Hóa đơn là chứng từ cơ sở ban đầu để kê khai nộp thuế, khấu trừ, hạch toán chi phí thực tế phát sinh, hoàn thuế. Vì hóa đơn là chứng từ ghi nhận hoạt động kinh doanh nên hóa đơn cũng có ý nghĩa quan trọng như tiền, nhất là trong điều kiện tiền mặt vẫn được sử dụng chủ yếu trong thanh toán như ở nước ta hiện nay thì quản lý việc phát hành hóa đơn chính là quản lý nguồn thu thuế, nên việc quản lý hóa đơn có ý nghĩa rất to lớn đối với cả CQT và bản thân DN. Có thể nói công tác quản lý hóa đơn đóng vai trò quan trọng cho sự thành công của Luật thuế GTGT. Xuất phát từ nhận thức trên, trong những năm qua Cục Thuế tỉnh Khánh Hòa luôn quan tâm chú trọng quản lý tình hình sử dụng hóa đơn của các DN, phát hiện sai phạm và có phương án xử lý kịp thời.
Công tác quản lý hóa đơn bắt đầu từ khâu cấp phép cho DN được sử dụng hóa đơn, sau đó tiến hành theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn của DN thông qua các “ Báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn”, ghi nhận những trường hợp thông báo mất hoặc hủy hóa đơn để làm căn cứ khi tiến hành kiểm tra, rà soát, xác minh, đối chiếu hóa đơn phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra. Hiện nay khi nhà nước đã cho phép DN sử dụng hóa đơn tự in thì CQT còn có thêm nhiệm vụ quản lý, kiểm tra các cơ sở in hóa đơn để đảm bảo ngăn chặn các trường hợp in hóa đơn bất hợp pháp. Từ năm 2011 trở về trước, DN phải mua hóa đơn tại CQT hoặc có thể tự in hóa đơn nhưng thủ rườm rà đồng thời cơ chế chính sách quản lý chưa cụ thể, rõ ràng nên đa số DN hoạt động trên địa bàn tỉnh đều mua hóa đơn tại CQT. Hiện nay DN đã được phép tự in hoá đơn (sử dụng phần mềm tự in hóa đơn hoặc đặt in hóa đơn tại các nhà in bên ngoài) để sử dụng theo nhu cầu, vừa giảm bớt thời gian thực hiện các thủ tục hành chính thuế, vừa đáp ứng yêu cầu hội nhập. Từ năm 2011, CQT đã dừng bán hoá đơn cho DN, công tác quản lý việc sử dụng hoá đơn của DN do bộ phận Quản lý hóa đơn ấn chỉ đảm nhiệm.
Sơ đồ 2.2: Quy trình cấp phép sử dụng và quản lý hóa đơn tự in
Giải thích quy trình:
Bước 1: Bộ phận Ấn chỉ hướng dẫn DN thực hiện việc đăng ký sử dụng hóa đơn tự in , sau đó bộ phận Hành chính quản trị tiếp nhận hồ sơ đăng ký của DN.
Bước 2: Bộ phận Ấn chỉ ký, nhận hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn tự in của NNT tại bộ phận Hành chính quản trị, sau đó tiến hành kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ:
-Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo qui định, chuyển hồ sơ đăng ký về phòng kiểm tra, đề nghị xác nhận địa điểm kinh doanh của DN.
-Trường hợp hồ sơ chưa đúng; chưa đầy đủ theo qui định, liên hệ thông báo ngay cho DN biết lý do và hướng dẫn bổ sung.
Bước 3: Phòng kiểm tra tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra xác nhận địa điểm kinh 1. Hướng dẫn thủ tục,
tiếp nhận hồ sơ
2. Nhận và kiểm tra hồ sơ
3. Kiểm tra xác nhận địa điểm sản xuất kinh
doanh
4. Soạn công văn trả lời, trình lãnh đạo duyệt
5. Gửi công văn trả lời cho DN
6a. DN đăng ký số lượng hóa đơn sử dụng
Lưu hồ sơ
7a. DN đăng ký in thêm hóa đơn
6b. Xử lý hồ sơ đăng ký, trình lãnh đạo duyệt, gửi công văn trả lời cho DN
7b. Xử lý hồ sơ đăng ký, trình lãnh đạo duyệt, gửi công văn trả lời cho DN
doanh của DN, khi xác minh xong chuyển hồ sơ cho bộ phận Ấn chỉ.
Bước 4: Bộ phận Ấn chỉ nhận kết quả kiểm tra, tiến hành soạn thảo công văn trả lời DN về việc đăng ký sử dụng hóa đơn tự in và trình lãnh đạo Cục Thuế phê duyệt.
