2.3. Phân tích thực trạng công tác quản lý nguồn nhân lực tại CTCP XNK Thủy Sản
2.3.1. Phân tích công việc
Phân tích công việc là hoạt động đầu tiên mà các nhà quản lý phải làm để gây dựng nên tiền đề, cơ sở cho các công tác quản lý nguồn nhân lực sau này. Làm tốt công tác này các hoạt động trong DN sẽ được tổ chức thực hiện một cách khoa học hơn, rõ ràng hơn, quy định rõ ràng chức năng nhiệm vụ cho từng công việc cụ thể, tránh hiện tượng chồng chéo trong khi thực hiện.
Hiện tại, công tác phân tích công việc tại CTCP XNK Thủy Sản Hà Nội vẫn chưa được triển khai thực hiện bài bản, chưa tiến hành xây dựng bảng mô tả và bảng tiêu chuẩn công việc cụ thể. Hầu như các yêu cầu về nhiệm vụ của từng bộ phận, tiêu chuẩn cho các vị trí chủ yếu do nhà quản lý cấp trên trao đổi trực tiếp với cấp dưới của mình chứ chưa có văn bản quy định cụ thể. Thực tế trên dẫn tới nhiều khó khăn tiềm tàng cho DN do không có hệ thống xác định nhiệm vụ kỹ năng cần thiết thực hiện công việc. Sự thiếu hụt công tác phân tích công việc gây khó khăn cho những công tác quản lý khác như: Thiết kế công việc, kế hoạch hóa NNL, tuyển
dụng, bố trí nhân sự chính vì vậy công cụ phân tích công việc được coi là điểm yếu của Công ty. Ví dụ thực tế tại CTCP XNK Thủy Sản Hà Nội hiện nay:
Đối với khối lao động trực tiếp, công ty chưa tiến hành xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cụ thể cho từng vị trí công việc – lấy đó làm cơ sở cho việc hoạch định và tuyển chọn nguồn nhân lực. Đây được coi là một điểm yếu trong công tác quản lý NNL tại Seaprodex Hà Nội. Hiện tại các chức năng nhiệm vụ tại một vị trí vẫn được công ty áp dụng theo tiêu chuẩn, định mức lao động do công ty mẹ - Tổng công ty Thủy sản Việt Nam ban hành. Cho nên DN vẫn chưa thực xác định được đúng tiêu chuẩn chức danh của từng vị trí cần tuyển vì vậy công tác hoạch định cầu nhân lực, tuyển dụng cũng như giữ chân nhân tài còn gặp nhiều khó khăn, công ty vẫn đang loay hoay trong việc tìm kiếm lao động để đáp ứng đủ cho sản xuất mùa vụ cao điểm.
Đối với khối lao động gián tiếp (cán bộ nhân viên làm việc tại văn phòng công ty), hiện tại công tác tuyển chọn vẫn căn cứ chủ yếu vào những yêu cầu về chức danh do các phòng ban cần tuyển nhân sự trực tiếp đưa ra về bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc… chứ công ty cũng chưa xây dựng bảng phân tích công việc cụ thể cho từng vị trí cần tuyển.
Thực tế trên đặt ra nhiều thử thách, trở ngại cho cả ban lãnh đạo và người lao động trong trường hợp người lao động phải thực hiện các công việc khác khi bị điều động sang phòng ban mới theo chỉ đạo của ban lãnh đạo. Do không có các tiêu chuẩn cụ thể nên rất khó để nhân viên nắm bắt được công việc mới một cách sâu sắc và rõ ràng, như vậy thời gian mà nhà quản lý phải dành ra để hướng dẫn cho họ sẽ dài hơn, gây ảnh hưởng tới tiến độ và có thể là cả chất lượng công việc. Thêm vào đó nhà quản lý sẽ không có nhiều thời gian cho các hoạt động quản trị gây cản trở đối với việc ra quyết định. Đặc biệt: “Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc là cơ sở cho việc tuyển chọn, đào tạo, bố trí, sử dụng và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên”. Để khắc phục những vấn đề này phía công ty cần sớm tiến hành hoạt động phân tích công việc để có cơ sở tuyển dụng, đào tạo và thuyên chuyển nhân viên một cách hợp lý và hiệu quả.
Để công tác quản lý nguồn nhân lực đạt hiệu quả thì việc triển khai thực hiện tốt hoạt động hoạch định nguồn nhân lực là điều hết sức cần thiết. Công tác này giúp DN ước lượng được số lượng nhân viên mà DN cần trong thời kì tới cũng như đảm bảo được chất lượng nguồn nhân lực theo yêu cầu phát triển của công ty.
Hiện nay hoạt động hoạch định nguồn nhân lực tại công ty đã được triển khai thực hiện theo kế hoạch cụ thể, phần nào đáp ứng đủ số lượng lao động cần thiết trong mỗi công việc, đồng thời đảm bảo đúng người, đúng việc trong mỗi khâu của quá trình sản xuất. Trên cơ sở các mục tiêu phương hướng nhiệm vụ đề ra DN tiến hành hoạch định nguồn nhân lực, cân đối giữa nhu cầu và khả năng sẵn có. Trong công ty nhu cầu được xác định dựa vào định mức và yêu cầu của bộ phận. “Khi dự báo cầu nhân lực công ty sẽ dựa trên những thay đổi về sản lượng sản xuất, sự thay đổi về trình độ máy móc, kỹ thuật, nguồn lực về tài chính và đặc biệt là nhu cầu nhân lực của các bộ phận để đưa ra định mức tính toán phù hợp, xác định được số lượng lao động cần thiết”.
Song trên trên thực tế do việc triển khai vẫn chưa tuân thủ ngiêm ngặt theo quy trình đã thiết kế, một số khâu vẫn chưa được điều chỉnh bổ sung, dẫn tới tình trạng phân bố lao động giữa các phòng ban chưa hợp lý, vì vậy chưa tận dụng được tối đa nguồn lực lao động hiện có. Đôi khi tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt lao động trong ngắn hạn vẫn xảy ra do công tác dự báo số lao động cần thiết cho một công việc chưa thật sự chính xác, dẫn đến tình trạng tuyển dụng lao động nhiều hoặc ít hơn nhu cầu sử dụng lao động thực tế của đơn vị. Như đã đề cập ở trên trong những năm gần đây, công ty đã cắt giảm một lực lượng đáng kể lao động không đủ năng lực khỏi dây truyền tuy nhiên giải quyết thừa thiếu lao động chưa triệt để, một số ít những người không đủ trình độ năng lực vẫn giữ lại do mối quan hệ ràng buộc. Công tác bổ nhiệm cán bộ cũng vì vậy mà chưa thực sự hiệu quả, còn bị động, vấn đề bổ nhiệm lao động còn nặng hình thức chủ yếu dựa vào thâm niên công tác, chưa thực sự công bằng đối với lao động trẻ.
Tại CTCP XNK Thủy Sản Hà Nội, dựa trên cơ sở các chiến lược phát triển công ty theo từng giai đoạn và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm đã được ban lãnh đạo thông qua, phòng Hành chính tổ chức có trách nhiệm xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực phù hợp với tình hình kinh doanh chung của công ty. Quy trình
hoạch định tại tổ chức gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu và khả năng nguồn nhân lực:
Dựa trên cơ sở chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh đã được thông qua, cộng thêm việc xem xét các yếu tố có thể phát sinh, kết quả đánh giá thực trạng cơ cấu nguồn nhân lực hiện tại theo chức năng, giới tính, độ tuổi, trình độ chuyên môn và nhu cầu nhân lực của từng bộ phận phòng ban trong tương lai của tổ chức, phòng HCTC đưa ra những dự báo về nhu cầu nguồn lực một cách thiết thực và sát với thực tiễn nhất nhằm đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh, tiết kiệm những chi phí không phù hợp.
Bước 2: Cân đối nhu cầu và khả năng nguồn nhân lực từ đó đưa ra kiến nghị tăng hoặc giảm nhân sự:
“
Phòng HCTC tiến hành so sánh nhu cầu nhân lực trong năm tới tại các phòng ban với thực tế số lượng nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức để xác định liệu nhân lực đang dư thừa hay thiếu hụt so với nhu cầu của công ty. Sau đó dựa trên cơ sở số liệu thống kê, so sánh trên, đơn vị phòng HCTC tổng hợp lại và đưa ra kết luận về cân đối về nguồn nhân lực trong tổ chức từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục sự dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực, xây dựng báo cáo cụ thể rồi trình Giám đốc xem xét và đưa ra ý kiến rồi phê duyệt.
