1.2. Tổng quan về kiểm soỏt nội bộ
1.2.4. Những hạn chế tiềm tàng và sự cần thiết phải xõy dựng hệ thống kiểm soỏt
1.2.4.1 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong doanh nghiệp
Bất kể một hệ thống KSNB đƣợc thiết kế và vận hành tốt đến đõu đi nữa thỡ nú cũng chỉ cung cấp đảm bảo hợp lý việc đạt đƣợc cỏc mục tiờu về hoạt động, BCTC đỏng tin cậy và sự tuõn thủ cỏc quy định phỏp luật. Hạn chế này xuất phỏt từ cỏc nguyờn nhõn sau :
Hệ thống Kiểm soỏt nội bộ được tiến hành bởi con người: Sự xột đoỏn của
con ngƣời cú thể đỳng mà cũng cú thể sai. Tổn thất vẫn cú thể xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lóng, sai lầm trong xột đoỏn hoặc hiểu sai cỏc hƣớng dẫn của cấp trờn. Ngoài ra, hệ thống KSNB do cấp quản lý thiết kế, do đú nú khụng ngăn ngừa đƣợc những hành vi cố ý sai phạm của cấp quản lý và thụng đồng giữa cỏc nhõn viờn trong doanh nghiệp với nhau hoặc với bờn ngoài.
Quan hệ giữa lợi ớch và chi phớ: Khụng phải mọi rủi ro đều cú những thủ tục
kiểm soỏt tƣơng ứng vỡ chi phớ mà doanh nghiệp bỏ ra để ngăn ngừa cỏc rủi ro đú là khụng hợp lý, vƣợt quỏ mức tổn thất do sai phạm nếu cú xảy ra.
Hệ thống KSNB khụng bao quỏt được những rủi ro khụng lường trước: Hệ
thống KSNB đƣợc xõy dựng trờn cơ sở dự tớnh trƣớc cỏc rủi ro gian lận, sai sút cú thể xảy ra, vỡ thế khú cú thể ngăn chặn và phỏt hiện những sai phạm đột xuất, bất thƣờng. Do đú, KSNB cần phải thƣờng xuyờn đƣợc hoàn thiện.
1.2.4.2. Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soỏt nội bộ hiệu quả
KSNB hiệu quả giỳp doanh nghiệp đạt đƣợc những mục tiờu đề ra. Vỡ vậy, hệ thống KSNB cú một vị trớ vụ cựng quan trọng trong một doanh nghiệp.
Với mục tiờu bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, hệ thống KSNB phỏt hiện đƣợc những thiệt hại, sai sút, những vi phạm trong việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp, Từ đú hệ thống KSNB đề ra đƣợc những giải phỏp để bảo vệ tài sản hữu hiệu hơn và sử dụng hợp lý nguồn tài sản của doanh nghiệp.
Thụng tin tài chớnh là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thụng tin trong đơn vị. Nếu hệ thống thụng tin sai lệch so với thực tế sẽ ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cỏc nhà quản trị khụng nắm bắt đƣợc hoạt động của doanh nghiệp mỡnh, đƣa ra những quyết định sai lầm , đẩy doanh nghiệp vào tỡnh trạng khú khăn, cú thể “phỏ sản lỳc nào khụng biết”. Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp duy trỡ và kiểm tra việc tuan thủ cỏc chớnh sỏch cú liờn quan đến cỏc hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phỏt hiện kịp thời những gian lận và sai sút trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống KSNB sẽ phỏt hiện ra những thụng tin khụng chớnh xỏc, những thụng tin khụng đỏng tin cậy, quản lý doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đú xỏc định đƣợc tỡnh hỡnh của doanh nghiệp, từ đú sẽ xõy dựng chiến lƣợc phỏt triển cụng ty hợp lý hơn.
Hệ thống KSNB cũng giỳp cho nhà quản tị xem xset đƣợc hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp, tỡm ra đƣợc hạn chế trong năng lực quản trị doanh nghiệp, làm cho doanh nghiệp hoạt động khụng hiệu quả. Từ đú trợ giỳp ra quyết định cải thiện tỡnh hỡnh đú.
Hệ thống KSNB rất quan trọng trong một doanh nghiệp. Nú giỳp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giỳp doanh nghiệp phỏt triển và đi đỳng hƣớng kinh doanh, giảm thiểu những sai sút và rủi ro trong quản lý cũng nhƣ trong hoạt động của một doanh nghiệp.
1.2.4.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soỏt nội bộtrong doanh nghiệp a) Thực trạng xõy dựng hệ thống kiểm soỏt nội bộ ở Việt Nam hiện nay
Hiện nay, theo quan điểm của Việt Nam về cỏc bộ phận cấu thành hệ thống KSNB, cú thể nhận thấy ngay từ mặt chớnh sỏch thỡ sự quan tõm về quản lý rủi ro khi xõy dựng hệ thống KSNB trong cỏc doanh nghiệp Việt Nam chƣa đƣợc coi là vấn đề ƣu tiờn hàng đầu.
