3.2. Các giải pháp nhằm quản trị rủi ro khi đấu thầu xây lắp của công ty CP xây dựng
3.2.3. Hoàn thiện công tác thu thập thông tin, xử lý thông tin, quản lý sử dụng thông
thông tin trong quản trị rủi ro khi đấu thầu xây lắp của công ty
1) Mục đích của giải pháp
Mục đích của giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế yếu kém trong quản trị rủi ro khi đấu thầu xây lắp của công ty từ đó giúp cho công ty nâng cao chất lượng công tác quản trị rủi ro khi đấu thầu xây lắp trong giai đoạn tới.
2) Nội dung của giải pháp
Giải pháp hoàn thiện các thông tin phục vụ công tác quản trị rủi ro khi đấu thầu xây lắp theo các nội dung cụ thể sau:
a. Hoàn thiện công tác thu thập thông tin để hoàn thành công tác quản trị rủi ro khi đấu thầu xây lắp.
Giải pháp cụ thể này hướng vào khâu thu thập thông tin do đó muốn hoàn thiện công tác này phải làm tốt các việc sau đây:
o Lập đầy đủ, chính xác tên thông tin hay danh mục thông tin cần sử dụng để quản trị rủi ro tất cả các khâu của quá trình đấu thầu xây lắp gồm:
▪ Giai đoạn chuẩn bị đấu thầu cần sử dụng các thông tin như sau: o Thông tin về trị trường xây dựng.
Thông tin này liên quan đến thông báo mời thầu như Tên gói thầu, phạm vi gói thầu, chủ đầu tư, nội dung đấu thầu, hình thức giá trong hợp đồng, thời gian tổ chức đấu thầu, nguồn vốn để thực hiện gói thầu…
o Thông tin về các đối thủ cạnh tranh o Thông tin về hồ sơ mời thầu
82
Thông tin về hồ sơ mời thầu như yêu cầu năng lực của nhà thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, các chỉ dẫn về kỹ thuật, thông tin về lập và nộp hồ sơ dự thầu, thời điểm đóng thầu…
▪ Giai đoạn tổ chức đấu thầu
Các thông tin ở tổ chức lựa chọn nhà thầu như nơi nộp hồ sơ dự thầu, số lượng nhà thầu mua hồ sơ mời thầu, thông tin về thay đổi các yêu cầu của hồ sơ mời thầu …
▪ Giai đoạn lập hồ sơ dự thầu
Các thông tin cần thu thập ở giai đoạn này như giá các các yếu tố đầu vào dùng để lập hồ sơ dự thầu, thông tin về thuế suất của các yếu tố đầu vào, thông tin về tình hình cạnh tranh trong đấu thầu…
▪ Giai đoạn nộp hồ sơ dự thầu
Thông tin về số lượng nhà thầu nộp hồ sơ đúng thời điểm quy định.
▪ Giai đoạn đánh giá và thương thảo và ký kết hợp đồng
Thông tin cần thu thập gồm kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, thông tin về thông báo kết quả đấu thầu, thông tin về thời gian và nơi thương thảo hợp đồng,…
▪ Giai đoạn thực hiện hợp đồng xây lắp
Thông tin cần thu thập gồm thông tin về quản lý tiến độ, chất lượng xây dựng, an toàn vệ sinh môi trường trong thi công, thông tin về điều chỉnh hợp đồng, về nghiệm thu nội bộ nhà thầu, nghiệm thu A-B…
▪ Giai đoạn thanh toán, quyết toán hợp đồng
Thông tin cần thu thập gồm thời gian lập hồ sơ thanh toán, quyết toán. thời gian thống nhất đối chiếu giữa Chủ đầu tư và nhà thầu. thông tin về điều chỉnh giá trị thanh toán quyết toán (nếu có)... b. Tổ chức thu thập thông tin
o Công tác thu thập thông tin thông qua thu thập trực tiếp từ các báo cáo bẳng văn bản hay trao đổi trực tiếp với người cung cấp thông tin.
83
o Công tác thu thập thông tin gián tiếp từ hệ thống mạng cung cấp. c. Tổ chức phân loại sàng lọc thông tin
o Công tác phân loại thông tin: là phân loại theo yêu cầu và mục đích sử dụng. o Công tác sàng lọc thông tin: là sàng lọc ra các thông tin và loại bỏ các
thông tin không có ích. d. Tổ chức quản lý sử dụng thông tin
Công tác tổ chức quản lý sử dụng thông tin dùng để quản trị rủi ro khi đấu thầu được thực hiện như sau:
o Tổ chức mã hóa hay gọi là số hóa tên từng thông tin theo quy ước: các thông tin có một chữ số là các thông tin dùng để quản trị rủi ro ở khâu chuẩn bị đấu thầu, hai chữ số là thông tin dùng để quản trị rủi ro ở khâu tổ chức đấu thầu. ba chữ số là thông tin dùng để quản trị rủi ro ở khâu lập hồ sơ dự thầu, bốn chữ số là thông tin dùng để quản trị rủi ro ở khâu thương thảo và ký kết hợp đồng, năm chữ số là thông tin dùng để quản trị rủi ro ở khâu thực hiện hợp đồng, sau chữ số là thông tin dùng để quản trị rủi ro ở khâu thanh toán, quyết toán hợp đồng.
o Tổ chức bảo quản thông tin và cấp thông tin dùng để quản trị rủi ro khi đấu thầu xây lắp của công ty
Công tác tổ chức bảo quản thông tin và cấp thông tin giao cho một cán bộ đứng đầu nhóm được giao nhiệm vụ quản trị rủi ro đã được đề xuất ở giải pháp đầu tiê. cách thức quản lý là hình thành một khóa bảo mật chỉ có người đứng đầu nhóm biết mật khẩu để khai thác trong quá trình quản lý. Những người khác muốn khai thác phải có sự đồng ý của người được giao nhiệm vụ bảo mật.
o Tổ chức công tác chỉnh sửa các mã hóa thông tin, chỉnh sửa nội dung thông tin trong quá trình sử dụng
Trong quá trình sử dụng cần thiết phải mã hóa thông tin để tăng khả năng bảo mật và chỉnh sửa nội dung thông tin khi có các nhân tố tác động khách quan và chủ quan tác động đến công tác quản trị rủi ro khi đấu thầu xây lắp
84
3) Các biện pháp để thực hiện giải pháp
Để thực hiện giải pháp trên tác giả luận văn đề xuất một số biện pháp chủ yếu sau: - Đào tạo kiến thức, kỹ năng quản trị thông tin cho các cán bộ quản trị rủi ro của công ty để nâng cao khả năng áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản trị rủi ro khi đấu thầu xây lắp của công ty.
- Nâng cao nhận thức và đạo đức công vụ cho cán bộ quản trị rủi ro khi đấu thầu xây lắp của công ty.
- Trang bị đầy đủ các công cụ trong quản trị doanh nghiệp và quản trị rủi ro khi đấu thầu xây lắp của công ty.