CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP THIẾT KẾ NGHIấN CỨU
4.3. Những giải phỏp hoàn thiện tổ chức kiểm soỏt nội bộ
4.3.3. Hoàn thiện cỏc hoạt động kiểm soỏt
4.3.3.1. Hoàn thiện hoạt động mua hàng - thanh toỏn
Bộ phận mua hàng đảm nhận cụng việc quan trọng trong chuỗi cung ứng đú là lựa chọn, đỏnh giỏ và thực hiện cụng việc mua hàng húa, dịch vụ từ nhà cung cấp đƣợc lựa chọn để phục vụ quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Chu trỡnh mua hàng, nhận hàng và thanh toỏn nhằm cung cấp cỏc yếu tố đầu vào cho quỏ trỡnh sản xuất, cú ý nghĩa quyết định đến chất lƣợng sản phẩm đầu ra. Qua thời gian tỡm hiểu, để khắc phục hạn chế của cụng ty, Viettelimex cần thực hiện biện phỏp hoàn thiện nhƣ sau:
Trong quỏ trỡnh Lập đơn đặt hàng, Cụng ty cần ban hành chớnh sỏch tất cả cỏc đơn đặt hàng gởi nhà cung cấp phải cú phiếu yờu cầu mua hàng từ phũng kinh doanh để trỏnh tỡnh trạng mua hàng vƣợt quỏ hoặc thiếu hụt so với nhu cầu. Vớ dụ đơn đặt hàng mua nguyờn vật liệu, bao bỡ đúng gúi phục vụ cho sản xuất phải cú yờu cầu từ bộ phận sản xuất thay vỡ bộ phận này gửi nguyờn lịch sản xuất.
Cựng với đú cần chuyờn mụn húa chức năng, tỏch biệt hai chức năng lựa chọn nhà cung cấp và ngƣời lập đơn đặt hàng để trỏnh tỡnh trạng thất thoỏt tài sản Cụng ty do lý do bất kiờm nhiệm. Cụ thể việc tỡm nhà cung cấp mới hoặc đỏnh giỏ nhà cung cấp hiện tại sẽ do phũng tài chớnh kết hợp với phũng kinh doanh để đỏnh giỏ và việc đặt hàng sẽ do phũng mua hàng lập đơn hàng dựa trờn đề xuất của phũng kinh doanh. Sau đú việc phũng tài chớnh sẽ giỏm sỏt việc thanh toỏn.
Một kiến nghị nữa để hoàn thiện hoạt động mua hàng – thanh toỏn là Cụng ty nờn ban hành một quy định cụ thể về việc luõn chuyển cỏc chứng từ kế toỏn để đảm bảo tỡnh chặt chẽ trong cỏc quỏ trỡnh và dễ dàng đối chiếu kiểm tra khi cú sai sút hoặc gian lận xảy ra. Toàn bộ chƣng từ thanh toỏn mua hàng phải đầy đủ từ phiếu đề xuất đặt hàng, hợp đồng, húa đơn, biờn bản bàn giao nhận hàng. Tất cả phải đƣợc cung cấp trong thời gian quy định sang cho phũng tài chớnh kế toỏn để kiểm tra và chuẩn bị tiền thanh toỏn cho đơn hàng.
4.3.3.2. Hoàn thiện hoạt động kiểm soỏt hàng tồn kho
trƣởng phũng xột duyệt. Cuối kỳ, một bỏo cỏo về số đơn hàng khụng đƣợc chấp thuận để thuận tiện trong việc kiểm tra theo dừi. Việc Cụng ty khụng tổ chức bộ phận nhận/giao hàng, quỏ trỡnh nhận hàng và giao hàng do thủ kho đảm nhận, khi nhận/giao hàng thủ kho chỉ lập một Bảng nhập/giao hàng khụng đƣợc phờ chuẩn bởi cỏc bờn liờn quan và khụng cú sự xỏc nhận của ngƣời chuyển hàng về số hàng mà thủ kho nhận/giao nờn việc gian lận và sai sút cú thể xảy ra. Vỡ vậy, cần cú sự tham gia, phờ duyệt phũng Kế hoạch, phũng Quản lý chất lƣợng, thủ kho và ngƣời vận chuyển. Ngoài ra, cần mở tài khoản theo dừi hàng mua đang đi đƣờng và quy định thời hạn luõn chuyển chứng từ nhập kho lờn phũng kế toỏn để ghi sổ kịp thời. Ngoài ra, cần mở tài khoản theo dừi hàng gửi đi bỏn là một việc làm rất cần thiết nhằm quản lý hàng tồn kho đƣợc tốt hơn, hạn chế đƣợc cỏc gian lận và sai sút xảy ra.
4.3.3.3. Hoàn thiện hoạt động bỏn hàng – thu tiền:
Quy trỡnh bỏn hàng và thu tiền của Viettelimex nhƣ đó trỡnh bày ở 2.3. là tƣơng đối chặt chẽ, tuy nhiờn cũn một số thủ tục cần hoàn thiện hệ thống kiểm soỏt ở đõy nhƣ sau:
- Lập lệnh bỏn hàng: Bộ phận kế toỏn hàng thỏng phải chuyển bỏo cỏo dƣ nợ khỏch hàng. Bộ phận kế hoạch khi lập lệnh bỏn hàng, ngoài hạn mức tớn dụng, cũn phải căn cứ vào tỡnh hỡnh thanh toỏn cụng nợ của khỏch hàng.
- Theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn cỏc khoản phải thu ở khỏch hàng: Trong điều kiện sử dụng hệ thống cụng nghệ thụng tin nhƣ hiện nay, Cụng ty cần ban hành chớnh sỏch về mức dƣ nợ tớn quỏ hạn tối thiểu của khỏch hàng mà sẽ dừng giao dịch. Trƣờng hợp khi cần phải giao dịch với khỏch hàng này phải cú sự phờ chuẩn của giỏm đốc bỏn hàng và chuyển sang điều khoản thanh toỏn ngay, đồng thời ghi nhận lại số lần giỏm đốc bỏn hàng phờ chuẩn.
- Phần thu tiền: Cụng ty cần kiểm quỹ tiền mặt mỗi ngày. Nhõn viờn kế toỏn tổng hợp cần lập bảng kờ phiếu thu và phiếu chi lập trong ngày và đối chiếu số dƣ tiền mặt trong hệ thống với quỹ trong kột sắt. Nếu cú chờnh lệch thỡ phải tỡm ra nguyờn nhõn và xin ý kiến ngƣời cú thẩm quyền để xử lý.
4.3.4. Một số kiến nghị với cỏc bờn liờn quan
Việc kiểm soỏt định kỳ của cỏc cụng ty liờn doanh liờn quan cần đƣợc tiến hành đột xuất, khụng nờn lập lịch kiểm soỏt cố định vào thỏng 5 hàng năm để hoạt động kiểm soỏt, đặc biệt trong sản xuất, của Viettelimex khụng mang tớnh đối phú với ban kiểm soỏt này. Cơ quan nhà nƣớc cần ban hành những văn bản hƣớng dẫn cụ thể về việc triển khai, đỏnh giỏ hệ thống KSNB cũng nhƣ vai trũ và trỏch nhiệm của nhà quản lý doanh nghiệp đối với hệ thống này, cú nhƣ vậy mới nõng cao đƣợc ý thức và trỏch nhiệm của nhà quản lý trong việc duy trỡ hệ thống KSNB trong cụng ty.
KẾT LUẬN
Thời gian qua Viettelimex đó bƣớc đầu thể hiện là cụng cụ đắc lực của Tập đoàn Vietel trong việc quản lý và điều hành hoạt động thƣơng mại xuất nhập khẩu của Tập đoàn. Với quy mụ hoạt động và địa bàn quản lý tƣơng đối rộng, đối tƣợng kinh doanh, đầu tƣ ngày càng đa dạng nờn yờu cầu quản lý đặt ra về việc đảm bảo hiệu quả hoạt động và an toàn nguồn vốn đối với Viettelimex luụn là vấn đề cấp thiết; việc phỏt hiện, ngăn chặn và hạn chế, khắc phục rủi ro luụn đƣợc Ban lónh đạo Viettelimex quan tõm hàng đầu và ƣu tiờn tổ chức triển khai thực hiện. Trong điều kiện đú, việc xõy dựng và hoàn thiện KSNB là vấn đề tiờn quyết cú ảnh hƣởng quan trọng đến sự phỏt triển bền vững của Viettelimex gúp phần phấn đấu thực hiện thành cụng phƣơng chõm "Tầm nhỡn tăng trƣởng - Cam kết vững chắc - Thành cụng tài chớnh". Qua tỡm hiểu lý luận và nghiờn cứu thực tế hoạt động của KSNB tại Viettelimex, tỏc giả đó hoàn thành Luận văn thạc sĩ với đề tài “Kiểm soỏt nội bộ tại cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn nhà nƣớc Một thành viờn Thƣơng mại và Xuất khẩu Vietel”. Luận văn đó khỏi quỏt đƣợc tổng quan sự hỡnh thành và phỏt triển của Viettelimex, phõn tớch và hệ thống húa những vấn đề liờn quan đến KSNB, phũng ngừa và xử lý rủi ro trong hoạt động của hoạt động xuất nhập khẩu, đề cập đến cỏc lý luận cơ bản về hoạt động của KSNB tại Viettel. Bờn cạnh đú luận văn đó phõn tớch, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh triển khai hoạt động KSNB, nờu ra những thành tựu và hạn chế trong cụng tỏc KSNB tại đõy cũng nhƣ tỡm nguyờn nhõn của những hạn chế phỏt sinh. Trờn cơ sở đú kết hợp với mục tiờu chiến lƣợc hoạt động của Viettelimex đề xuất cỏc giải phỏp cụ thể để tăng cƣờng hoàn thiện KSNB với mong muốn đúng gúp một phần nhỏ nghiờn cứu của mỡnh vào việc hoàn thiện hoạt động KSNB phự hợp với chiến lƣợc phỏt triển của Viettelimex trong thời gian tới; thỳc đẩy tăng trƣởng và an toàn trong hoạt động của Viettelimex gắn liền với thực hiện mục tiờu, nhiệm vụ của Viettelimex.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt
1. Alvin A. Arens và James Loebbecke, 2000. Kiểm toỏn – một phương phỏp liờn
kết. Bản dịch của Đặng Kim Cƣơng và Phạm Văn Dƣợc. Hà Nội: Nhà xuất bản
Thống kờ.
