CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP THIẾT KẾ NGHIấN CỨU
3.2. Thực trạng kiểm soỏt nội bộ tại cụng ty Trỏchnhiệm hữu hạn Nhà nƣớc Một
3.2.2. Thực trạng về hệ thống kiểm soỏt nội bộ tại cụng ty Trỏchnhiệm hữu hạn
Thương mại Nhà nước Một thành viờn Thương mại và Xuất khẩu Viettel.
Qua hoạt động điều tra, khảo sỏt và phỏng vấn cỏc cỏ nhõn và bộ phận liờn quan tại Viettelimex, tỏc giả đó cú cơ hội tỡm hiểu và nghiờn cứu về cụng tỏc KSNB cũng nhƣ đi sõu vào phõn tớch cỏc vấn đề liờn quan để phục vụ cho luận văn của mỡnh. Sau đõy là thực trạng trong cụng tỏc KSNB tại Viettelimex.
Dựa trờn những đỏnh giỏ về hai mụ hỡnh KSNB của PDCA và COSO, ỏp dụng thử nghiệm vào cụng ty Viettelimex. Đối với mụ hỡnh PDCA cú ƣu điểm là nhanh chúng và tớnh hiệu quả cao, cụng ty cũng đó thử ỏp dụng theo phƣơng phỏp này với hi vọng cú thể nhanh chúng phỏt hiện và giải quyết những tồn tại của cụng ty. Tuy nhiờn hệ thống này chỉ phự hợp với từng trƣờng hợp cụ thể, tớnh hệ thống và khỏi quỏt khụng cao, khi ỏp dụng với từng bộ phận nhỏ thỡ rất hiệu quả và thấy ngay sự thay đổi trong việc mọi ngƣời nắm rừ quy trỡnh và thực hiện đỳng quy trỡnh, nhƣng khi mở rộng ra toàn cụng ty ỏp dụng cho cỏc bộ phận khỏc thỡ lại thấy nhiều bất cập khụng thể khắc phục đƣợc trong chớnh nội tại Ban KSNB.
Qua tỡm hiểu thờm về cỏc mụ hỡnh KSNB trờn thế giới và việc triển khai ỏp dụng KSNB tại cỏc cụng ty nhất là cỏc cụng ty tài chớnh, cỏc ngõn hàng thƣơng mại, hệ thống KSNB theo tiờu chuẩn COSO đang đƣợc ỏp dụng phần lớn tại cỏc ngõn hàng thƣơng mại lớn nhƣ Á Chõu, Ocean, Đụng Á … Đõy đều là cỏc ngõn hàng lớn với vốn điều lệ hàng nghỡn tỷ đồng, dũng vốn quay vũng hàng năm lờn tới hàng
nghỡn tỷ. Yờu cầu KSNB tại cỏc cụng ty này luụn đƣợc đề cao cũng nhƣ việc trớch quỹ dự phũng rủi ro. Ngõn hàng Á Chõu là một trong những tổ chức đi tiờn phong trong việc chuẩn húa bộ phận, mụ hỡnh KSNB theo tiờu chuẩn của COSO, hiện nay trung bỡnh ngõn hàng ACB luụn dành khoảng 0,01% nhõn sự toàn hệ thống để làm cỏc chứng năng của KSNB, 90% cụng việc đó đƣợc chuẩn húa thành cỏc quy trỡnh tạo cơ sở rừ ràng cho hoạt động KSNB hoạt động. ACB cũng xõy dựng quy chế giỏm sỏt hoạt động riờng cho Ban KSNB hoạt động trực tiếp dƣới sự chỉ đạo của chủ tịch hội đồng quản trị.
Dựa trờn những kinh nghiệm đú, Viettelimex đó thay đổi và ỏp dụng thử nghiệm mụ hỡnh KSNB theo tiờu chuẩn của COSO. Cụng ty đó xõy dựng chức năng nhiệm vụ của Ban KSNB theo định hƣớng 5 bộ phận cấu thành. Trong phần tiếp theo của đề tài tụi xin trỡnh bày sõu hơn về mụ hỡnh KSNB tại cụng ty Viettelimex.