Bước 5: Sau khi lãnh đạo ký duyệt, bộ phận Hành chính quản trị gửi kết quả cho DN.
Bước 6a: Trước khi phát hành hóa đơn, DN phải nộp hồ sơ đăng ký số lượng hóa đơn tự in cho CQT, hồ sơ gồm: Bản đăng ký số lượng hóa đơn tự in đưa vào sử dụng, Mẫu hóa đơn tự in được in sẵn, Hợp đồng in, bản thanh lý hợp đồng in, biên bản thanh hủy bản in hỏng, in thừa
Bước 6b: Bộ phận Ấn chỉ xử lý hồ sơ, trình lãnh đạo Cục Thuế phê duyệt, sau đó soạn công văn trả lời gửi cho DN, đồng thời mở sổ theo dõi Đăng ký sử dụng hóa đơn tự in, 1 giao cho DN và 1 lưu tại bộ phân Ấn chỉ. Hàng quý DN phải gửi báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn cho CQT để theo dõi.
Bước 7a: Sau khi sử dụng hết số hóa đơn đã đăng ký, DN muốn dăng ký in lần tiếp theo thì gửi hồ sơ đăng ký in thêm hóa đơn đến CQT.
Bước 7b: Bộ phận Ấn chỉ xử lý hồ sơ, trình lãnh đạo Cục Thuế phê duyệt, sau đó soạn công văn trả lời gửi cho DN. DN sau khi nhận được trả lời từ CQT mới được phép in thêm hóa đơn để sử dụng.
Tất cả các công tác cấp phép cho DN sử dụng hóa đơn tự in và quản lý tình hình sử dụng hóa đơn của DN sau khi hoàn tất thì bộ phận Ấn chỉ đều phải tiến hành lưu hồ sơ để theo dõi và làm căn cứ kiểm tra, đối chứng.
Tính đến thời điểm năm 2011, đa số các DN NQD trên địa bàn tỉnh đều đặt in hóa đơn từ các nhà in, chỉ có 74 DN tự in hóa đơn để sử dụng. Do tính chất phức tạp và đòi hỏi DN về khả năng kinh tế cũng như trình độ công nghệ cao để quản lý nên hiện tại mới chỉ có 1 DN sử dụng hóa đơn điện tử.
So với qui định cũ của Nghị định 89/2002/NĐ-CP và thông tư 120/2002/TT- BTC có hạn chế cho DN khi mua hoá đơn tại CQT đó là sự hạn chế về số hoá đơn được mua mỗi lần, DN tốn nhiều thời gian đi lại và chờ đợi, đồng thời hàng tháng
phải lập báo cáo về tình hình sử dụng hoá đơn cho CQT, không những vậy còn tạo cơ hội cho các đối tượng xấu lợi dụng thành lập DN ma để mua bán hóa đơn. Còn theo qui định mới ban hành đã tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho DN trong việc sử dụng và quản lý hoá đơn của DN mình. Tuỳ theo tình hình sản xuất kinh doanh của mình mà DN có thể đặt in hóa đơn theo nhu cầu, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, không những vậy hoá đơn tự in chỉ qui định về thông tin ghi trên hoá đơn, không chịu ràng buộc mẫu mã do đó DN có quyền in thêm thông tin quảng cáo hoặc logo của mình. Việc cho phép DN tự in hoá đơn cũng giảm tình trạng gian lận hoá đơn trước đây khi người ta mua hoá đơn của CQT rồi ghi tên đơn vị của mình vào để lập chứng từ khống, vì đã có thông tin đặc trưng của DN trên hoá đơn.
Công tác triển khai áp dụng hoá đơn tự in do mới được áp dụng không lâu nên còn nhiều vấn đề bất cập, nhất là về chi phí và mức độ bảo mật. Nguyên do đa số DN NQD trên địa bàn tỉnh hiện nay còn nhỏ, việc đặt in hoá đơn làm tốn chi phí hơn nhiều lần so với việc mua hoá đơn của CQT, không những vậy DN còn phải tìm kiếm một nhà in uy tín để tránh tối đa nguy cơ nhà in cấu kết với các đối tượng xấu in giả hoá đơn hoặc trình độ công nghệ in kém khiến hoá đơn dễ bị làm giả. Đối với DN nắm vững công nghệ thông tin thì có thể sử dụng hoá đơn điện tử để tiết kiệm chi phí, tuy nhiên chi phí đầu tư công nghệ không hề nhỏ để đối phó tình trạng các đối tượng xấu in hoá đơn giả của DN mình, do những yêu cầu tương đối cao so với mặt bằng khả năng của các DN NQD tại Khánh Hòa nên đến nay chỉ mới có Ngân hàng Thương mại Cổ phần Phát triển Mekong Khánh Hòa sử dụng hóa đơn điện tử.
