7. Kết cấu luận văn
3.2. Một số giải pháp hồn thiện tổ chức kế tốn tại Trung tâm Mua sắm tập
3.2.1. Hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn
Việc hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn phải dựa trên những quy định của pháp luật về kế toán, chế độ kế tốn và các văn bản có liên quan. Quy định của phá luật ở đây thường là các quy định về danh mục biểu mẫu và phương pháp lập chứng từ kế toán bắt buộc, danh mục hệ thống tài khoản và phương pháp lập tài khoản, danh mục mẫu sổ và phương pháp lập sổ kế toán, danh mục mẫu báo cáo và phương pháp lập báo cáo và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn ngân sách của các đơn vị.
Trên cơ sở văn bản pháp lý: Luật ngân sách, Luật kế toán, chế độ kế toán theo thông tư số 07/2017/TT-BTC, Trung tâm vận dụng để điều chỉnh cho phù hợp.
Quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cán bộ kế toán đặc biệt là trong khâu thanh tốn. Theo đó, Kế tốn trưởng phải thực hiện phân cơng nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cho kế toán viên sao cho phù hợp với năng lực từng người. Việc phân định rõ công việc giúp các kế tốn viên hiểu rõ cơng việc của nhau phối hợp ăn ý nhịp nhàng, hạn chế sự chồng chéo trong khâu thanh tốn tại đơn vị.
Để đảm bảo cung cấp thơng tin một cách trung thực, khách quan, kịp thời, đầy đủ,kip thời, đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch. Con người là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của đơn vị sự nghiệp nói chung và của hoạt động tổ chức kế tốn nói riêng. Dù cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ có hiện đại đến đâu nhưng nếu khơng có nguồn lực có chun mơn thì cơng tác kế tốn của Trung tâm khơng vận hành được. Vì vậy, hồn thiện tổ chức kế tốn tại Trung tâm cũng phải chú trọng đến nguồn nhân lực.
Việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp giảm thiểu chi phí nhân cơng, tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động, cung cấp kịp thời nhanh chóng, khoa học và chính xác hơn các thơng tin tài chính kế tốn cho lãnh đạo đơn vị, cũng như các cơ quan hữu quan. Tuy nhiên, để giảm bớt hạn chế cịn tồn tại trong cơng tác ứng dụng CNTT vào tổ chức kế toán của đơn vị cần:
- Một là, cần phải nhận thức những ứng dụng của các phần mềm đó chỉ là công cụ để giúp đơn vị hoạt động hiệu quả hơn, cịn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
có được phản ánh nội dung và tính chất khơng hồn tồn là do con người, do đó ngồi trang bị phần mềm cần chú trọng tới yếu tố con người sử dụng để khai thác tối đa các chức năng của ứng dụng phần mềm. Để tổ chức tốt cơng tác kế tốn máy và quy trách nhiệm cho các kế toán phần hành trong nội bộ kế toán cần phải thực hiện tốt việc phân quyên và quản trị người dùng, tổ chức tốt hệ thống bảo mật chương trình kế tốn và số liệu kế tốn.
- Hai là, cần chú trọng đến vấn đề đào tạo và bồi dưỡng kiến thức cơ bản về nền tảng y học, lý thuyết kế tốn trên máy vi tính vì chỉ đào tạo hướng dẫn sử dụng các thao tác khi thực hiện phần mềm đã được cài đặt, kế toán viên cũng chỉ thực hiện thao tác nhập dữ liệu như một cái máy, không hiểu sâu về bản chất số liệu được thể hiện trên báo cáo.
Bộ máy kế toán phải được sắp xếp, tổ chức một cách khoa học, hợp lý hơn để đảm bảo chất lượng, hiệu quả của cơng tác kế tốn tài chính.
Cần tổ chức phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng bộ phận kế tốn để đảm bảo thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin phục vụ cho việc điều hành của ban Lãnh đạo Trung tâm.