Hệ thống KSNB tại Viettelimex theo tiờu chuẩn COSO gồm năm bộ phận cấu thành nhƣ sau:
3.2.2.1. Mụi trường kiểm soỏt tại Viettelimex
Khi cụng ty phỏt triển càng lớn thỡ HĐQT và BGĐ sẽ gặp nhiều khú khăn hơn trong việc quản lý, giỏm sỏt và kiểm soỏt cỏc rủi ro và gian lận. Vỡ vậy thỏi độ và ý thức kiểm soỏt của NQL ảnh hƣởng rất nhiều vào sự kiểm soỏt của đơn vị. Nếu NQT cấp cao nhận thức kiểm soỏt là vấn đề quan trọng, thỡ cỏc nhõn viờn khỏc cũng hết sức tụn trọng cỏc quy trỡnh kiểm soỏt. Ngƣợc lại, nếu NQT khụng thực sự chỳ tõm vào vấn đề kiểm soỏt trong đơn vị thỡ chắc chắn hệ thống kiểm soỏt sẽ khụng mang lại hiệu quả nhƣ mong đợi.
Mụi trƣờng kiểm soỏt bao gồm nhận thức, thỏi độ và hành động của nhà quản lý cấp cao đối với kiểm soỏt và tầm quan trọng của kiểm soỏt, cũng nhƣ tớnh đồng bộ trong cỏc hoạt động kiểm soỏt của cỏc phũng ban.
Xõy dựng hệ thống KSNB cho cụng ty thỡ gồm cú cỏc nhõn tố thuộc mụi trƣờng kiểm soỏt sau:
Ban giỏm đốc của Viettelimex cú quyền hạn cao nhất trong mọi vấn đề liờn quan tới việc quản lý cỏc hoạt động SXKD của Viettelimex. Bắt đầu từ năm 2011, cụng ty đó đƣa vào thử nghiệm và đến năm 2012, chớnh thức bắt đầu sử dụng phần mềm Viettel, để quản lý tất cả cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh và thụng tin quản trị của Viettelimex.
Cụng ty đó đặt ra giỏ trị của chớnh mỡnh với triết lý kinh doanh:
“Liờn tục đổi mới, sỏng tạo và luụn quan tõm, lắng nghe khỏch hàng như những cỏ thể riờng biệt để cựng họ tạo ra cỏc sản phẩm, dịch vụ ngày càng hoàn hảo,
Gắn kết cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh với cỏc hoạt động xó hội, hoạt động nhõn đạo,
Lấy con người là nhõn tố chủ đạo để phỏt triển. Chõn thành với đồng nghiệp, cựng nhau gắn bú, gúp sức xõy dựng mỏi nhà chung Viettel.”
Chế độ khen thƣởng cho nhõn viờn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, đƣợc khen thƣởng theo thỏng, năm hoặc đột xuất (cú hƣớng dẫn riờng của cụng ty sau khi tham khảo ý kiến của Ban chấp hành Cụng đoàn) dựa trờn cơ sỏ bỡnh bầu, lựa chọn và đề xuất từ cỏc bộ phận.
Văn húa Cụng ty đƣợc thể hiện rừ nột qua chỉ tiờu “Flexibility” , hết sức linh hoạt mềm dẻo : cú đồng phục cụng ty riờng cho mỗi bộ phận và phũng ban, mụ hỡnh văn phũng tập trung theo từng cabin giỳp ớch cho việc thu hẹp khoảng cỏch giữa cỏc phũng ban núi riờng và cỏc nhõn viờn núi chung với nhau nhƣng vẫn đảm bảo tớnh bảo mật chuyờn mụn…
Thờm nữa, năm 2013, hệ thống KSNB, dƣới sự cho phộp của Ban giỏm đốc, đó đƣợc lập ra nhằm hƣớng tới việc đảm bảo hạn chết kỳ rủi ro hoặc sai phạm nào xảy ra trong BCTC cũng nhƣ là sai phạm hay rủi ro cú trong Viettelimex, điều này cũng núi lờn phong cỏch điều hành của nhà quản lý. Việc kiểm soỏt BCTC đƣợc phõn chia cho một nhõn viờn cụ thể trong phũng KSNB chịu trỏch nhiệm chuyờn mụn kiểm tra định kỳ cỏc BCTC cũng nhƣ thực hiện cỏc hoạt động kiểm soỏt hàng ngày cỏc chu trỡnh trong kinh doanh.
