- Kế toán thanh toán Vốn bằng tiề n Thuế: Có nhiệm vụ theo dõi các hoạt động i n quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thanh toán
2.2.3. Kế toán thanh toán với người bán
2.2.3.1. Chứng từ sử dụng
- Hợp đ ng, đơn đặt hàng
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001).
- Giấy áo Nợ ủa Ng n hàng (sé tiền mặt, sé huyển hoản, ủy nhiệm hi, ệnh hi )
- Bi n ản đối hiếu ng nợ - Bi n ản ù tr ng nợ
2.2.3.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản sử dụng:
TK 331: Phải trả nhà cung cấp (doanh nghiệp đ mở sổ tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết cho t ng đối tượng nhà cung cấp)
Các TK 111, TK 112 (được mở đến cấp 2 để theo dõi chi tiết theo ngân hàng và loại ngoại tệ).
2.2.3.3. Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết tài khoản 331 - Sổ cái tài khoản 331 - Sổ nhật ký chung
2.2.3.4. Phương pháp hạch toán
Phương pháp hạ h toán nhà ung ấp ủa ng ty tương đối nhiều v đặ điểm ri ng ủa ng ty à hối ượng ng tr nh nhiều Kế toán thanh toán phải theo dõi t nh h nh thanh toán với người án theo t ng đối tượng và t ng ng tr nh y dựng Tùy theo t ng đối tượng mà ng ty ó h nh sá h thanh toán há nhau, huyển hoản, phương phứ phụ thuộ vào hợp đ ng inh tế Khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán với người án ế toán n ứ vào á hứng t gố tiến hành ghi sổ hi tiết TK 331 đượ mở ri ng ho t ng nhà ung ấp, đ ng thời vào sổ nhật hung Cuối ỳ ế toán so sánh số iệu tr n sổ hi tiết để tiến hành vào sổ ái TK 331 Kế toán thự hiện m hóa người án để hạ h toán hi tiết ho t ng nhà ung ấp ri ng
64
Đầu ỳ ế toán phải nhập hết t n phải trả nhà ung ấp òn dư ủa n m trướ vào “DMTK” Kế toán nhập số hiệu tài hoản, t n tài hoản, t n đối tượng, số dư đầu n m ủa t ng há h hàng Khi phát sinh th m á nhà ung ấp ế toán sẽ phải vào “DMTK” để hai áo th m t n đối tượng
Hình 2.16: Giao diện nhập danh mục phải trả người bán
65
Ví dụ 4: Ngày 04/05/2017 C ng ty huyển tiền thanh toán tiền hàng ho Công ty TNHH MTV Duy Thắng với số tiền 150,000,000 đ ng, ph huyển tiền 49,500 đ ng
Khi ó Uỷ nhiệm hi (Phụ lục 11) và Phiếu áo Nợ (Phụ lục 12) ủa ng n hàng th quy tr nh nhập iệu tr n máy t nh như sau:
Bướ 1: Vào phần mềm kế toán
Bước 2: T giao diện chính của phần mềm, chọn phân hệ “So tong hop”, sau đó nhập số liệu vào phần mềm.
+ Ngày chứng t : Ngày tháng nhập 04/05/2017 và số hiệu BN55. + Diễn giải: Trả tiền hàng cho Công ty Duy Thắng
Phí chuyển tiền + Tài hoản: Nợ TK 3311 Có TK 1121 + Số tiền: 150,000,000 + Ph huyển tiền: Nợ TK: 6422 Có TK 1121 + Số tiền: 49,500
+ T n đối tượng: T h vào tam giá nhỏ ủa dòng hai áo để theo dõi hi tiết ho t ng đối tượng, B n Nợ họn “Công ty TNHH MT Duy Thắng”. Bên Có họn: “Ngân hàng MB CN iệt Trì Phú Thọ”.
Bước 3: Sau khi nhập xong các thông tin cần thiết, chọn “Ctrl + S” để ưu dữ liệu.
66
Hình 2.18: Giao diện nhập liệu vào sổ tổng hợp
Sau khi hạch toán số liệu được tự động cập nhật tổng hợp vào sổ chi tiết TK 331 (Chi tiết 331 - Công ty TNHH MTV Duy Thắng), sổ nhật ký chung và sổ cái TK 331- Phải thu của khách hàng.
Xem sổ hi tiết tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm, họn “SCT” sau đó họn số hiệu tài hoản: “3311”, họn t n đối tượng “Công ty TNHH MT Duy Thắng”, họn thời gian áo áo: “1000” – theo n m, sau đó nhấn phím “enter” để ập nhật số iệu
67
Hình 2.19: Giao diện sổ chi tiết tài khoản 3311- Phải trả người bán
Xem sổ ái tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm họn ph n hệ “
So cai”, sau đó họn số hiệu tài hoản :“331”, sau đó nhấn phím “enter”, để ập nhật số iệu
68
Xem sổ Nhật Chung: T giao diện h nh ủa phần mềm họn “NKC” , sau đó nhấn “enter” để ập nhật dữ iệu
Hình 2.21: Trích giao diện sổ nhật ký chung
Ví dụ 5: Ngày 18/07/2017 C ng ty huyển tiền thanh toán tiền hàng ho Công ty TNHH Vũ Hoàng với số tiền 22,000,000 đ ng, ph huyển tiền 22,000 đ ng Khi đ ó Uỷ nhiệm hi (Phụ lục 13) và Phiếu áo Nợ (Phụ lục 14) ủa ng n hàng th quy tr nh nhập iệu tr n máy t nh như sau:
Bướ 1: Vào phần mềm kế toán
Bước 2: T giao diện chính của phần mềm, chọn phân hệ “So tong hop”, sau đó nhập số liệu vào phần mềm:
+ Ngày chứng t : 18/07/2017 và số hiệu chứng t BN106. + Diễn giải: Trả tiền C ng ty TNHH Vũ Hoàng
+ Tài hoản: Nợ TK 3311 Có TK 1121 + Số tiền: 20,000,000
69 Có TK 1121 + Số tiền: 22,000
+ T n đối tượng: B n Nợ t h họn “Công ty TNHH ũ Hoàng”. Bên Có họn “Ngân hàng MB CN iệt Trì Phú Thọ”.
Bước 3: Sau khi nhập xong các thông tin cần thiết, chọn “Ctrl + S” để ưu dữ liệu.
Hình 2.22: Giao diện nhập liệu vào sổ tổng hợp
Sau khi hạch toán số liệu được tự động cập nhật vào sổ chi tiết TK 331 (Chi tiết 331- C ng ty TNHH Vũ Hoàng), sổ nhật ký chung và sổ cái TK 331 - Phải thu của khách hàng.
Xem sổ hi tiết tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm, họn “SCT” sau đó họn số hiệu tài hoản: “3311”, họn t n đối tượng “Công ty TNHH ũ Hoàng”, họn thời gian áo áo: “1000” – theo n m, sau đó nhấn phím “enter” để ập nhật số iệu
70
Hình 2.23: Giao diện sổ chi tiết tài khoản 3311
Xem sổ ái tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm họn ph n hệ “
So cai”, sau đó họn số hiệu tài hoản: “331”, sau đó nhấn ph m “enter”, để ập nhật số iệu
71
Hình 2.25: Giao diện sổ cái tài khoản 331 - Phải trả người bán
Xem sổ Nhật Chung: T giao diện h nh ủa phần mềm họn “NKC” , sau đó nhấn “enter” để ập nhật dữ iệu
72
Ví dụ 6: Ngày 10/12/2107 Công ty mua gạch của công ty TNHH Hội Sen để thi CT BHXH Y n Minh theo hóa đơn 0004870 (Phụ lục 15) với số tiền là 259,334,400 đ ng, thuế GTGT 25,933,440 đ ng Chưa thanh toán người bán. Phiếu nhận nguyên vật liệu, vật tư (Phụ lục 16).
C n ứ vào hóa đơn GTGT số 0004870 và á hứng t há ó i n quan Kế toán n ứ vào á hứng t để hạ h toán nghiệp vụ tr n, ế toán tiến hành àm như sau:
Bước 1: Vào phần mềm kế toán
Bước 2: T giao diện h nh ủa phần mềm, họn ph n hệ “So tong hop” phần mềm hiện n giao diện nhập hứng t , ế toán tiến hành nhập toàn ộ á th ng tin vào phần mềm:
Khai áo về nội dung nghiệp vụ:
+ Chứng t ngày tháng nhập hứng t : 10/12/2017, số hiệu hứng t PKT84.
+ Diễn giải: Mua gạ h CT Y n Minh và thuế GTGT đầu vào đượ hấu tr
+ Tài hoản đối ứng: Nợ TK 154
Có TK 3311 + Số tiền: 259,334,400
Thuế GTGT: Nợ TK 1331 Có TK 1121 + Số tiền: 25,933,440
+ T n đối tượng: T h vào r i họn B n Nợ: “1541 CT BHXH Yên Minh”. Bên Có: “Công ty TNHH Hội Sen”.
73
Hình 2.27: Giao diện nhập chứng từ vào sổ tổng hợp
Sau hi ưu số iệu đượ tự động ập nhật vào sổ hi tiết TK 331 - Phải trả người án C ng ty TNHH Hội Sen, sổ Nhật hung và sổ ái TK 331.