Bờn cạnh đú, qua khảo sỏt thực tế về hệ thống KSNB tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam, hầu nhƣ cỏc doanh nghiệp đều tồn tại một trong cỏc dấu hiệu sau:
- Doanh nghiệp khụng xõy dựng chớnh sỏch quản lý rủi ro
- Khụng cú ngƣời chịu trỏch nhiệm quản lý rủi ro trong doanh nghiệp - Quản lý rủi ro khụng đƣợc xỏc định là vấn đề ƣu tiờn của doanh nghiệp - Doanh nghiệp ớt quan tõm đến rủi ro hoặc quan tõm quỏ muộn
- Khụng cú khuụn khổ đỏnh giỏ rủi ro thống nhất trong doanh nghiệp - Doanh nghiệp thực hiện việc QTRR một cỏch rời rạc, thiếu tập trung - Cụng tỏc quản lý rủi ro ngày càng bị coi nhẹ trong doanh nghiệp
Từ lý luận đến thực tế, cú thể khẳng định ở Việt Nam, việc xõy dựng hệ thống KSNB cũn chƣa thực sự gắn với quản lý rủi ro trong doanh nghiệp. Hệ thống KSNB chủ yếu hoạt động với chức năng kiểm tra cỏc thụng tin quỏ khứ về kinh tế tài chớnh, tỡm nguyờn nhõn của những sai phạm đó xảy ra mà chƣa thực sự chỳ trọng vào việc dự đoỏn rủi ro cú thể xảy ra trong tƣơng lai hay cú cỏc biện phỏp phũng ngừa hữu hiệu.
Nguyờn nhõn cơ bản của vấn đề trờn là do văn húa, quan niệm sống và làm việc. Trong nhiều vấn đề, ngƣời Á Đụng núi chung và ngƣời Việt Nam núi riờng thƣờng trỏnh núi về cỏc rủi ro, vỡ cho rằng đú là đề cập đến những vấn đề xui xẻo, là núi gở, sẽ khụng tốt cho việc kinh doanh. Trong khi đú với ngƣời phƣơng Tõy, đõy là vấn đề rất đƣợc coi trọng.
Nguyờn nhõn thứ hai, đú là sự phỏt triển của nền kinh tế. Trong quỏ trỡnh phỏt triển của một nền kinh tế, giai đoạn ban đầu khi nền kinh tế của chỳng cũn yếu kộm, chƣa phỏt triển thỡ chƣa thể chỳ trọng quỏ nhiều đến rủi ro hay việc phũng ngừa, chỉ đến khi nào nền kinh tế đó bắt đầu bƣớc vào giai đoạn khỏ ổn định thỡ vấn đề này thƣờng mới đƣợc quan tõm.
b) Sự cần thiết xõy dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp
Vấn đề KSNB cú ý nghĩa quan trọng đối với cỏc đơn vị cú quy mụ lớn hơn là cỏc đơn vị cú quy mụ nhỏ. Ở cỏc đơn vị cú quy mụ lớn, quyền hạn càng phõn chia cho nhiều cấp, cú quan hệ giữa cỏc bộ phận chức năng và cỏc nhõn viờn càng trở nờn phức tạp, quỏ trỡnh truyền đạt và thu thập thụng tin phản hồi càng trở nờn khú khăn, tài sản lại càng phõn tỏn ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khỏc nhau… do đú đũi hỏi phải cú một hệ thống KSNB hữu hiệu.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riờng của ngƣời sử dụng lao động với ngƣời lao động luụn tồn tại song hành. Nếu khụng cú hệ thống KSNB, làm thế nào để ngƣời lao động khụng vỡ quyền lợi riờng của mỡnh mà làm những điều thiệt hại đến lợi ớch chung của toàn tổ chức, của ngƣời sử dụng lao động ? Làm sao quản lý đƣợc cỏc rủi ro ? Làm thế nào cú thể phõn quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dƣới một cỏch chớnh xỏc, khoa học chứ khụng phải chỉ dựa trờn sự tin tƣởng cảm tớnh ?
Một hệ thống KDNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức cỏc lợi ớch nhƣ: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sút vụ tỡnh gõy thiệt hại, cỏc rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giỏ thành, giảm chất lƣợng sản phẩm...) ; Bảo vệ tài sản khỏi bị hƣ hỏng, mất mỏt bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tớnh chớnh xỏc của cỏc số liệu kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh; Đảm bảo mọi thành viờn tuõn thủ nội quy, quy chế, quy trỡnh hoạt của tổ chức chức cũng nhƣ cỏc quy định của luật phỏp; Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu cỏc nguồn lực và đạt đƣợc mục tiờu đặt ra; Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ, cổ đụng và gõy dựng lũng tin đối với họ (trƣờng hợp Cụng ty Cổ phần).