6. Cấu trúc luận văn
3.2.2.2 Tiến hành quản lý chặt chẽ TSCĐ
Thứ nhất: Bảo toàn VCĐ bằng cách công ty nên mua bảo hiểm tài sản để tránh
những rủi ro như: thiên tai, hoả hoạn, mất mát... Hiện nay sau khi đã có những hình thức bảo hiểm rất an toàn và đa dạng, cộng với tình trạng vốn được tăng lên đáng kể trong thời gian qua, đặc biệt là qua việc cổ phần hoá, công ty nên thực hiện bảo toàn VCĐ bằng hình thức trên. Điều này có thể giao cho phòng Vật tư - Thiết bị thực hiện hoặc phòng Kế toán – tài chính dùng những mối quan hệ đang có. Về các vật tư thiết bị cần bảo hiểm cũng phải được xem xét dựa trên các yếu tố sau: Giá trị, đặc điểm của vật tư (giá trị lớn hay nhỏ, có cồng kềnh không, dùng thi công ở những loại công trình nào…), khả năng xảy ra rủi ro với tài sản, cuối cùng là mức phí đối với tài sản này. Cân đối các dữ kiện trên, cộng với kinh nghiệm quản lý TSCĐ, phòng vật tư sẽ cung cấp được những tài sản, vật tư nào cần được bảo hiểm. Cuối cùng là việc cân đối với ngân quỹ hiện có và các kế hoạch dài hạn sử dụng tiền mặt tại công ty, vì việc bảo hiểm này thường diễn ra thường xuyên và trong thời gian dài.
Thứ hai: Phân cấp quản lý TSCĐ cho từng bộ phận trong bộ phận DN để nâng cao
tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên trong quản lý và sử dụng TSCĐ, bảo đảm TSCĐ luôn hoạt động tốt trong quá trình kinh doanh. Với đặc thù của công ty ngành xây dựng thi công theo các công trình rải rác theo thời gian dài, lên tới hàng năm nên việc giao quản lý ở bộ phận và tới từng công trường là đương nhiên và cần thiết. Hiện nay vốn của công ty nằm chủ yếu trong phần TSCĐ này, trong đó chủ yếu lại phân bổ ở các công trình. Vậy trách nhiệm của các đội công
trình quản lý thiết bị phải là cao hơn cả.
Thứ ba: Huy động tối đa TSCĐ hiện có vào hoạt động SXKD. Sở dĩ phải nêu lên
giải pháp này bởi việc trì trệ trong luân chuyển và sử dụng đúng mục đích các TSCĐ giữa các tổ đội công trình. Nếu khắc phục được tình trạng sử dụng thiếu hiệu quả xong vẫn lập kế hoạch giữ thiết bị, chiếm dụng sai mục đích…sẽ rất khó cho nâng cao năng suất lao động, chi phí cố định cho mỗi công trường và hiệu quả sử dụng trên từng đồng VCĐ. Đây là một vấn đề để lại từ lối làm ăn bao cấp, trông chờ vào kế hoạch và vốn rót từ cấp trên. Hiện nay khi đã trở thành công ty cổ phần, công ty có toàn quyền chỉ đạo và điều chỉnh kế hoạch luân chuyển trang thiết bị. Phòng Kỹ thuật tính toán chi tiết kết hợp với kế hoạch sản xuất chung cả năm do Ban Giám đốc thông qua lập kế hoạch luân chuyển máy móc trình Ban Giám đốc phê duyệt. Từ kế hoạch đã được duyệt từ đầu năm đó, quản đốc các công trường làm đề nghị xử dụng trang thiết bị phù hợp với hiện trạng thi công, tiến độ và kế hoạch. Nếu cần sự điều chỉnh so với kế hoạch phòng kỹ thuật kết hợp với phòng thị trường làm kiến nghị trình Ban Giám đốc quyết định.
Thứ tư: Công ty nên tiến hành thanh lý các TSCĐ hư hỏng, không cần dùng đến
nhằm thu hồi VCĐ, bổ sung thêm cho nguồn VKD, hoặc để tái đầu tư vào TSCĐ mới. Cùng với việc thanh lý các TSCĐ, cũng phải luôn chú ý sử dụng an toàn, có hiệu quả và bền dùng các máy móc hiện đang sử dụng, đặc biệt là ở các công trình ở xa. Nếu có hỏng hóc mất mát sẽ rất khó khắc phục và tốn kém. Trong chiến lược phát triển chung của công ty như đã nêu, việc đổi mới trang thiết bị kỹ thuật công nghệ trong vòng vài năm tới là cần thiết và bắt buộc để có thể tồn tại và cạnh tranh. Trong đó, trang thiết bị về máy móc thi công là một phần quan trọng nhất, quyết định chất lượng và tiến độ công trình, tạo lợi thế trong đấu thầu và cạnh tranh, giảm chi phí sản xuất.
Thứ năm: Tiến hành phân tích các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng VCĐ mỗi năm một lần
để từ đó đề ra các biện pháp thích hợp nhằm tăng hiệu suất sử dụng VCĐ. Khác với phân tích các chỉ tiêu hiệu quả VLĐ, các chỉ tiêu của VCĐ chỉ cần xem xét theo từng năm vì đặc thù TSCĐ khấu hao và tính tuổi theo số năm, việc thay đổi, đổi
mới cũng không tuần hoàn thường xuyên như VLĐ. Như đã trình bày về phần đặc điểm của TSCĐ, điều quan trọng nhất đó là tính khấu hao, sử dụng trong thời gian dài, tính bằng năm. Mặt khác những thay đổi, sửa chữa, hỏng hóc cũng không thường xuyên diễn ra theo chu kỳ nhỏ hơn năm (nếu diễn ra theo chu kỳ nhỏ hơn một năm cần xem xét xử lý). Theo các thống kê và quy trình thẩm định TSCĐ tại các Ngân hàng Thương mại ở nước ta hiện nay khi định giá TSCĐ và chi phí sử dụng thường chỉ tính chi phí sửa chữa lớn và nhỏ hàng năm của TSCĐ trong khoảng 2 – 3% nguyên giá. Như vậy có thể nói tất cả các đánh giá, theo dõi về TSCĐ đều chấp nhận theo chu kỳ năm. Việc phân tích các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng VCĐ cũng vì vậy mà cũng chỉ cần tiến hành theo năm để đảm bảo chính xác và hợp lý.