7. Kết cấu luận văn
3.3. Các giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện kế toán thu, chi tài chính
3.3.2. Hoàn thiện kế toán thu, chi tài chính công đoàn tại Công đoàn Viên
Viên chức Việt Nam
3.3.2.1. Hoàn thiện chứng từ kế toán thu, chi tài chính công đoàn
Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển và xử lý chứng từ là khâu quan trọng quyết định đến chất lượng của thông tin kế toán. Để hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán tại đơn vị, Cơ quan Công đoàn Viên chức Việt Nam cần tập trung vào các giải pháp sau:
- Hạn chế việc lập chứng từ bằng tay; thống nhất việc lập chứng từ trên máy tính. Với việc áp dụng phần mềm kế toán trong hoạt động thu chi giúp cho kế toán Cơ quan Công đoàn Viên chức Việt Nam giảm bớt công việc kế toán tuy nhiên để bảo mật thì Công đoàn Viên chức Việt Nam cần xây dựng việc bảo vệ chương trình phần mềm để chống lại virut, chống sửa chữa chứng từ trên máy tính cũng được đặt ra để bảo vệ tính pháp lý của chứng từ.
- Chứng từ phải được bảo quản, lưu trữ một cách chặt chẽ. Nghiêm cấm trường hợp tự ý mang chứng từ ra bên ngoài khi chưa được sự đồng ý của lãnh đạo Công đoàn Viên chức Việt Nam.
- Cần xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ từ các ban tham mưu giúp việc của đơn vị đến bộ phận kế toán sao cho khoa học, phù hợp với đặc thù mô hình sáp nhập Cơ quan Công đoàn Viên chức Việt Nam phục vụ chung trong công tác quản lý tài chính, tài sản. Cần quy định cụ thể thời gian lập, thời gian nộp và thời gian xử lý chứng từ kế toán.
Hoàn thiện công tác lưu trữ chứng từ kế toán thu, chi tài chính công đoàn
Đây là bước cuối cùng trong toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ. Việc lưu giữ này là bắt buộc với tất cả các đơn vị kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán. Đây được hiểu là lưu trữ tài liệu chứng minh sự tồn tại của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có thể coi đó là bằng chứng kế toán trung thực nhất của đơn vị. Do đó, việc lưu trữ chứng từ kế toán là rất quan trọng, cần phân loại chứng từ theo thời gian lưu, chứng từ nào lưu trong khoảng thời gian ngắn, thời gian dài và lưu vĩnh viễn. Cần phải lập sổ theo dõi thời gian lưu của chứng từ kế toán để từ đó xác định mức độ lưu trữ của từng loại chứng từ để đáp ứng được yêu cầu quản lý tài chính theo quy định, đồng thời giúp cho công tác hậu kiểm sau này được tốt hơn.
3.3.2.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống tài khoản về kế toán và nội dung kế toán
Hiện nay các cơ quan công đoàn đều áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Công đoàn Viên chức Việt Nam cần áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp; Quyết định số 2250 và Hướng dẫn số 22 (29/4/2021) của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về việc thực hiện chế độ kế toán hành chính sự nghiệp trong các đơn vị kế toán công đoàn.
Cụ thể:
* Đối với kế toán các khoản phải thu tài chính công đoàn
- Sử dụng tài khoản tạm thu đoàn phí công đoàn và kinh phí công đoàn, cho phù hợp với đặc điểm các đơn vị kế toán công đoàn tiến hành thu theo dự toán đã được duyệt.
+ Định kỳ hàng tháng các đơn vị phản ảnh số tạm thu đoàn phí công đoàn, kinh phí công đoàn.
Nợ TK 111,112 Có Tk 33786
- Sử dụng tài khoản 516 phản ánh số thực thu tài chính công đoàn, trong đó:
5161: Thu đoàn phí công đoàn 5162: Thu kinh phí công đoàn
5163: Thu khác
+ Khi xác định số thu đoàn phí công đoàn, kinh phí công đoàn các đơn vị được hưởng theo quy định của TLĐLĐVN, kết chuyển số tạm thu từ tài khoản 33786 về tài khoản 516.