Về tình hình DN vi phạm luật thuế GTGT khi lập và sử dụng hóa đơn:
Tình hình vi phạm về hóa đơn chứng từ trong những năm qua vẫn không có dấu hiệu thuyên giảm.
- Tại một số DN NQD lớn, do số lượng hoá đơn đầu vào trong năm rất nhiều nên các đơn vị thường kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào của các hoá đơn đã quá thời hạn quy định được khấu trừ, các hoá đơn sai mã số thuế, sai tên, địa chỉ người mua hàng, kê khai trùng các hoá đơn đã kê khai các kỳ trước.
- Một số DN có các hoá đơn mua hàng trên 20 triệu đồng nhưng không thanh toán qua ngân hàng, các khoản chi phí phí không phục vụ sản xuất kinh doanh, không liên quan đến doanh thu, các khoản chi phí tiêu dùng cá nhân, các khoản chi hộ…
- Nhiều trường hợp phát hiện các nội dung ghi trên 3 liên hoá đơn thường không giống nhau (hoặc có sự sai lệch về ngày tháng và giá trị thanh toán), cụ thể:
+ Sai lệch về ngày tháng giữa 3 liên hoá đơn giúp người bán điều chỉnh số thuế GTGT phải nộp hay không phải nộp theo ý muốn còn người mua vẫn có thể khấu trừ thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào mặc dù đã không được khấu trừ thuế do kê khai chậm quá 6 tháng kể từ ngày phát sinh việc mua bán hàng hoá.
+ Sai lệch về giá trị thanh toán (Thường giá trị thanh toán và thuế GTGT trên liên 1 và 3 nhỏ hơn so với liên 2) giúp người bán giảm doanh thu và giảm số thuế GTGT phải nộp.
- Sử dụng hoá đơn GTGT bất hợp pháp nhằm hợp thức hoá chứng từ: Mua hoá đơn của DN bỏ địa chỉ kinh doanh, của DN ma để hợp thức hoá hàng mua trôi nổi, tăng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
- Một số trường hợp DN tự ý in và sử dụng hóa đơn nhưng không thông báo cho CQT để cấp phép.
Về tình hình quản lý hóa đơn tại CQT:
Nhìn chung, Cục Thuế Khánh Hòa đã thực hiện khá tốt công tác quản lý hoá đơn, chứng từ. Các DN tự in hóa đơn phải đảm bảo đúng điều kiện, đồng thời bộ phận Ấn chỉ và Kiểm tra cũng tiến hành theo dõi kiểm tra hoạt động kinh doanh của DN. Trên cơ sở nắm bắt tình hình hoạt động và kê khai thuế, cán bộ thuế đã phát hiện những DN có dấu hiệu buôn bán hoá đơn, lập hoá đơn khống, sử dụng hóa đơn bất hợ pháp để từ đó tập trung phối hợp kiểm tra, làm rõ và ngăn chặn kịp thời. Đối với các trường hợp vi phạm khi lập và sử dụng hóa đơn mà qua công tác kiểm tra đã phát hiện được, CQT đã có biện pháp xử phạt, truy thu số thuế bị thất thoát. Về tình hình in hóa đơn của DN, theo báo cáo tình hình kiểm tra do Phòng quản lý hoá đơn ấn chỉ thực hiện thì chưa phát hiện nhà in nào vi phạm in giả hoá đơn của DN. Tuy
nhiên có 2 trường hợp vi phạm sử dụng hoá đơn bất hợp pháp, cụ thể 2 DN này đã sử dụng, xuất hoá đơn cho khách hàng trong khi chưa gửi cho CQT quản lý thông báo phát hành hoá đơn, với 2 trường hợp vi phạm này, Cục Thuế đã ra quyết định xử phạt các đơn vị với mức phạt bình quân là 36 triệu đồng/vụ.