Xem sổ hi tiết tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm, họn “SCT” sau đó họn số hiệu tài hoản: “3311”, họn t n đối tượng: “Công ty TNHH Hội Sen”, họn thời gian n gó phải: “1000”, sau đó nhấn phím “enter” để p nhật dữ iệu
74
Xem sổ ái tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm, họn “So cai” sau đó họn số hiệu tài hoản: “331”, sau đó nhấn ph m “enter”, để ập nhật số iệu
Hình 2.29: Sổ cái tài khoản 331
Xem sổ Nhật Chung: T giao diện h nh ủa phần mềm họn “NKC” , sau đó nhấn phím “enter” để ập nhật số iệu
75
Ví dụ 07: Ngày 22/12/2017 Chuyển khoảng thanh toán tiền muagạch của công ty TNHH Hội Sen để thi CT BHXH Y n Minh theo hóa đơn 0004870 với số tiền là 285,267,000 đ ng. Khi đ ó Uỷ nhiệm hi (Phụ lục 17) và Phiếu áo Nợ (Phụ lục18) ủa ng n hàng th quy tr nh nhập iệu tr n máy t nh như sau:
Bướ 1: Vào phần mềm kế toán
Bước 2: T giao diện chính của phần mềm, chọn phân hệ “So tong hop”, sau đó nhập số liệu vào phần mềm:
+ Ngày chứng t : 22/12/2017 và số hiệu chứng t BN222. + Diễn giải: Trả tiền hàng cho Công ty Hội Sen
+ Tài hoản: Nợ TK 3311 Có TK 1121 + Số tiền: 285,267,000 + Ph huyển tiền: Nợ TK 6422 Có TK 1121 + Số tiền: 22,000
+ T n đối tượng: B n Nợ t h vào tam giá nhỏ họn “Công ty TNHH Hội Sen”. B n Có họn: “Ngân hàng MB CN iệt Trì Phú Thọ”
Bước 3: Sau khi nhập xong các thông tin cần thiết, ấn “ctrl + S” để ưu dữ liệu.
76
Sau hi ưu số iệu đượ tự động ập nhật vào sổ hi tiết TK 331 - Phải trả người án C ng ty TNHH Hội Sen, sổ Nhật hung và sổ ái TK 331.
Xem sổ hi tiết tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm, họn “SCT” sau đó họn số hiệu tài hoản: “3311”, họn t n đối tượng: “Công ty TNHH Hội Sen”, họn thời gian theo tháng: “12”, sau đó nhấn ph m “enter” để p nhật dữ iệu
Hình 2.32: Giao diện sổ chi tiết tài khoản 3311
Xem sổ ái tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm, họn “So cai” sau đó họn số hiệu tài hoản: “331”, sau đó nhấn ph m “enter”, để ập nhật số iệu
77
Hình 2.33: Giao diện sổ cái tài khoản 331
78
Ví dụ 8: Ngày 15/12/2017 C ng ty mua i m ng ủa công ty TNHH Ngọ Linh để thi ng tr nh BHXH Mường tè theo hóa đơn số 0000532 (Phụ lục 19). Số tiền 32,290,909 đ ng, thuế GTGT 10% 3,229,091 đ ng. Công ty hưa thanh toán tiền hàng. Phiếu nhận nguyên vật liệu, vật tư (Phụ lục 20).
Cách nhập liệu vào phần mềm tương tự như những phần trên.
C n ứ vào hóa đơn GTGT số 0000532 và á hứng t há ó i n quan, ế toán tiến hành àm như sau:
Bước 1: Vào phần mềm kế toán .
Bước 2: T giao diện h nh ủa phần mềm, họn ph n hệ “So tong hop” phần mềm hiện n giao diện nhập hứng t , ế toán tiến hành nhập toàn ộ á th ng tin vào phần mềm:
Khai áo về nội dung nghiệp vụ:
+ Chứng t ngày tháng nhập hứng t : 15/12/2017, số hiệu hứng t PKT85.
+ Diễn giải: Mua i m ng ho ng tr nh Mường tè và thuế giá trị gia t ng đầu vào đượ hấu tr
+ Tài hoản đối ứng: Nợ TK 154
Có TK 3311 + Số tiền: 32,290,909
+ Thuế GTGT: Nợ TK 1331 Có TK 3311 + Số tiền: 3,229,091
+ T n đối tượng: T h họn B n Nợ: “1541 CT BHXH Mường tè” Bên Có: “Công ty TNHH Ngọc Linh PT”.
79
Hình 2.35: Giao diện nhập liệu vào sổ tổng hợp
Sau hi ưu số iệu đượ tự động ập nhật vào sổ hi tiết TK 331 - Phải trả người án C ng ty TNHH Ngọ Linh PT, sổ Nhật hung và sổ ái TK 331.
Xem sổ hi tiết tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm, họn “SCT”, sau đó họn số hiệu tài hoản; “331”, họn t n đối tượng: “Công ty TNHH Ngọc Linh PT”, họn thời gian áo áo: “12” – theo tháng, sau đó nhấn phím “enter” để ập nhật dữ iệu
80
Hình 2.36: Sổ chi tiêt tài khoản 3311- Phải trả người bán
Xem sổ ái tài hoản: T giao diện h nh ủa phần mềm, họn “So cai” sau đó họn số hiệu tài hoản: “331” họn t n đối tượng “Công ty TNHH Ngọc Linh PT ”, sau đó nhấn phím “enter” để ập nhật số iệu
81
Xem số phát sinh nghiệp vụ v a r i tr n sổ Nhật Chung: T giao diện h nh ủa phần mềm họn “NKC” sau đó nhấn “enter” để ập nhận dữ iệu mà t m đến dòng đấy.
Hình 2.38: Giao diện Sổ nhật ký chung