- Kế toán thanh toán Vốn bằng tiề n Thuế: Có nhiệm vụ theo dõi các hoạt động i n quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thanh toán
2.2.2. Kế toán thanh toán với khách hàng
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
- Hợp đ ng thi ng y dựng công trình
- Hóa đơn Giá trị gia t ng (Mẫu số 01GTKT3/001) - Bi n ản àn giao, nghiệm thu ng tr nh
50 - Bảng hàng hóa, dị h vụ án ra
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Tài hoản 131 - Cá hoản phải thu ủa há h hàng
Cá hoản phải thu ủa há h hàng ế toán thanh toán ủa doanh nghiệp theo dõi hi tiết theo t ng đối tượng há h hàng, theo hoản nợ và t ng ần thanh toán. Sổ chi tiết phải thu há h hàng được mở cho tất cả các khách hàng thường uy n và h ng thường xuyên.
Tất cả á trường hợp bán chịu, khách hàng ứng trước tiền hay thu tiền đều được hạch toán qua TK 131.
Khi kí hợp đ ng tại ng ty thường diễn ra á giai đoạn thanh toán thứ nhất là khách hàng sẽ tạm ứng trước một khoản tiền trước khi thi công. Số tiền còn lại sẽ được chia ra các lần thanh toán.
Tại ng ty ế toán đ mở đến tài hoản ấp 2 - 1311 để theo dõi hi tiết theo t ng đối tượng há h hàng. Khi hai áo danh mụ tài hoản ế toán sẽ nhập tất ả á há h hàng ần phải thu ủa n m trướ huyển sang Kế toán nhập số hiệu tài hoản, t n tài hoản, t n đối tượng, số dư đầu n m ủa t ng há h hàng Khi phát sinh th m há h hàng ế toán sẽ phải vào “DMTK” để hai áo th m t n đối tượng
Để em danh mụ há h hàng ta ó thể àm như sau: T giao diện phần mềm ế toán ng ty đang sử dụng, ế toán họn ph n hệ “DMTK”
51
Hình 2.1: Giao diện nhập danh mục khách hàng
Cụ thể ở doanh nghiệp những há h hàng ó quan hệ giao dị h thường xuyên hoặ ó dư Nợ ớn th định ỳ ần phải tiến hành iểm tra đối hiếu t ng hoản nợ đ phát sinh, đ thu h i và số òn nợ, nếu ần ó thể y u ầu há h hàng á nhận nợ ằng v n ản
2.2.2.3. Sổ sách kế toán
- Sổ chi tiết tài khoản 131 - Sổ cái tài khoản 131 - Sổ nhật ký chung
2.2.2.4. Phương pháp hạch toán
C ng ty thự hiện việ hạ h toán á nghiệp vụ thanh toán với há h hàng hi há h hàng mua hàng ủa ng ty Tr n ơ sở á hứng t về thanh toán với há h hàng, ế toán ng nợ sẽ tiến hành nhập số liệu vào phần mềm ế toán, máy tính sẽ tự động n á sổ hi tiết, sổ ái và sổ nhật hung.
Ví dụ 1: Ngày 06/12/2016 ng ty tiến hành ết hợp đ ng về việ y dựng ng tr nh: Phần y ắp nhà àm việ , ấp điện, nướ , hống sét nhà àm việ , hạng mụ ngoài nhà, hống mối, y ắp, ắp đặt hệ thống điều hòa h ng
52
h , thiết ị v n phòng, phòng 1 ửa, ho ưu trữ: Trụ sở BHXH Huyện Chợ mới, T nh Bắ Kạn (Phụ lục 03).
Giá gói thầu đượ duyệt à 10,289,145,000 đ ng, ụ thể:
B n giao thầu sẽ tạm ứng ho n nhận thầu 50% giá trị hợp đ ng tương ứng với số tiền 5,100,000,000 đ ng Và ế hoạ h thu h i tạm ứng sẽ thu h i trong 3 đợt:
+ Lần 1: Thu h i 35% giá trị tạm ứng tương ứng số tiền 1,785,000,000 đ ng + Lần 2: Thu h i 35% giá trị tạm ứng tương đương số tiền 1,785,000,000 đ ng + Lần 3: Thu h i 30% giá trị tạm ứng tương đương số tiền 1,530,000,000 đ ng
Đ ao g m VAT 10%.
Ngày 30/12/2016 BHXH t nh Bắ Kạn huyển hoản thanh toán tiền tạm ứng theo hợp đ ng số tiền 5,100,000,000 đ ng về thi ng phần y ắp nhà àm việ , ấp điện, nướ , hống sét nhà àm việ , hạng mụ ngoài nhà, hống mối, y ắp, ắp đặt hệ thống điều hòa h ng h , thiết ị v n phòng, phòng 1 ửa, ho ưu trữ Phiếu áo ó (Phụ lục 04), sổ hạ h toán hi tiết tài hoản (Phụ lục 05).