Bước 3: Đề ra kế hoạch thực hiện:
Phòng HCTC dựa trên cơ sở bản báo cáo đã được phê duyệt, tổ chức phối hợp với các nhà quản trị ở mỗi lĩnh vực khác nhau để thực hiện các chương trình cụ thể như xây dựng kế hoạch tuyển dụng (tuyển mộ và tuyển chọn) nhân viên; kế hoạch đào tạo nhân viên; kế hoạch bố trí và sử dụng nhân viên; kế hoạch tinh giảm lao động dôi dư…đáp ứng được yêu cầu và tính chất phức tạp của từng công việc khác nhau. Ví dụ, trong trường hợp nhu cầu nguồn lực giảm do dư lao động, công ty sẽ không tiến hành tuyển dụng từ nguồn bên ngoài mà sẽ tận dụng nguồn lực hiện có tại tổ chức. Còn nếu số lượng lao động đang trong tình trạng thiếu hụt so với nhu cầu hiện có, công ty sẽ tiến hành tuyển dụng từ các nguồn bên ngoài, thực kiện tuyển lao động theo hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo tiến độ của công việc.
Bước 4: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch:
Sau khi thực hiện hoàn chỉnh các kế hoạch đã xây dựng trước đó, phòng HCTC xem xét lại toàn bộ các quá trình để đảm bảo phù hợp với mục tiêu của DN theo từng thời kỳ, đồng thời đánh giá các mức độ đạt được của tiến trình để có những các giải pháp điều chỉnh thích hợp, khắc phục thiếu sót sao cho phù hợp hơn với thực tế sản xuất của từng phòng, ban, tổ đội tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên trên thực tế công tác đánh giá tại DN vẫn chưa được chú trọng thực hiện một cách thường xuyên, chủ yếu mới chỉ mang tính chất hình thức, chưa thực sự đạt hiệu quả cao
Việc hoạch định nguồn nhân lực trong công ty đã tuân theo những bước cơ bản trên tuy nhiên các bước này cũng thay đổi thường xuyên đáp ứng được xu hướng phát triển kinh tế hiện nay. Bên cạnh đó hàng năm công ty cũng tiến hành điều chỉnh nguồn nhân lực song thực tế vấn đề đó vẫn chưa được giải quyết triệt để vì một số lý do bất cập gây ảnh hưởng đến tinh thần thi đua lao động trong bản thân mỗi cán bộ, công nhân viên. Chính điều này làm cho kết quả lao động chưa đạt được mục tiêu như mong muốn.
2.3.3. Công tác tuyển dụng lao động
Để có được đội ngũ nhân viên dồi dào về số lượng đồng thời đảm bảo về chất lượng, cần phải thực hiện tốt công tác tuyển dụng. Trên thực tế công tác tuyển dụng của CTCP XNK Thủy Sản Hà Nội trong giai đoạn từ năm 2017 đến năm 2019 đã có những cải tiến tích cực hơn so với thời kì trước đó. Quy chế tuyển dụng được hoàn thiện hơn, các quy định được ban hành từ trước như: nguyên tắc chung về tuyển dụng, trình tự tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng,... đã được điều chỉnh, bổ sung để phù hợp với nhu cầu tuyển dụng nhân lực ngày càng khắt khe hơn của đơn vị.
Việc tuyển dụng được phòng HCTC triển khai thực hiện căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh, mục tiêu trong sắp tới của công ty và kết quả thu thập về nhu cầu nhân lực tại các phòng, ban, tổ, đội để đưa ra số lượng nhân lực cần tuyển trong năm. Phương án tuyển dụng trước khi đi vào thực thi được phê duyệt bởi TGĐ công ty nhằm đảm bảo tính minh bạch và được tiến hành theo đúng quy định của pháp luật.
Nguồn tuyển dụng: CTCP XNK Thủy Sản Hà Nội tuyển dụng qua hai nguồn chủ yếu đó là:
- “Tuyển dụng từ nguồn nội bộ: là việc thực hiện công tác thuyên chuyển, điều động, sắp xếp lại nhân sự từ phòng ban này sang phòng ban khác để đáp ứng khối lượng công việc mới, bù đắp vị trí còn trống trong công ty. Sau đó tiến hành gia hạn lại hợp đồng với cá nhân người lao động sau khi họ tiếp nhận chức vụ mới.”
Trong những năm gần đây Seaprodex Hà Nội thường áp dụng nguồn tuyển dụng nội bộ cho việc đề bạt cán bộ quản lý trong công ty. Bởi đây là những nhân viên có thâm niên kinh nghiệm làm việc lâu năm trong công ty, có trình độ kĩ năng chuyên môn nghiệp vụ tốt, có hiểu biết sâu về tình hình hoạt động kinh doanh cũng như những mục tiêu, tầm nhìn của tổ chức. Vì vậy việc bổ nhiệm họ vào cấp quản lý vừa tạo cơ hội thăng tiến thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên lâu năm của công ty vừa tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác quản lý
- Tuyển dụng từ nguồn bên ngoài: được triển khai thực hiện khi phía công ty nhận thấy nguồn cung nội bộ không đáp ứng đủ yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh mà công ty đặt ra. Tuy nhiên, dựa vào thực tế nhu cầu của tổ chức về nhân lực những năm gần đây thì hầu hết nguồn nhân lực nội tại thường không đáp ứng đủ nên việc tiến hành tìm kiếm nguồn cung nhân lực từ bên ngoài thường chiếm tỷ lệ cao hơn.
Công ty tiến hành công tác tìm kiếm nguồn nhân lực, tuyển dụng ngoài qua các nguồn như: tìm kiếm lao động phổ thông qua các website giới thiệu việc làm, trung tâm tìm việc làm uy tín trên địa bàn; đối với những vị trí đòi hỏi trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cao hơn thì công tác tuyển dụng được mở rộng tới các trường trung cấp, cao đẳng, đại học; đặc biệt công ty thường ưu tiên hơn các ứng viên được giới thiệu bởi cán bộ công nhân viên đã và đang làm việc tại công ty.
Quy trình tuyển dụng
Các bước của quy trình tuyển dụng được tiến hành như sau:
Chuẩn bị tuyển Tiếp nhận, sàng lọc Tiến hành phỏng Ra quyết định Thông báo tuyển
- Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng: Trong khâu chuyển bị tuyển dụng Seaprodex Hà Nội tiến hành hai hoạt động sau
+ Xác định nhu cầu tuyển dụng: vào cuối mỗi quý các phòng ban trong công ty sẽ thực hiện đánh giá nội tại nhân sự đơn vị mình sau đó đưa ra nhu cầu cần tuyển dụng cho thời gian tới (số lượng, yêu cầu cụ thể về trình độ chuyên môn, kĩ năng với ứng viên…), sau đó đưa những số liệu đó sẽ được phòng HCTC tập hợp để báo cáo lên Ban lạnh đạo phê duyệt chỉ tiêu.
+ Tổ chức thành lập “Hội đồng tuyển dụng” với sự tham gia của các cán bộ nhân sự chuyên trách, trưởng phòng ban, đơn vị đang có nhu cầu tuyển dụng và có sự giám sát của cán bộ quản lý cấp cao. “Hội đồng tuyển dụng” được thành lập với nhiệm vụ chính là xác định tiêu chuẩn tuyển chọn và ra quyết định tuyển dụng.
- Bước 2: Thông báo tuyển dụng: sau khi được sự phê duyệt của ban lanh đạo, phòng HCTC tiến hành thông báo tuyển dụng trong nội bộ công ty, tuyển qua các kênh tuyển dụng trực tuyến (website tìm việc như Vietnamwork, timviecnhanh…) và kênh trực triếp (tại các cơ sở đào tạo, trường ĐH…). Thông báo được công bố minh bạch, bao gồm đầy đủ thông tin về: yêu cầu trình độ, bằng cấp, chứng chỉ, kĩ năng, kinh nghiệm làm việc, thời hạn ứng tuyển, thông tin liên lạc…
- Bước 3: Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ dự tuyển: sau khi thông báo tuyển dụng, phòng HCTC thực hiện tiếp nhận, sàng lọc, kiểm tra tính hợp lệ, sự phù hợp của các hồ sơ để chọn ra những viên ưu tú và phù hợp nhất với vị trí chức danh cần tuyển sau đó liên hệ mời tới phỏng vấn trực tiếp tại công ty.
- Bước 4: Tiến hành phỏng vấn: sau khi ứng viên vượt qu vòng sơ tuyển hồ sơ, họ sẽ được hẹn tới phỏng vấn tại trụ sở chính của công ty. Tiến trình phỏng vấn được thực hiện bởi Hội đồng tuyển dụng đã được thành lập từ trước. Thông qua phỏng vấn hội đồng tuyển dụng sẽ có cái nhìn thực tế nhất về trình độ, kĩ năng, phẩm chất, thái độ của ứng viên, tạo nền tảng cho việc ra quyết định tuyển dụng.