Hiện tại công tác quản lý hóa đơn cũng gặp một số khó khăn nhất định gây ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý thuế. Đối với công tác quản lý việc lập và sử dụng hóa đơn của DN, cán bộ thuế khi đi thanh tra, kiểm tra không thể kiểm tra chi tiết của tất các các hoá đơn mà chỉ có thể kiểm tra xác suất một vài tháng có số lượng hoá đơn kê khai nhiều để suy luận về độ chính xác trong kê khai của các tháng còn lại trong năm kiểm tra để có cơ sở chấp nhận theo số liệu DN đã kê khai, vì vậy rất dễ xảy ra việc kê khai sai nêu trên nhất là các DN bán lẻ thì thời gian để kiểm tra phần hoá đơn mua vào chiếm rất nhiều thời gian của cuộc thanh tra, kiểm tra. Quy định mới về hoá đơn tự in cũng đề ra một số trách nhiệm quản lý mới cho CQT, đó là phải quản lý được các thông báo phát hành hóa đơn của DN, sau đó tổng hợp để đưa lên website Tổng Cục Thuế, đây là nguồn thông tin chính thức về hóa đơn của DN trên toàn quốc để người mua hàng có thể tìm hiểu thực hư về đối tác của mình. Đồng thời CQT cũng có trách nhiệm kiểm tra các cơ sở in hoá đơn trên địa bàn tỉnh để đảm bảo các cơ sở này hoạt động kinh doanh nghiêm chỉnh và đúng quy định. Việc cho phép DN tự in hóa đơn cũng đặt ra những thách thức cho CQT trong công tác quản lý hóa đơn, đặc biệt là trường hợp DN cấu kết với nhà in để in hóa đơn có cùng số sê- ri, sau đó xuất hóa đơn bán hàng nhiều lần nhưng chỉ khai báo với CQT 1 lần, đây thật sự là khó khăn lớn cho công tác quản lý thuế. Để ngăn chặn tình trạng này Cục Thuế thường xuyên kiểm tra giám sát hoạt động của các nhà in, xử phạt nghiêm khắc những trường hợp phát hiện vi phạm hoặc kiểm tra việc thanh toán qua ngân hàng để xác minh hóa đơn nếu cần thiết.
Tuy nhiên để góp phần vào việc quản lý sử dụng hoá đơn, chứng từ tốt thì vấn đề không phải chỉ là việc thực hiện các chính sách, cơ chế, các hoạt động kiểm tra, xác minh, xử phạt của CQT mà quan trọng nhất vẫn là ý thức chấp hành pháp luật của các DN, các cơ sở sản xuất, kinh doanh.
2.2.3. Công tác quản lý việc thu nộp thuế GTGT
Quản lý việc thu nộp thuế chủ yếu là quản lý về số thuế phải nộp, đã nộp hay chưa nộp của DN, tình hình thu thuế GTGT đối với DN NQD trên địa bản tỉnh Khánh Hoà được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.7: Tổng hợp kết quả thu thuế GTGT đối với DN NQD
Đvt: triệu đồng
CHỈ TIÊU Dự toán Thực thu Thực thu so với dự toán Thực thu so với cùng kỳ 2009 365.780 373.912 102,22% 105,87% 2010 385.495 442.709 114,84% 118,40% 2011 480.469 537.645 111,90% 121,44%
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp Phòng Kê khai – Kế toán thuế) Bảng 2.7 cho ta thấy số thuế thu được đều tăng qua các năm, năm 2009 thu được 373.912 triệu, đạt 102,22% so với kế hoạch đề ra, năm 2010 số thuế thu được là 442.709 triệu, vượt 14,84% kế hoạch năm và vượt 18,4% so với năm 2009. Năm 2011 thu được số thuế cao nhất trong 3 năm với số tiền là 537.645 triệu, đạt 111,90% kế hoạch năm và tăng 21,44% so với năm 2010. Mặc dù trong những năm qua tình hình kinh tế khó khăn, các DN làm ăn không mấy hiệu quả, thuế nợ đọng nhiều đã ảnh hưởng rất lớn đến công tác thu thuế, tuy nhiên kết quả thu thuế không những tăng qua từng năm mà còn vượt kế hoạch đã cho thấy công tác đôn đốc thu của ngành thuế Khánh Hoà đã được thực hiện khá tốt.
Tuy nhiên để đánh giá đúng hơn thực trạng của việc chấp hành nộp thuế của các DN ta cần xem xét tình hình quản lý việc nộp tờ khai thuế GTGT, bởi tờ khai thuế GTGT đóng vai trò quan trọng trong việc xác định số thuế phải nộp. Yêu cầu của tờ khai thuế là các DN phải kê khai đúng và đầy đủ doanh thu, đúng thuế suất của từng mặt hàng và số thuế đầu vào phát sinh trong tháng. CQT có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra để đảm bảo các DN kê khai đúng quy định.