Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần tƣ vấn xây dựng

- Kế toán thanh toán Vốn bằng tiề n Thuế: Có nhiệm vụ theo dõi các hoạt động i n quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thanh toán

12 Kỳ thu tiền nh qu n= 360/(10)

3.3. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần tƣ vấn xây dựng

Dựa tr n những nghi n ứu thự tiễn về t nh h nh hạ h toán thanh toán với người án và người mua tại C ng ty ổ phần tư vấn y dựng 789 và tr n ơ sở y u ầu và nguy n tắ hoàn thiện ế toán em in đưa ra một số giải pháp hoàn thiện ế toán thanh toán tại đơn vị như sau:

* Nhóm giải pháp về bộ máy kế toán

Mặc dù các nhân viên trong phòng kế toán đều ó tr nh độ, có kinh nghiệm và hiểu biết về công tác hạch toán. Tuy nhiên các chính sách, chế độ kế toán luôn có những thay đổi, đòi hỏi các nhân viên phải thường xuyên phải cập nhật, học hỏi những cái mới để thực hiện công việc tốt hơn

99

và trong ả ng tá tham mưu, tư vấn ho nh đạo Như vậy á ế toán trong ng ty h ng h thành thạo về mặt nghiệp vụ ế toán mà òn ó hả n ng dự áo đượ t nh h nh inh tế, nhu ầu ủa thị trường, i suất, giá ả… t đó ung ấp đầy đủ th ng tin ho á ộ phận i n quan trong quá tr nh inh doanh và giúp an giám đố đưa ra á quyết định đúng đắn trong việ t ng ường ng tá án hàng ủa ng ty

* Nhóm giải pháp về tổ chức chứng từ kế toán

+ Thứ nhất: về quản lý chứng từ, sổ sách

Kế toán phải xây dựng kế hoạch bảo quản chứng t , sổ sách kế toán ở đơn vị để mọi người cùng phối hợp thực hiện. Muốn làm tốt được công tác bảo quản chứng t , sổ sách kế toán th trước hết kế toán phải sắp xếp khoa học, gọn gàng…theo t ng tháng, quý, t ng công trình. Hàng tháng phải kiểm tra xem chứng t có bị mất, hư hỏng, mối mọt không.

+ Thứ hai: về lập và luân chuyển chứng từ

Quản lý, luân chuyển chứng t kịp thời luân chuyển chứng t là quá trình vận động của chứng t kể t khi phát sinh (lập chứng t ) đến khi kết thúc và tổ chứ đưa vào ưu trữ.

- Yêu cầu của qui trình luân chuyển chứng t trong mối quan hệ nội bộ phòng an ũng như trong quan hệ giữa á đơn vị trong công ty phải được thống nhất về biểu mẫu, thời gian, thông tin cung cấp, thông tin phản h i...

- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của á đội thi công đều phải lập chứng t , chứng t phải lập theo đúng qui định và ghi hép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Bên cạnh đó ần kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng t . Chứng t được lập đúng theo quy định của bộ tài chính, chứng t cần được kiểm tra xem đ đủ con dấu và chữ hay hưa

- Việc tổ chức luân chuyển chứng t một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, kiểm soát, không bị ách tắc giữa các khâu công việc, nhằm đẩy nhanh tiến trình thực hiện công việc.

100

của các nghiệp vụ phát sinh trong ngày để hoàn thiện những thông tin còn thiếu để tránh t n đọng và bỏ sót thông tin.

+ Thứ ba: Doanh nghiệp nên đưa ra mức quy định về thời gian để khắc phục tình trạng luân chuyển chứng từ.

Chứng t là bằng chứng minh chứng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, à n cứ để kế toán quản lý chi phí và lập sổ sách kế toán Để giảm tình trạng chứng t luân chuyển chậm công ty có thể đưa ra một số giải pháp như sau:

- Quy định về thời gian giao nộp chứng t :

Ví dụ: Chứng t mua hàng được chuyển về chậm nhất 5 ngày kể t khi kế toán đội nhận được chứng t t nhà cung cấp.