Với kinh nghiệm, sức mạnh sỏng tạo, hiệu quả quản lý, kinh doanh và mối quan hệ hợp tỏc chặt chẽ với cỏc tập đoàn viễn thụng hàng đầu trờn thế giới, Viettelimex khẳng định sự thành cụng trong quan hệ hợp tỏc với tất cả cỏc đối tỏc. Chớnh điều này đó ảnh hƣởng đến triết lý và phong cỏch điều hành của cỏc giỏm đốc hiện nay. Họ luụn đặt giỏ trị của con ngƣời lờn hàng đầu trong quỏ trỡnh điều hành.
b) Cơ cấu tổ chức và phõn chia trỏch nhiệm
Qua khảo sỏt, cơ cấu tổ chức của Viettelimex cú phõn chia ra cỏc chức năng riờng biệt và xỏc định vị trớ then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trỏch nhiệm đối với cỏc nhõn viờn và phũng ban trực thuộc. Đồng thời trong cơ cấu tổ chức cũng quy định rừ trỏch nhiệm nộp bỏo cỏo nội bộ và cỏc thụng tin liờn quan giữa cỏc bộ phận với Giỏm đốc và giữa cỏc bộ phận với nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc trụi chảy. Trỏch nhiệm và quyền hạn của cỏc cấp quản lý trong hệ thống chất lƣợng tại Viettelimex đƣợc quy định và trỡnh bày cụ thể tại Quy chế nội bộ cụng ty Viettelimex. Việc phõn chia trỏch nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận đƣợc căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể đƣợc giao cho từng bộ phận. Mỗi thành viờn của bộ phận đƣợc giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyờn mụn của mỗi ngƣời.
c) Sự tham gia của Ban giỏm đốc và Ban kiểm soỏt nội bộ
Nhiệm vụ của ban giỏm đốc là: thiết lập và duy trỡ hệ thống quản lý chất lƣợng của Viettelimex theo đỳng yờu cầu của tiờu chuẩn KPI và mục tiờu sản xuất kinh doanh của Viettelimex; tổ chức cỏc buổi xem xột của lónh đạo để rà soỏt sự thớch hợp liờn tục và hiệu quả của hệ thống chất lƣợng; đề ra chớnh sỏch và mục tiờu chất lƣợng phự hợp với định hƣớng của HĐQT; cú sự liờn hệ qua lại mật thiết giữa Ban giỏm đốc và Ban kiểm soỏt:
Trƣớc năm 2012, Viettelimex chƣa tổ chức một bộ phận KSNB độc lập nào. Tuy nhiờn định kỳ 6 thỏng/ lần cú một đoàn KSNB của Tổng cụng ty Viễn thụng đến để xem xột tỡnh hỡnh hoạt động của Viettelimex. Chức năng của đoàn kiểm soỏt này là:
Kiểm tra xỏc nhận: kiểm tra tớnh hợp lý của quy trỡnh sản xuất thiết bị, linh kiện và xỏc nhận sự tuõn thủ yờu cầu về an toàn lao động và tỏc động của cỏc thiết bị tới mụi trƣờng.
Tham mƣu và tƣ vấn: tham mƣu và tƣ vấn cho Tổng Giỏm đốc, phú Tổng Giỏm đốc cỏc biện phỏp nõng cao chất lƣợng hiệu quả sản xuất kinh doanh, chất lƣợng sản phẩm và đảm bảo mụi trƣờng an toàn.
Đến năm 2012, dƣới sự phờ chuẩn của BGĐ, Viettelimex đó thành lập ra phũng KSNB với chức năng chuyờn biệt để phục vụ nhu cầu của Viettelimex. Do số lƣợng ngƣời ớt trong khi khối lƣợng cỏc đối tƣợng kiểm tra nhiều nờn phũng KSNB chỉ tập trung kiểm tra theo chuyờn đề, khụng toàn bộ, nhƣ: thẩm định BCTC, kiểm tra giỏm sỏt việc sử dụng nguồn vốn…
d) Chớnh sỏch nhõn sự và trỡnh độ năng lực của nhõn viờn (Thỏa ước lao động tập thể của Viettelimex)
Việc tuyển dụng và đào tạo nhõn viờn do bộ phận nhõn sự, trực thuộc phũng Tổ chức – Hành chớnh chịu trỏch nhiệm. Cỏc nhõn viờn đƣợc quyền ƣu tiờn ký tiếp hợp đồng lao động, đƣợc tiếp tục đào tạo nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn và tay nghề, đƣợc yờu cầu tham gia khúa đào tạo tuyển dụng và khi cú sự thay đổi trong cụng việc của Viettelimex và đƣợc phõn cụng nhiệm vụ theo đỳng chuyờn ngành của mỡnh. Hàng năm, Viettelimex cũng tổ chức khỏm sức khỏe định kỳ cho toàn thể cỏc nhõn viờn.
