7. Kết cấu luận văn
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Trung tâm Mua sắm tập trung
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm cơ bản đã đạt được, tổ chức kế toán tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia còn tồn tại một số hạn chế sau:
Một là, về Tổ chức bộ máy kế toán
Việc phân công công việc giữa các phần hành kế toán trong khâu thanh toán tại Trung tâm vẫn có những điểm chưa hợp lý và chưa khoa học, vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định liên quan đến việc phân công công việc giữa các phần hành kế toán tại Trung tâm, đặc biệt là trong khâu thanh toán.
Hai là, về tổ chức công tác kế toán + Về tổ chức thu nhận thông tin kế toán
(i) Trung tâm thực hiện việc lập và ghi chép các yếu tố liên quan đến các nội dung ghi trên chứng từ kế toán đôi khi chưa đầy đủ, kịp thời, vẫn còn tình trạng khi lập chứng từ không ghi số hiệu chứng từ, hoặc một số chỉ tiêu chưa thể hiện đầy đủ, nội dung nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đôi khi quá tóm tắt làm mất đi tính rõ ràng, chính xác, gây những khó khăn nhất định cho phần ghi sổ và sắp xếp, phân loại chứng từ, gây khó khăn cho công tác kiểm tra, thanh tra kế toán…;
(ii) Hệ thống chứng từ chưa đi sâu phản ánh các thông tin chi tiết của kế toán
cụ thể: Đối với chứng từ liên quan đến chỉ tiêu lao động, tiền lương, ngoài những thông tin cứng về ngạch bậc, chức vụ, vị trí việc làm, hệ số phụ cấp, số ngày nghỉ/ làm việc trong tháng thì cũng chưa có những biểu mẫu chứng từ được thiết kế nhằm cung cấp các thông tin về hiệu quả, cũng như mức độ hoàn thành công việc để đánh giá năng lực, hiệu suất, hiệu quả làm việc của cán bộ, nhân viên.
(iii) Việc kiểm tra chứng từ mới chỉ thực hiện kiểm tra khâu đầu, còn sau khi nhập chứng từ vào máy, kế toán không kiểm tra lại hoặc bỏ sót không kiểm tra.
+ Về tổ chức xử lý thông tin kế toán qua TKKT và sổ kế toán
Thứ nhất, về áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC
Về xác định nội dung phản ánh của tài khoản kế toán và phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ trọng yếu tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia.
Khâu tổ chức lập và tiếp nhận chứng từ kế toán đôi khi còn bị động ảnh hưởng đến tính kịp thời và khách quan của chứng từ kế toán. Khâu kiểm tra chứng từ mang nặng tính hình thức, hiệu quả chưa cao, không đưa ra các điều chỉnh kịp thời.
Hệ thống chữ ký của cán bộ kế toán viên cũng như các bộ phận khác có liên quan chưa được đăng ký chữ ký mẫu. Hiện tại trong Trung tâm mới chỉ có chữ ký của Giám đốc Trung tâm, Phó Giám đốc và Kế toán trưởng là đã được đăng ký chữ ký mẫu, các chữ ký khác bao gồm chữ ký của các trưởng các bộ phận liên quan, chữ ký kế toán thanh toán, kế toán lương bảo hiểm và thủ quỹ, kế toán tổng hợp đều chưa có sổ đăng ký. Việc làm giả chữ ký hiện chưa xảy ra tại Trung tâm nhưng tiềm ẩn những nguy cơ rủi ro có thể xảy ra, đặc biệt là ở khâu kiểm soát hoạt động chi của Trung tâm và khâu thu dịch vụ.
Kho lưu trữ chứng từ kế toán của Trung tâm chưa đảm bảo yêu cầu về diện tích. Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán tại Trung tâm đang thực hiện tốt,
tuy nhiên do hiện nay khối lượng chứng từ kế toán hàng năm của Trung tâm đã tăng tương đối nhiều nên theo quan điểm của tác giả diện tích kho kế toán là chưa đạt yêu cầu.
Thứ hai, về hạn chế trong tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết mở theo chủ quan của Trung tâm, chưa thống nhất và thường mang tính tự phát, chưa theo một trình tự, nguyên tắc nhất định. Bên cạnh đó, Trung tâm thực hiện ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ, nhưng việc lập CTGS chưa thống nhất
về thời gian ghi và khóa sổ, phương pháp ghi sổ, quy định này hoàn toàn phụ thuộc vào chủ quan của Trung tâm, không phát huy hết tác dụng của CTGS trong việc cập nhật kịp thời, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và khó kiểm soát.
+ Về tổ chức cung cấp thông tin kế toán
Thứ nhất, thời gian nộp BCTC và BCQT của Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia lên cơ quan quản lý cấp trên thường chậm hơn so với quy định.