Để hạ h toán hoản tạm ứng ủa há h hàng ế toán hạ h toán vào n Có TK 131 hi tiết ho há h hàng “BHXH T nh Bắ Kạn” và ng tr nh xây ắp nhà àm việ , ấp điện, nướ , hống sét nhà àm việ , hạng mụ ngoài nhà, hống mối, y ắp, ắp đặt hệ thống điều hòa h ng h , thiết ị v n phòng, phòng 1 ửa, ho ưu trữ Khi nhận đượ Phiếu áo ó ủa ng n hàng về số tiền thanh toán ế toán tiến hành nhập số iệu để hạ h toán vào phần mềm
Quy tr nh nhập iệu tr n máy t nh như sau: Bướ 1: Vào phần mềm ế toán
Bướ 2: Kế toán họn phần “So tong hop” sau đó: Kế toán nhập á th ng tin vào giao diện:
+ Chứng t : ngày tháng nhập hứng t 30/12/2016 và số hiệu hứng t BC07/12.
53 + Tài hoản đối ứng: Nợ TK 1121
Có TK 1311 + Số tiền: 5,100,000,000
+ T n đối tượng: V đ hai áo t n đối tượng vào “DMTK” n n ế toán h ần t h vào tam giá nhỏ và t m đến t n đối tượng theo dõi hi tiết
B n Nợ t h r i t m đến “Ngân hàng MB CN iệt Trì Phú Thọ”. Bên Có “Bảo Hiểm Xã hội tỉnh Bắc Kạn”.
Hình 2.2: Giao diện nhập liệu vào sổ tổng hợp
Sau khi nhập đầy đủ thông tin trên vào phần mềm nhấn “ctrl +S” để ưu nghiệp vụ v a hạch toán. Sau khi hạch toán số liệu được tự động cập nhật vào sổ chi tiết TK 131 (Chi tiết 131 - BHXH t nh Bắc Kạn), sổ nhật ký chung và sổ cái TK 131- Phải thu của khách hàng.
Để em ại hệ thống sổ sá h thự hiện á ướ như sau: Xem sổ hi tiết tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm:
Chọn “SCT” => số hiệu tài hoản: họn TK “1311” => t n tài hoản:
Phải thu há h hàng, tiếp theo họn t n đối tượng => “BHXH tỉnh Bắc Kạn” => thời gian áo áo: Góc trên cùng bên phải ó dòng “ ạn ần In SCT tháng?” ta sẽ t h vào tam giá nhỏ để họn thời gian áo áo phần mềm đ mặ định. Nếu ta muốn em theo t ng tháng ta sẽ họn t ng tháng theo số thứ tự t 1 - >
54
12, òn muốn em theo 6 tháng đầu n m ta sẽ t h họn “100”, em sổ hi tiết tài hoản 6 tháng uối n m ta sẽ họn “200” và nếu ta muốn em sổ hi tiết ả n m th ta t h họn “1000”, sau đó ấm phím “enter” phần mềm sẽ tự động ập nhật
Hình 2.3: Giao diện sổ chi tiết khoản phải thu
Xem sổ ái tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm họn ph n hệ “So cai”, sau đó phần số hiệu tài hoản ta họn tài hoản “131”, sau đó nhấn ph m “enter”, để phần mềm ập nhật dữ iệu.
Cá dữ iệu mà ta đ nhập vào ph n hệ “So tong hop” phần mềm sẽ tự động ập nhật n á sổ Và sau đó ta tìm đến NTGT - ngày tháng ghi sổ à “30/12”, SH – số hiệu “BC07/12”, diễn giải: “BHXH tỉnh Bắc Kạn tạm ứng” để em dữ iệu
55
Hình 2.4: Giao diện Sổ cái tài khoản 131
Hình 2.5: Giao diện trích sổ cái tài khoản 131
Để em sổ Nhật Chung: T giao diện h nh ủa phần mềm họn “NKC”, sau đó nhấn phím “enter” và phần mềm sẽ tự động ập nhật dữ iệu
56
Hình 2.6: Trích giao diện sổ Nhật ký chung
Ví dụ 2: Ngày 20/12/2017 BHXH t nh Hà Giang thanh toán tiền thi công, số tiền 2,069,817,906 đ ng. Phiếu báo có (Phụ lục 06), sổ chi tiết tài khoản
( Phụ lục 07).
Bướ 1: Vào phần mềm ế toán
Bướ 2: Kế toán họn ph n hệ “So tong hop” giao diện sẽ hiện ra như sau: Kế toán nhập á th ng tin vào giao diện:
+ Chứng t : ngày tháng nhập hứng t 20/12/2017 và số hiệu hứng t BC26 + Diễn giải: BHXH Hà Giang thanh toán.