Nợ TK 33786
Có TK 5161, 5162
Đồng thời phản ánh số phải nộp cấp trên, số phải cấp cho cấp dưới và số phải trả cho đơn vị chưa thành lập công đoàn cơ sở.
Nợ TK 33876 Có TK 3388
+ Phản ánh số thu khác tại các đơn vị Nợ TK 111, 112
Có TK 5168
* Đối với kế toán các khoản chi tài chính công đoàn
- Sử dụng TK 6113 – Phản ánh chi phí hoạt động công đoàn chi tiết theo từng hoạt động và từng nội dung chi.
Cụ thể:
TK 61131- Chi bảo vệ chăm lo cho đoàn viên, người lao động TK 61132- Chi tuyên truyền, đào tạo đoàn viên, người lao động TK 61133- Chi phí quản lý hành chính
TK 61134- Chi lương, tiền công khác cho người lao động TK 61135- Chi của đơn vị chưa thành lập công đoàn cơ sở TK 61138- Chi khác
Trong đó khắc phục một số nội dung chi chưa thực sự khoa học như hiện nay.
Cụ thể khoản chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, bưu phí…) khi phát sinh hạch toán ghi:
Nợ TK 6113- Chi phí hoạt động công đoàn Có TK 331- Phải trả cho người bán.
Nợ TK 331- Phải trả cho người bán Có các TK 111, 112.
3.3.2.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán
Hiện nay Công đoàn Viên chức Việt Nam lập báo cáo quyết toán, báo cáo dự toán nộp cho Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam nhưng chưa xây dựng báo cáo phân tích các thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính tại đơn vị mình, vì thế nên xây dựng những báo cáo thu, chi, có phân loại rõ các nguồn thu, chi và định kỳ tổng hợp báo cáo lãnh đạo cơ quan để làm cơ sở lập các phân tích chi tiết, chuyên sâu hơn về hoạt động thu, chi sát với các kế hoạch hoạt động của cơ quan.
Thời hạn nộp báo cáo quyết toán cho các cơ quan cấp trên chậm nhất là 45 ngày sau khi kết thúc năm ngân sách. Nhưng trên thực tế, các đơn vị trực thuộc của Công đoàn Viên chức Việt Nam vẫn chưa thực hiện đúng thời hạn mà thường kéo dài hơn quy định. Điều này chứng tỏ các đơn vị cấp dưới chưa thực hiện tốt công tác khóa sổ kế toán cuối năm, các khoản thu, chi chưa dứt điểm vào thời điểm khóa sổ kế toán… Những tồn tại này đã ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lập báo cáo quyết toán của Công đoàn Viên chức Việt Nam, vì vậy Công đoàn Viên chức Việt Nam cần kiên quyết trong công tác quản lý, có biện pháp phù hợp và có cơ chế phạt rõ ràng đối với những đơn vị nộp chậm.
Tiến hành lập báo cáo tài chính theo quy định hiện hành và phải chấp hành nghiêm túc chế độ công khai báo cáo tài chính theo đúng mẫu biểu, nội dung, hình thức và thời gian quy định của Nhà nước và Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (Thông tư 107/2017 của Bộ Tài chính).
3.3.2.4. Giải pháp hoàn thiện phần mềm kế toán
Hiện nay, Công đoàn Viên chức Việt Nam đang sử dụng phần mềm kế toán chung, tuy phần mềm kế toán này chưa thiết kế đầy đủ các báo cáo, chế độ kế toán theo mẫu quy định tại Thông tư 107/TT-BTC ngày 10/10/2017 của
Bộ Tài chính. Vì vậy Công đoàn Viên chức Việt Nam cần nghiên cứu và kiến nghị với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam sớm thay đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế.