III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHĂN NUÔI C.P VIỆT NAM –
3.4.3.Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Ngày 01 tháng 12 năm
3.4.3.Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Kế toán chi phí bán hàng:
Quá trình tiêu thụ thành phẩm làm phát sinh chi phí bán hàng. Việc quản lý tốt công tác bán hàng trong đó có chi phí bán hàng không những tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện nâng cao doanh số tiêu thụ sản phẩm, các khoản chi phí bán hàng của chi nhánh bao gồm:
+ Chi phí nhân viên bán hàng: bao gồm lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng
+ Chi phí vật liệu bao bì: phục vụ cho việc bảo quản sản phẩm như giấy, nilon + Chi phí dụng cụ đồ dùng
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài như chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng + Chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng
+ Chi phí bằng tiền khác: gồm các khoản chi phí như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí chào hàng, chi phí điện nước.
Để hạch toán và quản lý chi phí này tại công ty cổ phần chăn nuôi C.P Việt Nam – chi nhánh Hà Nội 1, kế toán bán hàng sử dụng TK 641 – chi phí bán hàng. Chi nhánh cũng đã xây dựng hệ thống TK cấp 2, cấp 3 tương ứng với các khoản chi phớ trờn.
Trong phần mềm kế toán, chi phí kinh doanh hay chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không được thể hiện trực tiếp mà sẽ được cập nhật thông qua các phần khác nhau như kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán … sau khi cập nhật số liệu, phần mềm kế toán sẽ tự động vào các sổ kế toán liên quan gồm sổ chi tiết TK 641 và sổ cái TK641.
Ví dụ: ngày 23/12/2008 phiếu chi PV 08120028 cho anh Đào Quang Vinh chi trả tiền cước phí vận chuyển heo đi bán cho siêu thị Metro tháng 11/2008 là 2.940.000 đồng bằng tiền mặt
Kế toán định khoản:
Nợ TK 6417: 2.940.000 Có TK 111: 2.940.000
Từ phiếu chi kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán:
TK 6417 (trích)
Từ màn hình giao diện chung, chọn Nhập chứng từ, kế toán kích chuột vào ô tổng hợp và khai báo các thông số:
− Ngày: nhập ngày 23/12/2008 − Số hiệu: Nhập PV 08120028
− Tên khách hàng: Nhập Đào Quang Vinh − Tên tài khoản: Nhập 6417
Diễn giải: thanh toán tiền cước chi phí vận chuyển heo đi bán cho Metro
Số tiền: Nhập 2.940.000 Nhấp nút: Ok
Biểu 2.14: Sổ cái TK 641 (trích)
CÔNG TY CỔ PHẦN CHĂN NUÔI C.P VIỆT NAM-CHI NHÁNH HÀ NỘI 1 CHI NHÁNH HÀ NỘI 1
TRUNG YấN, TRUNG HÒA, CẦU GIẤY, HÀ NỘI TEL/FAX: 04.38357485
SỔ CÁITháng 12 năm 2010 Tháng 12 năm 2010 Tài khoản: Chi phí bán hàng
Số hiệu: 641 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D 1 2 - Số dư đầu tháng - Số phát sinh trong tháng
PV 08120001 01/12 Chi dùng văn phòng cho FMThành công 111 996,000 PV 08120017 14/12 Chi VPP – phòng kinh doanh 111 534,000 2008120015 20/12 Thay chốt cửa cuốn MinhKhai 111 1.800.000
...
PV08120028 23/12 Chi trả tiền vận chuyển heotới Metro 111 2.940.000 2008120074 31/12 Lương công nhân bán hàng 334 25.080.000 08JV120019 31/12 Lương công nhân hợp đồng 334 5.000.000 08JV120020 31/12 Mua tủ đông lạnh, tủ Darling 111 1.041.000
………..
Tổng phát sinh 553.567.695
31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 553.567.695
Dư cuối tháng -
Chi phí quản lý doanh nghiệp
CP QLDN là toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến toàn bộ hoạt động của chi nhánh. Chi nhánh sử dụng TK 642 – Chi phí QLDN và mở ra các tài khoản chi tiết của tài khoản này. Chi phí QLDN bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý
- Chi phí vật liệu quản lý: phục vụ công tác quản lý - Chi phí đồ dùng văn phòng
- Chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận quản lý
- Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, thuế nhà đất và các loại phí, lệ phí
- Chi phí dịch vụ mua ngoài như chi phí điện nước, điện thoại phục vụ cho công tác quản lý
- Chi phí bằng tiền khác: chi phí tiếp khách, công tác phí
Quy trình chứng từ và sổ sách sử dụng tương tự như với chi phí bán hàng
Ví dụ: ngày 20/12/2008 Phiếu chi PV 08120024 chi trả điện văn phòng Hà Nội tháng 11/2008 cho Điện lực Đống Đa số tiền là: 2.135.950 (đồng) bằng tiền mặt.
Màn hình nhập liệu chi phí quản lý doanh nghiệp (mà hình 6)
Màn hình 6: Màn hình nhập liệu phiếu chi cho hoạt động bán hàng, QLDN
Khi đó kế toán tiến hành nhập các dữ liệu vào phần mềm kế toán ở phần kế toán tiền mặt, nhập các thông tin liên quan:
- Ngày: nhập 20/12/2008 - Số hiệu: nhập PV 08120024 - Tên người bán: Điện lực Đống Đa - Tên tài khoản: TK 6427141
Số tiền: nhập 2.135.950 Sau đó nhấp nút OK
Biểu 2.15: Sổ cái TK 642 (trích)
CÔNG TY CỔ PHẦN CHĂN NUÔI C.P VIỆT NAM-CHI NHÁNH HÀ NỘI 1 CHI NHÁNH HÀ NỘI 1
ĐỊA CHỈ: SỐ 9, DÃY A, Lễ SỐ 1, KHU ĐÔ THỊ MỚI TRUNG YấN, TRUNG HÒA, CẦU GIẤY, HÀ NỘI TEL/FAX: 04.38357485
SỔ CÁITháng 12 năm 2010 Tháng 12 năm 2010
Tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu: TK 642
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ
Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh Số hiệu thángNgày Nợ Có A B C D 1 2 - Số dư đầu tháng - Số phát sinh trong tháng
08JV120020 01/12 Mua đầu kĩ thuật số, chảotín hiệu 111 922,000 PV08120017 14/12 Lương nhân viên quản lý 334 8,024,763
……… ...
PVs0812002
4 20/12 - Chi điện cho VPHN 111 2.135.950
...
08JV120032 31/12 Phí tiếp khách giải trí kiểmtoán 111 902,000
Tổng phát sinh 172,254,951
Kết chuyển chi phí quản lý
doanh nghiệp 911 172,254,951
Dư cuối tháng -
CPBH và CPQLDN ở công ty không phân bổ cho từng mặt hàng riêng biệt mà được kết chuyển sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả bán hàng vào cuối kỳ kế toán.