CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP THIẾT KẾ NGHIấN CỨU
4.3. Những giải phỏp hoàn thiện tổ chức kiểm soỏt nội bộ
4.3.2. Hoàn thiện cụng tỏc thụng tin và truyền thụng
Hiện nay, cụng tỏc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Viettelimex gần nhƣ tin học húa toàn bộ. Do đú Cụng ty cần phải xõy dựng cỏc biện phỏp ngăn ngừa virut phỏ hỏng dữ liệu hay lấy cắp dữ liệu, cụ thể:
- Cỏc mỏy tớnh thành viờn kết nối với mỏy chủ chỉ đƣợc sử dụng chƣơng trỡnh gửi mail cú sự hạn chế trờn cỏc loại tập tin gửi đớnh kốm, ngăn cấm việc truy cập cỏc trang web và cỏc chƣơng trỡnh chat. Việc này qua thời gian tỡm hiểu tại cụng ty, tụi nhận thấy Cụng ty đó thực hiện khỏ tốt chức năng này. Cỏc mỏy tớnh làm việc ở
cụng ty đó đƣợc trang bị win bản quyền kốm phần mềm diệt virut. Bờn cạnh đú cụng ty cũng nờn cung cấp thờm 1 đƣờng mạng Internet riờng độc lập với mạng nội bộ và khụng hạn chế quyền truy cập để cỏn bộ cụng nhõn viờn cú thể tỡm kiếm thụng tin khỏch hàng, đối thủ đa dạng hơn.
- Thụng bỏo cho tất cả cỏc nhõn viờn hiện tƣợng bị nhiễm virut để mỗi nhõn viờn phỏt hiện và thụng bỏo xử lý kịp thời. Việc kiểm soỏt virut đó đƣợc phũng KSNB và phũng cụng nghệ thụng tin thống nhất rà soỏt ớt nhất 1 lần/ngày vào 12h đờm đối với mỏy chủ hệ thống. Trờn mỗi mỏy tớnh cỏ nhõn cũng đều đó cú phần mềm diệt virut bản quyền, việc phỏt hiện và tỡm diệt virut đƣợc sử dụng triệt để. Đối với những mỏy phỏt hiện virut sẽ ngay lập tức đƣợc đƣa ra khỏi mạng nội bộ và bộ phận cụng nghệ thụng tin sẽ kiểm tra lại toàn bộ và làm sạch mỏy trƣớc khi đƣa vào tiếp tục sử dụng.
- Đối với hệ thống Viettel thỡ việc ra đời chớnh thức của phũng Kỹ thuật Viettel là việc hết sức thiết yếu để chuyờn mụn húa chức năng hoàn thiện, nõng cấp, bảo vệ và kiểm soỏt cỏc hoạt động của hệ thống cụng nghệ thụng tin này. Cụng việc hoạt động của phũng kỹ thuật cũng đƣợc giỏm sỏt chặt chẽ bởi phũng KSNB đảm bảo việc kiểm tra định kỳ hệ thống và đƣa ra cỏc cảnh bỏo kịp thời.
Để tăng cƣờng thờm tớnh minh bạch và khả năng giỏm sỏt cỏc dự ỏn của cỏc tổ chức tớn dụng, với lợi thế là một cụng ty thuộc tập đoàn Viễn thụng cú thế mạnh về phần mềm, tụi mạnh dạn đề xuất xõy dựng thờm một phần mềm cú thể liờn kết giữa hệ thống của Viettel với hệ thống của cỏc tổ chức tớn dụng. Nhƣ vậy luồn thụng tin, cỏc chỉ số về tài chớnh, việc sử dụng vốn, hiệu quả vốn, giỏ trị lũy kế sẽ đƣợc cập nhật thƣờng xuyờn để cả hai bờn cú thể giỏm sỏt và kiểm tra chộo lẫn nhau.
Phần mềm này sẽ là điểm nhấn và thế mạnh của Viettel khi cụng khai cỏc chỉ số của dự ỏn với cỏc tổ chức tớn dụng. Tạo sự tin tƣởng khi Viettel cần huy động vốn, nhất là đối với cỏc dự ỏn lớn và dài hạn.
Cụng ty cũng cần xõy dựng chỉ tiờu KPI cho Ban KSNB trong việc thực tế cỏc quy trỡnh, tăng cƣờng tƣơng tỏc giữa nhõn viờn Ban KSNB với cỏc bộ phận để giỏm sỏt và thực hiện cỏc quy trỡnh, đảm bảo quy trỡnh luụn đƣợc xõy dựng đỳng và phự hợp.