- Quy định rõ ràng về chế độ thưởng phạt đối với việc hoàn nhập chứng t , đối với công trình ở xa phải thường xuyên báo cáo, cập nhật tin tức kịp thời cho kế toán th ng qua điện thoại hoặc internet.

* Nhóm giải pháp về tổ chức hạch toán

Một số tài khoản mà doanh nghiệp hạch toán à hưa hợp lý. Trên bảng báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, khoản mục chi phi tài chính và lợi nhuận khác là những khoản mục khá nhạy cảm vì thế doanh nghiệp cần hết sứ ưu những khoản mục này.

Như hoản mục lợi nhuận há trong n m 2016 đang m với số tiền 102 789 498 đ ng trong đó ó một khoản chi phí khấu hao xe ô tô 19A-12668 là 93 333 331 đ ng. Doanh nghiệp đ hạ h toán đưa hi ph hấu hao vào chi phí khác là không hợp , thay vào đó doanh nghiệp n n đưa vào tài hoản 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hay tài khoản 642- Chi ph inh doanh để phản ánh đúng ản chất tài khoản.

Trong n m 2017 h tiêu lợi nhuận khác của doanh nghiệp đang m một số tương đối lớn: Cụ thể:

+ Doanh thu há : 90 090 909 đ ng + Chi Ph há : 825 870 344 đ ng  Lợi nhuận há : (734 961 254) đ ng.

101

Doanh nghiệp hạ h toán như thế à hưa hợp lý vì bản chất tài khoản 242 là chi phí trả trước tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế đ phát sinh nhưng ó i n quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều ni n độ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các niên độ kế toán sau.

Thay vào đó ng ty n n hạch toán vào tài khoản 154 - chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hoặc tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh, chứ h ng n n đưa vào tài hoản 811- Chi phí khác.

* Nhóm giải pháp về công tác kiểm soát

+ Thứ nhất: Về kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả người bán với trả tiền

Việ ghi nhận nợ phải trả và trả tiền vào sổ sá h ế toán đượ thự hiện hi ế toán nhận đượ hóa đơn án hàng ủa nhà ung ấp Trọng t m ủa việ iểm soát nợ phải trả tập trung vào việ đảm ảo ph duyệt th h hợp ho á hoản phải trả, hi trả đúng hạn ho số ượng hàng thự nhận, theo đúng đơn giá đ thỏa thuận, tránh trả tiền trùng ặp…Cá thủ tụ iểm soát ơ ản như:

- Quy định về u n huyển hứng t để đảm ảo hóa đơn ủa nhà ung ấp đượ huyển đến phòng ế toán Khi nhận đượ hóa đơn, ế toán ng nợ sẽ iểm tra đối hiếu giữa hóa đơn với á hứng t há như đơn đặt hàng hay hợp đ ng…để đảm ảo nghiệp vụ mua hàng đượ ét duyệt, hàng nhận đúng số ượng, giá ả theo thỏa thuận giữa hai n

- Nếu ó sai sót tr n hóa đơn, ần nhanh hóng i n ạ với nhà ung ấp để t m hiểu nguy n nh n và ử ịp thời

- N n thự hiện việ thanh toán qua ng n hàng để hạn hế tối đa việ ảy ra gian ận

- Tiến hành ưu trữ ri ng h sơ để theo dõi hóa đơn hưa trả tiền và những hóa đơn đ trả tiền để tránh t nh trạng trả tiền trùng ặp Cá hóa đơn hưa trả tiền ần sắp ếp theo thứ tự ngày đến hạn thanh toán để đảm ảo việ hi trả đúng thỏa thuận, đối với á hóa đơn đ trả tiền ần đóng dấu “Đ thanh toán” ngay để tránh trả tiền hai ần ho ùng một hóa đơn

102

máy kế toán của công ty

Theo h nh thứ này, ộ máy ế toán ủa ng ty ó sự ết hợp giữa ế toán tài h nh và ế toán quản trị Theo đó hệ thống áo áo g m áo áo tài h nh và ế toán quản trị, h ng h ho thấy t nh h nh tài h nh ủa ng ty mà òn ho thấy phương hướng để ng ty phát triển trong tương ai