Thờm vào đú, cụng việc cụ thể của mỗi nhõn viờn trong từng vị trớ sẽ đƣợc mụ tả chi tiết trong Bản mụ tả cụng việc đƣợc phũng tổ chức hành chớnh cải biến cho phự hợp với đặc điểm kinh doanh của Viettelimex qua cỏc năm.
Với phũng KSNB vừa thành lập năm 2012, ngoài Bản mụ tả cụng việc chi tiết cho từng cỏ nhõn trong phũng, để kiểm soỏt đƣợc chất lƣợng của từng nhõn tố nhằm hoàn thiện hệ thống núi chung cũng nhƣ trỡnh độ năng lực của mỗi nhõn viờn núi riờng, mỗi ngày cỏc kiểm soỏt viờn trong phũng phải cú một bản bỏo cỏocho trƣởng phũng KSNB. Mục đớch của bỏo cỏo này vừa giỳp cho trƣởng phũng phõn cụng hợp lý và theo dừi sỏt sao cỏc cụng việc của cỏc kiểm soỏt viờn theo cỏc quy trỡnh đó đƣợc đề ra trong “Quy trỡnh kiểm soỏt và cụng tỏc kiểm soỏt cỏc quy trỡnh năm 2013”, vừa theo dừi và quản lý đƣợc cỏc nhõn viờn cấp dƣới và phõn chia cụng việc một cỏch khỏch quan cú hệ thống hơn. Định kỳ, trƣởng phũng sẽ bỏo cỏo lờn BGĐ
nhận xột và phờ duyệt. Điều này cho thấy sự nghiờm tỳc và chuyờn nghiệp đang đƣợc vận hành thụng qua chớnh sỏch nhõn sự cũng nhƣ việc kiểm soỏt trỡnh độ nhõn viờn trong phũng KSNB.
Nhõn tố này là nhõn tố gúp phần khụng nhỏ để từng bƣớc xõy dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB, cũng nhƣ phỏt triển phũng KSNB trong cỏc năm sắp tới.
e) Cụng tỏc kế hoạch
Từ cỏc định hƣớng, mục tiờu phỏt triển của Viettelimex, HĐQT cựng Ban giỏm đốc đƣa ra mục tiờu, định hƣớng phỏt triển của Viettelimex. Từ đú cựng với kết quả kinh doanh cỏc năm trƣớc, bộ phận Kế hoạch nghiờn cứu, xõy dựng trỡnh BGĐ chiến lƣợc phỏt triển, kế hoạch dài hạn, trung hạn và kế hoạch hằng năm. Dự thảo này đƣợc trỡnh cho Giỏm đốc và cỏc phũng ban gúp ý, chỉnh sửa cho phự hợp với thực tế hoạt động. Giỏm đốc quyết định cuối cựng cho bản kế hoạch và trỡnh HĐQT phờ duyệt. Từ kế hoạch hằng năm, bộ phận kế hoạch cựng cỏc phũng ban nghiệp vụ lờn kế hoạch thỏng, quý, năm cho từng bộ phận. Kế hoạch ngõn sỏch cho cỏc hoạt động chớnh là một cơ sở để KSNB đỏnh giỏ kết quả của cỏc bộ phận nghiệp vụ trong năm.
f) Cỏc nhõn tố bờn ngoài
Mụi trƣờng bờn ngoài bao gồm cỏc yếu tố bờn ngoài Viettelimex cú ảnh hƣởng lớn đến sự tồn tại và phỏt triển của Viettelimex. Cơ chế, chớnh sỏch chung là yếu tố chi phối rất lớn đến hoạt động của hệ thống KSNB, bao gồm hệ thống phỏp luật núi chung và phỏp luật kinh doanh núi riờng. Cũng nhƣ cỏc cụng ty kinh doanh theo tập đoàn khỏc, Viettelimex chịu sự ảnh hƣởng của cụng ty mẹ là Tổng cụng ty Viễn thụng Quõn đội Viettel. Cụng ty phải hoạt động theo hệ thống chớnh sỏch và chiến lƣợc phỏt triển chung của TCT trong cỏc hoạt động kinh doanh, chịu sự thanh tra, giỏm sỏt thƣờng xuyờn của TCT theo định kỳ, do đú sự phỏt triển của Viettelimex, cũng nhƣ mức độ đầy đủ và hiệu quả của hệ thống KSNB phụ thuộc rất nhiều vào sự phỏt triển của TCT. Chiến lƣợc phỏt triển trờn Tổng cụng ty sẽ ảnh hƣởng đến mức độ quan tõm và quan điểm của cỏc NQT cao nhất trong Viettelimex, đến cỏc cấp quản lý thấp hơn và đến từng cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Viettelimex.