Thứ hai, công tác lập BCTC và BCQT tại Trung tâm hiện vẫn mang tính chấp hành, kế toán tại Trung tâm vẫn chưa thực sự nhận thức đúng tầm quan trọng của các thông tin trên báo cáo. Do đó, BCTC và BCQT kết xuất từ phần mềm kế toán phần lớn phục vụ cho việc nộp lên cơ quan cấp trên và phục vụ công tác thanh, kiểm tra.
Thứ ba, về thuyết minh báo cáo tài chính, Trung tâm đã phản ánh tương đối đầy đủ các nội dung quy định, đã thể hiện được số đầu năm và số cuối năm. Tuy nhiên, thông tin trên thuyết minh BCTC mới đang dừng lại ở những con số, chưa có sự giải thích, hay trình bày rõ sự thay đổi của các chỉ tiêu trong các báo cáo. Bởi vậy, để nâng cao vai trò và ý nghĩa của thuyết minh BCTC, Trung tâm cần đầu tư kỹ lương hơn cho nội dung của báo cáo này, thay vì chỉ tập trung vào báo cáo tình hình tài chính và báo cáo kết quả hoạt động như ở thời điểm hiện tại.
Nhìn chung hệ thống BCTC của Trung tâm đã dần hoàn thiện. Tại thời điểm khảo sát, Trung tâm vẫn đang nỗ lực xây dựng hoàn chỉnh hệ thống BCTC phù hợp quy định mới. Tuy nhiên do nhiều yếu tố khách quan như: Phần mềm kế toán ANA chưa cập nhật hết được tính năng, đặc biệt trong khâu kết chuyển xác định chênh lệch thu chi, công tác kế toán vẫn còn ảnh hưởng của chế độ kế toán cũ nên hệ thống BCTC còn sơ sài, số liệu lên BCTC chưa được chính xác.
+ Về tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia mặc dù đã phân công trực tiếp cho những kế toán viên làm nhiệm vụ kiểm tra đối với những nội dung thuộc phần công việc mình phụ trách, song cũng chưa mang tính chuyên nghiệp, và kết quả chắc chắn chưa thể so sánh với những ưu việt mà công cụ kiểm toán nội bộ mang lại nhằm mục đích nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính cho Trung tâm.
kiểm tra vì thế tuy qua nhiều cấp nhưng thực tế chất lượng kiểm tra không được đảm bảo, tiềm ẩn rủi ro không phát hiện ra sai sót.
Hiện chưa có một văn bản nào hướng dẫn thủ tục kiểm tra công tác kế toán. Công tác kiểm tra kế toán tại đơn vị chưa được ban lãnh đạo Trung tâm quan tâm. Việc thực hiện kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện trong nội bộ phòng kế toán mà không có văn bản hướng dẫn nào đối với các bộ phận liên quan, chứng từ kế toán vì thế khi chuyển sang phòng kế toán thường mắc nhiều sai sót. Trong khi đó, khối lượng chứng từ kế toán lớn vì vậy công tác kiểm tra kế toán gặp rất nhiều khó khăn, các sai phạm không được kịp thời phát hiện,chấn chỉnh và khắc phục; ban lãnh đạo Trung tâm không đánh giá được tình hình hoạt động của công tác tài chính, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý thu chi, hiệu quả sử dụng các nguồn lực.
2.3.2.2. Nguyên nhân của những hạn chế
Nguyên nhân khách quan
Xuất phát từ sự thay đổi tương đối lớn và chưa hoàn thiện cả về cơ chế tài chính lẫn kế toán trong khu vực công, đặc biệt là khu vực các đơn vị sự nghiệp y tế công lập.
Thông tư số 107/2017/TT-BTC ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp mới, có lồng ghép một số nội dung của chuẩn mực kế toán công quốc tế, kéo gần khoảng cách giữa kế toán hành chính sự nghiệp với kế toán doanh nghiệp. Song ở thời điểm hiện tại, Việt Nam chưa có chuẩn mực kế toán áp dụng cho lĩnh vực công, khái niệm về kế toán dồn tích vẫn là điều mới mẻ đối với kế toán viên tại các cơ sở
ytế công lập. Bởi vậy, các nội dung trong chuẩn mực kế toán công quốc tế, đặc biệt là việc ghi nhận doanh thu - chi phí khi nào, ghi nhận theo giá trị nào ghi nhận như thế nào vẫn còn là khái niệm mới mẻ, chứ chưa nói tới việc hiểu và vận dụng nó một cách đúng đắn. Trung tâm cần có thời gian và lộ trình tiếp cận mới có thể nhận thức và hiểu sâu được những nội dung này.
Nước ta đang trong giai đoạn đổi mới về kế toán và tài chính do vậy chế độ kế toán có một số lạc hậu nhất định.