Dựa tr n những số iệu đượ ung ấp tr n hệ thống áo áo tài h nh như ảng n đối ế toán, áo áo ết quả sản uất inh doanh… ế toán ó thể ph n t h t nh h nh hoạt động ủa ng ty đang diễn ra thuận ợi hay h ng, t đó giúp giám đố đưa ra những quyết định đúng đắn trong tương ai

+ Hệ thống ế toán Việt Nam hiện nay đượ y dựng dựa tr n m h nh ế toán động, n n việ thu thập, ử và ung ấp th ng tin ó t nh hất thường uy n do đó ng ty tổ hứ ế toán quản trị ết hợp với ế toán tài h nh sẽ thuận tiện hơn ho việ thu thập ử và ung ấp th ng tin nhanh hóng, ịp thời, tiết iệm thời gian và hi ph , sử dụng ó hiệu quả ngu n nh n, tài, ự ủa công ty.

+ Việ ết hợp giữa ế toán tài h nh và ế toán quản trị sẽ giúp ế toán n ng ao đượ tr nh độ, tư duy sáng tạo hơn

+ Việ thu thập, ử và ung ấp th ng tin ế toán tài h nh và ế toán quản trị dựa tr n một th ng tin đầu vào sẽ thuận tiện hơn rất nhiều

+ Việ ết hợp giữa ế toán tài h nh và ế toán quản trị ngoài việ đáp ứng nhu ầu th ng tin ủa á đối tượng n ngoài ủa á áo áo tài h nh th á áo áo quản trị phụ vụ ho nhà nhà nh đạo trong việ hoạ h định ế hoạ h trong tương ai

Kế toán quản trị h ng h ung ấp những th ng tin hi tiết, ụ thể theo y u ầu nhà quản mà qua đó phát hiện á hả n ng tiềm ẩn ủa ng ty hưa hai thá hết và ó thể ung ấp th ng tin hi tiết ó độ tin ậy phù hợp với y u ầu, tưởng ủa nhà quản Những th ng tin mà ế toán quản trị ung ấp phụ vụ ho việ ra quyết định á phương án inh doanh, ập dự toán v vậy những th ng tin này rất ó nghĩa với y u ầu nội ộ ủa ng ty

103

trị òn phải ết hợp với nhiều ngành há như thống , inh tế họ , quản tổng hợp, ph n t h và ử th ng tin thành dạng ó thể sử dụng đượ Và sổ sá h, áo áo ủa ế toán quản trị đượ ập giúp á nhà quản trị đưa ra đượ những quyết định inh doanh đúng đắn

Việ ết hợp ế toán quản trị và ế toán tài h nh trong ộ máy ế toán à ng ụ ho nhà quản á ng ty doanh nghiệp sử dụng để điều hành quá tr nh quản sản uất inh doanh đem ại hiệu quả inh tế ao nhất, phù hợp với mụ ti u phát triển ủa doanh nghiệp trong ơ hế quản inh tế mới

Ngoài ra ng ty n n ổ sung và trú trọng ho ộ phận thanh toán ủa ng ty về mảng ph n t h thanh toán phân tích công nợ thì doanh nghiệp sẽ đưa ra được những giải pháp hợp lý nhất và tính hiệu quả ũng rất cao. Khi tỷ lệ nợ của doanh nghiệp ao ó nghĩa mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chịu tá động bởi các ngu n lực bên ngoài, phụ thuộc rất lớn đến các chủ nợ, doanh nghiệp không chủ động được các ngu n vốn để đảm bảo hoạt động kinh doanh, điều này sẽ không tốt và ảnh hưởng đến khả n ng thanh toán ủa doanh nghiệp.

Việc phân tích khả n ng thanh toán à đánh giá t nh hợp lý về sự biến động của các hệ số thanh toán và sự biến động các khản phải thu và khoản phải trả giúp ta có nhận định chính xác hơn về thực trạng tài chính của doanh nghiệp. T đó t m ra nguyên nhân của sự ng ng trệ trong các khoản thanh toán hoặc có thể khai thác được khả n ng tiềm tàng giúp doanh nghiệp làm chủ tình hình tài chính, nó có một nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự t n tại và phát triển của doanh nghiệp.