2. Bộ tài chớnh, 2005. Thụng tư 72/2005/TT-BTC ngày 1 thỏng 9 năm 2005 về Hướng dẫn xõy dựng quy chế quản lý tài chớnh của cụng ty nhà nước hoạt động
theo mụ hỡnh “Cụng ty mẹ - Cụng ty con”. Hà Nội.
3. Bộ tài chớnh, 2006. Quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 3 năm 2006 của Bộ
trưởng Bộ tài chớnh về việc Ban hành Chế độ kế toỏn doanh nghiệp. Hà Nội.
4. Bộ tài chớnh, 2007. Quyết định 15/QĐ-BTC ngày 19 thỏng 3 năm 1007 về Điều lệ mẫu ỏp dụng cho cỏc cụng ty niờm yết trờn Sở giao dịch chứng khoỏn/Trung
tõm giao dịch chứng khoỏn. Hà Nội.
5. Bộ tài chớnh, 2009. Thụng tư 242/2009/TT-BTC ngày 30 thagns 12 năm 2009 về Hướng dẫn thi hành một số điều quy chế quản lý tài chớnh của cụng ty nhà
nước và quản lý vốn của nhà nước đầu tư và doanh nghiệp khỏc. Hà Nội.
6. Bộ tài chớnh, 2010. Thụng tư 32/TT-BTC ngày 9 thỏng 3 năm 2010 về Hướng dẫn cơ chế tài chớnh thực hiện chương trỡnh đào tạo nguồn nhõn lực Dệt may Việt Nam. Hà Nội.
7. Bộ tài chớnh, 2012. Thụng tư 214/2012/TT-BTC ngày 6 thỏng 12 năm 2012 về
Ban hành hệ thống chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam. Hà Nội.
8. Chớnh phủ, 2004. Nghị định 199/2004/NĐ-CP ngày 3 thỏng 12 năm 2004 Ban hành quy chế quản lý tài chớnh của cụng ty nhà nước và quản lý vốn nhà nước
đầu tư vào doanh nghiệp khỏc. Hà Nội.
9. Chớnh phủ, 2007. Nghị định 133/2007/NĐ-CP ngày 8 thỏng 8 năm 2007, Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động về giải
10. Chớnh phủ, 2009. Nghị định 09/2009/NĐ-CP ngày 5 thagns 2 năm 2009, Ban thành quy chế quản lý tài chớnh của cụng ty nhà nước và quản lý vốn nhà nước
đầu tư vào doanh nghiệp khỏc. Hà Nội.
11. Nguyễn Văn Cụng, 2005. Chuyờn khảo về bỏo cỏo tài chớnh và lập, đọc, kiểm tra, phõn tớch bỏo cỏo tài chớnh. Hà Nội: Nhà xuất bản Tài chớnh.
12. Cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn Nhà nƣớc một thành viờn Thƣơng mại và xuất khẩu Viettel, 2013-2015. Bỏo cỏo tài chớnh. Hà Nội.
13. Vũ Hữu Đức, 1999. Kiểm toỏn nội bộ - Khỏi niệm và quy trỡnh. Hà Nội: Nhà xuất bản thống kờ.
14. Bựi Thị Minh Hải, 2012. Hoàn thiện hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong cỏc doanh nghiệp may mặc Việt Nam. Luận ỏn tiến sĩ Kinh tế. trƣờng đại học Kinh tế quốc dõn. 15. Nguyễn Thị Phƣơng Hoa, 2009. Kiểm soỏt quản lý. Hà Nội: Nhà xuất bản Đại
học Kinh tế quốc dõn.
16. Phạm Quang Huy, 2014. Bàn về COSO 2013 và định hƣớng vận dụng trong việc giỏm sỏt quỏ trỡnh thực thi chiến lƣợc kinh doanh. Tạp chớ phỏt triển và hội nhập, số 15, trang 25.
17. Phạm Bớnh Ngọ, 2011. Tổ chức Hệ thống Kiểm soỏt nội bộ trong cỏc đơn vị dự
toỏn trực thuộc Bộ quốc phũng. Trƣờng đại học Kinh tế quốc dõn.
18. Nguyễn Thị Hồng Thuý, 2010. Tổ chức Kiểm toỏn nội bộ trong cỏc Tập đoàn kinh tế của Việt Nam. Luận ỏn tiến sĩ kinh tế. Đại học Kinh tế quốc dõn.
Tiếng nƣớc ngoài
19. J. Stephen McNally, 2013. The 2013 COSO framework & SOX compliance – One approach to an effective transition. Strategic Finance. June 2013.
20. COSO, 1992. Interal control basel on the COSO report.
Website
21. www.chinhphu.vn 22. www.mof.gov.vn 23. www.mod.gov.vn 24. http://viettel.com.vn