Trong xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế, hiện nay Bộ Tài chính đã thành lập Ban soạn thảo để nghiên cứu, soạn thảo để ban hành hệ thống chuẩn mực kế toán áp dụng cho lĩnh vực công trên cơ sở để ban hành hệ thống chuẩn mực kế toán áp dụng
cho lĩnh vực công trên cơ sở hệ thống chuẩn mực kế toán công quốc tế theo lộ trình phù hợp với điều kiện của Viêt Nam. Với khuôn khổ pháp luật về kế toán áp dụng cho đơn vị HCSN như hiện nay, do còn nhiều điểm khác biệt với hệ thống chuẩn mực kế toán công quốc tế, từ đó chưa cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho nhà nước và đơn vị HCSN trong điều hành quản lý. Các quy định tự chủ tài chính ngày càng được mở rộng trong các đơn vị SNCL thì khối lượng các giao dịch kinh tế ngày càng nhiều và phức tạp như các doanh nghiệp trong khu vực tư thì các hạn chế này càng lớn cần phải có giải pháp hoàn thiện hữu hiệu.
Nguyên nhân chủ quan
Do trình độ chuyên môn của một số nhân viên kế toán còn hạn chế, dẫn đến phụ thuộc vào sự hỗ trợ của phần mềm mà chưa thực sự hiểu được bản chất của nghiệp vụ, từ đó xử lý và phản ánh sai lệch thông tin kế toán.
Do Quy chế chi tiêu nội bộ chưa được thực sự phát huy hết hiệu quả, về cơ bản đáp ứng được yêu cầu quản lý, nhưng đôi khi các văn bản pháp luật hướng dẫn mới được ban hành, các nội dung mới này chưa được cập nhật, thay thế, bổ sung kịp thời trong quy chế chi tiêu nội bộ nên chưa thực sự phát huy được hết hiệu quả của quy chế chi tiêu nội bộ.
Do công tác kiểm tra kế toán, kiểm toán nội bộ chưa được chú trọng dẫn tới việc kiểm tra còn mang tính hình thức, chiếu lệ, không phát huy được hiệu quả công tác kiểm tra, kiểm toán.
Do quan niệm của lãnh đạo đơn vị đối với vai trò của kế toán nói chung và bộ máy kế toán nói riêng còn chậm đổi mới. Trong khi cơ chế tài chính đã có nhiều thay đổi thì bộ phận kế toán ở đơn vị chỉ xác định chức năng, nhiệm vụ theo quan điểm truyền thống là tổ chức ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ báo cáo mang tính hành chính theo quy định.
Do việc phối hợp giữa bọ phận kế toán và các bộ phận khác trong đơn vị còn chưa chặt chẽ dẫn tới vấn đề luân chuyển, kiểm tra và xử lý chứng từ còn thiếu khoa học, không hợp lý và còn nhiều chậm chễ.
Do chưa phát huy được hiệu quả ứng dụng CNTT trong tổ chức kế toán. Trình độ chuyên môn của các cán bộ làm công tác kế toán còn hạn chế và không đồng đều, bên cạnh đó trình độ về ứng dụng tin học của người làm công tác kế toán trong
các đơn vị còn hạn chế, dẫn đến việc sử dụng phần mềm kế toán còn gặp khó khăn. Do nhận thức về vai trò của hệ thống thông tin kế toán còn chưa đúng đắn. Mặc dù ban Lãnh đạo Trung tâm đã thấy việc tăng cường nguồn thu và kiểm soát chặt chẽ các khoản chi là nhiệm vụ vô cùng quan trọng nhưng họ chưa thấy sự kết nối giữa hệ thống thông tin kế toán với nhiệm vụ đó, do đó hệ thông thông tin kế toán trong trường hợp này chưa tương xứng với nhiệm vụ này.
Do đặc thù hoạt động của Trung tâm cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận chức năng khác nhau nên việc phối hợp trong công việc và kiểm tra bộ phận kế toán tất yếu gặp khó khăn.
Tiểu kết chƣơng 2
Chương 2 dựa trên cơ sở khảo sát thực tế tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia, thông qua các số liệu và các tài liệu của Trung tâm từ đó nêu các đặc điểm về tổ chức quản lý cũng như thực trạng tổ chức kế toán ở Trung tâm. Có thể nhận thấy trong quá trình hoạt động, công tác kế toán ở đơn vị đã phần nào đáp ứng yêu cầu về cung cấp thông tin tài chính trung thực và có tác động tích cực đến công tác quản lý tài chính của đơn vị. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đạt được vẫn còn những hạn chế trong công tác kế toán cần phải khắc phục để ngày càng phù hợp hơn với cơ chế tự chủ tài chính tại đơn vị. Qua nghiên cứu lý luận, thực tế, tác giả xin đưa ra một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia trong thời gian tới sao cho thật sự hiệu quả.
Chƣơng 3
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN