Phòng kế toán công ty cổ phần Việt Mỹ đang sử dụng phần mềm kế toán Easy
Accounting 2.5. Đây là phần mềm kế toán đóng gói đầy đủ các phân hệ của nghiệp
vụ kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, giao diện thân thiện, các máy tính trong phòng kế toán đƣợc cài đặt phần mềm và đƣợc kết nối với nhau.
Phần mềm có các đặc điểm nổi bật nhƣ sau:
- Cập nhật: Phần mềm thƣờng xuyên đƣợc nâng cấp và cập nhật các thông tin mới của Bộ tài chính.
- Tiện lợi:
+ Ngƣời dụng có thể tìm kiếm chứng từ theo từng dòng hóa đơn. Cho phép tìm kiếm mọi thông tin đã nhập vào hệ thống.
+ Cho phép mở nhiều phần hành kế toán để theo dõi
+ Khi đăng nhập nếu danh mục thiếu, ngƣời dùng có thể thêm và sửa
+ Cung cấp đầy đủ các chứng từ, sổ sách, báo cáo tuân thủ theo đúng quy định của Bộ tài chính.
2.2. Thực trạng kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty cổ phần Việt Mỹ phần Việt Mỹ
2.2.1. Đặc điểm công tác tổ chức, quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Việt Mỹ
Việc quản lý lao động, tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng là một yêu cầu cần thiết và luôn đƣợc công ty quan tâm. Lao động trong công ty có trình độ và làm việc ở nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau, phù hợp với tình chất và mức độ phức tạp của mỗi công việc. Việc sử dụng và quản lý lao động ở công ty tƣơng đối hoàn chỉnh và chặt chẽ, đƣợc công ty thực hiện theo đúng quy định của luật lao động, đảm bảo các chế độ theo luật lao động. Tất cả mọi ngƣời trong công ty có trách nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ, công việc đƣợc giao.
75
Công ty quản lý và theo dõi lao động cho từng ngày công làm việc thực tế của ngƣời lao động thông qua bảng chấm công của từng bộ phận. Tại bộ phận văn phòng công ty, bảng chấm công đƣợc lập và theo dõi từng ngày bởi nhân viên kế toán. Và tại đội thi công và quản lý thi công, tổ trƣởng của từng đội sẽ thực hiện chấm công cho từng lao động trong tổ mình. Cuối tháng, các tổ trƣởng gửi bảng chấm công về phòng Tài chính - Kế toán cho kế toán viên thực hiện tổng hợp và tính lƣơng cho từng ngƣời lao động.
Về thanh toán tiền lƣơng cho ngƣời lao động, kế toán tiến hành tính lƣơng cho nhân viên công ty vào các ngày cuối tháng và thanh toán lƣơng cho bộ phận văn phòng, đội quản lý xây dựng vào ngày 10 tháng tiếp theo sau khi trừ đi các khoản giảm trừ. Còn đối với đội công nhân trực tiếp xây dựng thì đƣợc thanh toán lƣơng vào ngày 15 của tháng sau.
Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động, tiền lƣơng có hiệu quả, kế toán lao động tiền lƣơng trong công ty luôn:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lƣợng, chất lƣợng, thời gian và kết quả lao động. Tính toán đúng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền lƣơng và các khoản liên quan khác cho ngƣời lao động trong công ty. Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách, chế độ về lao động, tiền lƣơng, tình hình sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách, chế độ về lao động tiền lƣơng, tình hình sử dụng tiền lƣơng.
- Hƣớng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lƣơng. Mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lƣơng đúng chế độ, đúng phƣơng pháp.
- Tính toán, phân bổ chính xác, đúng đối tƣợng chi phí tiền lƣơng, các khoản theo lƣơng và chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng lao động.
76
- Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lƣơng, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp. Các chứng từ đƣợc công ty sử dụng để hạch toán chi tiết tiền lƣơng gồm:
+ Bảng chấm công
+ Bảng thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng + Phiếu chi
2.2.2. Hạch toán số lượng, thời gian lao động và kết quả lao động
2.2.2.1. Hạch toán số lượng lao động
Để hạch toán số lƣợng lao động, kế toán căn cứ vào “Danh sách lao động” do phòng Hành chính - Tổng hợp lập và quản lý để xác định mức lƣơng cơ bản của từng ngƣời tùy theo trình độ đào tạo, số năm công tác, phòng ban làm việc,… Từ đó, kế toán theo dõi lao động về mặt số lƣợng và chấm công, tính lƣơng và thanh toán tiền lƣơng cho ngƣời lao động. Lao động tại công ty trong tháng 08/2016 có tổng số là 198 lao động, đƣợc thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.4. Danh sách số lượng công nhân viên công ty năm 2016
STT Chỉ tiêu Số lƣợng I. Giới tính 198 1 Nam 193 2 Nữ 5 II. Phòng ban 198 1 Ban giám đốc 2 2 Phòng Tài chính - Kế toán 4 3 Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật 37 4 Phòng Tổ chức hành chính 2 5 Đội xây dựng 153
77
III. Trình độ 198
1 Đại học 29
2 Cao đẳng 0
3 Trung cấp 16
4 Công nhân kỹ thuật bậc 7 5
5 Công nhân kỹ thuật bậc 6 8
6 Công nhân kỹ thuật bậc 5 15
7 Công nhân kỹ thuật bậc 4 27
8 Công nhân kỹ thuật bậc 3 98
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Tuy nhiên, trong tháng 09/2016, công ty cổ phần Việt Mỹ chỉ thực hiện thi công một công trình và thuê một đội nhân công xây lắp nên tại công ty chỉ tham gia theo dõi và tính lƣơng cho 34 ngƣời.
2.2.2.2. Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế cũng nhƣ ngày nghỉ việc, ngừng việc của từng ngƣời lao động, từng bộ phận, từng phòng ban trong công ty. Từ đó, tính lƣơng cho ngƣời lao động.
Để quản lý thời gian lao động, công ty sử dụng “Bảng chấm công”. Bảng chấm công là chứng từ ban đầu, quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong công ty. Bảng chấm công đƣợc mở ra để theo dõi ngày công làm việc thực tế, ngừng việc của từng lao động tại phòng ban bộ phận. Bảng chấm công phải đƣợc lập riêng cho từng phòng ban, tổ đội và dùng trong một tháng. Danh sách lao động trên bảng chấm công tại phòng Tài chính - Kế toán và trên danh sách lao động tại phòng Hành chính - Tổng hợp phải khớp nhau.
78
Hiện nay, công nhân viên trong công ty làm việc 6 ngày/tuần, nghỉ ngày chủ nhật. Tuy nhiên, công nhân viên có thể đi làm thêm vào ngày chủ nhật và đƣợc tính lƣơng làm thêm. Nhƣng số ngày làm thêm vào ngày nghỉ không nhiều.
Tiền lƣơng làm thêm = Tiền lƣơng giờ x 200% x Số giờ làm thêm
Mức 200% tiền lƣơng áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần.
Hàng ngày, tổ trƣởng hoặc ngƣời đƣợc phân công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc tại bộ phận mình để chấm công cho từng ngƣời lao động trong ngày. Đối với trƣờng hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động phải có phiếu nghỉ ốm của bệnh viện hay cơ sở y tế cấp và xác nhận. Còn đối với những trƣờng hợp nghỉ việc trong ngày đều đƣợc lập thành biên bản ngừng việc, trong đó nêu rõ nguyên nhân để xác định ngƣời chịu trách nhiệm.
Cuối tháng, bảng chấm công và các chứng từ liên quan đƣợc chuyển đến phòng Tài chính - Kế toán cho kế toán lao động tiền lƣơng tính lƣơng, trợ cấp và các khoản giảm trừ cho ngƣời lao động.
2.2.2.3. Hạch toán kết quả lao động
Để hạch toán kết quả lao động của từng công nhân viên trong công ty, kế toán căn cứ vào phiếu ghi chép số lƣợng hoặc khối lƣợng công việc hoàn thành (tuy nhiên, công ty chỉ sử dụng Bảng chấm công) để tính ra số tiền lƣơng phải trả cho ngƣời lao động. Vào các ngày cuối cùng trong tháng, kế toán tính ra số tiền lƣơng mà ngƣời lao động đƣợc nhận sau khi trừ đi các khoản giảm trừ và hạch toán các bút toán cho ra kết quả lao động.
Đối với bộ phận văn phòng và bộ phận quản lý thi công, công ty áp dụng hình thức trả lƣơng theo thời gian, căn cứ vào bảng chấm công bộ phận văn phòng công ty để hạch toán kết quả lao động và tính ra tiền lƣơng phải trả cho ngƣời lao động.
79
Đối với bộ phận xây dựng trực tiếp tham gia xây dựng các công trình thì công ty áp dụng hình thức lƣơng khoán theo thời gian. Căn cứ vào bảng chấm công của đội xây dựng, kế toán tính ra tiền lƣơng cho ngƣời lao động dựa trên đơn giá tiền lƣơng ngày công và số ngày làm việc của từng ngƣời lao động.
2.2.3. Quỹ tiền lương và quỹ các khoản trích theo lương
2.2.3.1. Quỹ tiền lương
Quỹ lƣơng của doanh nghiệp bao gồm:
- Tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động trong thời gian làm việc thực tế (tiền lƣơng theo thời gian).
- Tiền lƣơng nghỉ phép: do đặc điểm sản xuất kinh doanh mang tính chất liên tục, việc sắp xếp nghỉ phép đƣợc bố trí đều đặn, ít có trƣờng hợp ngoài dự kiến nên công ty không trích trƣớc lƣơng nghỉ phép của công nhân viên, việc hạch toán dựa vào số liệu phát sinh trong tháng khi nghỉ phép công nhân đƣợc hƣởng 100% lƣơng cơ bản.
- Tiền lƣơng nghỉ chế độ: Ngày nghỉ phép trong tiêu chuẩn là những ngày công nhân đƣợc hƣởng chính sách lƣơng 100%. Ngoài ra còn có ngày nghỉ thai sản đƣợc hƣởng 100% lƣơng đóng BHXH, nghỉ bệnh, ốm đau đƣợc hƣởng mức trợ cấp trả lƣơng bằng 75% mức lƣơng đóng BHXH.