Hàng năm, sắp xếp thời gian cho các nhân viên kế toán đi tập huấn các lớp ngắn hạn để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, trình độ quản lý tài chính. Ln chuyển vị trí cơng tác của các cán bộ kế tốn thường xuyên, thay nhau phụ trách từng phần hành cơng việc để có thể hiểu biết hết các cơng việc kế tốn trong Trung tâm. Cần thường xuyên bố trí tập huấn chuyên sâu về sử dụng phần mềm kế tốn với tồn bộ các tính năng để khi có sự ln chuyển cán bộ thì các kế tốn viên có thể chủ động trong cơng việc.
Mục đích của hồn thiện tổ chức kế tốn là mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất, tuy nhiên các giải pháp hoàn thiện đưa ra phải khả thi, phù hợp với khả năng tài chính và nguồn lực của Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia.
3.2.2. Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn
3.2.2.1. Hồn thiện tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn
Quy mơ hoạt động của Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia ngày càng mở rộng nên yêu cầu xử lý thông tin ngày càng nhanh, tạo nên sức ép về kiểm soát và phân loại thơng tin một cách nhanh chóng, chuẩn xác. Vì vậy, tổ chức thu
nhận thơng tin kế tốn phải thay đổi về mặt chất, không chỉ tổ chức ở tại bộ phận kế tốn, mà cịn phải tổ chức ở các bộ phận có liên quan đến thơng tin và phải quy định cụ thể quyền hạn, trách nhiệm của những bộ phận có liên quan đến thơng tin đó, qua đó quy định trách nhiệm của các bên trong trường hợp nếu có xảy ra sai sót.
Trung tâm cần hồn thiện trên cơ sở bổ sung đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ, đặc biệt, phản ánh một cách đầy đủ và tồn diện những thơng tin cơ bản liên quan đến các nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ kế tốn, đảm bảo tính rõ ràng, chính xác, tạo thuận lợi cho việc ghi sổ và sắp xếp, phân loại chứng từ và tạo điều kiện phụ vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra.
Trung tâm cần tổ chức, sắp xếp lại hệ thống chứng từ kế toán ở khâu lập và tiếp nhận chứng từ kế toán; tạo sự chủ động trong quá trình lập và tiếp nhận chứng từ kế tốn thơng qua việc hồn thiện và ban hành các văn bản hướng dẫn nội dung và quy định về công tác lập, ghi chép trên chứng từ gốc, nâng cao chất lượng công tác kiểm tra chứng từ kế tốn. Cần xác định rõ các bộ phận có trách nhiệm lập chứng từ, quy định về thủ tục, phương pháp lập chứng từ. Việc thu thập thơng tin kế tốn là cơng việc khởi đầu của tồn bộ quy trình kế tốn, có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan vì vậy Trung tâm cần phải xây dựng được quy trình phân cơng nhiệm vụ của từng kế tốn viên trong bộ máy kế toán.
Tập huấn lại cho các kế toán bộ phận về cơng tác kiểm tra chứng từ kế tốn, về bộ chứng từ kế toán đi kèm với từng nghiệp vụ kinh tế, cụ thể:
+ Hồ sơ thanh tốn phải có: Đề nghị thanh tốn, tờ trình, quyết định, Biên bản xét chọn, báo giá cạnh tranh, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu và thanh lý, hóa đơn bán hàng.
+ Hồ sơ mua hàng: phiếu xuất kho bên nhà cung cấp, phiếu nhập kho, hợp
đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn hoặc các chứng từ kế tốn khác theo quy định của pháp luật.
+ Hồ sơ lương bảo hiểm: Bảng chấm cơng, bảng lương, bảng tính bảo hiểm, hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân và các chứng từ kế toán khác theo quy định của Pháp luật.
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ ở Trung tâm cần thực hiện nghiêm chỉnh theo các quy định hiện hành. Việc lưu trữ chứng từ ở Trung tâm hiện nay vẫn chưa được khoa học và hợp lý, việc bảo quản chưa được đảm bảo cho chất lượng của
chứng từ, số lượng chứng từ lưu trữ hiện nay đã quá lớn, vì vậy cần phải thanh lọc những chứng từ kế toán, xác định nhưng chứng từ nào đủ thời hạn và theo quy định cần phải hủy bỏ. Từ đó sắp xếp lại chứng từ cho hợp lý theo thời gian vào từng khu vực riêng của kho lưu trữ để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiến hành tu sửa các kho bảo quản chứng từ nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu như nhiệt độ, khơng khí, ánh sáng để giữ cho chất lượng chứng từ bảo quản. Để đảm bảo công tác lưu trữ chứng từ thực hiện thuận tiện, kế toán cần đánh số hiệu chứng từ có quản lý theo từng nguồn kinh phí, trên đó liệt kê các số chứng từ đã được lưu trong tập chứng từ đồng thời mở sổ theo dõi các chứng từ đưa vào lưu trữ.
Theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính đã ban hành Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng cho các đơn vị HCSN, thông tư đã được thay đổi và bổ sung những chứng từ kế toán nhằm phù hợp với đặc điểm hoạt động của các đơn vị và theo hướng giảm bớt số lượng chứng từ thuộc loại mang tính bắt buộc và tăng cường chứng từ mang tính hướng dẫn. Với hệ thống chứng từ hướng dẫn là một giải pháp hiện nay đối với các đơn vị SNCL nói chung và Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia nói riêng để đáp ứng yêu cầu quản lý và các hoạt động ngày càng phức tạp hơn của đơn vị. Bên cạnh việc phải in, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán và các BCTC theo quy định của pháp luật, việc bảo quản lưu trữ chứng từ trên máy vi tính cũng cần phải được thực hiện. Hằng năm, Trung tâm nên lưu trữ tồn bộ các thơng tin của các chứng từ kế toán sang thiết bị lưu trữ khác như ổ cứng gắn ngoài và thực hiện chế độ bảo quản. Để đảm bảo tính chính xác và tránh những rủi ro gây ra, hàng ngày kế toán các phần hành nên in các chứng từ phát sinh trong ngày vừa để kiểm tra vừa bắt đầu khâu lưu trữ chứng từ. Tuân thủ theo quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế tốn theo thời hạn sau đây: Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế tốn, gồm cả chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập BCTC; Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phịng.
3.2.2.2. Hồn thiện tổ chức xử lý thơng tin kế tốn
Hiện nay, Trung tâm đang áp dụng hình thức ghi sổ kế tốn là chứng từ ghi sổ, sử dụng phần mềm ANA nên hệ thống sổ sách đều đáp ứng yêu cầu theo chế độ
hiện hành. Kế tốn khơng cần lấy chứng từ ghi sổ hàng ngày hoặc định kỳ mà chỉ cần chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra nhập vào máy thơng tin và q trình ghi sổ tiếp theo được tự động do máy tính thực hiện theo phần mềm đã cài đặt. Yêu cầu đối với nhân viên kế toán là phải nắm vững các loại sổ, cách ghi sổ, đặc biệt là các phương pháp sửa chữa sổ kế tốn,... nắm được nội dung này thì sẽ ghi sổ được chính xác và tiết kiệm được thời gian, công sức.
Nâng cao năng lực của bộ phận công nghệ thơng tin như tuyển dụng cán bộ có trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiến thức, cung cấp trang thiết bị, nguồn lực,..
Nâng cao chất lượng báo cáo tài chính: chất lượng BCTC ở đây được đo lường bằng giá trị thơng tin kế tốn mà BCTC mang lại. Một BCTC chất lượng là một báo cáo đem đến cho người sử dụng cái nhìn chân thực nhất về tình hình tài chính của đơn vị, lượng BCTC ở mức thấp luôn là điểm yếu cố hữu của Trung tâm suốt từ thời điểm thành lập đến hiện tại. Vì thế, để đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệu quả của BCTC, việc đầu tiên cần làm là hệ thống kế tốn phải xóa bỏ tính hình thức, đối phó trong cơng tác lập báo cáo. Trung tâm cần phải quyết liệt trong việc thực hiện kiểm tra, rà soát lại hệ thống chứng từ, sổ sách đảm bảo số liệu tổng hợp BCTC là chính xác, tin cậy. Trung tâm cần đánh giá từng khâu từ lập và tiếp nhận chứng từ kế toán đến định khoản, ghi sổ chi tiết, ghi sổ tổng hợp đến khâu cuối cùng là lập và trình bày BCTC. Từ đó, phát hiện những sai sót mắc phải để có những biện pháp khắc phục kịp thời.
