hay trình bày rõ sự thay đổi của các chỉ tiêu trong các báo cáo. Bởi vậy, để nâng cao vai trò và ý nghĩa của thuyết minh BCTC, Trung tâm cần đầu tư kỹ lương hơn cho nội dung của báo cáo này, thay vì chỉ tập trung vào báo cáo tình hình tài chính và báo cáo kết quả hoạt động như ở thời điểm hiện tại.
Nhìn chung hệ thống BCTC của Trung tâm đã dần hoàn thiện. Tại thời điểm khảo sát, Trung tâm vẫn đang nỗ lực xây dựng hoàn chỉnh hệ thống BCTC phù hợp quy định mới. Tuy nhiên do nhiều yếu tố khách quan như: Phần mềm kế toán ANA chưa cập nhật hết được tính năng, đặc biệt trong khâu kết chuyển xác định chênh lệch thu chi, cơng tác kế tốn vẫn cịn ảnh hưởng của chế độ kế toán cũ nên hệ thống BCTC còn sơ sài, số liệu lên BCTC chưa được chính xác.
+ Về tổ chức cơng tác kiểm tra kế toán
Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia mặc dù đã phân cơng trực tiếp cho những kế tốn viên làm nhiệm vụ kiểm tra đối với những nội dung thuộc phần cơng việc mình phụ trách, song cũng chưa mang tính chuyên nghiệp, và kết quả chắc chắn chưa thể so sánh với những ưu việt mà cơng cụ kiểm tốn nội bộ mang lại nhằm mục đích nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý tài chính cho Trung tâm.
kiểm tra vì thế tuy qua nhiều cấp nhưng thực tế chất lượng kiểm tra không được đảm bảo, tiềm ẩn rủi ro khơng phát hiện ra sai sót.
Hiện chưa có một văn bản nào hướng dẫn thủ tục kiểm tra công tác kế tốn. Cơng tác kiểm tra kế toán tại đơn vị chưa được ban lãnh đạo Trung tâm quan tâm. Việc thực hiện kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện trong nội bộ phịng kế tốn mà khơng có văn bản hướng dẫn nào đối với các bộ phận liên quan, chứng từ kế tốn vì thế khi chuyển sang phịng kế tốn thường mắc nhiều sai sót. Trong khi đó, khối lượng chứng từ kế tốn lớn vì vậy cơng tác kiểm tra kế tốn gặp rất nhiều khó khăn, các sai phạm khơng được kịp thời phát hiện,chấn chỉnh và khắc phục; ban lãnh đạo Trung tâm khơng đánh giá được tình hình hoạt động của cơng tác tài chính, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý thu chi, hiệu quả sử dụng các nguồn lực.
2.3.2.2. Nguyên nhân của những hạn chế
Nguyên nhân khách quan
Xuất phát từ sự thay đổi tương đối lớn và chưa hoàn thiện cả về cơ chế tài chính lẫn kế tốn trong khu vực cơng, đặc biệt là khu vực các đơn vị sự nghiệp y tế công lập.
Thông tư số 107/2017/TT-BTC ban hành chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp mới, có lồng ghép một số nội dung của chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế, kéo gần khoảng cách giữa kế tốn hành chính sự nghiệp với kế toán doanh nghiệp. Song ở thời điểm hiện tại, Việt Nam chưa có chuẩn mực kế tốn áp dụng cho lĩnh vực cơng, khái niệm về kế tốn dồn tích vẫn là điều mới mẻ đối với kế toán viên tại các cơ sở
ytế công lập. Bởi vậy, các nội dung trong chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế, đặc biệt là việc ghi nhận doanh thu - chi phí khi nào, ghi nhận theo giá trị nào ghi nhận như thế nào vẫn còn là khái niệm mới mẻ, chứ chưa nói tới việc hiểu và vận dụng nó một cách đúng đắn. Trung tâm cần có thời gian và lộ trình tiếp cận mới có thể nhận thức và hiểu sâu được những nội dung này.
Nước ta đang trong giai đoạn đổi mới về kế tốn và tài chính do vậy chế độ kế tốn có một số lạc hậu nhất định.
Trong xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế, hiện nay Bộ Tài chính đã thành lập Ban soạn thảo để nghiên cứu, soạn thảo để ban hành hệ thống chuẩn mực kế tốn áp dụng cho lĩnh vực cơng trên cơ sở để ban hành hệ thống chuẩn mực kế toán áp dụng
cho lĩnh vực công trên cơ sở hệ thống chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế theo lộ trình phù hợp với điều kiện của Viêt Nam. Với khn khổ pháp luật về kế tốn áp dụng cho đơn vị HCSN như hiện nay, do còn nhiều điểm khác biệt với hệ thống chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế, từ đó chưa cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết cho nhà nước và đơn vị HCSN trong điều hành quản lý. Các quy định tự chủ tài chính ngày càng được mở rộng trong các đơn vị SNCL thì khối lượng các giao dịch kinh tế ngày càng nhiều và phức tạp như các doanh nghiệp trong khu vực tư thì các hạn chế