Cựng với sự gia nhập hiệp định thƣơng mại thế giới, hệ thống phỏp luật núi chung và phỏp luật kinh doanh núi riờng cú những sửa đổi, điều chỉnh lớn cho phự hợp với thụng lệ quốc tế, và ngày càng hoàn thiện, rừ ràng hơn. Đối với cỏc tổ chức hoạt động kinh doanh mang bản chất nhà nƣớc gần nhƣ chủ yếu nhƣ Viettelimex thỡ đõy gần nhƣ là một điều kiện hết sức ƣu ỏi.
3.2.2.2. Đỏnh giỏ rủi ro kiểm soỏt tại Viettelimex
Viettelimex thuộc diện cỏc cụng ty vừa và nhỏ, vỡ vậy thƣờng cú bốn lực cản chớnh đối với sự phỏt triển, đú là vấn đề tiếp cận tài chớnh, tiếp cận thị trƣờng, mụi trƣờng thƣơng mại – đầu tƣ và hiệu quả - năng suất lao động.
Về mụi trƣờng bờn ngoài, một số rủi ro mà Viettelimex đang cũn vƣớng mắc nhƣ vấn đề tiếp cận về nguồn vốn kinh doanh và đối thủ cạnh tranh, cả trong và ngoài nƣớc. Thờm vào đú là một số rủi ro trong kinh doanh khi mà quy trỡnh phỏt hành và lƣu trữ húa đơn chƣa cú đủ điều kiện để kiểm soỏt chặt chẽ khiến cho việc tớnh doanh thu bị ảnh hƣởng, việc thiếu thụng tin ổn định về cỏc nhà cung cấp cũng nhƣ cỏc khỏch hàng tiềm năng-khụng đƣợc cập nhập thƣờng xuyờn và cũn nhiều biến động và một điểm nữa là Viettelimex chƣa cú một chế tài cụ thể nào quy định về việc giao hàng của cỏc nhà cung cấp (nhƣ chất lƣợng hàng, thời gian giao hàng) hay thời gian hạn mức thanh toỏn của khỏch hàng khiến cho cụng ty cũn chịu nhiều thiệt thũi khi bờn khỏch hàng/nhà cung cấp chủ quan gõy sai phạm …
3.2.2.3. Những hoạt động kiểm soỏt chu trỡnh nghiệp vụ tại Viettelimex
Cỏc hoạt động kiểm soỏt tại Viettelimex tuõn thủ cỏc nguyờn tắc kiểm soỏt cơ bản nhƣ : nguyờn tắc bất kiờm nhiệm, nguyờn tắc phõn cụng – phõn nhiệm … Trờn cơ sở đú, phũng Kiểm soỏt nội bộ đó xõy dựng cỏc thụ tục kiểm soỏt cụ thể một số cỏc chu trỡnh chủ yếu sau :
1- Kiểm soỏt chu trỡnh mua hàng – thanh toỏn. 2- Kiểm soỏt hàng húa tồn kho
3- Kiểm soỏt chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền – lờn doanh thu
4- Kiểm soỏt quản trị về hồ sơ – tài liệu và nhõn sự và tiền lƣơng. 5- Kiểm soỏt xuất bỏn hàng húa cho hoạt động kinh doanh nội bộ
6- Kiểm soỏt thời gian bảo hành 7- Kiểm soỏt trật tự nội vụ
8- Kiểm soỏt quy trỡnh Xõy dựng – Triển khai – Kiểm tra – Đỏnh giỏ – Tổng hợp – Bỏo cỏo
9- Kiểm soỏt quy trỡnh kiểm tra cỏc đơn vị
Do đặc thự KSNB là kiểm soỏt tất cả quỏ trỡnh hoạt động của Viettelimex, gồm vụ số cỏc quy trỡnh kiểm soỏt của cỏc hoạt động nghiệp vụ kinh doanh tại Viettelimex, vỡ vậy tỏc giả xin phộp đƣa ra một số chu trỡnh kiểm soỏt quan trọng và chủ yếu tại Viettelimex nhƣ sau :
a) Kiểm soỏt chu trỡnh mua hàng – thanh toỏn: gồm cú hai khõu : nhập khẩu