Trung tâm cần hồn thiện hệ thống BCTC theo thông tư số 107/TT-BTC Tại thời điểm khảo sát, thời hạn nộp BCTC theo chế độ kế tốn mới cịn lại tương đối ngắn, tuy nhiên hệ thống BCTC của đơn vị vẫn chưa được hoàn thiện. Báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo tình hình tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ chưa lên được chính xác số liệu từ phần mềm kế tốn, sổ kế tốn; Để hồn thiện được hệ thống báo cáo tài chính kịp thời hạn lập đơn vị cần phối hợp cùng công ty phần mềm, sửa chữa và khắc phục lỗi để ra được báo cáo kịp thời.
3.2.2.3. Hoàn thiện tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn
Kế toán tại Trung tâm cần thay đổi tư duy lập và sử dụng BCTC, BCQT của kế tốn viên. Thay vì chỉ với mục đích nộp cho cơ quan chủ quản ngành và phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, Trung tâm cần xác định rõ đây chính là kênh thơng tin vơ
cùng quan trọng, cung cấp một cách toàn diện nhất về bức tranh tài chính của đơn vị. Bởi vậy, cơng tác lập BCTC, BCQT cần phải được xác định là nhiệm vụ trọng tâm, được giao cho những cán bộ, nhân viên kế tốn có năng lực và trình độ cao.
Để đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệu quả của báo cáo tài chính, việc đầu tiên cần làm là hệ thống kế tốn phải xóa bỏ tính hình thức, đối phó trong cơng tác lập báo cáo. Trung tâm phải quyết liệt trong việc thực hiện kiểm tra, rà soát hệ thống chứng từ, sổ sách sao cho đảm ảo số liệu tổng hợp được chính xác và đáng tin cậy. Trung tâm cần đánh giá từng khâu từ lập, tiếp nhận chứng từ kế toán đến định khoản, ghi sổ chi tiết, ghi sổ tổng hợp đến khâu cuối cùng là lập và trình bày báo cáo tài chính. Từ đó phát hiện những sai sót mắc phải để có những biện pháp khắc phục kịp thời.
Nâng cao năng lực, trình độ hiểu biết của kế tốn trong cơng tác lập BCTC và BCQT. Bởi hiện nay, hầu hết cơng việc kế tốn được thao tác trên phần mềm kế tốn, nên để có thể kiểm tra được tính đúng đắn, phù hợp của thông tin trên BCTC và BCQT, kế tốn viên phải có sự hiểu biết sâu rộng và tồn diện về chuẩn mực kế tốn, về kế tốn nói chung và kế tốn các đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng. Chỉ khi đó mới hạn chế được những sai sót trong q trình lập báo cáo.
Đẩy nhanh q trình lập và nộp BCTC và BCQT theo đúng quy định của Luật Kế tốn 2015 và Thơng tư số 107/2017/TT-BTC: Giải pháp quy định về thời gian ghi sổ và khóa sổ kế tốn sẽ giúp cơng tác kiểm tra, số liệu trong q trình thực hiện cơng tác kế tốn tại năm. Đây cũng là tiền đề để đẩy nhanh tiến độ, rút ngắn thời gian lập BCTC và BCQT tại Trung tâm. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng cần quy định cụ thể về thời gian và số lần lập và nộp dự thảo báo cáo cho cán bộ phụ trách phịng kế tốn, và thời gian nộp báo cáo bản hoàn thiện cho các đối tượng sử dụng thông tin trên BCTC và BCQT. Cùng với đó, cán bộ kế tốn phụ trách lập báo cáo cần tơn trọng triệt để, thống nhất quy định này. Để hoàn thiện được hệ thống BCTC kịp thời