2.2.3.2. Quỹ các khoản trích theo lương
Hàng tháng, công ty tiến hành trích lập các khoản phải nộp theo lƣơng gồm có: quỹ BHXH, BHYT, BHTN.
Theo quy định của luật BHXH năm 2014 và một số văn bản pháp luật khác có liên quan hiện hành, tỷ lệ các khoản trích theo lƣơng bao gồm: BHXH, BHYT, BHTN. Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN là 32,5% lƣơng cơ bản, trong đó ngƣời lao động chịu 10,5% (8% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN), doanh nghiệp chịu 22% (18% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN) tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
80
- Bảo hiểm xã hội: đƣợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lƣơng của ngƣời lao động thực tế phát sinh trong tháng. Là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của ngƣời lao động khi họ bị mất thu nhập do ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết trên cơ sở đóng góp vào quỹ BHXH. Quỹ này là do cơ quan BHXH quản lý. Theo đúng chế độ hiện hành, mức trích lập BHXH của công ty là 26% quỹ tiền công, tiền lƣơng đóng BHXH. Trong đó, ngƣời lao động sẽ đóng 8%, doanh nghiệp đóng 18% (tính vào chi phí của doanh nghiệp).
- Bảo hiểm y tế: đây là hình thức bảo hiểm đƣợc áp dụng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, không vì mục đích lợi nhuận, do Nhà nƣớc tổ chức thực hiện và các đối tƣợng có trách nhiệm tham gia theo quy định của luật BHYT. Quỹ này đƣợc dùng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí cho ngƣời lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Quỹ này đƣợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lƣơng thực tế phát sinh trong tháng. Mức trích lập BHYT bằng 4,5% mức tiền công, tiền lƣơng hàng tháng của ngƣời lao động, trong đó doanh nghiệp đóng 3%, ngƣời lao động đóng 1,5%.
- Bảo hiểm thất nghiệp: Theo luật BHXH năm 2014, tỷ lệ trích lập BHTN là 2%. Trong đó, ngƣời lao động đóng 1% khấu trừ vào lƣơng, doanh nghiệp đóng 1% tính vào chi phí.
- Kinh phí công đoàn: tỷ lệ trích KPCĐ tại các đơn vị là 2%. Tuy nhiên, tại công ty cổ phần Việt Mỹ, kế toán không tiến hành trích lập quỹ KPCĐ.
2.2.4. Hình thức trả lương áp dụng tại công ty
2.2.4.1. Hình thức trả lương theo thời gian
Tại công ty cổ phần Việt Mỹ, căn cứ vào lƣơng cơ bản, các khoản phụ cấp kèm theo để trả lƣơng cho công nhân viên của công ty, đồng thời tính đến các khoản trích theo lƣơng theo quy định của Nhà nƣớc mà nhân viên phải nộp. Tiền
81
lƣơng đƣợc thanh toán vào ngày 10 của tháng tiếp theo sau khi trừ đi các khoản giảm trừ, đối với nhân viên ở văn phòng và nhân viên ở đội thi công cơ giới xây dựng tổng hợp.
Công ty áp dụng hình thức trả lƣơng chủ yếu là trả lƣơng theo thời gian. Trả lƣơng theo thời gian là việc trả lƣơng dựa vào thời gian lao động (ngày công) thực tế và thang bậc lƣơng của ngƣời lao động.
Hình thức trả lƣơng này công ty áp dụng đối với tất cả ngƣời lao động trong công ty bao gồm công nhân tham gia thi công.
Cách tính lƣơng theo thời gian tại công ty cổ phần Việt Mỹ: Lƣơng thời
gian =
Lƣơng tháng
x Số ngày
làm việc thực tế Số ngày làm việc theo chế độ
Trong đó:
- Lƣơng tháng là mức tiền lƣơng mà ngƣời lao động nhận đƣợc trong một tháng - Số ngày làm việc theo chế độ là số ngày làm việc trong tháng trừ ngày chủ nhật
Ví dụ 1: Ngày 31/08/2016, tính ra tiền lƣơng phải trả tháng 08/2016 cho ông Cao Xuân Lực bộ phận văn phòng nhƣ sau:
Cách tính lƣơng cho ông Cao Xuân Lực:
-Căn cứ vào Bảng chấm công (Hình ảnh 2.2): số công làm việc trong tháng của ông Lực là 27 công.
-Căn cứ vào quy định của công ty: tiền lƣơng tháng của ông Lực là 10.000.000 đồng.
-Số ngày làm việc theo chế độ trong tháng 8/2016 là 27 ngày.
Từ căn cứ trên, ta tính đƣợc số tiền lƣơng tháng mà ông Lực đƣợc nhận nhƣ sau: Tiền lƣơng tháng đƣợc nhận = 10.000.000 x 27 = 10.000.000 27
82
Vậy, số tiền lƣơng tháng ông Lực nhận đƣợc là 10.000.000 đồng (thể hiện trên
Bảng thanh toán tiền lương bộ phận văn phòng – Hình ảnh 2.3).