* Nhóm giải pháp về công tác quản lý

+ Thứ nhất: về khoản phải thu của khách hàng

Cung ấp th ng tin h nh á ho an quản về t nh h nh số tiền phải thu ủa há h hàng, phát hiện ịp thời những há h hàng nợ quá hạn, tiến hành ập dự phòng nợ phải thu hó đòi và th ng áo ho an quản để ó những iện pháp th h hợp để đẩy mạnh vòng quay vốn ưu động T ng ường iểm tra giám sát t nh h nh thanh toán đối với há h hàng và nhà ung ấp, ph n hia trá h nhiệm hợp thự hiện nguy n tắ ất i m nhiệm Thành lập riêng một bộ

104

phận ri ng huy n đi đốc thúc việ thanh toán đúng hạn. Các biện pháp nhanh chóng có thể thu h i nợ cụ thể như:

+ Thiết ập một quy tr nh thu h i nợ ho doanh nghiệp: Xá định rõ á nhân tổ hứ nào sẽ hịu trá h nhiệm àm việ với á há h hàng ũng như quy định rõ thời gian, á h thứ ho việ gửi thư nhắ nhở hay á uộ gọi điện thoại Cá nh n vi n ần phải thứ đượ tầm quan trọng ủa việ thu h i nợ hứ h ng h đơn thuần oi đó à một việ i m nhiệm

Về việc quản lý các khoản nợ phải thu khách hàng, công ty cần quản lý chặt chẽ hơn như sau:

+ Mở sổ sá h theo dõi t ng đối tượng há h hàng.

Tại ng ty phần mềm ế toán đ ho phép theo dõi hi tiết ng nợ ho t ng đối tượng há h hàng và t ng ng tr nh ri ng iệt C ng nợ phải thu há h hàng đượ theo dõi tr n hệ thống sổ Cái và sổ hi tiết TK 131- Phải thu khách hàng.

Theo dõi hi tiết ho t ng há h hàng và t ng ng tr nh nhằm mụ đ h phụ vụ ho nhà quản nắm ắt đượ t nh h nh ng nợ đối với t ng đối tượng phải thu ủa doanh nghiệp Hệ thống sổ sá h àng đầy đủ, phương pháp hạ h toán àng h nh á và hi tiết th t nh h nh ng nợ đối với há h hàng àng đượ quản hặt hẽ

- Đối tượng há h hàng đượ phép nợ: T m hiểu th ng tin và t nh h nh tài h nh ủa há h hàng trướ hi thự hiện một hợp đ ng y dựng Khá h hàng ó thể thanh toán sau một thời gian nhất định theo hợp đ ng inh tế đ ết

- Ch nh sá h thu tiền: Đối với những hoản nợ đến hạn, quá hạn ng ty gọi điện thoại, gửi giấy y u ầu thanh toán th ng áo số tiền đến hạn hoặ quá hạn phải trả ho há h hàng Trong một số trường hợp ng ty ũng cho phép gia hạn nợ

+ Ph n oại á hoản nợ phải thu:

Ph n oại á hoản phải thu theo thời gian và thời hạn thanh toán Đ y à một h u rất quan trọng ủa ng tá quản t nh h nh thanh toán đối với há h hàng Tại ng ty á hoản nợ phải thu há h hàng đượ theo dõi và quản

105

hi tiết ho t ng đối tượng nợ, phản ánh ụ thể số òn phải thu đầu ỳ, số phát sinh t ng, số phát sinh giảm trong ỳ và số òn phải thu hay phải trả uối ỳ ủa mỗi há h hàng

+ Lập ế hoạ h thu nợ: Dựa tr n những n ứ đó, nhà quản sẽ quyết định áp dụng h nh sá h thu nợ ụ thể ho t ng há h hàng

Tới thời hạn thanh toán ng ty gọi điện nhắ nhở há h hàng hoặ gửi giấy y u ầu thanh toán

Ngoài ra ng ty n n sử dụng bi n ản đối hiếu ng nợ để đảm ảo ó