+ Tài hoản đối ứng: Nợ TK 1121 Có TK 1311 + Số tiền: 2,069,817,906
+ T n đối tượng: T h vào tam giá nhỏ r i họn t n đối tượng để theo dõi hi tiết B n Nợ t h họn “Ngân hàng MB CN iệt Trì Phú Thọ”. Bên Có t m đến “BHXH tỉnh Hà Giang”.
57
Hình 2.7: Giao diện nhập chứng từ vào sổ tổng hợp
Sau khi đ nhập đầy đủ thông tin trên vào phần mềm nhấn “ctrl +S” để ưu nghiệp vụ v a hạch toán. Sau khi hạch toán số liệu được tự động cập nhật vào sổ chi tiết TK 131 (Chi tiết 131 - BHXH t nh Hà Giang), sổ nhật ký chung và sổ cái TK 131- Phải thu của khách hàng.
Để em ại hệ thống sổ sá h thự hiện á ướ như sau: Xem sổ hi tiết tài hoản:
Chọn “SCT” => số hiệu tài hoản: họn TK “1311” => t n tài hoản:
Phải thu há h hàng, tiếp theo họn t n đối tượng => “BHXH tỉnh Bắc Kạn” => thời gian áo áo: Gó tr n ùng n phải ó dòng “ ạn ần In SCT tháng?” ta sẽ t h vào tam giá nhỏ để họn thời gian áo áo Nếu theo t ng tháng ta sẽ họn t ng tháng theo số thứ tự t “1 - > 12”, muốn em theo 6 tháng đầu n m ta sẽ t h họn “100”, em SCT 6 tháng uối n m ta sẽ họn “200” và nếu ta muốn em SCT ả n m th ta t h họn “1000”, sau đó ấm “enter” phần mềm sẽ tự động ập nhật
58
Hình 2.8: Giao diện sổ chi tiết tài khoản 1311
Xem sổ ái tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm họn ph n hệ “So cai”, sau đó họn số hiệu tài hoản: “131”, sau đó nhấn ph m “enter”, để phần mềm ập nhật dữ iệu
59
Xem sổ Nhật Chung: T giao diện h nh ủa phần mềm họn “NKC”, sau đó ấn ph m “enter” để ập nhật dữ iệu
Hình 2.10: Giao diện trích sổ Nhật ký chung
60
Ví dụ 3: Ngày 25/12/2017 Bảo hiểm hội t nh Bắ Kạn huyển hoản thanh toán tiền ần 1 theo hợp đ ng về thi ng phần y ắp nhà àm việ , ấp điện, nướ , hống sét nhà àm việ , hạng mụ ngoài nhà, hống mối, y ắp, ắp đặt hệ thống điều hòa h ng h , thiết ị v n phòng, phòng 1 ửa, ho ưu trữ Với số tiền 1,511,670,260 đ ng Phiếu áo ó (Phụ lục 08) sổ hi tiết tài hoản
(Phụ lục 09). Trích Bi n ản nghiệm thu ng tr nh (Phụ lục 10).
Bướ 1: Vào phần mềm ế toán
Bướ 2: Kế toán họn ph n hệ “So tong hop” để nhập á th ng tin vào giao diện:
+ Chứng t : ngày tháng nhập hứng t 25/12/2017 và số hiệu hứng t BC30.
+ Diễn giải: BHXH T nh Bắ Kạn thanh toán + Tài hoản đối ứng: Nợ TK 1121
Có TK 1311 + Số tiền: 1,511,670,260
+ T n đối tượng: T h vào tam giá nhỏ để theo dõi hi tiết, B n Nợ họn “Ngân hàng MB CN iệt Trì Phú Thọ”. Bên Có họn “BHXH tỉnh Bắc Kạn”.
61
Sau khi nhập đầy đủ thông tin trên vào phần mềm nhấn “ctrl +S” để ưu nghiệp vụ v a hạch toán. Sau khi hạch toán số liệu được tự động cập nhật vào sổ chi tiết TK 131 (Chi tiết 131-BHXH t nh Bắc Kạn), sổ nhật ký chung và sổ cái TK 131- Phải thu của khách hàng.
Để em ại hệ thống sổ sá h thự hiện á ướ như sau:
Xem sổ hi tiết tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm, họn “SCT”, sau đó họn TK “131”, họn t n đối tượng: “BHXH tỉnh Bắc Kạn”, họn thời gian áo áo theo n m họn: “1000” sau đó nhấn phím “enter”, để ập nhật số iệu
Hình 2.13: Giao diện sổ chi tiết tài khoản phải thu
Xem sổ ái tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm họn ph n hệ “So cai”, sau đó họn số hiệu tài hoản: “131”, sau đó nhấn ph m “enter”, để phần mềm ập nhật dữ iệu
62
Hình 2.14: Giao diện sổ cái tài khoản 131
Xem sổ Nhật Chung: T giao diện h nh ủa phần mềm họn “NKC”, sau đó ấn ph m “enter” để ập nhật dữ iệu
63